Export i Raporty - emielregis2/SmartFlowAI GitHub Wiki
Kompletny przewodnik po eksportowaniu danych i generowaniu raportów w SmartFlowAI - od PDF przez kopiowanie do udostępniania.
SmartFlowAI oferuje zaawansowane możliwości eksportu i raportowania z wieloma formatami wyjściowymi i opcjami personalizacji.
| Format | Opis | Przypadki użycia | Czas generowania |
|---|---|---|---|
| Profesjonalny raport z formatowaniem | Prezentacje, archiwizacja | 5-15 sekund | |
| 📋 Tekst | Pełny tekst do kopiowania | Email, dokumenty | Natychmiastowe |
| 💾 TXT | Plik tekstowy do pobrania | Backup, import do innych systemów | 2-3 sekundy |
| 🔗 Link | Udostępnianie online | Współpraca zespołowa | Natychmiastowe |
| Bezpośrednia wysyłka | Raportowanie do klientów | 10-30 sekund |
- Przejdź do zakładki "📄 Podsumowanie PDF"
- Dostosuj nagłówek i stopkę raportu
- Sprawdź podgląd danych
- Kliknij "📄 Generuj PDF"
- Pobierz wygenerowany plik
Edytowalny nagłówek:
Domyślnie: "Zestawienie przeanalizowanych procesów SmartFlowAI"
Przykłady personalizacji:
✅ "Analiza procesów - [Nazwa firmy] - Q1 2024"
✅ "Raport automatyzacji dla działu księgowości"
✅ "Rekomendacje AI - Optymalizacja procesów biznesowych"
Edytowalna stopka:
Domyślnie: "Wygenerowano przez SmartFlowAI"
Przykłady personalizacji:
✅ "Przygotowane przez [Imię Nazwisko] - [Data]"
✅ "Konsultant: [Nazwa] | Kontakt: [Email]"
✅ "© 2024 [Firma] - Poufne i zastrzeżone"
Struktura dokumentu:
📄 RAPORT ANALIZY PROCESÓW BIZNESOWYCH
═══════════════════════════════════════
[NAGŁÓWEK PERSONALNY]
1. WYSTAWIANIE FAKTUR
─────────────────────
Opis: Ręczne przepisywanie danych z 3 systemów...
Analiza AI: System automatycznego fakturowania...
- Oszczędność czasu: 85%
- ROI: 300% w pierwszym roku
- Koszt wdrożenia: 200 zł/mies
2. ONBOARDING PRACOWNIKÓW
──────────────────────
Opis: Proces wprowadzania nowych osób...
Analiza AI: Platforma HR z automatyzacją...
- Oszczędność czasu: 70%
- ROI: 250% w pierwszym roku
- Koszt wdrożenia: 500 zł/mies
[... do 10 procesów ...]
UWAGA: Pokazano 10 z 15 procesów.
Pełna lista dostępna w aplikacji.
[STOPKA PERSONALNA]
Obsługa polskich znaków:
- ✅ Automatyczna konwersja - ą→a, ć→c, ę→e, ł→l, etc.
- ✅ Zachowanie treści - żadne informacje nie są tracone
- ✅ Czytelność - tekst pozostaje w pełni zrozumiały
Obsługa emoji:
Automatyczna konwersja na tekst:
🔍 → [ANALIZA] 💰 → [INWESTYCJA]
⚠️ → [PROBLEMY] ⏱️ → [OSZCZEDNOSCI]
🛠️ → [ROZWIAZANIE] 📋 → [PLAN]
🎯 → [REZULTATY] 🤖 → [AI]
✅ → [OK] ❌ → [BLAD]
Formatowanie tekstu:
- Nagłówki - pogrubione, większa czcionka
- Opisy - standardowa czcionka, wieloliniowe
- Analiza AI - kompaktowa czcionka, pełny tekst
- Automatyczne łamanie stron - gdy treść nie mieści się
Limity i optymalizacja:
📊 LIMITY TEKSTU:
- Nagłówek: 100 znaków
- Tytuł procesu: 80 znaków
- Opis procesu: 1,500 znaków
- Analiza AI: 2,000 znaków
- Stopka: 100 znaków
📋 OPTYMALIZACJA:
- Maksymalnie 10 procesów w PDF
- Automatyczne skracanie długich tekstów
- Zachowanie najważniejszych informacji
Problem: Błąd generowania PDF
Objawy:
- "❌ Błąd generowania PDF"
- Brak pliku do pobrania
- Komunikat o błędzie
Przyczyny i rozwiązania:
1. Zbyt długie teksty → Skróć opisy procesów
2. Specjalne znaki → Usuń nietypowe symbole
3. Brak procesów → Dodaj przynajmniej 1 proces
4. Problem z pamięcią → Odśwież stronęFallback - alternatywny eksport:
Gdy PDF nie działa:
1. Automatyczne wyświetlenie tekstu
2. Możliwość kopiowania ręcznego
3. Skrócone wersje opisów (200 znaków)
4. Zachowanie struktury raportu
Jak używać:
- Kliknij "📋 Pokaż tekst do skopiowania"
- Pojawi się pole tekstowe z pełnym raportem
- Zaznacz wszystko (Ctrl+A)
- Skopiuj (Ctrl+C)
- Wklej gdzie potrzebujesz (Ctrl+V)
Format tekstu:
Zestawienie przeanalizowanych procesów SmartFlowAI
==================================================
1. Wystawianie faktur
==============================
OPIS:
1. Zbieranie danych z CRM
2. Przepisywanie do Excel
3. Tworzenie faktury w Word
4. Wysyłanie emailem
ANALIZA AI:
🎯 ANALIZA PROCESU: Wystawianie faktur
📊 DEKOMPOZYCJA: [szczegółowy opis...]
🔍 PROBLEMY: [lista problemów...]
💡 ROZWIĄZANIE: [rekomendacje...]
--------------------------------------------------
2. Onboarding pracowników
==============================
[... kolejny proces ...]
Wygenerowano przez SmartFlowAI
Wygenerowano: 2024-01-15
Email do klienta:
Temat: Analiza procesów - rekomendacje automatyzacji
Dzień dobry,
Przesyłam analizę Państwa procesów biznesowych:
[WKLEJONY TEKST Z SMARTFLOWAI]
Najlepsze rekomendacje:
1. Priorytet: Automatyzacja fakturowania (ROI 300%)
2. Następny krok: Optymalizacja HR (ROI 250%)
Pozdrawiam,
[Imię Nazwisko]
Dokument Word/Google Docs:
1. Skopiuj tekst z SmartFlowAI
2. Wklej do dokumentu
3. Dostosuj formatowanie
4. Dodaj własne komentarze
5. Udostępnij zespołowi
Prezentacja PowerPoint:
1. Utwórz slajdy dla każdego procesu
2. Wklej opisy jako punkty
3. Dodaj wykresy ROI
4. Przedstaw rekomendacje
Charakterystyka pliku:
-
Nazwa:
Lista_przeanalizowanych_procesow.txt - Kodowanie: UTF-8 (obsługa polskich znaków)
- Format: Zwykły tekst z formatowaniem ASCII
- Rozmiar: Zwykle 5-50 KB w zależności od liczby procesów
Zawartość pliku TXT:
Zestawienie przeanalizowanych procesów SmartFlowAI
==================================================
1. Wystawianie faktur
==============================
OPIS:
Ręczne przepisywanie danych z 3 systemów (CRM, ERP, Excel)
do szablonu Word, obliczanie VAT kalkulatorem, konwersja
do PDF i wysyłanie emailem.
ANALIZA AI:
ANALIZA PROCESU: Wystawianie faktur
DEKOMPOZYCJA:
1. Zbieranie danych z 3 systemów (CRM, ERP, Excel)
2. Ręczne przepisywanie do szablonu Word
3. Obliczanie VAT kalkulatorem
4. Konwersja do PDF
5. Wysyłanie emailem
ZIDENTYFIKOWANE PROBLEMY:
- 45 min na jedną fakturę
- Błędy w przepisywaniu (15% faktur)
- Brak automatycznego archiwizowania
[... pełna analiza ...]
--------------------------------------------------
Wygenerowano przez SmartFlowAI
Wygenerowano: 2024-01-15
Backup i archiwizacja:
📁 Struktura folderów:
/Analizy_SmartFlowAI/
├── 2024-01-15_Analiza_procesow.txt
├── 2024-01-20_Aktualizacja_procesow.txt
└── 2024-02-01_Nowe_procesy.txt
💡 Regularne pobieranie jako backup danych
Import do innych systemów:
🔄 Systemy docelowe:
- Confluence/Wiki firmowe
- Systemy CRM (jako notatki)
- Narzędzia projektowe (Jira, Trello)
- Dokumentacja techniczna
- Systemy zarządzania wiedzą
Analiza offline:
📊 Możliwości:
- Analiza w Excel (import tekstu)
- Wyszukiwanie w plikach (grep, findstr)
- Porównywanie wersji (diff tools)
- Archiwizacja długoterminowa
Opcje wysyłki:
📧 METODY WYSYŁKI:
1. Załącznik PDF:
- Profesjonalny wygląd
- Łatwe otwieranie
- Zachowane formatowanie
2. Tekst w treści email:
- Natychmiastowy podgląd
- Możliwość kopiowania fragmentów
- Kompatybilność z wszystkimi klientami
3. Link do pliku TXT:
- Upload do Google Drive/Dropbox
- Udostępnienie linku
- Kontrola dostępu
Szablon email z analizą:
Temat: Analiza procesów biznesowych - rekomendacje SmartFlowAI
Szanowni Państwo,
W załączeniu przesyłam analizę Państwa procesów biznesowych
wykonaną przy użyciu sztucznej inteligencji SmartFlowAI.
📊 PODSUMOWANIE:
- Przeanalizowane procesy: [liczba]
- Średni potencjał oszczędności: [%]
- Rekomendowany priorytet wdrożenia: [proces]
- Szacowany ROI: [%] w pierwszym roku
📋 NAJWAŻNIEJSZE REKOMENDACJE:
1. [Proces 1] - oszczędność [%], ROI [%]
2. [Proces 2] - oszczędność [%], ROI [%]
3. [Proces 3] - oszczędność [%], ROI [%]
Szczegółowa analiza w załączniku.
Pozostaję do dyspozycji w razie pytań.
Pozdrawiam,
[Imię Nazwisko]
[Stanowisko]
[Kontakt]
Platformy do udostępniania:
Google Drive:
1. Upload pliku PDF/TXT
2. Ustaw uprawnienia (widok/edycja)
3. Skopiuj link udostępniania
4. Wyślij link zespołowi
Dropbox:
1. Prześlij plik do folderu
2. Utwórz link publiczny
3. Ustaw datę wygaśnięcia
4. Udostępnij link
Slack/Microsoft Teams:
1. Załącz plik do kanału
2. Dodaj komentarz z kontekstem
3. Oznacz odpowiednie osoby
4. Rozpocznij dyskusję
Confluence/Wiki firmowe:
1. Skopiuj tekst z SmartFlowAI
2. Wklej do nowej strony
3. Dostosuj formatowanie
4. Dodaj tagi i kategorie
5. Udostępnij zespołowi
Workflow dla zespołów:
🔄 PROCES WSPÓŁPRACY:
1. Analityk:
- Tworzy analizę w SmartFlowAI
- Eksportuje do PDF
- Udostępnia zespołowi
2. Menedżer:
- Przegląda rekomendacje
- Dodaje komentarze
- Ustala priorytety
3. Zespół techniczny:
- Ocenia wykonalność
- Szacuje koszty wdrożenia
- Planuje timeline
4. Decydent:
- Zatwierdza budżet
- Wybiera procesy do wdrożenia
- Rozpoczyna implementację
Narzędzia do współpracy:
📋 REKOMENDOWANE NARZĘDZIA:
- Komentarze: Google Docs, Office 365
- Zadania: Jira, Trello, Asana
- Dyskusje: Slack, Teams, Discord
- Wersjonowanie: Git, SharePoint
- Prezentacje: PowerPoint, Google Slides
Porównywanie okresów:
📅 ANALIZA CZASOWA:
Styczeń 2024:
- Procesy: 5
- Średni ROI: 250%
- Priorytet: Księgowość
Luty 2024:
- Procesy: 8 (+3)
- Średni ROI: 280% (+30%)
- Priorytet: HR + Marketing
Wnioski:
- Wzrost efektywności analiz
- Rozszerzenie na nowe działy
- Poprawa jakości rekomendacji
Metryki biznesowe:
💰 KPI DO ŚLEDZENIA:
Oszczędności czasu:
- Przed: 240 min/dzień (4h)
- Po: 60 min/dzień (1h)
- Oszczędność: 75%
Redukcja kosztów:
- Przed: 8,000 zł/mies
- Po: 2,000 zł/mies
- Oszczędność: 6,000 zł/mies
ROI projektów:
- Średni ROI: 285%
- Najlepszy: 400% (faktury)
- Najgorszy: 150% (marketing)
Szablon raportu dla zarządu:
📋 RAPORT WYKONAWCZY - AUTOMATYZACJA PROCESÓW
PODSUMOWANIE:
- Okres: Q1 2024
- Przeanalizowane procesy: 15
- Wdrożone rozwiązania: 8
- Całkowite oszczędności: 24,000 zł/mies
KLUCZOWE OSIĄGNIĘCIA:
1. Automatyzacja fakturowania - ROI 300%
2. Optymalizacja HR - ROI 250%
3. Usprawnienie marketingu - ROI 200%
NASTĘPNE KROKI:
1. Wdrożenie CRM (Q2 2024)
2. Automatyzacja raportów (Q3 2024)
3. Integracja systemów (Q4 2024)
BUDŻET:
- Zainwestowano: 15,000 zł
- Oszczędności roczne: 288,000 zł
- ROI całkowity: 1,820%
Raport dla działu IT:
🔧 RAPORT TECHNICZNY - WDROŻENIA
ZREALIZOWANE PROJEKTY:
1. System fakturowania (InvoiceNinja)
- Status: Wdrożony
- Integracje: CRM + ERP
- Użytkownicy: 5 osób
2. Platforma HR (BambooHR)
- Status: W trakcie
- Integracje: AD + Email
- Użytkownicy: 12 osób
WYMAGANIA TECHNICZNE:
- Serwery: 2 dodatkowe VM
- Licencje: 15 użytkowników
- Integracje: 8 API połączeń
- Backup: Codzienne kopie
HARMONOGRAM Q2:
- Tydzień 1-2: Testy integracji
- Tydzień 3-4: Szkolenia użytkowników
- Tydzień 5-6: Wdrożenie produkcyjne
- Tydzień 7-8: Monitoring i optymalizacja
Harmonogram raportowania:
📅 CYKL RAPORTOWANIA:
Codziennie:
- Backup procesów (TXT)
- Monitoring zmian
- Alerty o nowych analizach
Tygodniowo:
- Raport postępów (PDF)
- Zestawienie nowych procesów
- Analiza trendów
Miesięcznie:
- Raport wykonawczy (PDF)
- Podsumowanie ROI
- Plan na kolejny miesiąc
Kwartalnie:
- Raport strategiczny
- Analiza całościowa
- Rekomendacje długoterminowe
Automatyzacja z zewnętrznymi narzędziami:
🔄 INTEGRACJE:
Zapier:
- Trigger: Nowy proces w SmartFlowAI
- Action: Wysłanie PDF na email
- Częstotliwość: Natychmiastowa
Power Automate:
- Trigger: Cotygodniowy harmonogram
- Action: Export do SharePoint
- Format: PDF + TXT
IFTTT:
- Trigger: Nowy plik TXT
- Action: Upload do Google Drive
- Folder: /Raporty/SmartFlowAI/
Eksport na urządzeniach mobilnych:
📱 FUNKCJONALNOŚĆ MOBILE:
✅ Dostępne:
- Generowanie PDF
- Kopiowanie tekstu
- Pobieranie TXT
- Udostępnianie przez email
⚠️ Ograniczenia:
- Mniejszy podgląd
- Wolniejsze generowanie
- Ograniczone formatowanie
💡 Rekomendacje:
- Używaj krótkich nagłówków
- Sprawdzaj podgląd przed eksportem
- Preferuj format TXT na mobile
Anonimizacja danych:
🔒 AUTOMATYCZNA ANONIMIZACJA:
Usuwane dane:
- Adresy email użytkowników
- Nazwy firm (opcjonalnie)
- Dane osobowe w opisach
- Informacje finansowe (kwoty)
Zachowywane dane:
- Opisy procesów (ogólne)
- Rekomendacje AI
- Metryki procentowe (ROI, oszczędności)
- Struktury organizacyjne (ogólne)
Kontrola dostępu:
🔐 POZIOMY DOSTĘPU:
Właściciel procesu:
- Pełny eksport z danymi
- Wszystkie formaty
- Bez ograniczeń czasowych
Udostępniony dostęp:
- Eksport bez danych wrażliwych
- Tylko PDF i TXT
- Ograniczenie czasowe (24h)
Publiczny link:
- Tylko rekomendacje ogólne
- Bez danych firmowych
- Automatyczne wygaśnięcie
Logowanie eksportów:
📋 REJESTR EKSPORTÓW:
[2024-01-15 14:30:15] PDF_EXPORT: [email protected]
- Procesy: 5
- Format: PDF
- Rozmiar: 245 KB
- IP: 192.168.1.100
[2024-01-15 14:32:22] TXT_DOWNLOAD: [email protected]
- Procesy: 5
- Format: TXT
- Rozmiar: 12 KB
- IP: 192.168.1.100
[2024-01-15 14:35:10] COPY_TEXT: [email protected]
- Procesy: 5
- Akcja: Kopiowanie do schowka
- IP: 192.168.1.100
Compliance i RODO:
⚖️ ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI:
RODO/GDPR:
- Prawo do usunięcia danych
- Prawo do przenoszenia danych
- Informowanie o przetwarzaniu
- Zgoda na eksport danych
Bezpieczeństwo:
- Szyfrowanie podczas przesyłania
- Bezpieczne przechowywanie
- Kontrola dostępu
- Regularne audyty
Dashboard eksportów:
📊 TWOJE STATYSTYKI EKSPORTU:
📄 PDF: 25 raportów (60%)
📋 Kopiowanie: 12 razy (29%)
💾 TXT: 5 plików (12%)
📅 AKTYWNOŚĆ:
- Ostatnie 7 dni: 8 eksportów
- Najczęstszy dzień: Poniedziałek
- Najczęstsza godzina: 14:00-15:00
📊 NAJPOPULARNIEJSZE PROCESY:
1. Wystawianie faktur (8 eksportów)
2. Onboarding HR (5 eksportów)
3. Marketing email (3 eksporty)
Analiza trendów:
📈 TRENDY EKSPORTU:
Wzrost użycia:
- PDF: +40% vs poprzedni miesiąc
- TXT: +20% vs poprzedni miesiąc
- Kopiowanie: -10% vs poprzedni miesiąc
Przyczyny:
- Więcej prezentacji dla klientów (PDF)
- Potrzeba archiwizacji (TXT)
- Mniej ad-hoc udostępniania (kopiowanie)
Wybór formatu:
📄 PDF - kiedy używać:
✅ Prezentacje dla klientów
✅ Oficjalne raporty
✅ Archiwizacja długoterminowa
✅ Udostępnianie zewnętrzne
📋 Kopiowanie - kiedy używać:
✅ Szybkie udostępnianie w email
✅ Wklejanie do dokumentów
✅ Fragmenty do prezentacji
✅ Komunikacja wewnętrzna
💾 TXT - kiedy używać:
✅ Backup i archiwizacja
✅ Import do innych systemów
✅ Analiza w narzędziach zewnętrznych
✅ Wersjonowanie zmian
Optymalizacja jakości:
🎯 PRZED EKSPORTEM:
1. Sprawdź opisy procesów:
- Usuń błędy ortograficzne
- Doprecyzuj niejasne fragmenty
- Dodaj brakujące informacje
2. Zweryfikuj analizy AI:
- Sprawdź czy są aktualne
- Usuń nieaktualne rekomendacje
- Dodaj własne komentarze
3. Dostosuj nagłówek i stopkę:
- Dodaj nazwę firmy
- Uwzględnij datę i autora
- Dodaj informacje kontaktowe
Szablony nagłówków:
🏢 DLA KLIENTÓW ZEWNĘTRZNYCH:
"Analiza procesów biznesowych - [Nazwa klienta]
Przygotowane przez [Nazwa konsultanta] - [Data]"
🏠 DLA UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO:
"Raport automatyzacji - [Dział] - [Okres]
Wygenerowano: [Data] | Autor: [Imię Nazwisko]"
📊 DLA ZARZĄDU:
"Podsumowanie wykonawcze - Optymalizacja procesów
[Firma] | Q[numer] [rok] | ROI: [%]"
Szablony stopek:
📧 Z KONTAKTEM:
"Pytania? Kontakt: [email] | [telefon]
© [rok] [Firma] - Wszystkie prawa zastrzeżone"
🔒 POUFNE DOKUMENTY:
"DOKUMENT POUFNY - Tylko dla odbiorców wskazanych
Zakaz kopiowania bez zgody autora"
🌐 Z LINKAMI:
"Więcej informacji: [website] | LinkedIn: [profil]
Wygenerowano przez SmartFlowAI"
🎉 Gratulacje! Teraz znasz wszystkie możliwości eksportu i raportowania w SmartFlowAI!
Następny krok: Zarządzanie-Procesami - dowiedz się jak efektywnie zarządzać swoimi procesami przed eksportem.