Aquí se va a realizar una explicación de que colocar en cada uno de los parámetros de las acciones del flujo con el que se va a trabajar: https://github.com/mari-apaula/PowerAutomate/wiki/Flujo-Combinado-Para-Enviar-Correos-y-Convertir-Archivos

Desencadenador

El desencadenador se llama Cuando se modifica un archivo (solo propiedades), es una de las acciones que pertenecen a OneDrive for Business. Este apartado tiene un parámetro que es obligatorio de rellenar, y otros dos que se encuentran en el apartado de parámetros avanzados que los podemos descartar si queremos, si especificamos uno de los parámetros avanzados.

Parámetros:

• Carpeta: En este parámetro le debemos especificar la carpeta dentro de nuestro OneDrive en la cual queremos que se aplique el flujo, y dónde se encuentre nuestro documento de Excel, ya que queremos detectar los cambios que se realizan en este documento.
• Incluir Las Subcarpetas: A este parámetro le ponemos la opción de No, ya que solo queremos que el flujo detecte cambios en la carpeta especificada.

Acciones de filtro

Las siguientes acciones dentro de nuestro flujo se llaman Enumerar las filas de una tabla, pertenecen a las acciones de Excel Online (Business). Estas son las acciones de filtro que nos van a permitir filtrar las filas dependiendo del valor que tiene la columna de Estatus_revisión_plan. Los filtros que se realizan son con los valores de 1, 2 y 3. Para diferenciar los 3 diferentes filtros que hacemos el nombre dentro de Power Automate se cambia enumerándolos empezando con el 1 en adelante dependiendo del número de acciones del mismo tipo tengamos.

De igual manera tenemos parámetros obligatorios de rellenar y parámetros avanzados.

Parámetros:

• Ubicación: En este parámetro se nos despliegan, varias opciones a elegir, si tenemos cuenta de OneDrive debemos elegir la opción de OneDrive for Business. También está la opción de trabajar con SharePoints, en este parámetro podemos elegir nuestro SharePoint.
• Biblioteca De Documentos: Como estamos trabajando con una cuenta con OneDrive, debemos elegir la única opción que se nos despliega que es la de OneDrive.
• Archivo: Aquí debemos seleccionas el documento de Excel con el que vamos a trabajar, que debería estar en la carpeta que especificamos en el desencadenador.
• Tabla: Dentro de este parámetro debemos seleccionar la tabla con la que vamos a trabajar. Al elegir el documento de Excel en el parámetro anterior nos debe aparecer la o las tablas que tengamos dentro de nuestro documento, si dentro de del Excel no le dimos a ninguna tabla el formato de tabla, no nos aparecerá ninguna. Dar formato de tabla
• Consulta De Filtro Este es un parámetro avanzado que es esencial, ya que aquí vamos a colocar, de manera explicita, la condición de consulta. Por este motivo necesitamos que el nombre de la columna por la que vamos a realizar el filtro no tenga ningún espacio en blanco. La expresión dependerá del valor que queramos filtrar, en este caso son tres filtros, entonces debemos colocar lo siguiente en las tres acciones de Enumerar las filas de una tabla
  1. Enumerar las filas de una tabla: Estatus_revisión_plan eq 1
  2. Enumerar las filas de una tabla 1: Estatus_revisión_plan eq 2
  3. Enumerar las filas de una tabla 2: Estatus_revisión_plan eq 3

Referencias y Expresiones

Antes de continuar con las demás acciones es necesario abrir un paréntesis para explicar algo muy importante, que tiene que ver con los parámetros dentro de las acciones del flujo. Ciertos parámetros dentro de las acciones nos deja añadir datos que hacen referencia a pasos anteriores, y también de insertar expresiones o funciones que nos ofrece Power Automate, estas últimas dentro del flujo no las vamos a utilizar.

Para seleccionar esta opción debemos seleccionar el parámetro nos debe de aparecer en azul, el símbolos de un rayo (🗲), el cuál corresponde para seleccionar datos de pasos anteriores; y el de una función matemática ($fx$), para las expresiones o funciones.

Bucles (Aplicar a cada uno o For each)

Los bucles pertenecen a las acciones de Control. Dentro de los bucles solo se encuentra un parámetro, que itera por cada uno de los elementos a los que se haga referencia en este. Aquí debemos añadir el parámetro haciendo referencia a al paso anterior de Enumerar las filas de una tabla, de las opciones que tenemos debemos seleccionar body/value. Esto se debe aplicar a cada uno de los For each que se encuentran después de los filtros.

A la hora de crear el flujo, si se lo implementa desde cero, nos daremos cuenta que el bucle se genera solo, esto ocurre si después de los filtros aplicados a las filas, añadimos una acción que haga referencia a esta acción de filtro llamada Enumerar las filas de una tabla.

Condiciones

Dentro de las condiciones, que al igual que los bucles son acciones de Control, hay tres parámetros a rellenar. Estos parámetros se podrían dividir en dos, los parámetros a evaluar, y la expresión con la que queremos que funcione la condición.

El primero de los parámetros, que es la casilla de la izquierda, debemos colocar un elemento que hace referencia a la acción previa de Enumerar las filas de una tabla, en este caso la columna de control.

El segundo parámetro, el del medio, podremos elegir entre un listado de expresiones, la que nos interesa para esta condición es la que se llama is equal to.

Y por último la casilla de la derecha, es el valor que queremos que cumpla esta columna para que el flujo siga con las acciones, en este caso es Pendiente.

Para las demás condiciones se deben colocar los mismo parámetros, a excepción del ultimo, ya que este depende del filtro previo que hayamos realizado. En el caso de nuestro flujo la Condición 1 debe tener Enviado, y la Condición 2 Revisado.

Enviar correos

La acción para enviar correos se llama Enviar correo electrónico (V2), y pertenece a las acciones de Office 365 Outlook. Estas acciones tienen 3 parámetros obligatorios, y 7 parámetros avanzados, que como ya sabemos son opcionales. Dentro de los parámetros tenemos la opción de escribir directamente, o hacer referencia a acciones anteriores. En este caso va a depender del parámetro, pero se va a realizar una combinación de ambas opciones.

Parámetros:

• A: En este parámetro vamos a hacer referencia a la acción de filtro de Enumerar las filas de una tabla, y elegimos la columna de correos_par_revisor o la de correos_autor, ya que dependiendo del filtro se le envía el correo a uno o al otro.
• Asunto: Aquí podemos escribir el asunto que queramos, con la opción hacer dinámico el mensaje, haciendo referencia a las columnas del documento del Excel, podemos elegir cualquiera, en este ejemplo ponemos el nombre de la asignatura ASIGNATURA.
• Cuerpo: Para este parámetro lo mismo, podemos personalizar el mensaje a nuestro gusto haciendo referencia a columnas del Excel, por ejemplo haciendo referencia al PAR REVISOR.
• Importancia: Uno de los parámetros avanzados que vamos a usar el de importancia, aquí le podemos dar el nivel de importancia al correo, en este caso Normal, para que el correo no se pierda en el Spam o Correos no deseados del destinatario.

Actualización de contenido

Para finalizar con las acciones de cada uno de los filtros, hacemos una actualización de una o varias columnas, para ello debemos usar la acción de Actualizar una fila, de Excel Online (Business). Esta acción tiene 6 parámetros obligatorios, y varios parámetros avanzados, los cuales dependen del número de columnas de nuestra tabla. En el caso de este flujo vamos a elegir las columnas de Control y la de Observaciones Del Equipo De Calidad, que son las que se modifican, a la hora de finalizar el flujo.

Los parámetros son parecidos a los que vimos en la acción de Enumerar las filas de una tabla, así que será breve la explicación en este punto.

Parámetros:

• ubicación: El sitio donde tenemos el documento de Excel, en este caso OneDrive for Business.
• Biblioteca De Documentos: Depende del sitio que elijamos, en este caso OneDrive.
• Archivo: La ruta de nuestro Excel, dentro del OneDrive.
• Tabla: Nombre de la tabla del Excel.
• Columna De Clave: Este parámetro hace referencia a un valor que no se repita, y que sirva como un identificador de la fila, en este caso ASIGNATURA.
• Valor De Clave: Al igual que el parámetro anterior es como un identificador, pero en este caso necesitamos el valor de la columna, para esto se hace referencia a Enumerar las filas de una tabla, y elegimos ASIGNATURA.
• Control: Aquí colocamos el valor que queremos ubicar en esta columna.
  1. Actualizar una fila: Enviado
  2. Actualizar una fila 1: Revisado
  3. Actualizar una fila 2: Finalizado
• Observaciones Del Equipo De Calidad: Valor para ubicar en la columna, en este caso solo se actualiza esta columna en Actualizar una fila 2:. Completo, firmado y unido.

Conversión de archivos

Para las filas filtradas con la columna Estatus_revisión_plan que tienen el valor de 3, se realiza otro proceso a parte de enviar correos y actualizar filas. Este proceso hace la conversión a Pdf de los archivos Word de una carpeta dentro de nuestro OneDirve.

Identificar archivos

Primero lo que tenemos que hacer es mostrar los archivos que hay en la carpeta en la cual queremos que se realice la conversión. Para esto usamos la acción de OneDrive for Business de Mostrar los archivos de la carpeta. Esta acción solo tiene un parámetro, al cual le pasamos la ruta de la carpeta de nuestro OneDrive.

Bucle y Condición

Como ya explicamos como funcionan los bucles y las condiciones, ahora vamos explicar que debemos ubicar en los parámetro de estas acciones.

Parámetros For each:

Aquí ubicamos un body/value que hace referencia a la acción de Mostrar los archivos de la carpeta.

Parámetros Condición:

Primer parámetro, hacemos referencia al nombre del archivo, en este caso no se especifica, pero es el nombre junto con la extensión del archivo; que obtenemos al mostrar los archivos previamente. Así que ubicamos Name que hace referencia a la acción de Mostrar los archivos de la carpeta.

Segundo parámetro, de la lista de expresiones que nos aparecen, debemos elegir ends with, para verificar que la extensión del archivo pertenezca a un documento de Word.

Tercer parámetro, colocamos el valor con el que queramos que coincida, en este caso que la extensión del archivo sea .docx.