Procédure demande FIÉ - vaul-ulaval/vaul-wiki GitHub Wiki

Phase 0 — Préparation

Étape 1 — Lire la page wiki Order Management Elle contient la liste des fournisseurs autorisés, les adresses exactes et un gabarit de courriel pour demander une soumission. https://github.com/norlab-ulaval/Norlab_wiki/wiki/Order-Management

Étape 2 — Choisir le fournisseur

• Identifier quelques fournisseurs qui offrent le produit.
• Décision : le fournisseur est-il sur la liste officielle ULaval ?
  • Oui → étape 3.
  • Incertain → écrire à Edith Brotherton avec le nom et le code postal du fournisseur. Regrouper plusieurs fournisseurs dans un seul courriel.
  • Non → choisir un autre fournisseur si possible. Amazon est à éviter.

Phase 1 — Soumission (quote)

Étape 3 — Obtenir une soumission officielle du fournisseur Elle doit contenir :

• l'adresse de facturation (Service des finances ULaval) et l'adresse de livraison (local de François Pomerleau), exactement comme dans le wiki ;
• les taxes, les frais de douane et les frais de livraison ;
• un numéro de soumission, la date et l'adresse complète du fournisseur.

Décision : la soumission est-elle complète ? Si non, la redemander au fournisseur.

Étape 4 — Ajouter le numéro de projet FIÉ directement dans le PDF de la soumission.

Phase 2 — Demande d'achat (DA) au département

Étape 5 — Envoyer la demande au département

• À : M. Vo
• CC : Hélène Fortier et [email protected]
• Pièce jointe : la soumission annotée
• Contenu :
  • le numéro de projet FIÉ ;
  • le montant ;
  • une description de l'achat ;
  • la raison de l'achat ;
  • une demande de recevoir le numéro de DA une fois la demande traitée.

Étape 6 — Suivre jusqu'à l'obtention du DA (boucle)

• Décision : le numéro de DA a-t-il été reçu ?
  • Oui → Phase 3.
  • Non → relancer par courriel toutes les 2 semaines, puis revenir à cette décision.
• ⚠️ Les délais sont plus longs en début de session, à la mi-session et en fin de session. Il vaut mieux éviter de lancer une commande dans ces périodes.

Phase 3 — Bon de commande (BC) au Service des finances

Étape 7 — Attendre la création du BC Le Service des finances reçoit le DA. Il passe la commande, crée le numéro de bon de commande (BC) et paie le fournisseur.

Étape 8 — Suivre jusqu'à l'obtention du BC (boucle)

• Décision : le BC a-t-il été créé ?
  • Oui → Phase 4.
  • Non, et le délai est long → demander à Edith Brotherton de vérifier le statut de la commande et d'obtenir le numéro de BC.

Phase 4 — Suivi de la commande avec le BC

Étape 9 — Confirmer la commande avec le fournisseur

• Décision : le fournisseur a-t-il reçu le BC et expédié la commande ?
  • Oui → attendre la livraison.
  • Non → écrire à [email protected] pour savoir s'il manque de l'information, puis relancer le fournisseur pour régler le problème.
• Cas particulier Digikey : une commande bloquée sur une question de douane se débloque en écrivant à [email protected]. Il faut indiquer le numéro et la date de la commande (voir le wiki).

Étape 10 — Réception de la commande ✅