Henkilökunnan läsnäolot

Henkilökunta voi kirjata läsnäolotietoja riippumatta siitä, onko eVakaan haettu tieto yksikön työvuorosuunnitelmasta. Toteutumat tallentuvat henkilökunnan läsnäolotietoihin (staff_attendance_realtime). Nämä läsnäolotiedot vaikuttavat yksikön henkilöstömitoitukseen ja seurantaraportteihin. Mitoitukseen vaikuttaa lisäksi henkilölle määritetty kerroin, joka määrittää kuinka paljon painoarvoa henkilöllä on mitoituksessa.

Toisin kuin lapsilla, henkilökunnan läsnäolojen tietomallissa alku- ja loppuaika voivat olla eri päivinä, joten yön yli menevistä ei tule tietokantaan kahta riviä.

Henkilökunnan työvuorosuunnittelu

Henkilökunnan työvuorosuunnitelmia hallitaan eVakan ulkopuolisessa järjestelmässä. Työvuorot siirtyvät eVakaan integraation välityksellä, joita on toteutettu kahteen järjestelmään: Titania ja Linkity.

Työvuorosuunnitelma (staff_attendance_plan) määrittää henkilön suunnitellun työvuoron alku- ja loppuajan sekä työvuoron tyypin. Työvuorotyyppi määrittää, onko kyseessä esimerkiksi normaali työvuoro, koulutus tai muu työ. Käytännössä kaikki tyypit eivät ole käytössä, vaikka ovatkin teknisesti mahdollisia.

Eri työvuorotyypit ovat:

• PRESENT - Läsnäolo ryhmässä
• TRAINING - Koulutus
• OTHER_WORK - Muu työ
• OVERTIME - Ylityö
• JUSTIFIED_CHANGE - Perusteltu muutos

Työvuorosuunnittelu toimii pohjana henkilökunnan läsnäolojen merkitsemiselle. Työvuorosuunnitelman mukaisesta työvuorosta voidaan poiketa erityistilanteissa. Poikkeamien syitä voidaan merkitä läsnäolotyypin avulla.

Henkilökunnan läsnäolotyypit

Henkilökunnan kirjautuessa sisään tai ulos voidaan merkitä läsnäolon tyyppi, mikäli samalta päivältä löytyy työvuorosuunnitelma. Tyypit ovat samat kuin työvuorosuunnitelmassa:

• PRESENT - Läsnäolo ryhmässä (työntekijä lasketaan käyttöasteeseen)
• TRAINING - Koulutus (työntekijää ei lasketa käyttöasteeseen, koulutus tapahtuu talon ulkopuolella)
• OTHER_WORK - Muu työ (työntekijää ei lasketa käyttöasteeseen, esim. työpalaveri talon ulkopuolella)
• OVERTIME - Ylityö (työntekijä lasketaan käyttöasteeseen)
• JUSTIFIED_CHANGE - Perusteltu muutos (työntekijä lasketaan käyttöasteeseen)

Henkilökunnan sisään- ja uloskirjautuminen

Henkilökunnan jäsen voi kirjautua sisään ja ulos mobiilisovelluksen kautta. Kirjautuessaan sisään henkilö valitsee ryhmän, johon hän kirjautuu ja syöttää PIN-koodinsa.

Järjestelmä vertaa kirjautumista mahdolliseen työvuorosuunnitelmaan, ja työvuoron poikkeaman merkitsemissäännöt ovat seuraavat:

• Jos henkilö kirjautuu sisään korkeintaan 5 minuuttia ennen suunnitellun työvuoron alkua tai sen jälkeen, läsnäolo merkitään normaalisti ilman erityistä läsnäolotyyppiä.
• Jos henkilö kirjautuu sisään yli 5 minuuttia ennen suunnitellun työvuoron alkua, täytyy merkitä ylityö (OVERTIME).
• Jos henkilö kirjautuu sisään myöhemmin kuin 5 minuuttia suunnitellun työvuoron alun jälkeen, voidaan merkitä perusteltu muutos (JUSTIFIED_CHANGE), koulutus (TRAINING) tai muu työ (OTHER_WORK).
• Jos henkilö kirjautuu ulos ennen suunnitellun työvuoron päättymistä, voidaan merkitä koulutus (TRAINING) tai muu työ (OTHER_WORK).
• Jos henkilö kirjautuu ulos yli 5 minuuttia suunnitellun työvuoron päättymisen jälkeen, täytyy merkitä ylityö (OVERTIME).

Jos henkilöllä ei ole työvuorosuunnitelmaa kyseiselle päivälle, merkitään läsnäolo tyypillä PRESENT ilman erityisiä tarkistuksia.

Henkilökunnan jäsen ei voi olla kirjautuneena useaan ryhmään samanaikaisesti. Jos henkilö on jo kirjautunut sisään johonkin ryhmään ja yrittää kirjautua toiseen, suljetaan ensimmäinen läsnäolo automaattisesti.

Henkilökunnan läsnäolojen hallinnointi

Yksikön johtajat, pääkäyttäjät yms. voivat hallinnoida henkilökunnan läsnäoloja. He voivat:

1. Lisätä, muokata ja poistaa läsnäoloja
2. Muuttaa läsnäolotyyppiä
3. Muuttaa ryhmää, johon läsnäolo on kirjattu
4. Korjata automaattisesti katkaistuja läsnäoloja

Tämä voidaan tehdä yksikön kalenterin henkilökuntanäkymässä.

Henkilökunnan läsnäolojen automaattinen katkaiseminen

Avoimiksi jääneet sisäänkirjautumiset kirjataan ulos yöllisessä automaattioperaatiossa. Katkaisusäännöt ovat:

1. Jos kirjaus on tyyppiä koulutus (TRAINING) tai muu työ (OTHER_WORK) ja alkuaika osuu työvuorosuunnitelmarivin sisään, läsnäolo päätetään työvuorosuunnitelman päättymisaikana.
2. Muissa tapauksissa, mikäli sisäänkirjautumisesta on yli 12 tuntia, asetetaan päättymisajaksi 12 tuntia sisäänkirjautumisesta.

Automaattisesti katkaistut läsnäolot merkitään automaattikatkaistuiksi, ja tämä tieto näkyy käyttöliittymässä.

Ulkopuolisen henkilöstön läsnäolot

Evakassa voidaan merkitä myös ulkopuolisen henkilöstön läsnäoloja (staff_attendance_external). Näitä voi kirjata yksikön henkilökunta, jolla on oikeudet ryhmään. Ulkopuoliselle henkilöstölle merkitään nimi, ryhmä sekä saapumis- ja lähtöaika, sekä tieto vaikuttaako henkilö mitoitukseen.

Ulkopuolisen henkilöstön läsnäolot vaikuttavat ryhmän henkilöstömitoitukseen, jos heille on asetettu mitoitukseen vaikuttava kerroin (hasStaffOccupancyEffect = true). Käytännössä mitoitukseen vaikuttava kerroin on joko 0 tai 0,7, riippuen onko henkilöstö merkitty vaikuttamaan mitoitukseen. Myös ulkopuolisten henkilöiden läsnäolot katkaistaan automaattisesti 12 tunnin jälkeen, jos niille ei ole merkitty päättymisaikaa.