Guía básica de usuario - dstanziola/app16 GitHub Wiki

Guía de Usuario Básica - Sistema de Inventario Copy Point S.A.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para las operaciones más comunes del Sistema de Inventario Copy Point S.A. Está diseñada para usuarios que necesitan realizar tareas básicas sin conocimiento técnico profundo.

🔐 Inicio de Sesión

Acceder al Sistema

Ejecutar la aplicación:
- Hacer doble clic en el icono del sistema
- O ejecutar main.py si tienes acceso técnico

Ingresar credenciales:

👤 Usuario: [tu_usuario]
🔑 Password: [tu_contraseña]

Roles disponibles:
- Administrador: Acceso completo al sistema
- Vendedor: Acceso limitado a ventas e inventario

Primer Login (Solo Administrador)

Si es tu primera vez:

👤 Usuario: admin
🔑 Password: admin123

⚠️ IMPORTANTE: Cambiar estas credenciales inmediatamente después del primer acceso.

Cambiar Contraseña

Ir a Configuración → Usuarios
Seleccionar tu usuario
Hacer clic en "Cambiar Contraseña"
Ingresar contraseña actual y nueva contraseña
Confirmar cambios

🏠 Panel Principal

Navegación Básica

El panel principal está dividido en secciones:

┌─────────────────────────────────────────┐
│ [Logo] Sistema Inventario    [Usuario] │
├─────────────────────────────────────────┤
│ 📦 INVENTARIO │ 💰 VENTAS │ 📊 REPORTES │
├─────────────────────────────────────────┤
│                                         │
│         ÁREA DE TRABAJO                 │
│                                         │
├─────────────────────────────────────────┤
│ Estado: Conectado │ Hora: [actual]     │
└─────────────────────────────────────────┘

Menús Principales

📦 INVENTARIO

Productos: Gestionar catálogo de productos
Categorías: Organizar productos por tipo
Movimientos: Registrar entradas y salidas
Stock: Consultar niveles de inventario

💰 VENTAS

Nueva Venta: Procesar venta de productos
Historial: Consultar ventas anteriores
Clientes: Gestionar base de clientes
Devoluciones: Procesar devoluciones

📊 REPORTES

Ventas: Reportes de desempeño de ventas
Inventario: Estado y valorización del stock
Financieros: Análisis de rentabilidad
Exportar: Generar archivos PDF/Excel

⚙️ CONFIGURACIÓN (Solo Admin)

Usuarios: Gestionar accesos al sistema
Empresa: Datos fiscales y contacto
Impuestos: Configurar tasas de IVA
Respaldos: Gestionar copias de seguridad

📦 Gestión de Productos

Crear Nuevo Producto

Acceder al módulo:
- Ir a Inventario → Productos
- Hacer clic en "➕ Nuevo Producto"

Completar información básica:

📝 Nombre: [nombre del producto]
📂 Categoría: [seleccionar de lista]
📊 Stock Inicial: [cantidad numérica]
💰 Precio Compra: [precio sin impuestos]
💰 Precio Venta: [precio final al cliente]
📈 Impuesto (%): [tasa de IVA aplicable]

Información adicional (opcional):

📄 Descripción: [detalles del producto]
📦 Stock Mínimo: [alerta de reposición]
📦 Stock Máximo: [límite de inventario]
🏷️ Código Barras: [código EAN/UPC]

Guardar producto:
- Hacer clic en "💾 Guardar"
- Verificar mensaje de confirmación

Buscar y Editar Productos

Buscar producto:
- En la lista de productos, usar el campo de búsqueda
- Filtros disponibles: Nombre, Categoría, Estado
Editar producto:
- Hacer doble clic en el producto deseado
- O seleccionar y hacer clic en "✏️ Editar"
Modificar información:
- Cambiar los campos necesarios
- Hacer clic en "💾 Actualizar"

Activar/Desactivar Productos

Desactivar producto:
- Seleccionar producto en la lista
- Hacer clic en "❌ Desactivar"
- Confirmar acción
Reactivar producto:
- Cambiar filtro a "Mostrar inactivos"
- Seleccionar producto desactivado
- Hacer clic en "✅ Activar"

📊 Control de Inventario

Consultar Stock Actual

Ver inventario general:
- Ir a Inventario → Stock
- Revisar lista de productos con cantidades
Filtros útiles:
- Stock Bajo: Productos cerca del mínimo
- Sin Stock: Productos agotados
- Por Categoría: Filtrar por tipo de producto

Registrar Entrada de Mercancía

Acceder a movimientos:
- Ir a Inventario → Movimientos
- Hacer clic en "📥 Nueva Entrada"
Seleccionar productos:
- Buscar producto por nombre o código
- Agregar a la lista de entrada

Ingresar cantidades:

📦 Producto: [nombre del producto]
🔢 Cantidad: [cantidad recibida]
💰 Costo: [precio de compra actual]
📝 Observaciones: [nota sobre la entrada]

Finalizar entrada:
- Revisar información
- Hacer clic en "✅ Confirmar Entrada"
- El stock se actualiza automáticamente

Registrar Ajuste de Inventario

Cuando usar ajustes:
- Diferencias en conteo físico
- Productos dañados o vencidos
- Correcciones de errores
Proceso de ajuste:
- Ir a Inventario → Movimientos
- Hacer clic en "⚖️ Ajuste de Stock"
- Seleccionar producto
- Ingresar diferencia (positiva o negativa)
- Especificar motivo del ajuste
- Confirmar operación

💰 Procesamiento de Ventas

Realizar Nueva Venta

Iniciar venta:
- Ir a Ventas → Nueva Venta
- Se abre el punto de venta

Agregar productos:

Método 1 - Búsqueda manual:
📝 Escribir nombre del producto
🔍 Seleccionar de la lista
🔢 Ingresar cantidad
➕ Agregar al carrito

Método 2 - Código de barras:
📷 Escanear código de barras
🔢 Confirmar cantidad
✅ Se agrega automáticamente

Revisar carrito:

📦 Producto     │ 🔢 Cant │ 💰 Precio │ 💰 Total
────────────────┼──────────┼───────────┼──────────
Producto A      │    2     │  $15.00   │  $30.00
Producto B      │    1     │  $25.00   │  $25.00
────────────────┼──────────┼───────────┼──────────
                │ Subtotal │           │  $55.00
                │ IVA (7%) │           │   $3.85
                │ TOTAL    │           │  $58.85

Seleccionar cliente (opcional):
- Hacer clic en "👤 Cliente"
- Buscar cliente existente o crear nuevo
- Asociar a la venta

Procesar pago:

💰 Método de Pago:
▶️ Efectivo    ▷ Tarjeta    ▷ Crédito

💵 Total a pagar: $58.85
💵 Recibido:      $60.00
💵 Cambio:        $1.15

Finalizar venta:
- Hacer clic en "✅ Procesar Venta"
- Imprimir factura si es necesario
- El stock se actualiza automáticamente

Consultar Historial de Ventas

Acceder al historial:
- Ir a Ventas → Historial
Filtros disponibles:
- Por fecha: Desde/hasta
- Por vendedor: Usuario que procesó
- Por cliente: Ventas a cliente específico
- Por monto: Rango de valores
Ver detalles de venta:
- Hacer doble clic en la venta
- Ver productos vendidos, precios y totales

Procesar Devolución

Acceder a devoluciones:
- Ir a Ventas → Devoluciones
- Hacer clic en "↩️ Nueva Devolución"
Buscar venta original:
- Ingresar número de venta
- O buscar por cliente/fecha
Seleccionar productos a devolver:
- Marcar productos de la venta
- Ingresar cantidad a devolver
- Especificar motivo
Finalizar devolución:
- Confirmar devolución
- El stock se ajusta automáticamente
- Se genera nota de crédito

📊 Generación de Reportes

Reportes de Ventas

Reporte de ventas por período:
- Ir a Reportes → Ventas
- Seleccionar Ventas por Período
- Configurar fechas
- Elegir formato (PDF/Excel)
- Generar reporte
Reporte de productos más vendidos:
- Seleccionar Productos Más Vendidos
- Configurar período
- Especificar top N productos
- Generar reporte

Reportes de Inventario

Estado actual del stock:
- Ir a Reportes → Inventario
- Seleccionar Stock Actual
- Filtrar por categoría si es necesario
- Generar reporte
Productos con stock bajo:
- Seleccionar Stock Bajo
- Sistema muestra automáticamente productos bajo mínimo
- Generar reporte de reposición

Exportar Reportes

Formatos disponibles:
- PDF: Para impresión y presentación
- Excel: Para análisis y cálculos
- CSV: Para importar a otros sistemas
Proceso de exportación:
- Configurar reporte deseado
- Seleccionar formato en "📤 Exportar"
- Elegir ubicación de guardado
- Abrir archivo generado

⚙️ Configuración Básica

Configurar Datos de la Empresa

Acceder a configuración:
- Ir a Configuración → Empresa

Completar información:

🏢 Razón Social: [nombre legal de la empresa]
📄 RUC/NIT: [número de identificación fiscal]
📍 Dirección: [dirección completa]
📞 Teléfono: [número de contacto]
📧 Email: [correo empresarial]

Información fiscal:

💰 Régimen Fiscal: [régimen aplicable]
📈 IVA por Defecto: [tasa estándar]
💵 Moneda: [moneda local]

Gestionar Usuarios

Crear nuevo usuario:
- Ir a Configuración → Usuarios
- Hacer clic en "➕ Nuevo Usuario"

Información del usuario:

👤 Nombre: [nombre completo]
📧 Usuario: [nombre de usuario único]
🔑 Contraseña: [contraseña segura]
🎭 Rol: [Administrador/Vendedor]
✅ Activo: [habilitado/deshabilitado]

Permisos por rol:
- Administrador: Acceso completo
- Vendedor: Solo ventas e inventario básico

🚨 Resolución de Problemas Comunes

Problemas de Login

❌ Error: "Usuario o contraseña incorrectos"

Soluciones:

Verificar que CAPS LOCK esté desactivado
Confirmar usuario y contraseña con administrador
Intentar resetear contraseña si eres administrador

❌ Error: "No se puede conectar al sistema"

Soluciones:

Cerrar y volver a abrir la aplicación
Verificar que el archivo de base de datos no esté corrupto
Contactar soporte técnico

Problemas con Productos

❌ Error: "No se puede agregar producto"

Soluciones:

Verificar que todos los campos obligatorios estén completos
Confirmar que el nombre del producto no existe ya
Verificar que la categoría esté seleccionada

❌ Error: "Producto no encontrado en venta"

Soluciones:

Verificar que el producto esté activo
Confirmar que hay stock disponible
Revisar ortografía en la búsqueda

Problemas con Ventas

❌ Error: "Stock insuficiente"

Soluciones:

Verificar stock actual del producto
Reducir cantidad en la venta
Registrar entrada de mercancía si hay productos disponibles

❌ Error: "No se puede procesar venta"

Soluciones:

Verificar que hay al menos un producto en el carrito
Confirmar método de pago seleccionado
Verificar que el monto recibido sea suficiente

Problemas con Reportes

❌ Error: "No se puede generar reporte"

Soluciones:

Verificar que las fechas sean válidas
Confirmar que hay datos en el período seleccionado
Verificar permisos de escritura en la carpeta de destino

❌ Error: "Archivo no se puede abrir"

Soluciones:

Verificar que tienes el software apropiado (PDF/Excel)
Cerrar el archivo si ya está abierto
Verificar espacio disponible en disco

Problemas de Rendimiento

❌ Sistema lento o no responde

Soluciones:

Cerrar otras aplicaciones para liberar memoria
Reiniciar la aplicación
Verificar espacio disponible en disco duro
Contactar soporte para optimización de base de datos

📞 Contacto y Soporte

Soporte Técnico Inmediato

📧 Email: [email protected]
📞 Teléfono: +507 XXX-XXXX
🕒 Horario: Lunes a Viernes, 8:00 AM - 5:00 PM

Antes de Contactar Soporte

Anotar el error exacto que aparece en pantalla
Documentar los pasos que causaron el problema
Verificar si el problema ocurre consistentemente
Revisar esta guía para soluciones comunes

Información a Proporcionar

Cuando contactes soporte, ten lista esta información:

🖥️ Versión del sistema: [visible en ventana principal]
👤 Usuario afectado: [nombre de usuario]
📅 Fecha y hora del problema: [cuando ocurrió]
🔄 Pasos para reproducir: [secuencia de acciones]
📄 Mensaje de error: [texto exacto del error]
💻 Sistema operativo: [Windows 10/11]

Capacitación Adicional

Si necesitas capacitación adicional:

Capacitación grupal: Disponible para equipos de 3+ personas
Capacitación individual: Sesiones personalizadas de 1-2 horas
Manuales avanzados: Documentación detallada por módulo
Videos tutoriales: Disponibles en plataforma interna

📚 Recursos Adicionales

Documentación Técnica

Manual de Administrador: Para configuraciones avanzadas
Guía de Respaldos: Procedimientos de backup y restauración
Manual de Troubleshooting: Resolución de problemas técnicos

Atajos de Teclado

Ctrl + N    → Nueva venta
Ctrl + S    → Guardar/Confirmar
Ctrl + F    → Buscar
Ctrl + P    → Imprimir
F1          → Ayuda contextual
F5          → Actualizar pantalla
ESC         → Cancelar operación actual

Mejores Prácticas

Realizar respaldos regulares de la información
Mantener actualizado el catálogo de productos
Revisar stock semanalmente para reposiciones
Capacitar a todos los usuarios en procedimientos básicos
Documentar cualquier proceso especial de tu empresa

© 2025 Copy Point S.A. - Guía de Usuario Básica v1.0.4
Última actualización: 2025-07-21
Para consultas técnicas: [email protected]