LibreBooking - idea-labs/documentation GitHub Wiki

LibreBooking ist das zentrale Buchungssystem der IDeA-Labore, über das Ihr die Laborräume buchen könnt. Für uns ist es wichtig, über alle Nutzungen im Vorfeld informiert zu werden, dann können wir den Betreuungsbereich (und eventuell die Laborräume) für euch vorbereiten. Es hilft uns auch, wenn Versuchspersonen warten aber keine Versuchsleitung da ist.

Link zu LibreBooking: https://librebooking.idea-frankfurt.eu

Wir vergeben pro Projekt einen LibreBooking-Account, Ihr könnt also den Accountnamen und das Passwort an alle, die für das Projekt arbeiten, weitergeben. Ihr könnt nur die Räume buchen, die mit der Laborkoordination abgesprochen sind. Ihr könnt jedoch die Buchungen anderer Räume durch andere Projekte sehen. Eintragungen im Feld "Participant Name" sind hingegen nur innerhalb des eigenen Projekts sichtbar.

Folgendes bitten wir auf jeden Fall zu berücksichtigen:

• Bitte tragt wirklich alle Testtermine in den Laborräumen ein. Auch wenn sich sehr kurzfristig ein Termin ergibt oder ändert, tragt es bitte ein.
• Es ist sehr sinnvoll, wenn jede Person, die Termine vereinbart (egal ob Hilfskraft oder Projektleitung), diese auch selbst einträgt. So können auch kurzfristige Änderungen schnell eingetragen werden.
• Es sollte auf jeden Fall unter "Experimenter" der Name der Person, die die Testung dann auch tatsächlich durchführt, eingetragen werden. So können wir im Zweifelsfall (falls z.B. Versuchspersonen da sind, aber niemand vom Projekt) schnell die richtige Ansprechperson finden.
• Legt bitte für jede Testung einen eigenen Termin an, auch wenn Ihr mehrere Testungen nacheinander habt.
• Da in der Regel jedes Projekt einen eigenen Raum nutzt, ist es nicht notwendig Termine zu blocken. Falls es dennoch notwendig sein sollte, denkt daran nicht benötigte Termine so bald wie möglich wieder zu löschen.
• Bitte achtet darauf, dass alle Personen, die die Laborräume nutzen, in die 🔗 Labornutzungsliste eingetragen sind, damit wir Euch im Notfall schnell erreichen können.

LibreBooking ist sehr intuitiv und man kann wenig falsch machen, daher geben wir Euch hier nur eine Übersicht der wichtigsten Funktionen sowie ein paar Tipps.

Navigiert wird in LibreBooking über die Reiter „Übersicht“, „Mein Benutzerkonto“ und „Terminplan“ neben dem LibreBooking-Logo oben links.

Unter dem Reiter „Übersicht“ findet Ihr einen Überblick zu allen anstehenden und buchbaren Terminen.

Unter „Mein Benutzerkonto“ könnt Ihr Änderungen an Eurem Benutzerkonto vornehmen, so zum Beispiel:

• Zugangsname und Angaben ändern

• Email-Benachrichtigungen einstellen und

• Eure Startseite festlegen

Euer Passwort wird vom Laborteam eingerichtet, weshalb Ihr dieses nicht ändern könnt.

Der „Terminplan“ ist beim Arbeiten mit LibreBooking der wichtigste Reiter, da Ihr dort die Buchungsübersicht findet.

Unter „Terminplan“ findet Ihr:

• „Mein Kalender“: Der Kalender gibt Euch einen Überblick zu allen anstehenden Raumreservierungen, die von Euch vollzogen worden sind. Die Reservierungen anderer Nutzerinnen und Nutzer werden dabei nicht angezeigt.

• „Ressourcen Kalendar“ gibt Euch eine Übersicht zu allen Reservierungen der IDeA-Labore. Es werden also auch die Reservierungen anderer Personen angezeigt.

• „Buchungen“ erlaubt einen detaillierten Einblick in das Buchungssystem, das werdet Ihr aber sicher nicht brauchen.

• „Termin finden“: Hier kann ein Zeitraum definiert werden für den Euch LibreBooking alle zur Verfügung stehenden Räume anzeigt. Diese Option werdet Ihr in der Regel auch nicht brauchen.

Auf der rechten Seite könnt Ihr zwischen den Ansichtsoptionen „Monat“, „Woche“ und „Tag“ wählen. Die Pfeile auf der linken Seite ermöglichen das Blättern durch den Kalender in der jeweils gewählten Ansicht. Das Auswahlfeld „Kalender ändern“ in der Mitte ermöglicht die Ansicht einzelner Räume oder Raumgruppen (z.B. die Darstellung aller Verhaltenslabore).

Tipp: Die Monatsansicht ist in der Regel völlig ausreichend. Achtet darauf, dass die Woche manchmal mit Sonntag und nicht mit Montag beginnt.

Um einen Raum zu buchen, wählt zuerst unter „Kalender ändern“ den entsprechenden Raum aus (Ist kein konkreter Raum ausgewählt, erscheint eine Fehlermeldung). Nun klickt ihr im Kalender auf das Datum, für welches Ihr den Raum reservieren wollt. Es öffnet sich ein Auswahlmenü, bei dem Ihr auf „Reservierung anlegen“ klicken könnt. Tragt jetzt den Testzeitraum und den Namen der Versuchsleitung ein. Ihr könnt auch weitere für Euch relevante Daten eintragen (Namen der Versuchspersonen, ob ein Parkplatz gebucht wurde etc.). All diese Informationen können nur innerhalb Eures Projektes gesehen werden.

Sinnvoll ist es, die Räume mit einer Pufferzeit vor und nach der eigentlichen Testung zu buchen.

Generell könnt Ihr auf alle eingetragenen Buchungen klicken, um detaillierte Informationen abzufragen. Es reicht aber auch, mit dem Cursor auf den Eintrag zu gehen; dadurch öffnet sich ein kleines Fenster mit den Buchungsdetails.

Wichtig: Die Buchungseinträge anderer Labornutzer*innen zeigen lediglich Details zur Buchung sowie den Namen der Testleitung. Der Name der Testperson wird nur innerhalb eines Projekts mit dem gleichen Account angezeigt.

Um eine Reservierung zu bearbeiten oder zu stornieren, klickt auf den entsprechenden Termin. Im Auswahlmenü oben/unten rechts unter dem Punkt „Mehr“ wählt Ihr den Punkt „Löschen“, um den Termin zu stornieren.

Anmerkung: Sollten Termine im Vorfeld abgesagt werden, hilft es uns, wenn Ihr sie wieder löscht. Wahrgenommene Termine müssen nach Abschluss nicht wieder herausgenommen werden.