Se você está lendo isso então imaginamos que você está interessado em organizar mais uma SECCOM, a Semana da Computação! (ou Semana Acadêmica dos Cursos de Ciência da Computação e Sistemas de Informação, mas não precisa ser pedante). Esteja avisado que essa será uma experiência estressante, agitada e extremamente recompensadora. Essa sessão serve para explicar o que é necessário ter de antemão antes mesmo de se começar a organizar o evento em si. Aqui estarão descritas dicas e relatos de experiências passadas para que a próxima equipe organizadora sempre tenha menos trabalho do que a anterior.

Ano Anterior.

Nenhum. Pontos extras se tiverem informações do evento anterior e/ou membros da antiga comissão organizadora.

1. Discussão sobre o auditório
2. Divisão do Trabalho
3. Calendário Acadêmico
4. Ferramentas do Marketing
5. Estudo das Normas Técnicas da SECCOM

Responsável: -

Entrada: Ideia de data do evento

Saída: -

Para a escolha do auditório, é interessante procurar os auditórios da UFSC e observar a capacidade, a distância do INE, os equipamentos disponíveis e sua janela de reserva. Abaixo temos o relato de dois auditórios: a Reitoria I e o do EPS.

Na XX SECCOM nós realizamos o evento na Reitoria I da UFSC. Para que isso seja possível é preciso reservar o lugar com antecedência, no caso a reserva deve ser feita no ano anterior. O Edital de reserva é publicado no período de Junho-Julho e fecha suas inscrições em Agosto. Esse edital serve para reservar os espaços da Reitoria, do Centro de Eventos e do Centro Ecumênico. Mesmo com o edital preenchido e enviado é interessante ainda pedir a confirmação do pedido na SeCArte, dentro do Centro de Eventos. Caso tenha perdido o período de inscrição ainda é possível ir até a SeCArte e solicitar uma semana ainda não reservada. Após serem feitos os pedidos, com ou sem edital, é preciso preencher o formulário de solicitação (link abaixo).

FORMULÁRIO

Em outras edições da SECCOM foi utilizado o auditório do EPS, um auditório próximo do INE com espaço para 100 pessoas. A reserva do EPS pode ser realizada no mesmo semestre do evento, pelo site do departamento EPS. É bom verificar a reserva na secretaria do departamento de produção (prédio da produção que não e do auditório, sobe as escadas e é a primeira porta a esquerda).

Nessa hora os organizadores (você incluso) já devem ter em mente qual a data em que a semana ocorrerá. Por via de regra sempre tentamos mantê-la durante a primeira semana de Outubro. Escolhemos esse período em específico pois é distante o suficiente das semanas de prova, então não interfere no cronograma de estudos de última hora de algum graduando.

Responsável: Organização (todos)

Entrada: -

Saída: Formas de Divisão de Trabalho e Meio de Comunicação.

Na SECCOM 2017 foi utilizado frontes para a organização do evento. Elas foram criadas para que todas as tarefas que precisam ser feitas sejam delegadas a alguém, impedindo assim que algo ficasse faltando porque "Não era trabalho de ninguém" ou "Ninguém me disse isso". As frontes que utilizamos estão a seguir. Os números foram realizados na época que o PET organizava a SECCOM.

• Contatos Acadêmicos (3 membros)
• Contatos Empresas (3 membros)
• Infraestrutura (3 membros)
• Marketing (4 membros)
• Financeiro (1 membro)
• Diretoria (2 membros)

Nota Importante I: Nenhum membro deverá ser delegado a mais de uma fronte ao mesmo tempo. Isso impede que alguém se sobrecarregue e que as atividades de uma fronte sejam um gargalo para as atividades de outra.

Nota Importante II: A quantidade de membros é apenas uma sugestão, caso uma fronte esteja sobrecarregada então é recomendado delegar membros ociosos de outra fronte para ajudar nessa situação de crise.

Contatos Acadêmicos: Serão os responsáveis por procurarem e convidarem professores, palestrantes e outras pessoas interessantes para ministrarem palestras, minicursos e qualquer outra atividade de teor acadêmico.

Contatos Empresas: Serão os responsáveis por procurarem empresas interessadas em patrocinar a SECCOM.

Infraestrutura: Esse é o grupo responsável pelos detalhes técnicos do evento. Seja reservando o espaço onde irá ocorrer, ou entrando em contato com as empresas que farão o coffee-break ou montando a decoração.

Marketing: Grupo responsável por todas as decisões criativas. Eles criarão a identidade visual do evento, além de criarem as artes para as divulgações impressas e online. Também são responsáveis pela produção textual das divulgações.

Financeiro: Responsável pela movimentação do dinheiro do evento. Uma pessoa é suficiente para reger essa posição. Sua carga maior de trabalho é na etapa final da organização, além de durante a semana.

Diretoria: Os Diretores devem manter o grupo coeso. Seus deveres são marcar as reuniões semanais e mensais, manter o drive organizado, ajudar as frontes que se encontrarem com problemas, entre outras tarefas administrativas.

Cada fronte deverá ter um Líder de Fronte. É dever desse líder organizar o
grupo internamente para que nenhum membro fique sobrecarregado de tarefas.
O líder deverá ser alguém pró-ativo e que não tenha vergonha de cobrar as
tarefas dos outros membros.

A comunicação do time deve ser livre. Recomendamos o líder da fronte criar
um canal no Slack da SECCOM para que todos possuam acesso rápido ao meio de
comunicação do grupo. Uma opção alternativa seria criar um grupo no
Telegram.  Indenpendente da ferramentea escolhida, todos os membros do
grupo deverão constantemente citar os avanços nas atividades que estão
realizando, tantos por motivos de possuirmos um registro quanto para elevar
a moral do grupo.

Entendemos que cuidar de uma Semana Acadêmica é muito custoso e muitas
pessoas preferem focar em outras partes de suas vidas. Se você se encaixa
nessa situação só pedimos que em vez de abandonar o grupo e "sumir", como
muitos já fizeram, avise os outros membros da organização que está saindo e
dê todas as justificativas que achar necessárias.

Na SECCOM 2019 foi utilizado uma divisão de trabalho a base de demanda. Alguns grupos de tarefas tinham um responsável inicial mas no geral era orientado a disponibilidade e necessidade (voluntários). Acaba sendo complicado pela lembrança das tarefas necessárias e precisa de reuniões mais gerais e portanto mais longas. Sentimos que precisaria de alguém focado na cobrança, similar ao diretor nos frontes.

Responsável: -

Entrada: -

Saída: -

Para criarmos a cultura de que a SECCOM é um evento importante na vida dos graduandos da UFSC decidimos pedir para a coordenação adicionar a semana no calendário acadêmico. Assim nenhum professor poderá impedir os alunos de participarem do evento porque ele estaria dando aula no mesmo dia.

A solicitação deverá ser enviada para o chefe do departamento, sob o título "Inclusão do evento acadêmico SECCOM no calendário do INE". O ideal é enviar essa solicitação no início do semestre anterior ao evento. Como a SECCOM sempre ocorre no segundo semestre, espera-se que esse pedido seja redigido durante o ano anterior e enviado no início do primeiro semestre do ano. Se quiser mais impacto, é interessante enviar a solicitação para todos os professores.

Responsável: Marketing

Entrada: -

Saída: Ferramentas de edição escolhidas, tutoriais das ferramentas escolhidas

Todos os responsáveis por desenvolverem as artes visuais da SECCOM (Marketing) terão que se reunir e decidir em conjunto quais ferramentas serão usadas pelo grupo. Quanto mais cedo essa decisão for tomada, mais cedo os membros poderão estudar as ferramentas e aprender o seu uso.

Caso seja de interesse contratar um designer para o evento em vez de produzir uma, é aqui que se toma essa decisão.

Responsável: Organização (todos)

Entrada: -

Saída: -

As Normas Técnicas da SECCOM foram criadas com o objetivo de padronizar a produção de informação do evento, além de se criar um padrão de excelência em relação a gerência de e-mails.

Todos os membros da organização deverão seguir essas normas durante seu trabalho, então é recomendável elas serem estudadas antes da Etapa Inicial de organização.

Antes que alguém reclame, não são tantas regras e nenhuma delas é absurda. E não venha citar "Bom Senso" porque quando você estudar Engenharia de Software você entenderá que isso não existe.