Manuel utilisateur du système d'encaissement d'OTF

Généralités

Le logiciel OTF fonctionne uniquement :

• en ligne
• en mode connecté avec des droits définis sur la ferme par un administrateur de la ferme

Les fonctionnalités disponibles sont :

• d’une part les fonctionnalités métier
• d’autre part un système de caisse (décrites dans le présent document)

Il est possible d’obtenir une assistance sur le serveur Discord d'OTF, accessible à cette adresse : https://discord.gg/AWzT7Tqa55

Clôture

Exigence 6 : Clôture

Vérifier à partir de la description de la fonctionnalité de clôture

• si les 3 fonctions de clôture (journalière, mensuelle et annuelle) sont bien présentes,
• que la fonctionnalité est conforme aux exigences,
• que si la fonctionnalité n’est pas automatique l’utilisateur est averti de l’obligation qui lui incombe de réaliser les clôtures.
• Dans le cas d’un logiciel de facturation, vérifier s’il existe une fonctionnalité de clôture journalière, mensuelle et annuelle ou bien une fonctionnalité permettant de fournir à la demande le total du chiffre d'affaires enregistré pour une période déterminée.

Archivage des données et périodicité

Exigence 10 “Archivage des données”

Vérifier, à partir de la description de la fonctionnalité d’archivage que celle-ci est existante, qu’un utilisateur du système d’encaissement peut l’utiliser et en est averti, que le format est ouvert et que les données présentes dans l’archive sont bien figées, horodatées et complètes. Vérifier, si nécessaire, la présence d’un engagement de l’éditeur du système d’encaissement, à fournir, aux utilisateurs, ainsi qu’à l’administration fiscale, les données d’archivage, notamment dans le cas où l’utilisateur cesse d’utiliser le système d’encaissement.

Exigence 11 “Périodicité d’archivage”

Vérifier, à partir de la description de la fonctionnalité d’archivage que l’utilisateur a la possibilité d’archiver toute période souhaitée sans toutefois pouvoir dépasser un an ou un exercice fiscal par archive

Manuel utilisateur pour l’administration fiscale

Manuel utilisateur à destination de l’administration fiscale décrivant précisément et simplement l’accès aux données dédié à l’administration fiscale (avec description des éventuels champs de tables, fichiers XML, CSV, etc.), notamment les méthodes de calcul des données cumulatives et récapitulatives, les méthodes de vérification d’intégrité des données dans le système et de vérification d’intégrité des archives ainsi que de preuve de l’exhaustivité du transfert des données vers le système centralisateur. Il peut être inclus dans le manuel utilisateur ou séparé.