Lomakepohjaeditori

Pääkäyttäjä voi luoda erilaisia täytettäviä lomakkeita, joihin hän määrittelee kysymykset ja muun sisällön. Lapsen sivulla Lapsen asiakirjat osiossa lapselle voidaan avata näitä esimääriteltyjä lomakkeita.

Lomakepohjaa luotaessa asetetaan:

• Lomakepohjan nimi (näkyy lomakkeella otsikkona lapsen nimen ja syntymäajan lisäksi)
• Voimassaoloaika (tällä välillä uuden lomakkeen avaaminen lapselle on sallittu)
• Lomakkeen tyyppi (esim Pedagoginen arvio, HOJKS tai Muu päätös - kuvattu tarkemmin alempana)
• Käytössä sijoituksilla (avattavissa vain lapselle jonka sijoitusmuoto on joku valituista)
• Lomakkeen kieli (sisällön kieli ja rajaus lapsen sijoitusyksikön kielen mukaan?)
• Tehtäväluokka (TOS-numero, täytyy syöttää jos lomakkeesta tulee kerätä asianhallinnan metatiedot)
• Salassapidettävyys, ym. lakiteknisiä yksityiskohtia

Seuraavaksi lomakepohjalle lisätään osioita ja niiden alle erilaisia kysymyksiä ja tekstikappaleita. Erikseen avattavat infotekstit näkyvät vain henkilökunnalle, ei huoltajille. Lomakepohja tallennetaan luonnoksena tallenna napista. Kun lomake on valmis käyttöön, raksi "Valmis julkaistavaksi" ja paina tallenna. Julkaistua pohjaa ei voi enää muokata kuin voimassaoloajan osalta.

Julkaisu huoltajalle

Useimmat lomakkeet (pois lukien Kuntalaisen lomake ja Muu päätös) voidaan julkaista lapsen huoltajille nähtäväksi koska vain. Tällöin sen hetkinen versio ilmestyy kuntalaiselle nähtäväksi ja kuntalainen saa sähköpostiin tiedon julkaisusta. Sen jälkeiset muutokset eivät päivity huoltajalle ennen uutta julkaisua. Lomake julkaistaan automaattisesti myös aina seuraavaan tilaan siirryttäessä.

Lomaketyypit

Lomakepohjan tyypillä on vaikutusta mahdollisiin lomakkeen tiloihin, ryhmittelyyn käyttöliittymässä ja mahdollisesti tilastointiin. Osaan liittyy myös erikoistoiminnallisuutta.

Varhaiskasvatussuunnitelma, Esiopetuksen oppimissuunnitelma, HOJKS

Tilat: Luonnos, Laadittu, Valmis

Tämän tyyppiset lomakkeet siirretään automaattisesti Valmis-tilaan ja julkaistaan niiden lomakepohjan voimassaolon päätyttyä. Pohjan voimassaolo on näissä tarkoitus asettaa aina lukukaudeksi.

Pedagoginen selvitys, Pedagoginen arvio, Muu lomake

Tilat: Luonnos, Valmis

Kuntalaisen lomake - perus

Tilat: Luonnos, Täytettävänä huoltajalla, Valmis

Kuntalaisen lomake avataan henkilöstön toimesta, jonka huoltaja voi täyttää vahvasti tunnistautuen ja lähettää takaisin henkilöstölle. Kyseisiä lomakkeita voivat olla esimerkiksi: medialupalomake ja varhaiskasvatuksen aloituskeskustelulomake.

TODO

Muu päätös (nimi muuttuu Päätösasiakirja)

Tilat: Luonnos, Päätösesitys, Valmis (hyväksytty/hylätty/mitätöity)

Tällainen lomake on virallinen päätös, jolla toteutetaan esimerkiksi tuen päätökset.

Luonnos

Luonnos-tilassa tyypillisesti esimerkiksi VEO tai yksikön johtaja valmistelee päätöksen täyttämällä lomakkeen. Lomaketta voi vuorotellen muokata useampi henkilö ja kirjata esim omat lausuntonsa. Kun lomake on valmis päätöksen tekoa varten, valitaan päätöksen tekijä ja painetaan Lähetä päättäjälle.

Päätösesitys

Päätöksen tekijäksi valittu virkailija näkee navigaatiopalkissa Raportit kohdassa notifikaatiopallon odottavasta päätöksestä. Toimia odottavat päätökset näkee Muut päätökset -raportilta. Päätöksen tekijäksi valittu voi hyväksyä tai hylätä päätöksen. Päätöstä hyväksyttäessä sille asetetaan voimassaoloaika, joka voi olla toistaiseksi voimassaoleva. Päätöksen voi myös palauttaa luonnokseksi korjausta varten.

Valmis (hyväksytty/hylätty/mitätöity)

Kun päätös on hyväksytty tai hylätty, julkaistaan se huoltajalle nähtäväksi sekä lähetetään muodostettu pdf-tiedosto suomi.fi viestillä. Tämän tyyppistä lomaketta ei voi julkaista muissa vaiheissa.

Mikäli päätös on hyväksytty, voi päätöksen tekijä tai pääkäyttäjä myöhemmin merkitä sen mitätöidyksi.

Yhtäaikainen muokkaus

Lomakkeita ei voi muokata yhtä aikaa. Kun käyttäjä avaa lomakkeen muokkaustilassa sen muokkaus lukitaan muilta käyttäjiltä. Lukitus vapautuu kun lomakkeen muokkaamisen lopettaa joksikin aikaa (15min?).

Päätösten voimassaolon katkaisu

Päätöstyyppisillä lomakkeilla on voimassaoloaika. Päätöstä hyväksyttäessä päättymisajan voi asettaa tai jättää toistaiseksi voimassa olevaksi. Tietyissä tapauksissa esim sijoituksen muuttuessa päätöksen voimassaolo päättyy kuitenkin jo aiemmin.

Automaattikatkaisu yöllisessä ajossa

Yöllisessä ajossa keskiyön jälkeen tunnistetaan voimassa olevat päätökset, joiden ei enää kuuluisi olla voimassa ja asetetaan niille päättymispäiväksi eilinen päivä. Katkaisu perustuu seuraaviin sääntöihin.

Sääntö 1: sijoituksen on oltava voimassa ja sijoitusmuodon on oltava yhteensopiva lomakepohjan kanssa

Jos lapsella ei ole tänä päivänä enää sijoitusta tai uusi sijoitus on tyypiltään sellainen, jossa päätöksen lomakepohja ei ole käytössä, katkaistaan päätös.

Sääntö 2: lapsi on edelleen sijoitettuna samaan yksikköön (tämän voi kytkeä asiakirjapohjaa luotaessa päälle tai pois)

Jos lapsi on sijoitettuna tänä päivänä muuhun yksikköön kuin mihin päätös tehtiin, katkaistaan päätös. Vertailussa käytetään yksikön nimeä, jotta päätös ei katkea tapauksissa, joissa perustetaan teknisesti uusi yksikkö esimerkiksi aukioloaikojen muuttuessa, mutta lapsi ei todellisesti vaihda yksikköä. Kun päätös hyväksytään, tallennetaan siihen tätä varten lapsen yksikkö voimassaolon alkupäivänä.

Katkaisu uutta korvaavaa päätöstä tehtäessä (specsi, odottaa toteutusta)

Jos lapselle hyväksytään uusi samanlainen päätös, täytyy edeltävä asettaa päättymään. Jos molemmat on tehty täsmälleen samalla lomakepohjalla, voidaan tämä tunnistaa automaattisesti. On kuitenkin mahdollista, että samaan päätöstyyppiin liittyen on otettu käyttöön uusi lomakepohja, jolloin esimerkiksi uuden esiopetuksen tuen päätöksen kuuluisi päättää aiempi esiopetuksen tuen päätös, mutta järjestelmän näkökulmasta nämä ovat toisistaan eroavia lomakepohjia eikä niiden tosiasiallinen toisiinsa liittyminen ole tiedossa. Siksi käyttäjän on voitava myös manuaalisesti valita mitä aiempia päätöksiä katkaistaan.

Jos päätöstä hyväksyttäessä sen voimassaolon alkupäivänä on jo voimassa edeltäviä päätöksiä, näytetään käyttäjälle normaalin vahvistusdialogin sijaan toinen dialogi, jossa kysytään mitkä aiemmista päätöksistä nyt tehtävä päätös korvaa. Jos joku edeltävistä päätöksistä on tehty samalla lomakepohjalla, valitaan se automaattisesti eikä valintaa voi sen osalta muuttaa.

Mietittäviä nurkkatapauksia

Yllä kuvattu logiikka toiminee hyvin jos päätöksiä tehdään tyypilliseen tapaan kronologisessa järjestyksessä. Jos sen sijaan uusi päätös asetetaan alkamaan aiemmin kuin joku aiemmin luotu tulevaisuudessa alkava päätös, voi tästä seurata hankaliakin erikoistapauksia, eikä esimerkiksi sen takaaminen ole välttämättä mahdollista, ettei (implisiittisesti) samanlaisia päätöksiä voi olla voimassa yhtä aikaa.

Pitäisikö (pääkäyttäjän?) voida muokata päätösten loppupäiviä käsin, jotta ne voi korjata mikäli esim käyttäjä unohtaa raksia päätöksen jonka pitäisi korvautua uudella?

Pitäisikö päätöstä hyväksyttäessä validoida, että myös asetettuna voimassaolon alkupäivänä lapsella on lomakepohjan kanssa yhteensopiva sijoitus? Nykyään tämä validoidaan vain luonnoksen avaamispäivän osalta.