Contar la historia de sus datos (consejos y trucos para presentar sus datos y resultados)

Utilice los siguientes consejos y ejemplos de esquema para elaborar su propia presentación.

Consejo 1: Conozca su flujo

Como en cualquier buena historia, una historia de datos debe tener un buen argumento (tema y flujo), un buen diálogo (temas de conversación) y un gran final o gran revelación (resultados y conclusiones). Un flujo podría ser una visión general de lo que se analizó, seguida de las tendencias resultantes y las áreas potenciales para una mayor exploración.

Para desarrollar el flujo adecuado para su presentación, tenga presente a su público. Hágase estas dos preguntas que le ayudarán a definir el flujo general y a construir su presentación.

¿Quién es mi público?

Si su público objetivo son ejecutivos, miembros del consejo de administración, directores u otros ejecutivos de nivel C (Gerentes/gerencia de primera línea), su narración deberá mantenerse a un nivel alto. Este público querrá conocer su historia, pero quizá no tenga tiempo de escucharla entera. Los ejecutivos tienden a centrarse en finales que animen a mejorar, corregir o inventar cosas. Haga una presentación breve y dedique la mayor parte del tiempo a sus resultados y recomendaciones. Remítase a un próximo tema de esta lectura - Consejo 3: termine con sus recomendaciones.

Si su público objetivo son las partes interesadas y los directivos, es posible que dispongan de más tiempo para informarse sobre cómo ha realizado su análisis y que le hagan más preguntas específicas sobre los datos. Prepárese con temas de conversación sobre los aspectos de su análisis que le llevaron a sus resultados y conclusiones finales.

Si su audiencia prevista son otros analistas y colaboradores individuales, tendrá más libertad -y quizá más tiempo- para profundizar en los datos, los procesos y los resultados.

¿Cuál es el objetivo de mi presentación?

Si el objetivo de su presentación es solicitar o recomendar algo al final, como un discurso de ventas, puede hacer que cada diapositiva sirva para las recomendaciones del final.

Si el objetivo de su presentación es centrarse en los resultados de su Análisis, cada diapositiva puede ayudar a marcar la ruta de acceso a los resultados. Asegúrese de incluir muchas breadcrumbs (vistas de los pasos del análisis de datos) para demostrar la ruta de acceso que siguió con los datos.

Si el objetivo de su presentación es ofrecer un informe sobre el análisis de datos, sus diapositivas deben resumir claramente sus datos y conclusiones clave. En este caso, está bien dejar que los Datos sean la estrella o hablen por sí mismos.

Consejo 2: Preparar temas de conversación y limite el texto de las diapositivas

A medida que vaya creando cada diapositiva de su presentación, prepare temas de conversación (también llamados notas del orador) sobre lo que va a decir. Esta ilustración es de una diapositiva con un área debajo reservada para puntos de discusión o notas del orador.

No olvide que estará hablando al mismo tiempo que su público lee las diapositivas. Si sus diapositivas empiezan a parecerse más a documentos, deberá replantearse lo que va a decir para poder eliminar parte del texto de las diapositivas. Facilite a su público la lectura rápida de las diapositivas sin dejar de prestar atención a lo que está diciendo. En general, siga la regla de los cinco segundos. Su público no debería dedicar más de cinco segundos a leer cualquier bloque de texto de una diapositiva.

Saber exactamente lo que va a decir al explicar cada diapositiva a lo largo de su presentación también crea un flujo natural en su historia. Los temas de conversación le ayudarán a evitar pausas incómodas entre temas. Las Diapositivas que resumen Datos también pueden resultar repetitivas (y aburridas). Si prepara una variedad de temas de conversación interesantes sobre los datos, podrá mantener a su audiencia alerta y prestando atención a los datos y a su análisis.

Consejo 3: Termine con sus recomendaciones

Cuando se escala una montaña, llegar a la cima es el objetivo. Hacer recomendaciones al final de su presentación es como llegar a la cima de la montaña.

Utilice una diapositiva para sus recomendaciones al final. Sea claro y conciso.

Si recomienda que se haga algo, indique los pasos siguientes y describa lo que consideraría un resultado satisfactorio.

Consejo 4: Deje tiempo suficiente para la presentación y las preguntas

Asuma que todos los miembros de su audiencia están ocupados. Mantenga su presentación centrada en el tema y lo más breve posible:

Sea consciente de sus tiempos. Esto se aplica al número total de diapositivas y al tiempo que dedica a cada una de ellas.

Presente sus Datos de forma eficaz. Asegúrese de que cada diapositiva cuenta una parte única e importante de la Historia de sus Datos. Si una diapositiva no es tan única, puede pensar en combinar la información de esa diapositiva con otra.

Reserve tiempo suficiente para las preguntas al final o deje tiempo suficiente para responder a las preguntas a lo largo de su presentación.

Ponerlo todo junto: El diseño de su paquete de diapositivas

En esta sección describiremos cómo ponerlo todo junto en un ejemplo de diseño de un paquete de diapositivas.

Primera diapositiva: Agenda

Proporcione una lista con viñetas de alto nivel de los temas que tratará y la cantidad de tiempo que dedicará a cada uno. Las normas de cada empresa son diferentes, pero en general, la mayoría de las presentaciones duran entre 30 minutos y una hora como máximo. He aquí un ejemplo de agenda de 30 minutos:

Presentaciones (4 minutos)

Visión general del Proyecto y objetivos (5 minutos)

Datos y análisis (10 minutos)

Recomendaciones (3 minutos)

Pasos para la acción (3 minutos)

Preguntas (5 minutos)

Segunda diapositiva: Propósito

Es posible que nadie conozca su Proyecto ni sepa por qué es importante. No han pasado las dos últimas semanas pensando en el análisis y los resultados de su proyecto como ha hecho usted. Esta diapositiva resume para su público el propósito del proyecto y por qué es importante para la empresa.

He aquí un ejemplo de declaración de finalidad:

La consolidación del centro de servicios es una importante iniciativa de ahorro de costes. El objetivo de este proyecto era determinar el impacto de la consolidación de los centros de servicio en los tiempos de respuesta a los clientes. Tercera diapositiva: Datos/análisis

En primer lugar, realmente es posible contar la historia de sus datos en una sola diapositiva si resume las cosas clave sobre sus datos y análisis. Puede disponer de diapositivas de apoyo con datos o información adicionales en un apéndice al final de la presentación.

Pero, si decide contar su historia utilizando más de una diapositiva, tenga en cuenta lo siguiente:

Las diapositivas suelen tener un orden lógico (principio, medio y final) para construir completamente la historia.

Cada diapositiva debe introducir lógicamente la diapositiva que le sigue. Las señales visuales de las diapositivas o las verbales de sus temas de debate deben hacer saber a la audiencia cuándo pasará a la diapositiva siguiente.

Recuerde no utilizar demasiado texto en las diapositivas. En caso de duda, consulte el segundo consejo sobre la preparación de los temas de debate y la limitación del texto en las diapositivas.

La información de alto nivel que la gente lea de las diapositivas no debe ser la misma que la que usted proporcione en sus temas de debate. Debe haber un buen equilibrio entre ambas para contar una buena Historia. No querrá limitarse a leer o decir las palabras de las diapositivas.

Para añadir elementos visuales a las diapositivas, utilice animaciones. Por ejemplo, puede

Hacer un fundido de viñetas de una en una a medida que vaya hablando de cada una de ellas en una diapositiva.

Muestre sólo el elemento visual que sea relevante para lo que está hablando (desvanezca los elementos visuales no relevantes).

Utilizar flechas o leyendas para señalar un área específica de un elemento visual que esté utilizando.

Cuarta diapositiva: Recomendaciones

Si ha contado bien su historia en las diapositivas anteriores, las recomendaciones serán obvias para su público. Ahora es cuando puede recibir muchas preguntas sobre cómo sus datos respaldan sus recomendaciones. Esté preparado para comunicar de distintas formas cómo sus Datos respaldan su conclusión o sus recomendaciones. Disponer de varias palabras para expresar lo mismo también ayuda si alguien tiene dificultades con una explicación concreta. Quinta diapositiva: Llamado a la acción

A veces, el llamado a la acción puede combinarse con la diapositiva de recomendaciones. Si hay varias acciones o actividades recomendadas, lo mejor es una diapositiva separada.

Recordemos nuestro ejemplo de declaración de objetivos: La consolidación del centro de servicios es una importante iniciativa de ahorro de costes. El objetivo de este proyecto era determinar el impacto de la consolidación de los centros de servicio en los tiempos de respuesta a los clientes.

Supongamos que el análisis de datos mostrara que la consolidación del centro de datos repercute negativamente en los tiempos de respuesta de los clientes. Un llamado a la acción podría ser examinar si es necesario cambiar los procesos para que los tiempos de respuesta a los clientes vuelvan a ser los que eran antes de la consolidación.

Concluyendo: Obtener comentarios

Después de hacer la presentación a su público, piense en cómo ha contado su Historia de datos y cómo puede obtener comentarios para mejorarla. Considere la posibilidad de pedir a su director o a otro analista de datos que le dé su opinión sincera sobre su narración y su presentación en general. Los comentarios son estupendos para ayudarle a mejorar. Cuando tenga que escribir una nueva Historia de datos (o una continuación de la que ya contó), ¡estará preparado para impresionar aún más a su público!