przetarf rfi rfp rfq - ghdrako/doc_snipets GitHub Wiki

Analiza potrzeb → RFI → (PQQ/EOI) → RFP → RFQ → Ocena ofert → Negocjacje → Wybór i umowa → Realizacja → Zamknięcie

  1. Analiza potrzeb i przygotowanie planu zakupowego

    • Identyfikacja celów biznesowych, zakresu i budżetu.
    • Zgromadzenie wymagań funkcjonalnych i technicznych od zainteresowanych stron.

  2. RFI – Request for Information (Zapytanie o Informacje)

    • Wysłanie do szerokiego kręgu potencjalnych dostawców, by zbadać rynek: jakie technologie/rozwiązania są dostępne, jakich kompetencji można oczekiwać, orientacyjne koszty, terminy realizacji itp.
    • Cel: lepsze zrozumienie oferty rynkowej, zawężenie listy dostawców.

  3. PQQ/EOI – Pre-Qualification Questionnaire lub Expression of Interest (Opcjonalnie)

    • Krótki kwestionariusz oceniający wiarygodność i zdolność wykonawców (referencje, certyfikaty, kondycja finansowa).
    • Umożliwia wyselekcjonowanie dostawców do dalszych etapów.

  4. RFP – Request for Proposal (Zapytanie ofertowe)

    • Szczegółowy dokument (czasem nazywany SIWZ w przetargach publicznych) z opisem wymagań, kryteriami oceny, warunkami kontraktu.
    • Dostawcy przedstawiają kompleksowe propozycje rozwiązania, ceny, harmonogramy i model współpracy.

  5. RFQ – Request for Quotation (Zapytanie o Cenę)

    • Często wysyła się do wąskiej listy wyselekcjonowanych wykonawców po RFI/RFP, by uzyskać finalne, konkurencyjne oferty cenowe.

  6. Otwarcie i ocena ofert

    • Formalne otwarcie ofert (w przetargu publicznym zgodnie z regulacjami).
    • Ocena merytoryczna i cenowa według wcześniej ustalonych kryteriów (waga cen, jakości, terminu, wsparcia itp.).

  7. Proof of Concept / Pilot

    • na przykład: wdrożenie prototypu lub testowe uruchomienie kluczowego modułu w Twoim środowisku
    • celem jest weryfikacja realnych parametrów (wydajność, integracje, UX) i ostateczne odsianie ryzyka

  8. Negocjacje

    • Wyjaśnienie niejasności, doprecyzowanie zakresu, negocjacja cen i warunków umowy.

  9. Wybór dostawcy i podpisanie umowy

    • Formalne zatwierdzenie zwycięzcy procesu.
    • Podpisanie kontraktu/PO (Purchase Order).

  10. Realizacja zamówienia / Wdrożenie

  • Monitorowanie postępów, raportowanie, odbiory kolejnych etapów.
  1. Zamknięcie i ocena wykonania
  • Odbiór końcowy, rozliczenie faktur, ewaluacja dostawcy.
  • Lekcje wyciągnięte na przyszłość (lessons learned).

Możesz PoC zintegrować bezpośrednio w RFP, deklarując jako część kryteriów oceny (np. „dostawca przygotuje i przeprowadzi PoC na koszt własny w terminie X”), albo potraktować jako odrębny, płatny etap – zależnie od skali i ryzyka.