Ata da Reunião com o Setor de Transporte

1. Identificação

Data: 17 de agosto de 2026.

Projeto: Controle de Acesso de Veículos.

Instituição: IFPE Campus Belo Jardim.

2. Participantes

• José Ernandes Gonçalves Costa.
• Raíssa Beatriz Marinho dos Santos.
• Eurico Lopes — Setor de Transporte.

3. Objetivo

Compreender o processo atual de preenchimento, conferência, autorização e arquivamento dos registros relacionados ao acesso e à movimentação de pessoas e veículos no campus.

4. Informações confirmadas ou relatadas

• O porteiro preenche os formulários utilizados na portaria.
• Na troca de turno, o vigilante assume a continuidade do processo.
• O Setor de Transporte recebe os formulários pela manhã.
• Eurico Lopes realiza ou coordena a conferência e o arquivamento.
• Existem sete tipos de formulários.
• Cada formulário representa uma situação ou categoria diferente.
• Os formulários físicos permanecem arquivados por cinco anos, conforme a prática informada.
• São utilizadas, no mínimo, doze folhas impressas por dia.
• A troca de turno e os horários de pico geram dificuldades operacionais.
• A localização de informações antigas é demorada.
• Foi relatada dificuldade para localizar o motorista associado a uma multa do ano anterior.
• O Setor de Transporte é responsável por autorizações relacionadas ao processo.
• O SEGAI está relacionado ao controle dos veículos de discentes residentes no campus.
• Eventos devem informar previamente as pessoas e os veículos necessários.
• O Setor de Segurança comunica orientações à portaria.
• Treinos e jogos na quadra são comunicados previamente.
• Os vigilantes abrem e fecham a quadra quando aplicável.
• Veículos que permanecem no campus devem ser registrados com a justificativa.
• Mototáxis podem acessar durante a semana mediante autorização do porteiro.
• Mototáxis não podem acessar durante os finais de semana, conforme a orientação informada.
• O acesso de mototáxi deve possuir objetivo e registro dos envolvidos.

5. Informações complementares obtidas com a portaria

Em conversa posterior com uma porteira que está iniciando suas atividades, foram identificadas dificuldades relacionadas ao uso das planilhas e formulários atuais:

• É difícil memorizar os nomes de todos os funcionários do campus.
• A porteira precisa consultar planilhas para verificar se determinadas pessoas estão autorizadas.
• Algumas pessoas que não trabalham mais no campus ainda aparecem nas planilhas.
• Existem dúvidas sobre o preenchimento do tipo de veículo.
• Na prática, são utilizadas descrições simples como “carro” e “moto”.
• Os formulários não podem ser rasurados.
• Quando ocorre um erro, é necessário refazer o formulário.
• Veículos sem placa não podem entrar.
• Motociclistas sem capacete não podem entrar.
• A catraca está empenada e quebrada.

Essas informações deverão ser confirmadas com os responsáveis pelo processo antes de serem transformadas em regras definitivas.

6. Escopo relacionado ao CPF e ao controle de pessoas

Foi relatado que algumas pessoas reclamam de informar o CPF repetidamente em acessos ao campus, como caminhadas ou atividades esportivas.

Esse problema está relacionado principalmente ao controle geral de pessoas e não ao foco principal deste projeto, que é o controle de veículos.

O projeto poderá registrar uma pessoa quando ela estiver relacionada a um veículo, por exemplo:

• Condutor.
• Responsável pelo veículo.
• Passageiro de um veículo.
• Pessoa vinculada a uma autorização veicular.
• Responsável por veículo de evento.

O controle geral de visitantes que entram a pé, participantes de caminhadas sem veículo e pessoas que utilizam a quadra sem veículo não faz parte do escopo principal deste projeto.

7. Impactos para o projeto

As informações indicam que o sistema deverá considerar:

• Substituição dos formulários físicos.
• Consulta por pessoa relacionada ao veículo, veículo, placa, período e situação.
• Registro de entradas e saídas.
• Conferência pelo Setor de Transporte.
• Continuidade do trabalho entre porteiros e vigilantes.
• Controle de permissões.
• Atualização de cadastros.
• Desativação de pessoas ou veículos que não estejam mais autorizados.
• Padronização do tipo de veículo.
• Validação dos campos antes da confirmação.
• Correção controlada de registros.
• Histórico de alterações.
• Registro de recusas, quando aplicável.
• Processos especiais para eventos, internos, mototáxis e permanência de veículos.
• Funcionamento manual enquanto a catraca estiver indisponível.

8. Pendências

• Receber os sete modelos de formulários.
• Confirmar o nome e o contato do responsável indicado no setor de apoio.
• Confirmar as responsabilidades formais de cada função.
• Confirmar o prazo de retenção digital.
• Confirmar o fluxo dos veículos de internos.
• Confirmar as regras formais para mototáxis.
• Confirmar as regras de eventos públicos e privados.
• Confirmar os campos obrigatórios de cada formulário.
• Confirmar quem poderá criar, corrigir, aprovar e consultar registros.
• Confirmar quais tipos de veículos serão aceitos.
• Confirmar os motivos oficiais de recusa.
• Confirmar quem atualiza as planilhas ou cadastros de funcionários.
• Confirmar como pessoas que deixam a instituição são removidas das listas.
• Confirmar as regras formais para veículos sem placa.
• Confirmar as regras formais para motociclistas sem capacete.
• Confirmar a situação e o procedimento relacionado à catraca quebrada.

9. Limites da reunião

A reunião não definiu:

• A stack tecnológica.
• O modelo final do banco de dados.
• A utilização de câmeras.
• A automatização da catraca.
• O prazo definitivo de retenção digital.
• O texto de eventual termo de responsabilidade.
• O controle geral de pessoas sem relação com veículos.

Esses pontos deverão ser analisados em etapas posteriores, após a definição dos requisitos e do escopo inicial.

10. Próximas ações

• Receber e analisar os sete formulários.
• Atualizar o processo atual da portaria.
• Atualizar os requisitos.
• Atualizar as regras de negócio.
• Definir os perfis de usuário.
• Priorizar o primeiro incremento.
• Validar a documentação com o Setor de Transporte.
• Confirmar as regras relacionadas à portaria e à segurança.
• Avaliar a necessidade de uma solução digital para substituir os formulários físicos.