Dar formato de Tabla:

Antes de empezar a implementar el flujo, tenemos que darle un formato de tabla al documento de Excel en las filas y columnas con las que vamos a trabajar. Después le asignamos un nombre para identificar de mejor manera la tabla, y con esto ya podemos trabajar en el flujo con la tabla que se creó.

Esto nos sirve para que dentro de Power Automate, en las acciones que involucran documentos de Excel, podamos trabajar con las columnas que necesitamos; a la hora de darle el formato de tabla a las filas y columnas, debemos tener en cuenta que los valores de la primera fila van a ser los nombres que identifiquen cada columna.

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Modificación de Columnas:

Una recomendación importante es renombrar los nombres de las columnas que tienen varias palabras y se encuentren separadas con un espacio. Ya que los espacios en blanco en algunos parámetros de las acciones del flujo nos van a representar un problema. Estos espacios para separar palabras los podemos representar con un guion bajo Nombre_columna o escribiendo la primera letra de cada palabra con mayúscula NombreColumna. En este caso la única columna que necesita de este cambio es Estatus de revisión de plan, que pasaría a llamarse Estatus_revisión_plan.

Otra sugerencia para trabajar de mejor manera con los flujos realizados y que estos funcionen de manera correcta, hemos considerado añadir varias columnas extra a la tabla del Excel. Estas columnas las hemos nombrado correos_par_revisor, correos_autor y control.

correos_par_revisor

En esta columna se deben colocar los correos de los docentes que estén asignados como pares revisores, ya que en el flujo necesitamos de estos correos para enviar correos con las actualizaciones del proceso que se va realizando.

correos_autor

En esta columna se deben colocar los correos de los docentes autores del plan docente, ya que al igual que la columna mencionada anteriormente, en el flujo necesitamos de estos correos para enviar correos con actualizaciones del proceso.

control

Esta columna, es un control extra que complementa la columna de Estatus_revisión_plan, aquí debemos poner el estado en el que se encuentran los procesos del flujo, de esta manera aseguramos que el flujo se ejecute sin errores. Y para que funcione correctamente hemos considerado 4 estados, Pendiente, Enviado, Revisado y Finalizado.

• Pendiente: Con este estado podemos controlar las asignaturas que aún no han subido el plan docente, o que lo han subido pero no se ha enviado el correo al par revisor para que este lo revise.
• Enviado: Este estado, como su nombre indica, es para dar constancia de que el primer correo ha sido enviado al par revisor. La columna pasa a tener este valor de manera automática cuando el correo se envía.
• Revisado: Este valor dentro de la columna nos sirve para comprobar que el par revisor ya ha revisado el plan docente. Al igual que el estado anterior este cambia de manera automática cuando el correo notificando de la revisión, al autor del plan docente, es enviado.
• Finalizado: Y por último, este estado se modifica cuando los procesos de subir y revisar el plan docente ya terminaron. Para actualizar a este estado, el archivo del plan docente ya se ha convertido a PDF.