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采购策略
不在数据流向图，应该合并到采购管理计划，已合并
12.1.3.2 采购策略
一旦完成自制或外购分析，并决定从项目外部渠道采购，就应制定一套采购策略。应该在采购策
略中规定项目交付方法、具有法律约束力的协议类型，以及如何在采购阶段推动采购进展。
- 交付方法。 对专业服务项目和建筑施工项目，应该采用不同的交付方法。
- 专业服务项目的交付方法包括：买方或服务提供方不得分包、买方或服务提供方可以分 包、买方和服务提供方设立合资企业、买方或服务提供方仅充当代表。
- 而工业或商业施工项目的交付方法包括（但不限于）：交钥匙式、设计-建造 (DB)、设计-招 标-建造 (DBB)、设计-建造-运营 (DBO)、建造-拥有-运营-转让 (BOOT)，及其他。
- 合同支付类型。 合同支付类型与项目交付方法无关，需要与采购组织的内部财务系统相协调。
它们包括（但不限于）以下合同类型及其变种：总价、固定总价、成本加奖励费用、成本加激
励费用、工料、目标成本及其他。
- 总价合同适用于工作类型可预知、需求能清晰定义且不太可能变更的情况；
- 成本补偿合同适用于工作不断演进、很可能变更或未明确定义的情况；
- 激励和奖励费用可用于协调买方和卖方的目标。
- 采购阶段。 采购策略也可以包括与采购阶段有关的信息，这种信息可能包括：
- 采购工作的顺序安排或阶段划分，每个阶段的描述，以及每个阶段的具体目标；
- 用于监督的采购绩效指标和里程碑；
- 从一个阶段过渡到下一个阶段的标准；
- 用于追踪采购进展的监督和评估计划；
- 向后续阶段转移知识的过程。
招标文件
12.1.3.3 招标文件
招标文件用于向潜在卖方征求建议书。如果主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品
时），通常就使用标书、投标或报价等术语；如果其他考虑因素（如技术能力或技术方法）至关重
要，则通常使用建议书之类的术语。具体使用的采购术语也可能因行业或采购地点而异。
取决于所需的货物或服务，招标文件可以是信息邀请书、报价邀请书、建议邀请书，或其他适当
的采购文件。使用不同文件的条件如下：
- 信息邀请书 (RFI)。 如果需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息，就使用信息邀请书。 随后一般还会使用报价邀请书或建议邀请书。
- 报价邀请书 (RFQ)。 如果需要供应商提供关于将如何满足需求和（或）将需要多少成本的更多 信息，就使用报价邀请书。
- 建议邀请书 (RFP)。 如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书。这是最正 式的“邀请书”文件，需要遵守与内容、时间表，以及卖方应答有关的严格的采购规则。 买方拟定的采购文件不仅应便于潜在卖方做出准确、完整的应答，还要便于买方对卖方应答进行 评价。采购文件会包括规定的应答格式、相关的采购工作说明书，以及所需的合同条款。 采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值及相关的风险相符。采购文件既需要具备足够详细的 信息，以确保卖方做出一致且适当的应答，同时它又要有足够的灵活度，让卖方为满足相同的要求 而提出更好的建议。
采购工作说明书
12.1.3.4 采购工作说明书
依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），仅对将要包含在相关合同中的那一部
分项目范围进行定义。工作说明书会充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方
确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。根据采购品的性质、买方的需求，或拟采用的合同形
式，工作说明书的详细程度会有较大不同。工作说明书的内容包括：规格、所需数量、质量水平、
绩效数据、履约期间、工作地点和其他要求。
采购工作说明书应力求清晰、完整和简练。它需要说明所需的附加服务，例如，报告绩效，或对
采购品的后续运营支持。在采购过程中，应根据需要对工作说明书进行修订，直到它成为所签协议
的一部分。
对于服务采购，可能会用“工作大纲 (TOR)” 这个术语。与采购工作说明书类似，工作大纲通常包
括以下内容：
- 承包商需要执行的任务，以及所需的协调工作；
- 承包商必须达到的适用标准；
- 需要提交批准的数据；
- 由买方提供给承包商的，将用于合同履行的全部数据和服务的详细清单（若适用）；
- 关于初始成果提交和审查（或审批）的进度计划。
自制或外购决策
12.1.3.6 自制或外购决策
通过自制或外购分析，做出某项特定工作最好由项目团队自己完成，还是需要从外部渠道采
购的决策。
独立成本估算
12.1.3.7 独立成本估算
对于大型的采购，采购组织可以自行准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本估算，并将
其作为评价卖方报价的对照基准。如果二者之间存在明显差异，则可能表明采购工作说明书存在缺
陷或模糊，或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。
培训考点批注：用来评标用的，自己估算一遍，然后拿着对照
结束的采购
这部分内容就是 结束的采购 12.3 控制采购
12.3.3.1 采购关闭
买方通常通过其授权的采购管理员，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。关于正式关闭
采购的要求，通常已在合同条款和条件中规定，并包括在采购管理计划中。一般而言，这些要求包
括：已按时按质按技术要求交付全部可交付成果，没有未决索赔或发票，全部最终款项已经付清。
项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果。
采购文档更新
12.3.3.3 采购文档更新
采购文档更新可包括用于支持合同的全部进度计划、已提出但未批准的合同变更，以及已批准的
变更请求。采购文档还包括由卖方编制的技术文件，以及其他工作绩效信息，例如，可交付成果的
状况、卖方绩效报告和担保、财务文件（包括发票和支付记录），以及与合同相关的检查结果。
采购文档
12.2.1.3 采购文档
采购文档是用于达成法律协议的各种书面文件，其中可能包括当前项目启动之前的较旧文件。
采购文档可包括：
- 招标文件。 见 12.1.3.3 节。招标文件包括发给卖方的信息邀请书、建议邀请书、报价邀请书， 或其他文件，以便卖方编制应答文件。
- 采购工作说明书。 见 12.1.3.4 节。采购工作说明书 (SOW) 向卖方清晰地说明目标、需求及成果， 以便卖方据此做出量化应答。
- 独立成本估算。 见 12.1.3.7 节。独立成本估算可由内部或外部人员编制，用于评价投标人提交 的建议书的合理性。
- 供方选择标准。 见12.1.3.5节。此类标准描述如何评估投标人的建议书，包括评估标准和权重。 为了减轻风险，买方可能决定与多个卖方签署协议，以便在单个卖方出问题并影响整体项目 时，降低由此导致的损失。
12.3.1.4 采购文档
采购文档包含用于管理采购过程的完整支持性记录，包括工作说明书、支付信息、承包商工作绩
效信息、计划、图纸和其他往来函件。
4.7.1.7 采购文档
见 12.3.1.4 节。为关闭合同，需收集全部采购文档，并建立索引和加以归档。有关合同进度、范围、 质量和成本绩效的信息，以及全部合同变更文档、支付记录和检查结果，都要归类收录。在项目结 束时，应将“实际执行的”计划（图纸）或“初始编制的”文档、手册、故障排除文档和其他技术 文档视为采购文件的组成部分。这些信息可用于总结经验教训，并为签署以后的合同而用作评价承 包商的基础。