Flujo Combinado Para Enviar Correos y Convertir Archivos - mari-apaula/PowerAutomate GitHub Wiki
Flujo para enviar correos y convertir archivos de Word a Pdf:
Descripción:
Este flujo funciona cada vez que se modifica un archivo dentro de la carpeta especificada en el desencadenador del flujo, en este caso un valor dentro de un Excel. Después se filtran las filas de este archivo Excel según el valor de una columna; este filtro se hace para 3 valores diferentes, es decir se hacen 3 filtros. Y finalmente para cada conjunto de filas filtradas se realizan diferentes acciones, cada una de ellas culminan enviando un correo notificando de una acción según el valor correspondiente, y modificando los valores de otras columnas para reflejar que la acción a terminado.
Funcionamiento:
Primero especificamos la carpeta en dónde se van a detectar los cambios dentro de nuestro desencadenador.
Después hacemos el filtro de las filas, en este caso tomamos la columna Estatus_revisión_plan del documento de Excel en el cual vamos a trabajar para realizar los filtros según los valor que hay en esta columna, los cuales son pueden ser, 0, 1, 2 o 3. Para este flujo solo trabajamos con los 3 últimos.
Para el primer caso, vamos a enviar un correo si el número de la columna Estatus_revisión_plan, es 1, y otra columna de control tiene el valor de Pendiente, esto para controlar que no se envíen correos siempre que se ejecute el flujo. Otro paso para controlar esto, una vez enviado el correo, inmediatamente después modificamos la columna de Control, para que ponga, Enviado, y así reflejar que se ha completado la acción.
- Condición de control:
- Enviar correo:
- Actualizar valor de columna Control:
Para el segundo caso, es parecido al primero, vamos a enviar un correo si el número de la columna Estatus_revisión_plan, es 2, y la columna de Control tiene el valor de Enviado. Y el último paso es modificar la columna de Control, para que ponga, Revisado, y así reflejar que se ha completado la acción.
- Condición de control:
- Enviar correo:
- Actualizar valor de columna Control:
Y para finalizar el Flujo, el último filtrado de filas, en este caso antes de notificar con un correo que la tarea correspondiente ha finalizado, vamos a convertir un archivo Word que se encuentre en una carpeta que nosotros especifiquemos, a un archivo Pdf. Esto con la condición de que la columna Estatus_revisión_plan tenga el valor de 3, y que la columna de Control tenga el valor de Revisado. Una vez cumpla la condición, se mostraran los archivos de la carpeta que especificamos, y con esto se procederá con la conversión del archivo a Pdf. Este se explica de mejor forma con el siguiente flujo: https://github.com/mari-apaula/PowerAutomate/wiki/Convertir-archivos-Word-a-PDF.
Una vez finaliza la conversión como en los anteriores filtros, se envia un correo y se actualiza la columna Control con el valor de Finalizado. Otra modificación que se realiza en este paso es la actualización de la columna Observaciones del Equipo de Calidad, con el valor de Completo, firmado y unido para dar por culminado el flujo.
- Condición de control:
- Enviar correo:
- Actualizar valor de columna Control:
Recomendaciones
Durante el desarrollo de los flujos nos hemos encontrado con varios problemas, uno de ellos es el uso de las acciones de SharePoint, ya que con nuestro correo institucional nos tenemos la posibilidad de usar estas acciones, y no podemos crear SharePoints propios. Y con SharePoint tenemos una gran cantidad de acciones que son muy útiles para el desarrollo de flujos. La primera recomendación es si tenemos la posibilidad de trabajar con SharePoint, usemos estas acciones.
Otro problema son los flujos en paralelo, ya que el flujo implementado trabaja con un desencadenador manual y con un desencadenador automático; pero si solo trabajamos con el automático, este cada vez que detecte un cambio dentro de la careta va a ejecutar el flujo. Entonces cabe la posibilidad de que los correos sean enviados varias veces, esto puede darse a que se trabaja con documentos subidos en la nube, y los cambios que se hacen en la columna de Control pueden llegar a tardar en realizarse, y esta columna es la que nos permite controlar esto.