如何开会 - ylshimp/Personal-Knowledge-Lib GitHub Wiki

会议组织要求正式版本

1. 会前：

发送与会议主题的相关阅读材料(最好也明确，目的/限制条件/议程/角色设置等信息)给所有参会人，永远不开没有准备的会议。 每一个会议必须明确一名主持人(每个会议室放置一个主持人名牌)。

2. 会中:

主持人负责在会议开始再次重申如下内容（限时5分钟内）：

• 目的：所有的会议都需要有一个/数个明确的目的，必须可以清晰的描述
• 限制条件：时间, 会议讨论规则
• 议程：会议的议程必须在开会前由组织者确认；会议组织者需要在开始之前把会议的日程发出；会议议程尽量不改动，但决策者/参与者可决定是否改动日程。推荐议程如下：
• • 明确会议目标限制条件以及会议日程。这个部分通常需要5分钟。
• • 讨论议题陈述。建议设置5分钟的时间交给最熟悉讨论的议题的人进行陈述。
• • 讨论。这部分是自由讨论时间，根据参与讨论的人员数量进行估算。
• • 结论和下一步。强制部分，在会议结束的时候一定需要5-10分钟的时间确认下一步的工作，负责人以及截止时间。缺省情况下会在下一次同种类会议前进行回顾。
• 角色设置：
• • 主持人（必须），如不提前指定，会议发起者就是主持人。主持人的角色是，明确会议目标，限制条件，日程和角色（即会议的前5分钟的工作），在讨论的时候确保讨论按照会议的限制条件，角色，和目标进行。
• • 参与者/决策者（必须），若不指定决策者，则是所有参与者共同决策。
• • 旁观席（可选），任何的会议都可以设置旁观席。旁观席的作用是为了培训和传承。为了会议效率考量，旁观席的要求是，从会议开始到结束，旁观席必须如壁纸一样的安静。只有听的权利没有发出任何声响的权利。
• • 记录员（必须），记录员负责做会议记录（形式可多样化，根据会议大小和模式确定）。会议记录，尤其是其中的下一步环节将作为下一次同一种类会议开会前10分钟回顾的标准环节。
• • 计时员（可选），在会议时间敏感的情况下可以指定计时员。通过把主持人的一部分工作外包可以让主持人专注在内容上，同时提高参会者的参与度。

3. 会后：

• • 记录员在会议的当天向与会者邮箱发出会议记录，最好系统中归档会议记录。
• • 被指定的行动项负责人根据截止日期更新会议行动项。

会议组织要求简化规则

• 凡是会议，必有准备
• 凡是开会，必须守时
• 凡是会议，必有主题
• 凡是会议，必有议程
• 凡是会议，必有纪律
• 凡是开会，必有记录
• 凡是会议，必有结论
• 凡是开会，必有追踪