Convertir archivos Word a PDF - mari-apaula/PowerAutomate GitHub Wiki
Convertir archivos Word a PDF
Descripción:
El siguiente flujo implementado en Power Automate, lo que nos ayuda a realizar es la conversión de archivos Word a archivos PDF de manera automática, con el objetivo de facilitarnos la tarea de tener que transformarlos de manera manual, lo que puede llegar a ser un paso tedioso y repetitivo. Este flujo funciona en un directorio dentro de un OneDrive, en este caso de ejemplo en una carpeta personal creada para probar y ejecutar el flujo.
Funcionamiento:
Primero que nada se debe de elegir la manera en la que el flujo se va a ejecutar, esto se realiza en a la hora de crear un flujo nuevo, se elige el desencadenador; los cuales hay una gran variedad, uno de los que usamos para comprobar el funcionamientos de los flujos es el desencadenador manual, llamado "Flujo de nube instantánea" el cual nos permite ejecutar el flujo cuando nosotros queramos de manera manual, así podemos evitarnos problemas si es que hay errores con el flujo.
En el caso de este flujo se utiliza un desencadenante automático ("Flujo de nube automatizado") de OneDrive Business, el cual se llama "Cuando se crea un archivo (solo propiedades)", que como su nombre indica el flujo empezará su ejecución cuando se crea un archivo dentro de un directorio en One Drive de manera automática.
Una vez elegido el desencadenador dentro de este hay varias opciones, que se conocen como parámetros, en los cuales nos van a pedir la dirección de nuestra carpeta dentro del OneDrive (en la cual va a estar funcionando el flujo). Este desencadenador no tiene más parámetros obligatorios a rellenar, por lo que se continua con el procedimiento.
El siguiente paso es comprobar si es archivo que se crea en la carpeta asignada es un archivo Word o no, ya que si es cualquier otro tipo de archivo puede haber problemas a la hora de crear el PDF, o por otro lado, directamente no se podría transformar el archivo a PDF. Para realizar esta comprobación tenemos procedimientos de control, los cuales nos permiten tener ciertas condiciones o ciclos repetitivos para que nuestro flujo se ejecute de la manera que queramos.
En este caso usamos una Condición, la cual comprueba si el archivo es un Word o no, para ello dentro de la condición hay un menú donde nos deja elegir la condición que se debe cumplir para que el flujo siga su proceso. En el caso de este flujo va a comprobar si el nombre del archivo con su extensión termina en .docx, que corresponde a los archivos Word.
Ahora el flujo puede seguir dos caminos (si lo analizamos de manera gráfica), uno si la condición resulta verdadera, es decir que si cumple con la condición; o si la condición nos devuelve falso, y no cumple con la condición establecida. En el caso de no cumplir, simplemente el flujo termina y no ocurre nada, pero en caso de cumplir la condición el flujo procederá a ejecutar los pasos necesarios para terminar con la conversión a PDF.
Ya comprobado que el archivo es un Word (terminación en .docx) el siguiente paso a seguir el la conversión como tal del archivo. Para esto también elegimos de que manera queremos convertir el archivo a PDF, Power Automate nos da varias opciones, una de ellas usa los servicios de Adobe PDF, los cuales no los podemos usar sin tener una cuenta de Adobe; por lo tanto nuestra opción elegida es "Convertir un archivo" de OneDrive Business, el cual podemos usar teniendo una cuenta de OneDrive (en este caso usamos una cuenta de correo institucional). Dentro de las opciones de este procedimiento tenemos que elegir el archivo que queremos convertir, el cual tiene que ser el archivo que se cree en la carpeta o una archivo que se añada a esta carpeta. Todos los archivos que se crean o añadan dentro del directorio tienen un identificador único, entonces este parámetro es el que le debemos pasar para convertir el archivo. Y por ultimo debemos elegir a que tipo de archivo queremos convertir nuestro archivo, en este caso a PDF.
Y por último, ya para concluir con la conversión del archivo Word, tenemos que crear un archivo que contenga el contenido del archivo a transformar, y normalmente también guardarlo con el mismo nombre del archivo original; para esto la opción de "Crear archivo" de OneDrive Business, nos da ciertos parámetros a rellenar para que se cree el nuevo archivo. Uno de estos es el directorio en el cual queremos guardar el archivo PDF, en este caso será en la misma carpeta del archivo original. Otro parámetro es el nombre del archivo, el cual podemos acceder al mismo nombre del archivo que creamos o añadimos al principio y convertimos a PDF; y finalmente el contenido del archivo, que sería el mismo que realizamos en la conversión.
De esta manera concluye la conversión de archivos Word a PDF con un flujo usando la herramienta de Power Automate, una cosa a tener en cuanta es que a la hora de crear un archivo en la misma dirección dónde el flujo está funcionando, al este ser un flujo automático, este se ejecutará siempre que se crea o añade un archivo la carpeta, por esto es muy importante la condición para comprobar que el archivo que se va a transformar sea un Word y que el flujo no esté funcionando de manera automática e indefinida.