Manual de Usuario — Solventa Back-office

Herramienta de escritorio para asesor y operador

Guía de usuario de la Semana 8 (rúbrica Proyecto Final 1, §3.c). Explica el prototipo Back-office · Asesor / Operador, solo a 1440 px.

	Detalle
Aplicación	Solventa — Back-office web
Superficie	Escritorio (1440). No hay versión de 768 ni de 390
Audiencia	Asesor comercial y operador de siniestros
Fuente	Prototipo S7 en el archivo web. Hereda el design system del cliente
Fecha	2026

Recorrer el prototipo: Abrir el back-office — inicia en Login

Otras guías: Portal web del cliente · App móvil · Mapa del prototipo

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Tabla de contenidos

1. Introducción
2. Requisitos y acceso
3. Cómo navegar
4. Cómo iniciar sesión
5. Cómo gestionar clientes
6. Cómo cotizar y emitir para un cliente
7. Cómo renovar o cancelar una póliza
8. Cómo trabajar la cola de avisos
9. Cómo decidir un aviso y registrar el pago
10. Mensajes, bloqueos y permisos
11. Accesibilidad y formato regional

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1. Introducción

1.1. ¿Qué es el back-office?

Es la herramienta con la que Solventa atiende carteras y colas de otras personas. El cliente, en el portal o en la app, solo ve sus propias pólizas. Aquí el asesor crea clientes y cotiza por ellos; el operador resuelve avisos, pagos de bajo monto y el ciclo de vida de la póliza.

1.2. ¿Para quién es este manual?

• Asesor. Administra clientes, cotizaciones y pólizas. No decide avisos.
• Operador. Trabaja la cola de avisos, el pago paramétrico y la renovación o cancelación. El rol lo asigna Solventa: no hay alta de cuenta en la pantalla de login.

1.3. ¿Qué puedes hacer?

• Entrar con correo corporativo y ver el rol activo.
• Consultar, crear, editar y dar de baja clientes del canal web o Android.
• Armar una cotización COT-* eligiendo el ramo y emitir o ver el rechazo de suscripción.
• Consultar la cola POL-*, renovar una póliza vigente y cancelarla con motivo.
• Filtrar avisos, aprobar con pago o rechazar con motivo obligatorio.
• Reintentar un pago de bajo monto sin generar un segundo desembolso.
• Reconocer colas vacías, cartera vacía y secciones sin permiso.

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2. Requisitos y acceso

Requisito	Mínimo
Pantalla	Escritorio. El prototipo está diseñado a 1440 px.
Navegador	Navegador actual. No se instala una aplicación.
Cuenta	Correo corporativo. El rol (asesor u operador) lo asigna Solventa.
Cuenta Figma	No hace falta para recorrer el prototipo.

1. Abre Recorrer el back-office.
2. Empiezas en Iniciar sesión.
3. Si no ves las zonas activas, presiona la tecla E.

Recorrido	Empieza en
Clientes	Lista de personas. Entra antes por el login del prototipo.
Cotizaciones	Cola COT-*.
Pólizas	Cola POL-*.
Avisos	Cola del operador.
Ciclo de vida	Renovar y cancelar.

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3. Cómo navegar

La barra de administración no es la del cliente. Identifica la herramienta con la etiqueta Back-office, el selector de rol y Cerrar sesión.

Destino	Quién lo usa	Qué abre
Clientes	Asesor	Cartera de personas (web o Android).
Cotizaciones	Asesor	Cola COT-* y Nueva cotización.
Pólizas	Asesor y operador	Cola POL-*. Renovar y cancelar.
Avisos	Operador	Cola de casos. El asesor entra y ve que no tiene permiso.

El destino activo queda subrayado. En una ficha, un formulario o un caso, la barra sigue en el destino padre y aparece ← Volver.

Los diálogos (dar de baja, rechazar un aviso, cancelar) se abren encima de la lista. El fondo queda visible y bloqueado hasta que confirmas o cierras.

Estado en la interfaz	Significado
En revisión	Caso o cotización pendiente de decisión.
Aprobada	Decisión favorable.
Rechazada	Decisión con motivo.
Pagada	Desembolso registrado.
Cancelada	Póliza cancelada.
Activo / Inactivo	Estado de la ficha del cliente.

Cada estado lleva texto. El color no es la única señal.

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4. Cómo iniciar sesión

1. En Iniciar sesión escribe el correo corporativo y la contraseña.
2. Pulsa Entrar.
3. Llegas a Clientes.

No hay Crear cuenta. Si el rol visible no es el que necesitas, usa el selector de rol de la barra. Cerrar sesión vuelve al login.

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5. Cómo gestionar clientes

La lista muestra documento, canal (web o Android), estado y consentimiento.

5.1. Consultar

1. Abre Clientes.
2. Pulsa una fila para abrir la ficha.
3. Desde la ficha puedes Editar, Dar de baja o Cotizar.

5.2. Crear

1. Pulsa Nuevo cliente.
2. Completa el formulario de alta.
3. Guarda. La persona queda en la cartera y puede usarse en una cotización.

5.3. Dar de baja

1. En la ficha, pulsa Dar de baja.
2. El diálogo pide el motivo. Sin motivo, la confirmación no sigue.
3. Al confirmar, la ficha pasa a Inactivo.

5.4. Cartera vacía

Si no hay terceros, la lista se sustituye por el estado vacío Sin clientes. El camino de salida es Nuevo cliente.

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6. Cómo cotizar y emitir para un cliente

6.1. Cola de cotizaciones

1. Abre Cotizaciones.
2. La cola lista referencias COT-* con el ramo (dispositivo, vida, clima y vuelos, hipotecario, y el resto del portafolio L1).
3. Pulsa Nueva cotización.

6.2. Formulario

1. Elige el ramo: Dispositivo, Viaje, Vida, Clima y vuelos, Pagos o Hipotecario.
2. Los datos del riesgo cambian con el ramo. Los datos del cliente se mantienen.
3. El panel de la derecha muestra la oferta en firme: prima, moneda y vigencia.
4. Pulsa la acción de cotizar cuando los campos son válidos.

6.3. Entrada inválida

Si el valor asegurado queda fuera de rango (ejemplo de dispositivo):

• El campo se marca en error y el texto explica el problema.
• El botón de continuar queda deshabilitado.
• El panel de oferta pasa a Sin oferta.

Corrige el dato. La oferta vuelve cuando el valor entra en el rango.

6.4. Emisión

El avance es Cotizar → Oferta → Emisión → Póliza.

Resultado	Qué ves	Qué puedes hacer
Aprobada	El stepper termina en póliza y la referencia POL-* queda en la cola de pólizas.	Abrir la póliza.
Rechazada	El paso de emisión queda en error y se muestra el motivo. No hay póliza.	Cotizar otro producto.

Aprobada	Rechazada

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7. Cómo renovar o cancelar una póliza

1. Abre Pólizas.
2. Localiza la referencia POL-*.
3. En la fila, elige Renovar o Cancelar.

7.1. Renovar

Situación	Qué ocurre
Póliza vigente	Confirmas la renovación y el estado se actualiza.
Póliza no vigente	La acción queda bloqueada, con una nota escrita además del color. No se renueva.

Vigente	No vigente

7.2. Cancelar

La cancelación es destructiva.

1. Pulsa Cancelar.
2. Escribe el motivo en el diálogo.
3. Confirma.

Situación	Qué ocurre
Motivo vacío	El botón de confirmar permanece bloqueado.
Póliza vigente y motivo informado	La póliza pasa a Cancelada.
Póliza ya cancelada	La acción no se repite. Ves la nota de bloqueo.

Cancelar	Ya cancelada

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8. Cómo trabajar la cola de avisos

Esta sección es del operador.

1. Abre Avisos.
2. Filtra por estado.
3. Selecciona una fila. La fila muestra una barra de acento y el panel de detalle incluye la evidencia que cargó el cliente.
4. Entra al caso para decidir.

8.1. Cola vacía

Si no hay pendientes, el contenido se sustituye por el estado Cola sin pendientes. No hay un caso que abrir.

8.2. Asesor sin permiso

Si entras como asesor a Avisos, la ruta es la misma y el contenido se sustituye por el estado Sin permiso. No ves la cola ni puedes aprobar o rechazar. Vuelve a Clientes, Cotizaciones o Pólizas.

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9. Cómo decidir un aviso y registrar el pago

El diálogo se abre sobre la cola, así el caso sigue visible.

9.1. Aprobar

1. Revisa evidencia, ramo y monto.
2. Pulsa la acción de aprobar.
3. Si el pago es de bajo monto (clima y vuelos u otro paramétrico bajo el umbral), registra el desembolso. Queda un comprobante y una clave de idempotencia, por ejemplo junto a referencias como POL-88421.

9.2. Rechazar

1. Pulsa rechazar.
2. Escribe el motivo.
3. Confirma.

Sin motivo, el botón de rechazo permanece bloqueado y el diálogo lo indica. El caso sigue en la cola.

Con motivo	Sin motivo

9.3. Reintentar un pago

Si el primer intento no confirma:

1. Abre el pago pendiente.
2. Pulsa reintentar.
3. El sistema devuelve el mismo comprobante. La clave de idempotencia evita un segundo desembolso y el intento queda en la trazabilidad.

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10. Mensajes, bloqueos y permisos

Situación	Dónde	Qué hacer
Cartera sin clientes	Clientes	Nuevo cliente.
Valor asegurado fuera de rango	Cotización	Corregir el campo. El llamado sigue deshabilitado y no hay oferta.
Suscripción rechazada	Emisión	Leer el motivo y cotizar otro producto.
Cola de avisos vacía	Avisos	Esperar nuevos casos. No hay fila que abrir.
Asesor en Avisos	Avisos	Cambiar de destino. La decisión es del operador.
Rechazo o baja sin motivo	Diálogo	Escribir el motivo. Hasta entonces la confirmación no sigue.
Póliza no vigente	Renovar	No renovar. La nota de bloqueo permanece.
Póliza ya cancelada	Cancelar	No repetir la acción.
Reintento de pago	Pago de bajo monto	Usar el mismo comprobante. No se gira dos veces.

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11. Accesibilidad y formato regional

• Los pares de color claro y oscuro siguen el design system del cliente.
• Los controles se nombran como los lee un lector de pantalla.
• Cada estado (En revisión, Aprobada, Rechazada, Pagada, Cancelada, Activo, Inactivo) incluye texto. Los bloqueos suman una nota escrita al color del recuadro.
• El título visible de Clientes coincide con el encabezado de esa página.
• Montos y referencias usan un tipo monoespaciado ($148.900 COP, POL-88421). El formato regional lo aplica el canal; el núcleo entrega prima y código de moneda.
• En el visor de escritorio: Options → Accessibility settings → Adapt content for screen readers.

Detalle: Usabilidad del prototipo · Cumplimiento Axe y Nielsen · back-office.

Esta herramienta no incluye el portal del cliente ni el portal de socios. Tampoco tiene layout de tablet ni de teléfono.