Yleiskuvaus

Ehdottava esiopetus eVakassa koostuu kahdesta osiosta:

• tulevat esikoululaiset raportti mahdollistaa eVakan tietojen viemisen ulkopuoliseen järjestelmään lasten jaottelemiseksi esiopetuspaikkoihin ja
• esiopetusaineiston lukeminen mahdollistaa esiopetushakemusten luomisen ulkoisesta lähteestä tulevan aineiston perusteella.

Tulevat esikoululaiset raportti

eVakassa on olemassa Tulevat esikoululaiset raportti, joka koostuu kolmesta erillisestä CSV tiedoston muodostavasta latauksesta:

• tulevat esikoululaiset
• yksiköt, joissa esiopetusta järjestetään
• tulevien esikoululaisten nykyiset yksiköt

Tulevat esikoululaiset -osio listaa lapset, jotka iän perusteella aloittavat seuraavana syksynä esiopetuksessa. Tiedosto sisältää lapsen henkilö- ja osoitetietoja, lapsen eVaka ID:n sekä viittauksen lapsen nykyiseen sijoitusyksikköön. Lisäksi raportille on mahdollista lisätä muita lapsen sijoittamista helpottavia lisätietoja erilliseen ominaisuudet kenttään.

Esiopetusyksiköt -osio sisältää listauksen esiopetusta antavista yksiköistä. Tiedosto sisältää yksikön sijainti- ja kokotiedot sekä yksikön eVaka ID:n. Lisäksi raportille on mahdollista lisätä muita lasten sijoittamista helpottavia lisätietoja erilliseen ominaisuudet kenttään.

Nykyiset yksiköt tiedosto sisältää esiopetukseen siirtyvien lasten nykyiset yksiköt. Tiedoston sisältö vastaa esiopetusyksiköt tiedoston sisältöä ilman ominaisuudet kenttää.

Raportti on oletuksena käytettävissä pääkäyttäjän roolilla.

Esiopetusaineiston lukeminen

Esiopetusaineisto voidaan lukea eVakaan ulkoisesta lähteestä tuotavana CSV-tiedostona. Tiedoston tulee muodostua otsikkorivistä sekä listasta lapsi - yksikkö pareja. Parin lapsitieto voi olla joko henkilötunnus tai eVaka ID, yksikön tulee olla aina eVaka ID. Työkalu ei ota kantaa millä tavalla tiedosto on muodostettu (koneellisesti, käsin, tms.) kunhan muoto oikea ja sisällöt valideja.

Tiedoston syöttämisen yhteydessä tarkistetaan perustiedot, kuten tulevan esiopetuskauden olemassaolo, sekä lasketaan luotavien ja yliajettavien hakemusten määrät. Tallentamisen yhteydessä jokaisesta tiedoston parista muodostetaan paperihakemus ja viedään se konfiguraatiomuuttujassa määritettyyn tavoitetilaan. Mikäli lapsen tietona on henkilötunnus, tarkistetaan ensin lapsen olemassaolo eVakassa ja lapsen puuttuessa haetaan tiedot VTJ:stä.

Toiminto on oletuksena käytettävissä pääkäyttäjän roolilla.

Toimintaan vaikuttavat konfiguraatiomuuttujat

• Palveluntarve (evaka.placement_tool.service_need_option_id): Hakemukseen asetettava palveluntarve voidaan määrittää ympäristömuuttujalla. Palveluntarpeen olemassaolo määrittää myös muodostettavien hakemusten tyypin; puuttuva palveluntarve muodostaa pelkästään esiopetushakemuksia, määritelty palveluntarve muodostaa esiopetus + liittyvä varhaiskasvatus hakemuksia.

• Tavoitetila (FeatureConfig.placementToolApplicationStatus): Hakemuksen tavoitetila voidaan määrittää eVakan servicen ominaisuuslipulla. Tavoitetila määrittää myös sähköpostiherätteen käyttäytymisen; sähköpostiheräte luodusta hakemuksesta lähetetään ainoastaan, jos huoltajaa pyydetään hyväksymään esiopetuspaikkaehdotus. Kaikkia hakemuksen tilasiirtymiä ei ole automatisoitu, joten liian pitkälle asetettu tavoitetila aiheuttaa poikkeuksen puuttuvasta toteutuksesta. Lipun oletusarvo on vahvistettavana huoltajalla (ApplicationStatus.SENT).

Kuntakohtaisia huomioita

Turku

Turussa esiopetuspaikkojen järjestämiseen käytetään ulkoista optimointityökalua. eVakasta otetaan yllä olevat raportit, jotka ajetaan optimointityökaluun. Kun optimointi on tehty, tiedot siirretään eVakan pääkäyttäjän toimesta takaisin eVakaan, jossa tiedoista tulee eVakan esiopetushakemuksia. Hakemusten käsittelyprosessi menee kunnan toimintatavan mukaisesti.

Tampere

Tampereella esiopetuspaikka määräytyy esioppilaan kotiosoitteen perusteella (koulupolkualueet). Esioppilaat aloittavat esiopetuksen tulevassa persuopetuksen yksikössä eli pääsääntöisesti lähikoulussa. Mikäli lapsi tarvitsee ilta/vuorohoitoa tai hakeutuu montessoriopetukseen, huoltaja ilmoittaa lapsen esiopetukseen normaaliin tapaan. Mikäli lapsella on turvakielto tai lapsi muuttaa Tampereelle prosessin alkamisen (VTJ-haku) jälkeen, huoltajan tulee ilmoittaa lapsi esiopetukseen normaaliin tapaan.

Ehdottava esiopetuspaikka määritellään lapsen kotiosoitteen mukaan koulupolkualueisiin Tampereen Paikkatiedon ohjelmassa. Mikäli koulupolkualueelle kuuluu useampi koulutalo, määritellään tarkempi oppilaaksiottoraja ko. ohjelmaan. Koulupolkualueet ja tarkat oppilaaksiottorajat tarkistetaan vuosittain syksyllä, ennen seuraavan vuoden prosessin alkamista. eVakan pääkäyttäjät ilmoittavat Paikkatiedon asiantuntijalle seuraavan vuoden EO-yksiköt (yksikön nimen tulee vastata eVakassa ja Paikkatiedon ohjelmassa). Paikkatiedon ohjelmassa on VTJ-haku, jonka perusteella kaikki Tampereella asuvat tulevat esiopetusikäiset lapset haetaan kotiosoitteen mukaan omalle koulupolkualueelle ja koulutaloon.

VTJ-hausta muodostuu CSV-tiedosto, jossa lapset on "sijoitettu" tulevaan koulupolun mukaiseen esiopetukseen. CSV-tiedosto ajetaan pääkäyttäjien toimesta eVakaan, jonka seurauksena esioppilaalle muodostuu hakemus koulupolun mukaiseen yksikköön. Hakemus ei tässä vaiheessa näy huoltajalle. Palveluohjaus lähettää sijoitusehdotukset varhaiskasvatusyksikön johtajille tarkistettavaksi. Johtaja tarkistaa ehdotukset Ehdottava EO - raportilta, Raportit välilehdeltä. Sijoituehdotukset näkyvät myös käyttöliittymässä Hakuprosessi-välilehdellä. Johtaja voi tässä kohtaa ainoastaan hylätä sijoitusehdotuksen, jos tietää, että oppilas on esim. muuttamassa tai jostain muusta syystä ei ole tulossa koulupolun mukaiseen yksikköön. Kun johtajat ovat tarkistaneet omaan yksikköön tulevat lapset, palveluohjaus lähettää kaikille huoltajille samanaikaisesti ehdottavan EO-päätöksen eli hyväksyy sijoitusehdotukset johtajien puolesta. Tällä varmistetaan, että päätösehdotukset lähtevät huoltajille koordinoidusti ja samanaikaisesti.

Huoltajalle menee ilmoitus eVakasta, että eVakaan on tullut uusi päätös. Sijoitusehdotuksen hyväksyminen lähettää myös suomi.fi -viestin ja virallisen päätöksen. Huoltaja hyväksyy ehdotavan EO-päätöksen omassa käyttöliittymässään. Ensin hyväksytään EO-paikka ja sen jälkeen esiopetuksen täydentävän toiminnan paikka. Kaikille esioppilaille lähetään täydentävästä toiminnasta ehdotus, joka on täydentävä toiminta max 5 h. Tämä on Tampereella yleisimmin käytössä oleva palveluntarve. Huoltaja voi myöhemmin vaihtaa palveluntarvetta tai hylätä täydentävän toiminnan päätösehdotuksen kokonaan, mikäli lapsi ei osallistu täydentävään toimintaan.

Mikäli huoltaja hylkää päätösehdotukset, tulee hänen ilmoittaa lapsi esiopetukseen normaaliin tapaan (esim. vuorohoito, montessori tms.).