eVakan raportit

Asiakasmaksut

Ehdottava EO-raportti

Raportti liittyy ehdottavaan esiopetusprosessiin. Raportti näyttää ehdottavat EO-sijoitushahmotelmat esiopetusyksiköihin VTJ:stä haetun osoitetiedon perusteella sen jälkeen, kun pääkäyttäjä on tallentanut muussa järjestelmässä sortatun CSV-tiedoston eVakaan. Raportti on tarkoitettu varhaiskasvatusyksiköiden johtajille sijoitushahmotelmaehdotusten tarkistamiseen.

Esiopetuksen poissaoloraportti

Raportti näyttää esiopetuksen poissaolot (poissaolo, sairaus, ilmoittamaton poissaolo) tunteina. Raportti on tarkoitettu varhaiskasvatusyksiköiden johtajille tai EO-henkilöstölle esiopetuksen poissaolojen seuraamiseen.

Esiopetuksen sijoitusten hahmotteluraportti

Raportti näyttää esiopetukseen ilmoittautuneet lapset. Raportille ei kerry ehdottavaan esiopetusprosessiin kuuluvat hakemukset.

Hetuttomat lapset

Raportti näyttää eVakassa olevat hetuttomat lapset ja sen avulla voidaan tarkistaa Vardan OID-tietoja.

Kuntalaisten asiakirjat

Raportti mahdollistaa valitun ryhmän lasten kuntalaiselle lähetettävien lomakkeiden vastaustilanteen tarkistamisen lomakepohjakohtaisesti. Ryhmälle näytetään tarkasteluhetken tilanne mukaanlukien ryhmään varasijoitetut lapset. Lapsen lomakevastauksen tulee olla annettu nykyisen sijoituksen aikana, jotta se nostetaan esiin raportille.

Käyttöoikeus:

• pääkäyttäjä
• valitun yksikön johtaja
• valitun yksikön valittuun ryhmään oikeutettu työntekijä

Kuusikkovertailu

Kommentit:

• todelliset läsnäolopäivät jaoteltuna kokopäiväinen ja osapäiväinen
• lasten lukumäärä 31.12.22 kunnallinen päiväkoti ja pph eriteltynä ryhmäperhepäivähoito, ostopalveluna ja palvelusetelillä järjestetty. Lisäksi kokopäiväinen ja osapäiväinen. Ikäluokittain.
• erityistä tukea tarvitsevat kunnallinen päiväkoti ja pph eriteltynä ryhmäperhepäivähoito, ostopalveluna ja palvelusetelillä järjestetty
• ilta- ja ympärivuorokautisessa olevat lapset kunnallinen päiväkoti ja pph eriteltynä ryhmäperhepäivähoito, ostopalveluna järjestetty

Taustaa: raportointi on tehty raakaraportin pohjalta, tällä raportilla ilmeisesti tuotiin puuttuvaa dataa lisää.

TODO: raportin nimen muuttaminen kuvaavammaksi

Lapsi eri osoitteessa

• Palveluohjaus, Talous

Ei enää käytössä Espoossa. Migraation jälkeen oli käyttöä. Turussa pääkäyttäjät toisinaan tarkistavat tilanteen. Asiakkaan vastuulla on kuitenkin ilmoittaa mahdollisista perhekokoon vaikuttavista muutoksista. Ei seurata Tampereella, asiakkaan vastuulla.

Lapsikohtaiset läsnäoloajat

Näyttää huoltajien/henkilökunnan ilmoittamat tulo- ja lähtöajat sekä näiden tietojen puuttuessa päivittäisen varhaiskasvatusajan, jos se on käytössä. Tampereella ko. raportti toimii myös ruokapalveluintegraation (Aromi) pohjana, eli ko. raporttia hyödynnetään ruokien tilauksissa.

Laskujen täsmäytys

• Talous

Kysymys: Antaa usein herjan tietojen haku epäonnistui. Pitää sulkea eVaka ja kirjautua uudestaan, että tiedot saa. Lisäksi tulee muistaa laskutuspäivä, jotta tiedon saa.

Kysely on raskas, jolloin käyttöliittymä saattaa lopettaa vastauksen odottamisen. Jos yrittää saman tien uudestaan, tilanne jopa pahenee. Tämä on kehityslistalla. Samoin tuo laskutuspäivän valinta.

Lasten kielet ja iät yksiköissä

• Palveluohjaus, Raportointi, Hallinto

Raportti jaottelee toistaiseksi vain suomi/ruotsi/muut.

Tarkempi tieto on lisäkehitystä (ja tällä hetkellä 7.2.2023 työn alla eVakassa syötettävä tieto kotikielestä)

Lasten palveluntarpeet ja iät yksiköissä

• Palveluohjaus, Yksikön johtaja, Raportointi, Hallinto

Lasten tuen tarpeet ja tukitoimet

• Palveluohjaus, Yksikön johtaja, Raportointi, Hallinto

Lomakyselyraportti

Raportti listaa lomakyselyyn vastanneiden lasten läsnä- ja poissolotietoja sekä tarvittavaa henkilöstömäärää ko. ajalle. Raportti päivittyy sitä mukaa, kun lapsen läsnä/poissaolotietoja tallennetaan. Raportti helpottaa mm. päivystysaikojen suunnittelua, koska se näyttää tarvittavan henkilöstömäärän lasten laskennalliseen määrään. Raportilta näkee myös sen, ketkä huoltajat eivät ole vastanneet kyselyyn.

Läsnäolot

• Raportointi, Hallinto

Kysymys: eikö saa suoraan läsnäolon määrää? Miksi avoimista ei tule mitään tietoa?

Raportti tehtiin pikaisesti korona-ajan käyttöön.

TODO: Poistetaan raportti

Monistuneet kuntalaiset

• käyttöoikeus: Ylläpitäjä

Mihin raportti vaikuttaa?

eVakan kuntalaisten tietoihin; mahdollistaa duplikaattien poiston ja yhdistämisen joissain tapauksissa

Siirto ei onnistu, mistä virheet johtuvat?

Jos molempiin ihmisiin liittyy kuitenkin niin paljon tietoja, ettei yhdistämien ole mahdollista (esim. toinen on lapsi, jota koskee hakemus ja toinen aikuinen, joka on tehnyt hakemuksen). Taulukosta voi päätellä syitä. Yleisin syy on se, että lapsi on tuplana päämiehen alla, korjaus onnistuu, kun poistaa hetuttoman lapsen huoltajan alle 18- vuotiaista lapsista. Hetullinen lapsi tulee laittaa päämiehen alle viimeistään siitä päivästä, kun maksullinen sijoitus on alkanut.

Onnistuu, jos lapsi ei ole kahta kertaa päämiehen alla, ja jos ei ole vielä tehty maksupäätöksiä molemmille (toiselle saa).

Jos siivoaminen ei onnistu, datan siivoaminen pitää tehdä kehittäjien puolesta tarkemman tutkimuksen jälkeen.

Jos on monistunut kuntalainen, niin lasku muodostuu vain toiselle.

Palveluseteliyksiköt

Palveluseteliyksiköt-raportti listaa palveluseteliyksiköille maksettavia palveluseteleiden arvoja kuukausittain. Raportilla on 2 tasoa: koontinäkymä listaa yksiköiden yhteenlaskettuja summia, ja yksikkökohtainen raportti näyttää tarkempia lapsikohtaisia tietoja.

Raportti pitää kirjaa takautuvista muutoksista, joista raportille muodostuu aiempiin kuukausiin kohdistuvia korjauksia.

Feature flagilla voucherValueSeparation raportille lisätään 2 saraketta: Perusosa ja korotusosa. Perusosa on palvelusetelin arvo ennen tuen tarpeen palvelusetelikertoimen huomioimista, ja korotusosa on se summa jonka tuen tarpeen palvelusetelikerroin lisää. Omavastuu ja mahdolliset huojennukset/korotukset "jyvitetään" molemmille osille palvelusetelikertoimen suhteessa. Tampereella palvelusetelin arvo määräytyy suoraan tuen tarpeen kertoimesta.

Pedagogiset asiakirjat

Perhekonfliktit

• Palveluohjaus, Talous, Yksikön johtaja

Kenen käytössä/vastuulla huolehtia tämä raportti?

Kunta voi sopia; esim. Espoossa Talous näkee raportin, mutta ei käytä. Pääkäyttäjän vastuulla Espoossa. Tampereella pääkäyttäjä (käyttöönoton yhteydessä). Oulussa Palveluohjaus ja Talous, ei yksikön johtaja. Oulu odottaa VTJ-tietoa. Turussa raportti on pääkäyttäjien vastuulla ja kontaktoidaan tarvittaessa yksikön johtajaa asiasta.

Perhepäivähoidossa olevien lasten ateriaraportti

Raportti näyttää perhepäivähoidossa olevien lasten ateriat läsnäolojen toteumatietojen perusteella. Raporttia voidaan hyödyntää perhepäivähoison kustannuskorvausten laskemiseen. Kustannuskorvaukset tallennetaan ja maksetaan muussa järjestelmässä. Raportin taustalle on asetettu aamupalalle, lounaalle ja välipalalle kellonaika välykset, jotka sisältyessään toteumaan automaattisesti laskevat aterian syödyksi.

##Poissaolokyselyraportti

Raportti listaa poissolokyselyyn (esim. maksuton poissaolo) vastanneiden lasten läsnä- ja poissolotiedot sekä kyselyyn vastaamattomien tiedot. Raportti näyttää myös tuen tarpeessa olevien lasten läsnäolon sekä tarvittavan henkilöstömäärän ko. päivänä tai ajanjaksolla suhteessa laskennallisten lasten määrään.

Puoliso eri osoitteessa

• Palveluohjaus, Talous, Pääkäyttäjä

Ei enää käytössä Espoossa. Migraation jälkeen oli käyttöä. Turussa pääkäyttäjät toisinaan tarkistavat tilanteen. Asiakkaan vastuulla on kuitenkin ilmoittaa mahdollisista perhekokoon vaikuttavista muutoksista. Ei seurata Tampereella, asiakkaan vastuulla.

Puuttuvat palvelutarpeet

• Talous, Palveluohjaus, Yksikön johtaja, Hallinto

Yksiköiden johtajan vastuulla. Espoossa Talous käyttää tätä ja pääkäyttäjät muistuttavat yksiköitä. Turussa yksiköiden johtajat käyttävät ja pääkäyttäjät muistuttavat tarvittaessa. Tampereella yksikön johtajien vastuulla ja tarvittaessa asiakasmaksutiimi muistuttaa puuttuvista palveluntarpeista.

Puuttuvat päämiehet

• Palveluohjaus, Talous, Yksikön johtaja

Esim. jos päämies kuolee, lapsi nousee tälle listalle. Efficasta on voinut tulla päämiehettömiä lapsia migraatiossa. Sijaislapset eivät nouse raportille.

Kenen käytössä/vastuulla huolehtia tämä raportti?

Kunta voi sopia; esim. Espoossa Talous näkee raportin, mutta ei käytä. Pääkäyttäjän vastuulla Espoossa. Tampereella pääkäyttäjä tekee yhteistyötä eri tahojen kanssa. Oulussa Palveluohjaus ja Talous, ei yksikön johtaja. Oulu odottaa VTJ-tietoa. Turussa pääkäyttäjät tekevät yhteistyötä eri tahojen kanssa.

Puuttuvat tulotiedot

Päiväkohtaiset lapsen tulo- ja lähtöajat

Näyttää huoltajien/henkilökunnan merkkaamien läsnäoloaikojen perusteella lasten määrän (nuppiluku ja laskennallinen määrä) sekä tarvittavan henkilökuntamäärän tietyllä kellonajalla. Raorttia voi hyödyntää esim työvuorosuunnittelussa, koska se ennustaa tarvittavaa henkilöstömäärää laskennalisten lasten määrien perusteella. Raportti näyttää myös toteuman.

Päätökset

• Palveluohjaus, Raportointi, Hallinto

Raakaraportti

Kysymys: Hetua toivottiin.

Hetu on tarkoituksella pois, sillä sitä ei pitäisi raportoinnissa tarvita.

Kysymys: miksi ei saa pidemmälle aikavälille

Raskas kysely, jota ei ole vielä optimoitu.

Kysymys: mistä saa henkilökunnan määrän

Henkilökuntaa ryhmässä - sarake. Reaaliaikaisten kohdalla laskenta työn alla 7.2.2023.

Saapuneet hakemukset

• Palveluohjaus, Yksikön johtaja, Raportointi, Hallinto

• Laskee vain ykköstoiveen mukaan raporttiin, ei laske siirtohakemuksia

Sijoitusten määrä

Kysymys: Mikä on laskennallisen määrän kaava?

TODO: kaavan dokumentointi

Tampereen alueen seutuselvitys

Tampereen seutuselvitys on Tampereen seudulla vuosittain tehtävä raportointi noin 20:stä eri tilastointikohteesta. Toteutettu raportti mahdollistaa vastaavien tietojen keräämisen eVakan kautta kuntien pääkäyttäjille. Raportti on tarpeellinen etenkin kunnissa, joissa järjestelmällisen BI-raportoinnin toteutus on vielä kesken. Raportin toteutus tutkii tietoja seudun kuntien konfiguraatioyksityiskohtia hyväksikäyttäen, joten raportin data on käyttökelpoista ainoastaan Tampereella ja seutukunnissa.

Titania-virheet

Tuen päätökset

Tuen päätöksien käsittelyraportti. Pääsy on kaikilla, jotka merkitään päättäjäksi päätökselle.

Tulevat esikoululaiset

Täyttö- ja käyttöasteet

• Palveluohjaus, Yksikön johtaja, Raportointi, Hallinto

Huom: kuluvalle päivälle ei kannata käyttää tätä vaan yksikön sivulta.

eVakassa on yksi yhteinen laskenta käytössä, laskentaa korjattu 7.2.2023

TODO: kaavan dokumentointi

Varda-lapsivirheet

Varhaiskasvatuksessa aloittavat lapset

• Palveluohjaus, Talous

Kysymys: miksi antaa pelkän palvelusetelialueen eikä mille alueelle?

Valintalista antaa ne alueet, joilla lapsia on aloittamassa. Vaatii tehtyjä päätöksiä alueelle, että nousee valittavaksi.

Varhaiskasvatuksessa lopettavat lapset

• Palveluohjaus, Talous

Raportti listaa lapset, joiden sijoitusmuoto päättyy (pvm, yksikkö, alue) ja näyttää mahdolliset varhaiskasvatuksessa jatkavat lapset (pvm, yksikkö).

Varhaiskasvatuspaikkatakuu

Raportilta näkyy varhaiskasvatuspaikkatakuulla olevien lasten tiedot. Edellyttää sitä, että varhaiskasvatuspaikkatakuulla olevan lapsen tulevaisuuden sijoitukseen (milloin on palaamassa takaisin varhaiskasvatukseen) on merkattu varhaiskasvatuspaikkatakuutieto.

Yksiköt

Raportti näyttää yksiköiden perustietoja.

Kommentteja

Yleisesti ottaen on toivottu, että voisi itse määritellä haun millä hakee. Olisi eri hakutekijöitä valittavina eri aikarajauksilla sekä päiväkotikohtaisesti että aluekohtaisesti.

Vastaus: eVakaan ei ole suunnitelmissa tehdä vapaata hakua, sitä varten pitäisi olla omat BI-työkalunsa.