商业文件-商业论证

概念

1.2.6 项目管理商业文件

项目经理需要确保项目管理方法紧扣商业文件的意图。表 1-5 列出了这些文件的定义。在整个项目 生命周期中，这两种文件相互依赖并得到反复制定和维护。

项目发起人通常负责项目商业论证文件的制定和维护。项目经理负责提供建议和见解，使项目商 业论证、项目管理计划、项目章程和项目效益管理计划中的成功标准相一致，并与组织的目的和目 标保持一致。

项目经理应适当地为项目裁剪上述项目管理文件。某些组织会维护项目集层面的商业论证和效益 管理计划。项目经理应与相应的项目集经理合作，确保项目管理文件与项目集文件保持一致。图 1-8 说明了这些关键项目管理商业文件与需求评估之间的相互关系。图 1-8 展示了项目生命周期内各种文 件大概的生命周期。

项目商业论证

1.2.6.1 项目商业论证

个人批注：Project business case
Project benefits management plan

项目商业论证指文档化的经济可行性研究报告，用来对尚缺乏充分定义的所选方案的收益进行有 效性论证，是启动后续项目管理活动的依据。商业论证列出了项目启动的目标和理由。它有助于在 项目结束时根据项目目标衡量项目是否成功。商业论证是一种项目商业文件，可在整个项目生命周 期中使用。在项目启动之前通过商业论证，可能会做出继续/终止项目的决策。

需求评估通常是在商业论证之前进行，包括了解业务目的和目标、问题及机会，并提出处理建 议。需求评估结果可能会在商业论证文件中进行总结。

定义业务需要、分析形势、提出建议和定义评估标准的过程，适用于任何组织的项目。商业论证 可能包括（但不限于）记录以下内容：

• 业务需要；
  • 确定促进采取行动的动机；
  • 情况说明，记录了待处理的业务问题或机会，包括能够为组织创造的价值；
  • 确定受影响的相关方；
  • 确定范围。
• 形势分析：
  • 确定组织战略、目的和目标；
  • 确定问题的根本原因或机会的触发因素；
  • 分析项目所需能力与组织现有能力之间的差距；
  • 识别已知风险；
  • 识别成功的关键因素；
  • 确定可能用于评估各种行动的决策准则；
    用于形势分析的准则可分为：
    • 必需。 必须践行的准则，可处理问题或机会。
    • 预期。 希望践行的准则，可处理问题或机会。
    • 可选。 非必要的准则。这一准则的践行情况可能成为区分备选行动方案的因素。
  • 确定一套方案，用以处理业务问题或机会。可选方案指组织可能采取的备选行动方案。 可选方案也可称为商业场景。例如，商业论证可提供以下三种可选方案：
    • 不采取任何行动。 亦称为“一切照常”方案。选择这种方案会使项目未被授权。
    • 尽最小的努力处理问题或机会。 最小的努力可能指确定一系列对处理问题或机会而言极 为关键的既定准则。
    • 以超过最低限度的努力处理问题或机会。 这一方案可满足最低限度的准则以及一些或所 有其他在案准则。商业论证可能会提供上述多个方案。
• 推荐：
  • 一种给出了针对项目的建议方案的说明书；
  • 说明书的内容可能包括（但不限于）：
    • 潜在方案的分析结果；
    • 潜在方案的制约因素、假设、风险和依赖关系；
    • 成功标准（见 1.2.6.4 节）。
  • 一种实施方法，可能包括（但不限于）：
    • 里程碑；
    • 依赖关系；
    • 角色与职责。
• 评估：
  • 一种描述了衡量项目交付效益的计划的说明书，应包含在初步实施之后，任何持续运营层 面的可选方案。

个人批注： Constraints, assumptions, risks, and dependencies

通过将成果与目标和确定的成功标准进行比较，商业论证文件为衡量整个项目生命周期的成功和 进展奠定了基础。请参见《从业者商业分析：实践指南》 [7]。

章节内容

4.1.1.1 商业文件

在商业论证（见 1.2.6.1 节）和效益管理计划（见 1.2.6.2 节）中，可以找到关于项目目标以及项目 对业务目标的贡献的相关信息。虽然商业文件是在项目之前制定的，但需要定期审核。

• 商业论证。 经批准的商业论证或类似文件是最常用于制定项目章程的商业文件。商业论证从商 业视角描述必要的信息，并且据此决定项目的期望结果是否值得所需投资。高于项目级别的经 理和高管们通常使用该文件作为决策的依据。一般情况下，商业论证会包含商业需求和成本 效益分析，以论证项目的合理性并确定项目边界。关于商业论证的更多信息，请见 1.2.6.1 节。 商业论证的编制可由以下一个或多个因素引发：
  • 市场需求（例如，为应对汽油紧缺，某汽车制造商批准一个低油耗车型的研发项目）；
  • 组织需要（例如，因为管理费用太高，公司决定合并一些职能并优化流程以降低成本）；
  • 客户要求（例如，为了给新工业园区供电，某电力公司批准一个新变电站建设项目）；
  • 技术进步（例如，基于技术进步，某航空公司批准了一个新项目，来开发电子机票以取代 纸质机票）；
  • 法律要求（例如，某油漆制品厂批准一个项目，来编写有毒物质处理指南）；
  • 生态影响（例如，某公司批准一个项目，来降低对环境的影响）；
  • 社会需要（例如，为应对霍乱频发，某发展中国家的非政府组织批准一个项目，为社区建 设饮用水系统和公共厕所，并开展卫生教育）。

项目章程包含来源于商业文件中的相关项目信息。既然商业文件不是项目文件，项目经理就不可 以对它们进行更新或修改，只可以提出相关建议。

4.7.1.5 商业文件

见 1.2.6 节。商业文件包括（但不限于）：

• 商业论证。 商业论证记录了作为项目依据的商业需求和成本效益分析。
• 效益管理计划。 效益管理计划概述了项目的目标效益。 商业论证用于确定项目是否达到了经济可行性研究的预期结果。效益管理计划用于测量项目是否 达到了计划的效益。

5.2.1.4 商业文件

见 1.2.6 节。会影响收集需求过程的商业文件是商业论证，它描述了为满足业务需要而应该达到的 必要、期望及可选标准。

7.3.1.3 商业文件

见 1.2.6. 节。可作为本过程输入的商业文件包括（但不限于）：

• 商业论证。 商业论证识别了项目成功的关键因素，包括财务成功因素。
• 效益管理计划。 效益管理计划包括目标效益，例如净现值的计算、实现效益的时限，以及与效 益有关的测量指标。

12.1.1.2 商业文件

见 1.2.6. 节。商业文件包括：

• 商业论证。 采购策略需要和商业论证保持一致，以确保商业论证的有效性。
• 收益管理计划。 收益管理计划描述应在何时产出具体的项目收益，这将影响采购日期和合同条 款的确定。

13.1.1.2 商业文件

在首次开展识别相关方过程时，商业文件和收益管理计划是项目相关方信息的来源。

• 商业论证。 见 1.2.6.1 节。商业论证确定项目目标，以及受项目影响的相关方的最初清单。
• 收益管理计划。 见 1.2.6.2 节。收益管理计划描述了如何实现商业论证中所述收益。它可能指出 将从项目成果交付中获益并因此被视为相关方的个人及群体。