Order management at UL is a bit tricky, this page proposes a set of guidelines to help you minimize the time between order and delivery.

Authorized sellers

The University has a list of official sellers from which it is easier to order. You should always try to go with these if possible. Ask Edith to know if a seller is in the list. (Amazon is not, we should avoid it as much as possible)

For office stuff:

• Staples
• Coop Zone

For electronics:

• Digikey
• Mouser
• Sparkfun
• BestBuy
• Coopzone

For hardware:

• McMaster-Carr
• Robotshop
• Canadian tire vanier ([email protected]) Others that we know of:
• Amain Hobbies (for LiPo batteries)
• Omer de Serres Place Ste-Foy
• Gosselin
• Aeromao (Emlid supplier)

Quotes

To simplify the job of the department, we usually provide official quotes before ordering. To get these, you sometimes need to chat with representatives on some websites or find a "get a quote" link somewhere. The quotes should include the right billing and shipping addresses:

Billing address:

Université Laval Service des finances 2345 allée des Bibliothèques Québec (QC), Canada G1V 0A6

Shipping address:

François Pomerleau 1065 Av de la Médecine Pavillon Adrien-Pouliot, porte 18, Local 0902 Québec (QC), Canada G1V 0A6

Specific procedures:

• Digikey: How to create a Digi Key quote
• McMaster: How to order with McMaster electronic basket

If sending invoices (info from Service des Finances)

Lorsque vous faites parvenir votre facture à payer, assurez-vous que celle-ci est conforme et que les mentions suivantes apparaissent :

• Numéro de facture
• Date de facturation
• Facture émise uniquement au nom de l’Université Laval
• Numéro de bon de commande visible (soit sur la facture, soit dans l’objet du courriel ou soit dans le corps du courriel)
• À noter que les documents suivants ne sont pas considérés comme des factures conformes et sont donc refusés : les avis de paiement, les soumissions, les factures pro forma, les confirmations de commande et les factures sans bon de commande.

** Ces informations sont importantes, car elles éviteront les délais de paiement inutiles.

Mail template in french:

Bonjour,

Tels que discuté au téléphone, j'aurais besoin d'une soumission pour les items suivants:

Item1 : #009-0099-8 Qty: 2

Item 2: #140-0066-0 Qty: 1

Pour être sur que la soumission passe au système des finances, il faut qu'elle contient les informations suivantes:

1. L'adresse de facturation:
         Université Laval
         Service des finances, 2345 allée des Bibliothèques,
         Québec QC G1V 0A6 Canada
2. L'adresse de Livraison:
         François Pomerleau
         1065, avenue de la Médecine,
         Pavillon AdrienPouliot, porte 18 Local 0902
         Québec QC G1V 0A6 Canada
3. Un numéro de soumission
4. La date actuelle
5. Les taxes
6. Le coût de la livraison si la livraison n'est pas gratuite
7. L'adresse complète de votre compagnie
8. La liste détaillé des items

Merci beaucoup,

Nicolas Samson