Processo Atual da Portaria

1. Objetivo

Este documento descreve o funcionamento atual do controle de acesso e movimentação de pessoas e veículos na portaria do IFPE Campus Belo Jardim.

As informações foram obtidas inicialmente por meio de conversa com um porteiro, posteriormente complementadas por reunião com Eurico Lopes, representante do Setor de Transporte, por conversa com uma porteira que está iniciando suas atividades na portaria e pela análise dos sete formulários utilizados atualmente.

O documento representa o levantamento atual da equipe e deverá continuar sendo atualizado conforme novas informações forem validadas com os responsáveis pelo processo.

2. Status do levantamento

Status: Levantamento preliminar complementado por entrevistas, reunião com o Setor de Transporte e análise dos sete formulários.

Versão: 0.5.

Fontes principais:

• Conversa com um porteiro da portaria.
• Conversa com uma porteira em início de atividade.
• Reunião com Eurico Lopes, do Setor de Transporte.
• Sete formulários disponibilizados pelo Setor de Transporte.
• Informações fornecidas pelos responsáveis pelo processo.

Formulários analisados: 7 de 7.

Validação formal dos requisitos: Pendente.

Este documento não representa uma regra institucional definitiva. Algumas informações foram confirmadas verbalmente ou identificadas nos formulários, enquanto outras ainda dependem da confirmação dos responsáveis pelo processo.

3. Classificação das informações

Para diferenciar fatos, interpretações e pendências, este documento utiliza as seguintes classificações:

Classificação	Significado
Confirmado em reunião	Informação validada verbalmente por um responsável pelo processo.
Identificado no formulário	Informação encontrada diretamente em um dos documentos analisados.
Informado	Informação relatada por um participante, mas que ainda pode precisar de confirmação adicional.
Observado	Informação percebida diretamente pela equipe.
Preliminar	Entendimento inicial da equipe sobre o funcionamento do processo.
Pendente	Informação que ainda precisa ser confirmada.
Proposta	Ideia relacionada a uma solução futura, não pertencente ao processo atual.

4. Foco e limite do processo

O foco principal deste projeto é o controle de acesso e movimentação de veículos.

O processo atual também envolve pessoas, porque é necessário identificar condutores, motoristas, responsáveis e passageiros relacionados aos veículos. No entanto, este documento não pretende descrever todo o controle de pessoas que circulam pelo campus.

Não fazem parte do foco principal deste projeto:

• Controle geral de visitantes que entram a pé.
• Controle geral de pedestres.
• Pessoas que entram a pé para caminhar.
• Pessoas que entram a pé para realizar atividades físicas.
• Pessoas que entram a pé para jogar bola.
• Controle geral de servidores sem relação com veículos.
• Controle geral de terceirizados sem relação com veículos.
• Gestão geral de crachás.
• Controle completo da circulação de pessoas dentro do campus.

Essas situações podem ser consideradas quando houver relação direta com um veículo, condutor, passageiro, responsável ou autorização veicular.

5. Forma atual de controle

O controle de acesso é realizado principalmente por meio de formulários impressos, preenchidos manualmente na portaria.

Dois Porteiros se revezam em jornadas informadas de 12 horas. Quando não há Porteiro, o Vigilante assume integralmente a portaria e dá continuidade ao mesmo processo. A portaria normalmente fecha por volta das 23h, permanecendo possíveis acessos excepcionais autorizados e a entrada de discentes residentes.

Posteriormente, os formulários são encaminhados ao Setor de Transporte, que realiza a conferência e o arquivamento dos documentos.

Foram identificados sete tipos de formulários, relacionados a situações diferentes de acesso e movimentação:

• Veículos institucionais.
• Entrada e saída geral de veículos.
• Pedestres.
• Pedestres que realizam caminhada ou atividade física.
• Visitantes.
• Servidores.
• Terceirizados.

Até o momento do levantamento, não foi identificada uma solução digital integrada para:

• Registrar entradas e saídas.
• Consultar rapidamente os acessos.
• Pesquisar veículos ou pessoas relacionadas a veículos.
• Controlar autorizações.
• Acompanhar veículos que permanecem no campus.
• Gerar alertas.
• Manter histórico digital de alterações.
• Facilitar a identificação de motoristas em situações posteriores.
• Atualizar listas de pessoas ou veículos autorizados.
• Evitar o retrabalho causado por erros de preenchimento.

6. Responsáveis pelo processo

6.1. Porteiro

O porteiro é responsável pelo preenchimento inicial dos formulários na portaria.

Entre as atividades identificadas estão:

• Registrar a entrada de pessoas e veículos.
• Registrar a saída de pessoas e veículos.
• Preencher o formulário correspondente à situação.
• Informar a data.
• Identificar-se no formulário.
• Assinar o formulário quando aplicável.
• Registrar o objetivo do acesso.
• Autorizar determinados acessos conforme as orientações recebidas.
• Informar restrições aos usuários.
• Registrar acessos de mototáxis durante a semana.
• Identificar possíveis erros nos registros.
• Consultar planilhas ou listas para verificar pessoas e veículos autorizados.
• Comunicar regras de acesso aos usuários.

6.2. Vigilante

Durante a troca de turno ou ausência do Porteiro, o Vigilante assume integralmente o processo realizado na portaria.

O vigilante pode:

• Continuar o preenchimento dos formulários.
• Registrar entradas e saídas.
• Registrar veículos que permanecem no campus.
• Apoiar o controle de eventos, treinos e jogos.
• Abrir e fechar a quadra quando aplicável.

O Vigilante executa as mesmas operações de registro do Porteiro durante essa cobertura, mantendo sua própria identificação como responsável pelas ações.

6.3. Setor de Transporte

O Setor de Transporte possui as seguintes responsabilidades identificadas:

• Autorizar acessos conforme as regras institucionais.
• Receber os formulários preenchidos.
• Conferir os registros.
• Arquivar os documentos.
• Consultar informações históricas.
• Apoiar a identificação de responsáveis por veículos.
• Corrigir ou solicitar correções quando identificar inconsistências.
• Possivelmente manter ou atualizar informações relacionadas às autorizações.

Eurico Lopes é o contato inicial relacionado ao Setor de Transporte.

6.4. SEGAI

O SEGAI é responsável pelo controle relacionado aos discentes que residem no alojamento do campus.

Esse controle inclui os veículos utilizados pelos alunos internos.

O fluxo detalhado entre SEGAI, Setor de Transporte e portaria ainda precisa ser confirmado.

6.5. Setor de Segurança

O Setor de Segurança comunica à portaria as informações e restrições relacionadas a:

• Eventos.
• Treinos.
• Jogos.
• Caminhadas.
• Atividades especiais.
• Funcionários de plantão.
• Áreas autorizadas para circulação.
• Restrições de acesso de veículos.

6.6. Responsável pelo evento

O responsável pelo evento deve informar previamente:

• Pessoas que precisarão acessar o campus.
• Veículos necessários.
• Data e horário.
• Área utilizada.
• Limite de veículos, quando aplicável.
• Outras necessidades relacionadas ao acesso.

7. Formulários identificados

Foram recebidos e analisados sete formulários utilizados no processo atual.

Os formulários podem ser divididos em dois grupos:

7.1. Formulários relacionados a veículos

• Formulário nº 01: Controle de saída e entrada dos veículos do campus.
• Formulário nº 02: Controle geral de entrada e saída de veículos no campus.

7.2. Formulários relacionados a pessoas sem veículo

• Formulário nº 03: Controle de entrada e saída de pedestres.
• Formulário nº 04: Controle de entrada e saída de pedestres para caminhada ou atividade física.
• Formulário nº 05: Controle de entrada e saída de visitantes.
• Formulário nº 06: Controle de entrada e saída de servidores.
• Formulário nº 07: Controle de entrada e saída de terceirizados.

Todos os formulários analisados possuem campos relacionados à data e à identificação do porteiro responsável pelo preenchimento.

O foco inicial deste projeto será os formulários nº 01 e nº 02, relacionados ao controle de veículos.

Os formulários nº 03 a nº 07 serão considerados como contexto do processo geral do Setor de Transporte e Vigilância. Eles poderão ser tratados futuramente em outro módulo, projeto ou integração.

8. Formulário nº 01 — Veículos do campus

O Formulário nº 01 é denominado:

Controle de saída e entrada dos veículos do Campus Belo Jardim.

Os campos identificados são:

• Data.
• Porteiro.
• Assinatura do porteiro.
• Veículo.
• Placa.
• Quilometragem de saída.
• Horário de saída.
• Quilometragem de entrada.
• Horário de entrada.
• Motorista.
• Itinerário.

Esse formulário é utilizado para controlar a saída e o retorno de veículos do campus.

O formulário demonstra que o controle de veículos institucionais envolve:

• Veículo.
• Placa.
• Motorista.
• Quilometragem.
• Horários.
• Itinerário.

Ainda precisa ser confirmado:

• Se o campo “veículo” corresponde ao modelo, identificação patrimonial ou outro código.
• Se a quilometragem é registrada no odômetro.
• Se o itinerário representa o destino ou o trajeto completo.
• Se existe um responsável diferente do motorista.
• Como são tratadas multas e infrações.
• Como são registrados retornos sem saída correspondente.
• Quem pode corrigir informações do formulário.

9. Formulário nº 02 — Entrada e saída geral de veículos

O Formulário nº 02 é denominado:

Controle geral de entrada e saída de veículos no Campus Belo Jardim.

Os campos identificados são:

• Data.
• Porteiro.
• Assinatura do porteiro.
• Nome completo do condutor.
• Número de RG ou CPF.
• Veículo.
• Placa.
• Horário de entrada.
• Horário de saída.
• Objetivo.

Esse formulário representa o principal fluxo geral de entrada e saída de veículos.

O campo “veículo” aparece como um campo livre no formulário. Não existe, no modelo analisado, uma lista padronizada de tipos de veículos.

Isso está relacionado à dificuldade relatada por uma porteira em início de atividade, que informou ter dúvidas sobre o preenchimento desse campo e utilizar descrições simples, como:

• Carro.
• Moto.

Uma possível solução futura é padronizar esse campo no sistema, mas os tipos oficiais ainda precisam ser confirmados.

Ainda precisa ser confirmado:

• Se RG ou CPF é obrigatório.
• Se todos os condutores precisam apresentar documento.
• Se “veículo” significa tipo, modelo ou identificação.
• Se o objetivo deve ser texto livre ou uma opção predefinida.
• Como são registrados acessos temporários.
• Como são registradas recusas.
• Como é feita a saída quando o registro de entrada não é encontrado.

10. Formulários nº 03 e nº 04 — Pedestres

10.1. Formulário nº 03

O Formulário nº 03 é denominado:

Controle de entrada e saída de pedestres no Campus Belo Jardim.

Os campos identificados são:

• Data.
• Porteiro.
• Assinatura do porteiro.
• Nome completo.
• Número de RG ou CPF.
• Horário de entrada.
• Horário de saída.
• Objetivo.

10.2. Formulário nº 04

O Formulário nº 04 é denominado:

Controle de entrada e saída de pedestres para caminhada ou atividade física.

Os campos identificados são:

• Data.
• Porteiro.
• Assinatura do porteiro.
• Nome completo.
• Número de RG ou CPF.
• Horário de entrada.
• Horário de saída.
• Objetivo.

Esses formulários não possuem campos de veículo ou placa.

Por isso, ficam fora do núcleo inicial do projeto de controle de veículos.

A reclamação relacionada à apresentação repetida de CPF em caminhadas e atividades físicas está relacionada principalmente a esses fluxos de pedestres, não ao núcleo veicular do projeto.

11. Formulário nº 05 — Visitantes

O Formulário nº 05 é denominado:

Controle de entrada e saída de visitantes no Campus Belo Jardim.

Os campos identificados são:

• Data.
• Porteiro.
• Assinatura do porteiro.
• Nome completo.
• Número de RG ou CPF.
• Horário de entrada.
• Horário de saída.
• Objetivo.

Esse formulário também não possui campos de veículo ou placa.

Visitantes que chegam em veículos podem estar relacionados ao Formulário nº 02, mas essa relação precisa ser confirmada com o Setor de Transporte.

12. Formulário nº 06 — Servidores

O Formulário nº 06 é denominado:

Controle de entrada e saída de servidores.

Os campos identificados são:

• Data.
• Porteiro.
• Assinatura do porteiro.
• Funcionário.
• Entrada pela manhã.
• Saída pela manhã.
• Entrada à tarde.
• Saída à tarde.
• Entrada à noite.
• Saída à noite.
• Assinatura.
• Data da assinatura.

Esse formulário registra a presença de servidores por períodos do dia.

Ele não possui campos de veículo ou placa e, portanto, fica fora do núcleo inicial do projeto de controle veicular.

13. Formulário nº 07 — Terceirizados

O Formulário nº 07 é denominado:

Controle de entrada e saída de terceirizados.

Os campos identificados são:

• Data.
• Porteiro ou porteira.
• Assinatura do porteiro.
• Funcionário.
• Entrada pela manhã.
• Saída pela manhã.
• Entrada à tarde.
• Saída à tarde.
• Entrada à noite.
• Saída à noite.
• Assinatura.
• Data da assinatura.

Esse formulário registra a presença de terceirizados por períodos do dia.

Ele não possui campos de veículo ou placa e, portanto, fica fora do núcleo inicial do projeto de controle veicular.

14. Fluxo preliminar de entrada de veículo

Com base nas informações obtidas e nos formulários analisados, o fluxo geral de entrada de veículo é compreendido preliminarmente da seguinte forma:

1. O veículo chega à portaria.
2. O porteiro identifica a situação de acesso.
3. O formulário ou fluxo correspondente é selecionado.
4. O condutor fornece as informações necessárias.
5. O porteiro registra o nome do condutor.
6. O documento é registrado, caso seja confirmado como necessário.
7. O veículo e a placa são registrados.
8. O horário de entrada é anotado.
9. O objetivo do acesso é registrado.
10. O acesso é liberado ou recusado conforme as orientações vigentes.
11. O registro permanece no conjunto de formulários que será encaminhado ao Setor de Transporte.

Esse fluxo ainda deverá ser validado com os responsáveis pelo processo.

15. Fluxo preliminar de saída de veículo

O fluxo geral de saída de veículo é compreendido preliminarmente da seguinte forma:

1. O veículo chega à saída da portaria.
2. O responsável identifica o veículo ou o condutor.
3. O registro correspondente é localizado.
4. O horário de saída é registrado.
5. O formulário permanece no conjunto de documentos do período.
6. O Setor de Transporte recebe, confere e arquiva os registros.

Para veículos institucionais, o fluxo inclui:

1. Registro da quilometragem de saída.
2. Registro do horário de saída.
3. Registro do motorista.
4. Registro do itinerário.
5. Utilização do veículo.
6. Registro da quilometragem de entrada.
7. Registro do horário de entrada.
8. Conferência posterior pelo Setor de Transporte.

Ainda precisa ser confirmado como o processo funciona quando:

• O registro de entrada não é encontrado.
• O horário está incorreto.
• O veículo sai sem registro.
• O veículo retorna sem registro de saída.
• O formulário possui informação incompleta.
• A quilometragem não é informada.

16. Troca de turno

Durante a troca de turno, o vigilante assume a continuidade do processo iniciado pelo porteiro.

Essa situação pode gerar dificuldades relacionadas a:

• Informações pendentes.
• Veículos ainda dentro do campus.
• Registros em andamento.
• Autorizações recebidas anteriormente.
• Veículos que precisam permanecer no campus.
• Eventos ou atividades em andamento.

Ainda precisa ser confirmado como as informações são transmitidas entre o porteiro e o vigilante.

17. Horários de pico

Foi informado que os horários de pico geram dificuldades operacionais.

Nesses períodos, pode ocorrer:

• Aumento do número de pessoas e veículos.
• Maior tempo de atendimento.
• Preenchimento incompleto.
• Maior possibilidade de erros.
• Dificuldade para localizar formulários.
• Acúmulo de pessoas na portaria.

Ainda precisa ser levantado:

• Quais são os horários de pico.
• Qual é o volume aproximado de acessos veiculares.
• Quais formulários são mais utilizados nesses períodos.
• Qual é o tempo médio de preenchimento.

18. Conferência e arquivamento

Os formulários são recebidos pelo Setor de Transporte durante a manhã.

O setor realiza a conferência dos documentos e posteriormente faz o arquivamento.

Foi informado que:

• Existem sete tipos de formulários.
• Os formulários permanecem arquivados por cinco anos.
• A localização de informações antigas é demorada.
• A conferência e o arquivamento são realizados manualmente.
• São utilizadas, no mínimo, doze folhas impressas por dia.

O prazo de cinco anos ainda precisa ser confirmado quanto à sua origem:

• Norma institucional.
• Obrigação administrativa.
• Procedimento interno.
• Prática relacionada ao acúmulo de papel.

Com a digitalização, o prazo de retenção deverá ser definido formalmente pela instituição.

19. Volume de papel

Foi informado que são utilizadas, no mínimo, doze folhas impressas por dia.

Esse volume pode representar:

• Custo recorrente de impressão.
• Necessidade de espaço físico.
• Trabalho de conferência.
• Trabalho de arquivamento.
• Dificuldade de consulta.
• Risco de perda ou deterioração dos registros.

Ainda precisa ser confirmado se essas doze folhas representam:

• Todos os formulários.
• Apenas dias de maior movimento.
• Uma média aproximada.
• Um volume mínimo ou habitual.

20. Atualização das listas de pessoas autorizadas

Foi relatado que uma porteira em início de atividade encontra dificuldade para memorizar os nomes dos funcionários, devido à quantidade de pessoas no campus.

Em algumas situações, ela precisa consultar planilhas para verificar se determinada pessoa está autorizada.

Também foi informado que algumas pessoas que não trabalham mais na instituição ainda aparecem nas planilhas utilizadas para consulta.

Esse problema indica a necessidade de avaliar:

• Quem atualiza as listas.
• Com que frequência as listas são revisadas.
• Como pessoas desligadas são desativadas.
• Quem confirma a situação de um funcionário.
• Como a portaria recebe as atualizações.

Esse processo está relacionado ao controle de pessoas autorizadas, mas será considerado no projeto apenas quando houver relação direta com o acesso ou a movimentação de veículos.

21. Dúvidas e erros no preenchimento

Foi relatado que existem dúvidas sobre o preenchimento do campo “veículo” no Formulário nº 02.

Na prática, são utilizadas descrições simples, como:

• Carro.
• Moto.

Também foi informado que os formulários não podem ser rasurados. Quando ocorre um erro, é necessário refazer o documento.

Essa situação pode causar:

• Retrabalho.
• Consumo adicional de papel.
• Demora no atendimento.
• Risco de perda de informações.
• Inconsistências entre formulários.

Ainda precisa ser confirmado:

• Quais tipos de veículos devem ser aceitos.
• Se o campo representa tipo, modelo ou identificação.
• Quais campos possuem opções padronizadas.
• Quais campos podem ser corrigidos.
• Quem pode autorizar uma correção.
• Como o erro é registrado atualmente.

22. Regras preliminares de recusa de acesso

Foi informado pela portaria que:

• Veículos sem placa não podem entrar.
• Motociclistas sem capacete não podem entrar.

Essas informações devem ser tratadas como regras preliminares até confirmação formal.

Ainda precisa ser confirmado:

• Se a regra vale para todas as categorias.
• Quais outros motivos geram recusa.
• Quem pode autorizar uma exceção.
• Como a recusa é registrada.
• Se o motivo deve ser comunicado ao Setor de Transporte.

23. Veículos que permanecem no campus

Veículos que permanecem na instituição devem ser registrados pelos vigilantes.

Um exemplo informado foi o caso de carro ou motocicleta que apresenta problema e precisa permanecer no campus.

O registro deve conter, quando aplicável:

• Pessoa responsável.
• Veículo.
• Placa.
• Data de entrada.
• Motivo da permanência.
• Data prevista de saída.
• Data efetiva de saída.
• Observações.

Ainda precisa ser confirmado:

• Quem autoriza a permanência.
• Quem deve ser comunicado.
• Qual área pode ser utilizada.
• Por quanto tempo o veículo pode permanecer.
• Como é feita a retirada.

24. Eventos

Para eventos, o responsável deve informar previamente à direção as necessidades de acesso.

O fluxo preliminar é:

Responsável pelo evento
        ↓
Direção
        ↓
Setor de Segurança
        ↓
Portaria

As informações podem incluir:

• Nome do evento.
• Responsável.
• Data.
• Horário.
• Pessoas autorizadas.
• Veículos autorizados.
• Limite de veículos.
• Local do evento.
• Áreas permitidas.
• Orientações especiais.

Alguns eventos possuem limite de veículos, como o exemplo informado de trinta veículos.

O uso de crachá foi mencionado como uma possibilidade de facilitar o reconhecimento, mas o controle de crachás não faz parte do escopo principal deste projeto, que está focado no controle de veículos.

25. Eventos públicos

Em eventos públicos, a entrada pode ser liberada de forma mais ampla.

Os participantes devem ser orientados a permanecer no perímetro destinado ao evento.

Um exemplo informado foi a utilização da quadra, com acesso limitado à área correspondente.

Ainda precisa ser confirmado:

• Quem define o perímetro.
• Quem comunica as restrições.
• Como os veículos são controlados.
• Se existe limite de veículos.
• Como situações excepcionais são registradas.

26. Treinos e jogos

Treinos e jogos realizados na quadra são comunicados previamente à portaria.

Os registros podem envolver:

• Responsável pela atividade.
• Data.
• Horário.
• Veículos.
• Área autorizada.

Os vigilantes são responsáveis por abrir e fechar a quadra quando aplicável.

O termo informal “racha” foi utilizado para se referir a um jogo de futsal realizado na quadra do campus.

27. Caminhadas

Os Formulários nº 03 e nº 04 demonstram que existem registros específicos para pedestres e para pessoas que realizam caminhada ou atividade física.

Esses formulários possuem:

• Nome completo.
• RG ou CPF.
• Horário de entrada.
• Horário de saída.
• Objetivo.
• Data.
• Identificação e assinatura do porteiro.

O controle de pessoas que participam da caminhada sem veículo não faz parte do foco principal deste projeto.

Quando houver veículos relacionados à atividade, eles poderão ser incluídos no controle veicular.

Os participantes são orientados a permanecer na área autorizada, correspondente ao campo e ao entorno destinado à caminhada.

28. Mototáxis

Durante a semana, mototáxis podem acessar o campus mediante autorização do porteiro.

O mototáxi pode:

• Levar um aluno até determinado bloco.
• Buscar um aluno em determinado local.
• Levar um funcionário até seu destino.
• Buscar um funcionário em uma área autorizada.

O acesso deve ser temporário e relacionado ao objetivo informado.

O porteiro deve registrar, quando aplicável:

• Condutor do mototáxi.
• Passageiro.
• Veículo.
• Placa.
• Objetivo.
• Local de destino.
• Horário de entrada.
• Horário de saída ou encerramento do acesso.

O mototáxi não deve permanecer no campus após concluir o deslocamento autorizado.

Nos finais de semana, o acesso de mototáxis é proibido, conforme a orientação informada na reunião.

Essa regra ainda precisa ser formalizada, incluindo:

• Dias e horários.
• Áreas permitidas.
• Responsável pela autorização.
• Procedimento de saída.
• Tratamento de descumprimentos.
• Possibilidade de autorização excepcional.

29. Catraca da portaria

Foi informado que a catraca existente na portaria está sem motor, empenada e quebrada.

Atualmente, ela precisa ser levantada pelo responsável pela portaria quando possível.

Essa condição representa uma restrição operacional do processo atual.

Ainda precisa ser confirmado:

• Se a catraca controla veículos, pessoas ou ambos.
• Se existe sensor de passagem.
• Se existe previsão de instalação de motor.
• Como funciona a liberação emergencial.
• Se existe mecanismo de travamento.
• Se a catraca poderá ser integrada a um sistema futuro.
• Qual procedimento deve ser utilizado enquanto ela estiver quebrada.

30. Dificuldades identificadas

O processo manual pode dificultar:

• A localização de documentos antigos.
• A leitura das informações.
• A padronização dos registros.
• A consulta de veículos.
• A identificação de veículos ainda presentes no campus.
• A conferência dos horários.
• A identificação de registros incompletos.
• A geração de relatórios.
• A rastreabilidade de alterações.
• A associação entre motorista, veículo e multa.
• A continuidade durante a troca de turno.
• O atendimento nos horários de pico.
• A preservação dos documentos físicos.
• A atualização das listas de pessoas autorizadas.
• O preenchimento correto do tipo de veículo.
• A correção de erros sem refazer formulários.

Foi relatado que a identificação de um motorista relacionado a uma multa antiga foi dificultada pela organização manual dos documentos.

31. Informações ainda não confirmadas

Permanecem pendentes:

• Necessidade de manter os sete fluxos em um único sistema.
• Nome e finalidade de cada formulário, apesar de os modelos já terem sido recebidos.
• Campos obrigatórios de cada formulário.
• Diferença entre terceirizado comum e terceirizado federal.
• Necessidade de registrar RG ou CPF em acessos veiculares.
• Necessidade de registrar placa em todas as situações.
• Finalidade do registro de quilometragem.
• Fluxo completo de veículos de discentes residentes.
• Responsabilidades específicas do SEGAI.
• Fluxo de autorização de eventos.
• Limites de veículos por evento.
• Regras oficiais para mototáxis.
• Procedimento para veículos não cadastrados.
• Procedimento para veículos que permanecem no campus.
• Situações que permitem recusar uma entrada.
• Responsáveis por autorizar exceções.
• Procedimento quando não há registro de saída.
• Volume diário e horários de pico.
• Existência de mais de uma portaria.
• Prazo formal de retenção dos dados digitais.
• Necessidade de impressão de relatórios.
• Forma de correção dos registros.
• Permissões de porteiros, vigilantes e Setor de Transporte.
• Existência e qualidade das câmeras.
• Possibilidade de automatização da catraca.
• Responsável pela atualização das listas de pessoas autorizadas.
• Frequência de atualização das listas.
• Tipos oficiais de veículos aceitos.
• Motivos oficiais de recusa de acesso.
• Regras aplicáveis a veículos sem placa.
• Regras aplicáveis a motociclistas sem capacete.

32. Soluções futuras

Os itens abaixo são possibilidades de solução futura e não fazem parte do processo atual:

• Cadastro digital de condutores e responsáveis.
• Cadastro digital de veículos.
• Substituição dos formulários físicos.
• Atualização de pessoas e veículos autorizados.
• Autorizações digitais.
• Autorizações temporárias.
• Alertas de permanência.
• Padronização dos tipos de veículo.
• Validação dos campos antes do registro.
• Correção controlada de registros.
• Registro de motivos de recusa.
• Reconhecimento automático de placas.
• Liberação automática da catraca.
• Integração com câmeras.
• Integração com sensores.
• Controle de vagas.
• Relatórios automáticos.
• Histórico digital de alterações.
• Integração com catraca motorizada.

Essas possibilidades deverão ser avaliadas somente após a validação do processo atual, a análise dos sete formulários e a definição dos requisitos com o cliente.

33. Próxima etapa

A análise inicial dos sete formulários foi concluída.

A próxima etapa será utilizar essa análise para:

• Atualizar a Visão do Projeto.
• Atualizar os Requisitos e o Backlog.
• Criar as Regras de Negócio.
• Definir os fluxos principais do sistema.
• Separar o MVP das funcionalidades futuras.
• Definir os perfis de usuário.
• Criar a arquitetura preliminar.
• Criar o modelo conceitual de dados.
• Definir a estratégia de segurança.
• Definir a estratégia de testes.

O foco inicial deverá ser os Formulários nº 01 e nº 02, relacionados a:

• Veículos institucionais.
• Entrada e saída geral de veículos.

Os Formulários nº 03 a nº 07 serão mantidos como contexto e possível expansão futura.

34. Observação sobre a validação

Este documento foi elaborado a partir de levantamentos preliminares, reuniões com participantes do processo e análise dos sete formulários recebidos.

As informações podem ser alteradas, complementadas ou removidas após:

• Observação direta do processo.
• Entrevistas com porteiros e vigilantes.
• Validação com o Setor de Transporte.
• Validação com o Setor de Segurança.
• Validação com o SEGAI.
• Aprovação do cliente e do coordenador.
• Confirmação das regras institucionais.

A equipe deve evitar transformar hipóteses em requisitos definitivos antes da confirmação dos responsáveis.

35. Status do documento

Status: Levantamento preliminar complementado por análise documental.

Versão: 0.5.

Fontes:

• Conversa com porteiro.
• Conversa com porteira em início de atividade.
• Reunião com o Setor de Transporte.
• Formulários nº 01 a nº 07 recebidos do Setor de Transporte.

Formulários analisados: 7 de 7.

Validação formal completa: Pendente.

Responsáveis pela documentação:

• José Ernandes Gonçalves Costa.
• Raíssa Beatriz Marinho dos Santos.

Este documento descreve o processo conhecido até o momento e deverá ser atualizado conforme novas informações forem validadas.