Datos (data) · Demo: /demo/gestor-documentos · Modo de acceso recomendado: publico en modo muestra (subir documentos propios y las funciones con costo de IA solo con acceso aprobado por solicitud) · Prioridad: P1 · Esfuerzo total: XL (≈ 4–5 semanas de 1 dev senior para dejar demo + landing vendibles, incluido el endurecimiento del backend; el producto real se estima aparte)

Captura actual de /demo/gestor-documentos en producción: muestra "Error al cargar documentos" con todos los contadores en 0. Ver también Sistema de demos, Catálogo de productos y Roadmap. Productos relacionados: Sistemas RAG, Firma electrónica, Facturación electrónica y Gestión de proyectos.

Contexto de posicionamiento: con el reposicionamiento de Koptup en sistemas RAG (ver Visión de producto), este producto queda formalmente en "Otras soluciones a medida", pero es el más cercano al producto principal. La demo ya hace la mitad de un RAG:

• sube PDF, DOCX y TXT;
• extrae el texto;
• genera resumen, etiquetas y entidades con IA;
• calcula embeddings;
• busca por significado y explica por qué coincide.

Debe venderse como "el archivo ordenado que alimenta tu asistente RAG": el RAG responde citando y el gestor documental organiza, versiona, retiene y controla quién ve qué. Por eso su prioridad es P1 y su backend es candidato a fusionarse con la ingesta del chatbot en un núcleo documental común (Fase 4).

Problema: en las empresas colombianas los contratos, las facturas, las hojas de vida, las actas y los soportes contables viven repartidos en carpetas compartidas, correos, WhatsApp y papel. Las consecuencias:

• Nadie encuentra la última versión.
• Los vencimientos de contratos se pasan.
• Los tiempos de retención no se cumplen.
• Responder a una auditoría, un requerimiento de la DIAN o de la Supersalud, o un proceso judicial toma días de búsqueda manual.

Para quién (cliente ideal en Colombia/LATAM):

• IPS y clínicas: anexos de historia clínica, consentimientos informados, soportes de facturación a EPS y respuestas a glosas.
• Firmas de abogados y áreas jurídicas: contratos, poderes, vencimientos y cláusulas de riesgo.
• Constructoras e inmobiliarias: escrituras, licencias, pólizas, actas de obra y planos.
• Áreas contables y financieras: facturas electrónicas (XML y PDF), soportes contables y certificados.
• Recursos humanos: hojas de vida, contratos laborales y afiliaciones.
• Entidades públicas y sus contratistas: radicación y tablas de retención documental (TRD).

Propuesta de valor: "Sube o reenvía tus documentos y el sistema los lee, los clasifica y te deja encontrarlos preguntando como hablas, con versiones, permisos y tiempos de retención en un solo lugar. Si lo conectas al asistente RAG, tu equipo obtiene respuestas que citan el documento y la página."

Lo que hace bien: es una de las pocas demos con IA real. Con el backend funcionando, subir un contrato devuelve en segundos el resumen, las etiquetas y las entidades, y la búsqueda semántica encuentra documentos por significado y explica por qué. Además:

• La papelera se puede restaurar y la búsqueda por texto tiene debounce.
• La interfaz es moderna y la capa PRO tiene i18n completo.
• Los paneles PRO cuentan bien la historia "empresarial": retención por carpeta, retención legal, e-discovery y firma.

1. Primera impresión rota: error de carga visible y lista vacía. Sin un corpus de ejemplo, el visitante no puede probar la búsqueda semántica sin subir algo propio.
2. Controles decorativos:
   • El selector BM25 / Dense / Hybrid de DocsTopbar.tsx no cambia nada: searchMode no se usa en la búsqueda.
   • Los filtros de tipo y fecha (<select> en page.tsx) no tienen onChange.
   • Los interruptores de Configuración (procesamiento automático, búsqueda semántica, etiquetado) no se guardan ni tienen efecto.
3. Maquetas que contradicen el documento abierto:
   • OcrDrawer.tsx muestra siempre la misma factura ("Koptup Solutions S.A.S.", $5.940.000), sea cual sea el archivo.
   • ClausesDrawer.tsx muestra siempre las mismas 4 cláusulas de un contrato fijo.
   • La "vista previa" es un esqueleto gris: nunca se ve el documento.
   • La marca de agua lleva un nombre y una fecha fijos en el código.
4. Borrar pide un PIN que el prospecto no conoce: confunde y no reemplaza a los permisos por rol.
5. Promesas sin respaldo:
   • La metadata afirma "Cumple normatividad de archivo clínico".
   • La oferta lista "ECM enterprise (Documentum/OpenText)", "SAP ArchiveLink adapter", "eDiscovery legal" y "Retención WORM" sin que exista nada de eso.
   • La firma habla de niveles "eIDAS" (norma europea) en lugar de los conceptos colombianos: firma electrónica (Decreto 2364 de 2012) y firma digital con certificado de una entidad acreditada ante ONAC.
6. Enfoque mezclado: el SEO es médico, la demo es genérica (retención de Contratos, Facturas, RRHH, Marketing) y la oferta es genérica.
7. No escala al plan que se vende: búsqueda lineal en memoria y modelo de embeddings antiguo frente a 50.000 documentos al mes en Profesional.
8. Duplicación con el RAG:
   • El chatbot tiene su propia ingesta (apps/backend/src/routes/chatbot.routes.ts + data/chatbot-store).
   • Conviven dos servicios de embeddings (embedding.service.ts y embeddings.service.ts).
9. Textos del catálogo (apps/web/messages/offerings/gestor-documental.es.json):
   • Usan voseo ("Ordená, buscá y firmá", "Comprala").
   • La descripción es de plantilla ("Implementación a medida o suscripción SaaS mensual del producto…").
   • "Reportes mensuales del tier" aparece como relleno en Profesional, Avanzado y Enterprise.
   • Hay siglas sin explicar: IDP, DLP, BPMN, WORM.
   • El costoNote dice OCR "USD 30–10.000/mes" y el catálogo dice USD 50–20.000.

• Corpus de ejemplo precargado por sector: 20–25 documentos ficticios en español (contratos, facturas electrónicas, actas, hojas de vida, licencias), con análisis y embeddings precalculados. Así la búsqueda semántica funciona desde el primer segundo.
• Ver el documento: visor PDF real con el fragmento encontrado resaltado.
• OCR real para documentos escaneados, al menos en el modo con acceso aprobado.
• Retención explicada en lenguaje claro, ligada a tablas de retención documental (TRD) de ejemplo y marcada como ilustrativa.
• Puente explícito con el RAG: botón "Preguntar a estos documentos" que abre el asistente y responde citando.
• Endurecer y aislar el backend de la demo antes de promocionarla (ver tareas de la Fase 0).
• Quitar promesas no verificables, unificar el nombre y poner insignias "Incluido desde plan X".
• Precio coherente con los planes RAG (ver Planes y precios).
• CTA contextual, capturas y video de 60–90 s.

Sigue la estructura común de Landing de producto:

1. Hero:
   • Título: "Encuentra cualquier documento de tu empresa en segundos, preguntando como hablas".
   • Subtítulo: "Súbelos o reenvíalos por correo: la IA los lee, los resume y los clasifica. Versiones, permisos y tiempos de retención en un solo lugar."
   • CTA principal "Solicitar demo", secundario "Agendar llamada" y enlace "Probar con documentos de ejemplo".
2. Problemas que resuelve (3 tarjetas):
   • "¿Cuál es la última versión del contrato?"
   • Vencimientos y renovaciones que se pasan.
   • Auditorías y requerimientos que toman días.
3. Cómo funciona (3 pasos):
   1. Entran los documentos: carga web, buzón de correo de radicación, celular o escáner, Google Drive o SharePoint.
   2. La IA los lee y organiza: OCR, tipo de documento, fechas, NIT, partes y valores.
   3. Encuentras, compartes y firmas con permisos por carpeta.
4. Capturas y video:
   • Galería de 4: Archivo con carpetas y retención, Búsqueda por significado con fragmento resaltado, Visor con resumen y entidades, Factura escaneada con OCR.
   • Video de 60–90 s.
5. Por sector (pestañas). Las normas se citan como referencia y cada configuración la valida el archivista o asesor legal del cliente:
   • Salud: anexos de historia clínica y consentimientos (Res. 1995 de 1999 y Res. 839 de 2017).
   • Legal: contratos, vencimientos y cláusulas.
   • Contable: facturas electrónicas y soportes (conservación de libros y papeles del comerciante, Ley 962 de 2005).
   • Sector público: TRD y gestión de archivo (Ley 594 de 2000).
6. Con tu asistente RAG: bloque "Conecta tu archivo a un asistente que responde citando la fuente", con enlace a /rag y a los planes RAG.
7. Integraciones:
   • Google Drive, SharePoint y OneDrive.
   • Gmail y Outlook (buzón de radicación).
   • App de celular para escanear.
   • Firma electrónica.
   • Proveedores de factura electrónica DIAN (XML) y Siigo o Alegra (adjuntar soportes a comprobantes).
   • WhatsApp Business (recibir documentos de clientes).
   • Inicio de sesión con Google o Microsoft.
8. Planes y precios: "Compra / a medida" en COP, con USD de referencia a TRM_REFERENCIA = 3.300. SaaS como "Lista de espera" (DECISIÓN 7), con nota "candidato a SaaS junto con el RAG".
9. Preguntas frecuentes:
   • ¿Dónde quedan mis documentos y quién puede verlos?
   • ¿Funciona con documentos escaneados?
   • ¿Tiene validez legal un documento digitalizado? (Ley 527 de 1999, mensajes de datos).
   • ¿Cómo se manejan los datos sensibles de salud (Ley 1581)?
   • ¿Pueden migrar mis carpetas compartidas actuales?
   • ¿En qué se diferencia del asistente RAG y cómo se combinan?
   • ¿Cuánto cuestan el OCR y la IA al mes?
10. CTA final: formulario "Solicitar demo" con gestor-documental preseleccionado.

Recorrido guiado (5 pasos, menos de 3 minutos):

flowchart LR
  A["1. Archivo ya clasificado"] --> B["2. Buscar por significado"]
  B --> C["3. Contrato: resumen y cláusulas"]
  C --> D["4. Factura escaneada con OCR"]
  D --> E["5. Preguntar a estos documentos (RAG)"]
  E --> F["CTA: Prueba con tu documento o Solicitar demo"]

Ver diagrama como imagen

1. Archivo clasificado: 24 documentos de "Constructora Altos del Río" ya ordenados por carpeta, con etiquetas y tiempo de retención.
2. Buscar por significado: "contratos con renovación automática que vencen en 2026" devuelve 3 resultados con el fragmento resaltado y el porqué.
3. Contrato: resumen IA, partes, valor ($1.280 M COP) y fechas. Cláusulas de riesgo: la penal es del 20 %.
4. Factura escaneada: el OCR extrae NIT, CUFE y total; el documento se archiva en "Facturas de proveedores", que se conserva 10 años.
5. Preguntar a estos documentos: "¿Qué pólizas vencen antes de diciembre?" → respuesta del asistente RAG citando documento y página. Cierre con "Prueba con tu documento" / "Solicitar demo guiada".

• Modo recomendado: publico en modo muestra:
  • Corpus precargado de solo lectura.
  • Análisis, "Explicar" y "¿Por qué coincide?" precalculados y cacheados.
  • El único costo en vivo es el embedding de cada consulta, con límite de uso por visitante.
  • Así la demo sirve de imán SEO ("gestor documental", "gestión documental con IA") sin exponer costos.
  • Banner "Solicita tu demo guiada" (DECISIÓN 1).
• Subir documentos propios sin registro: se redirige a "Prueba con tu documento" del RAG: email + autorización Ley 1581, 3 documentos por IP al día y borrado a la hora. Es el mismo flujo que ya define la página Sistemas RAG.
• Qué obtiene al solicitar (flujo de Sistema de demos):
  • Sesión guiada de 45 min.
  • Espacio propio y aislado (DemoGrant) con su marca y su preset de sector.
  • Cupo de 50 documentos y 200 consultas de IA, con OCR real.
  • Vigencia de 14 días; al vencer o revocarse, los documentos se borran automáticamente y queda un evento de auditoría.
  • Advertencia visible: no subir historias clínicas ni datos sensibles reales; para salud se usa el corpus sintético.
• Qué ve el visitante antes de solicitar: la landing con capturas y video de 60–90 s, y la demo en modo muestra con el tour.
• Prospecto aprobado (Portal › Mis demos, ver Portal del cliente): tarjeta "Gestor documental — " con días restantes, cupo usado (documentos y consultas) y los botones "Abrir demo", "Agendar llamada" y "Solicitar propuesta".
• Eventos DemoEvent:
  • Apertura, pasos del tour y documento abierto.
  • Búsquedas: solo el modo y la longitud, nunca el texto de la consulta.
  • Paneles OCR y cláusulas abiertos.
  • Documentos subidos: conteo y tamaño, sin contenido.
  • Clic en cada CTA.

Sin código, desde Admin › Solicitudes de demo › Aprobar (o Admin › Demos › Personalizar). Se guarda en DemoGrant.personalizacion. Ver Panel de administración.

Implementación:

• El corpus de cada sector vive en apps/backend/src/demo-fixtures/gestor-documentos/<sector>/: PDF, metadatos, análisis y embeddings precalculados, generados una vez con un script.
• La demo pide GET /api/demo-access/gestor-documentos (DECISIÓN 3) para saber el preset y si hay grant.
• Las rutas de documentos filtran siempre por el espacio del grant o del corpus de ejemplo.
• Los nombres de empresas ficticias se verifican en el RUES.

Alcance MVP — modalidad compra (Básico/Profesional, 4–9 semanas):

• Ingesta: carga web, buzón de correo de radicación, captura desde el celular (PWA con cámara), sincronización con Google Drive y SharePoint/OneDrive, y API.
• Procesamiento:
  • Extracción de PDF, DOCX, XLSX e imágenes.
  • OCR con Tesseract en Básico y AWS Textract, Google Document AI o Azure Document Intelligence en Profesional.
  • Clasificación por tipo, extracción de entidades (NIT, cédula, CUFE, fechas, valores, partes) y resumen.
  • Tope de costo de IA por cliente.
• Búsqueda:
  • Texto completo más búsqueda semántica sobre un índice vectorial (MongoDB Atlas Vector Search o pgvector), con filtros por metadatos.
  • Los permisos se aplican antes de devolver resultados.
• Organización: carpetas o series documentales, metadatos, versiones, papelera, retención por TRD con disposición final, retención legal y alertas de vencimiento (contratos, pólizas, licencias).
• Seguridad y cumplimiento:
  • Roles por carpeta y enlaces para compartir con vencimiento.
  • Auditoría de accesos y cifrado en reposo.
  • Autorización siempre en el servidor.
  • Ley 1581 (datos sensibles de salud con controles reforzados) y Ley 527 de 1999 (mensajes de datos).
  • Firma electrónica (Decreto 2364 de 2012) mediante Firma electrónica.
• Integraciones típicas en Colombia: descarga de XML de factura electrónica desde el proveedor tecnológico o el buzón; Siigo o Alegra (adjuntar soportes a comprobantes); WhatsApp Business para recibir documentos de clientes.
• Avanzado/Enterprise:
  • Radicación con consecutivo y ventanilla única para entidades públicas, con TRD y cuadro de clasificación (SGDEA).
  • Flujos de aprobación y paquetes para auditoría.
  • Integración con el ERP o el archivo corporativo existente (en lugar de prometer Documentum, OpenText o SAP ArchiveLink).
• Puente RAG: el mismo núcleo de ingesta alimenta el asistente RAG del cliente. Consolidar document.controller.ts, document-ai.service.ts y la ingesta de chatbot.routes.ts en un núcleo documental compartido: extracción, OCR, fragmentación, embeddings con un modelo actual e índice vectorial.

SaaS (DECISIÓN 7): hoy no hay base multi-tenant ni cobro recurrente, así que se muestra "SaaS: lista de espera". Al compartir el núcleo con el chatbot RAG, es candidato natural a segundo producto SaaS (Fase 4). Requisitos:

• Aislamiento por cliente: prefijo de almacenamiento, tenantId en cada consulta e índice vectorial por cliente.
• Medición de documentos al mes y de almacenamiento contra el plan.
• Cobro recurrente con Wompi o PayU (COP) y Stripe (USD).
• Copias de seguridad, región de los datos declarada y acuerdo de encargo de tratamiento de datos.

Precios actuales del catálogo (apps/web/src/lib/services-catalog.ts, entrada gestor-documental; COP):

• Horas de evolutivos incluidas por mes: 5 / 12 / 25 / 50.
• Soporte: correo 24 h hábiles / + WhatsApp 4 h / + Slack Connect 2 h / tickets con SLA de 1 h.
• Ciclos SaaS: semestral −10 %, anual −20 %.
• Referencia en USD con TRM 3.300: setup de compra ≈ USD 10.610 / 27.270 / 63.640 / 136.360; SaaS ≈ USD 360 / 880 / 1.660 / 3.000 al mes.

Recomendaciones de claridad:

1. Choque con los planes RAG. El RAG Esencial cuesta $9,9 M de setup + $1,49 M al mes e incluye hasta 1.000 documentos, citas, hosting y 3.000 preguntas al mes. El Gestor documental Básico pide $35 M de setup (3,5 veces más) por algo que el cliente percibe como parecido. El dueño debe elegir una de dos opciones:
   • (a) Venderlo como complemento "Archivo documental" sobre RAG Profesional o Empresarial (versiones, retención, permisos por carpeta, OCR, radicación), con precio incremental.
   • (b) Mantenerlo como plan propio, pero con un "Piloto documental" de 2 semanas (una serie documental, hasta 500 documentos, búsqueda e informe) análogo al Piloto RAG.
2. Mantenimiento de compra incoherente:
   • 12 × $3,2 M = $38,4 M al año, el 110 % del setup Básico.
   • Es 2,7 veces la cuota SaaS ($1,19 M).
   • Costo total a 12 meses del Básico: compra $73,4 M vs SaaS $17,2 M.
   • El dueño debe pasarlo a un % anual del setup o a una bolsa de horas, y decir qué incluye.
3. SaaS → "Lista de espera" hasta la Fase 4. Enterprise SaaS setup: mostrar "A convenir" en lugar de "Personalizado".
4. Bullets en lenguaje de cliente, sin relleno ni marcas que no se integran:
   • Básico: "Hasta 2.000 documentos al mes · Carga web y por correo · Lectura de escaneados (OCR) · Búsqueda por texto y por significado · Carpetas y permisos".
   • Profesional: "+ Hasta 50.000 documentos al mes · OCR avanzado para facturas y formularios · Sincronización con SharePoint o Google Drive · Firma electrónica · Alertas de vencimiento".
   • Avanzado: "+ Clasificación automática por tipo · Flujos de aprobación · Tiempos de retención por serie (TRD) · Conexión con tu asistente RAG".
   • Enterprise: "+ Radicación y ventanilla única · Paquetes para auditoría y procesos legales · Integración con tu ERP o archivo corporativo · Gerente de proyecto".
   • Quitar las menciones de "Documentum/OpenText", "SAP ArchiveLink" y "Reportes mensuales del tier".
5. Un solo nombre: "Gestor documental con IA" en la oferta, la demo (no "DocuIA"), el home y el SEO. Quitar "Médico" y "Cumple normatividad de archivo clínico" de la metadata; la variante de salud vive en la landing sectorial /rag/salud.
6. costoNote alineado con el catálogo (USD 50–20.000) y expresado también en pesos.

Detalle de la política comercial común en Catálogo de productos y Comercial, marketing y legal.

Son metas iniciales a validar con datos reales; no son resultados actuales.

• 0 errores de carga visibles en la demo de producción (monitoreo diario) y búsqueda p95 < 2 s sobre el corpus de ejemplo.
• ≥ 50 % de los visitantes de la demo hacen al menos una búsqueda por significado, y ≥ 40 % completan 3 pasos del tour.
• Conversión landing → solicitud de demo ≥ 3 %.
• ≥ 30 % de los prospectos con acceso aprobado suben ≥ 5 documentos propios durante la vigencia.
• Costo de IA por grant ≤ USD 2 y costo diario del modo público dentro del tope configurado.
• ≥ 20 % de las oportunidades de gestor documental incluyen un plan RAG (venta cruzada).
• Primer contrato (o piloto documental pagado) en los 6 meses siguientes a la Fase 2.