Facturas y presupuestos

Manual operativo

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Esta pantalla centraliza el sistema documental del ecommerce. WooCommerce sigue siendo la fuente de verdad de carrito, pedido, impuestos, transporte, estados y pago; el módulo documental toma esos importes y genera los PDF correspondientes.

Importante: los valores descritos como por defecto proceden del código actual. Si un entorno ya tiene opciones guardadas en WordPress, esas opciones prevalecen sobre los defaults. STAGING y producción pueden, por tanto, tener valores distintos.

Pestañas

Datos empresa, Fiscalidad, Facturas, Proformas, Presupuestos y Documentos.

Modelo general

Hay tres tipos principales de documento:

Documento	Momento	Pedido WooCommerce	Persistencia	Validez
Presupuesto	Desde el carrito, antes de comprar	No crea pedido	Efímero	Comercial, no fiscal
Proforma borrador	Desde el carrito	No crea pedido	Efímera	Borrador, no fiscal
Proforma definitiva	Pedido existente todavía no pagado	Sí	Sí, con snapshot	Comercial, no fiscal
Factura	Pedido que WooCommerce considera pagado	Sí	Sí, con snapshot	Documento fiscal

La Factura no se genera desde el carrito. El carrito puede ofrecer Presupuesto y Proforma borrador; la factura se emite cuando WooCommerce confirma el pago o el pedido entra en un estado pagado.

Interruptor maestro

En Datos empresa → Sistema documental existe el interruptor maestro.

Comportamiento vigente:

• si Sistema documental está desactivado, no se ofrecen Presupuesto ni Proforma borrador y no se emiten Facturas/Proformas definitivas;
• si está activado, cada tipo de documento respeta además su propio interruptor;
• Presupuestos activos controla Presupuesto;
• Proformas activas controla Proforma borrador y Proforma definitiva;
• Facturas activas controla Factura.

Este comportamiento se restauró expresamente después de una prueba temporal en la que Presupuesto/Proforma podían ignorar el interruptor maestro.

Datos empresa

Se configuran una vez y se reutilizan en los documentos:

• Sistema documental;
• Razón social;
• Nombre comercial;
• NIF/CIF;
• Dirección;
• Código postal;
• Localidad;
• Provincia / región;
• País;
• Teléfono;
• Email;
• Web;
• Logo;
• Pie común;
• claves posibles de metadatos para localizar el NIF/CIF del cliente.

Valores por defecto de código

• Sistema documental: desactivado;
• País: ES;
• Email: usa el email de administración de WordPress si no hay otro guardado;
• Web: usa la URL del sitio;
• Metas NIF/CIF cliente: _billing_nif,_billing_cif,_billing_vat,billing_nif,billing_cif,billing_vat.

Guardar datos de empresa persiste estos valores en WordPress.

Fiscalidad

El PDF no realiza un segundo cálculo fiscal independiente. Los documentos copian los importes calculados por WooCommerce.

Controles:

• Gestión fiscal desde Facturación;
• Los precios del catálogo ya incluyen IVA;
• Vender solo en España;
• IVA sobre transporte;
• IVA Península;
• IVA Baleares;
• IVA Canarias;
• IVA Ceuta;
• IVA Melilla;
• nota para destinos especiales.

Valores por defecto

Opción	Valor
Gestión fiscal desde Facturación	Desactivada
Los precios del catálogo ya incluyen IVA	Activado
Vender solo en España	Activado
IVA sobre transporte	Activado
Península	21 %
Baleares	21 %
Canarias	0 %
Ceuta	0 %
Melilla	0 %

Detección de zonas:

• Baleares: provincia PM o CP 07;
• Canarias: Las Palmas / Santa Cruz de Tenerife o CP 35 / 38;
• Ceuta: provincia CE o CP 51;
• Melilla: provincia ML o CP 52.

La versión actual no calcula IGIC ni IPSI. Para Canarias, Ceuta y Melilla puede usarse 0 % de IVA y una advertencia documental. La nota por defecto avisa de que impuestos, despacho, transporte u otros gastos en destino pueden no estar incluidos.

Al guardar con la gestión fiscal activa, el módulo activa el cálculo de impuestos de WooCommerce, sincroniza sus tasas y también sincroniza si los precios almacenados incluyen IVA.

Evitar IVA duplicado

En este proyecto los PVP del catálogo se consideran precios finales con IVA. Por tanto debe mantenerse activada Los precios del catálogo ya incluyen IVA.

Esta regla es independiente de “Gestión fiscal desde Facturación”. Aunque el gestor de tasas esté desactivado, WooCommerce debe seguir interpretando el precio almacenado como PVP con IVA.

Cuando esta regla está activa, el módulo alinea además WooCommerce para mostrar precios con IVA tanto en tienda como en carrito/checkout. Así, un producto mostrado a 301,08 € IVA incluido debe seguir totalizando 301,08 € durante la compra; el IVA se desglosa dentro de ese importe y no se añade encima.

Si WooCommerce interpreta esos mismos PVP como precios sin impuestos, añadirá de nuevo el IVA al crear carrito/pedido. La Factura no corrige ese error: copia los importes del pedido, por lo que reflejaría el total inflado.

No modifica documentos ni pedidos ya emitidos. El ajuste afecta a los cálculos posteriores de WooCommerce.

Numeración

Las series de Factura, Proforma y Presupuesto deben ser diferentes entre sí.

Formato:

SERIE-AÑO-SECUENCIA

Ejemplo con seis dígitos:

PRE-2026-000005

La secuencia se mantiene por tipo + serie + año.

Límites de dígitos configurables: 3 a 10.

Facturas

La Factura se emite para un pedido que WooCommerce considera pagado.

Valores por defecto

• Facturas activas: sí;
• Título PDF: FACTURA;
• Serie: FAC;
• Dígitos: 6;
• Generación automática: sí;
• Adjuntar a emails WooCommerce: sí;
• Emails:
  • customer_processing_order;
  • customer_completed_order;
• Referencia del pedido: sí;
• Método de pago: sí;
• Referencia interna del producto: sí.

La clave técnica histórica sigue llamándose invoice_show_sku, pero el documento de cliente muestra el ID interno de WordPress (object_id), no el SKU del proveedor.

Cuándo se genera automáticamente

• woocommerce_payment_complete;
• cuando el pedido cambia a uno de los estados que WooCommerce considera pagados, normalmente processing o completed.

Si el pedido no está pagado, el sistema bloquea la factura salvo que exista un filtro explícito que autorice ese caso.

Proformas

Hay dos comportamientos distintos.

Proforma borrador desde carrito

• no crea pedido;
• no usa la numeración PRO definitiva;
• genera una referencia temporal del tipo: PRO-BORRADOR-YYYYMMDD-HHMMSS-TOKEN;
• no acredita pago;
• no es factura fiscal;
• no reserva stock;
• puede variar hasta que se cree el pedido.

Proforma definitiva

Se vincula a un pedido WooCommerce existente que todavía no está pagado.

Por defecto no se genera una proforma definitiva para un pedido que WooCommerce ya considera pagado.

Valores por defecto

• Proformas activas: sí;
• Título: FACTURA PROFORMA;
• Serie: PRO;
• Dígitos: 6;
• Generación automática: sí;
• Estado WooCommerce: on-hold;
• Adjuntar a emails: sí;
• Email: customer_on_hold_order;
• Referencia del pedido: sí;
• Método de pago: sí;
• Referencia interna del producto: sí;
• Mostrar instrucciones de pago: no.

Opcionalmente pueden configurarse:

• Beneficiario;
• IBAN;
• Bizum;
• instrucciones de pago;
• pie exclusivo de Proforma.

Presupuestos

El Presupuesto se genera directamente desde el carrito.

No crea:

• pedido;
• cliente;
• historial persistente de presupuestos.

Valores por defecto

• Presupuestos activos: no;
• Título: PRESUPUESTO;
• Texto botón: Descargar presupuesto;
• Serie: PRE;
• Dígitos: 6;
• Validez: 15 días;
• Visitantes sin iniciar sesión: sí;
• pedir Empresa / nombre: sí;
• pedir NIF/CIF: sí;
• pedir Persona de contacto: sí;
• pedir Email: sí;
• Email obligatorio: no;
• mostrar referencia interna del producto: sí;
• mostrar impuestos: sí;
• mostrar transporte: sí;
• mostrar descuentos: sí;
• incluir imagen de producto: no por defecto;
• enviar copia por email: no;
• límite por sesión/hora: 20.

Límites configurables:

• validez: 1 a 365 días;
• límite por sesión/hora: 1 a 200.

Existe además una protección mínima de 3 segundos entre generaciones dentro de la misma sesión.

Condiciones por defecto

Este documento constituye un presupuesto comercial y no tiene validez fiscal. Los precios quedan sujetos al plazo de validez indicado y a disponibilidad de stock.

Transporte pendiente

Presupuesto y Proforma borrador pueden generarse aunque WooCommerce todavía no haya calculado los portes.

En ese caso:

• el snapshot marca shipping_pending;
• el PDF muestra Transporte pendiente de calcular;
• el importe destacado se presenta como TOTAL PROVISIONAL;
• se avisa de que el importe final se confirmará al indicar el destino completo de envío;
• el destino se presenta como Destino indicado por el cliente y no como destino definitivo usado para el cálculo.

Cuando el transporte ya está calculado, el documento puede mostrar Destino usado para el cálculo.

Ficha comercial en Presupuesto y Proforma

Presupuesto y Proforma incorporan una ficha comercial para conservar el contexto con el que se tomó la decisión de compra.

Puede incluir:

• imagen;
• nombre;
• referencia;
• resumen;
• categoría;
• hasta 10 características relevantes;
• datos técnicos y semánticos, como Tipo, Aplicación, Rol, Plataforma/Subtipo, marca, potencia, presión, tensión, capacidad, peso y dimensiones.

La presentación evita repetir descripciones largas y elimina truncamientos o elipsis artificiales.

La Factura se mantiene deliberadamente sobria y no incorpora esta ficha comercial ni anexos de comparación.

Imágenes de producto en PDF

Prioridad de resolución:

1. imagen local en Media;
2. imagen activa de seo_supplier_images;
3. fallback de Supplier Sync.

Dompdf mantiene isRemoteEnabled=false. Cuando la imagen está en una URL externa, el sistema la descarga de forma controlada y la convierte a data URI antes de renderizar:

• timeout: 8 s;
• tamaño máximo: 3 MB;
• redirecciones limitadas.

No es necesario importar esa imagen a Media para que aparezca en el PDF.

Referencia de producto mostrada al cliente

Los documentos de cliente no deben mostrar el SKU real del proveedor.

Comportamiento actual:

• el SKU real se conserva internamente para importación, logística y relación con proveedores;
• Factura, Proforma y Presupuesto muestran el ID interno de WordPress (object_id) cuando la opción de referencia está activa;
• la interfaz administrativa llama a esta opción Referencia interna del producto.

Comparativa de sesión

Si el usuario ha abierto una comparativa durante la selección, Presupuesto o Proforma borrador pueden incorporar un anexo de comparación.

Reglas:

• se usa la última comparativa abierta durante la sesión;
• el navegador la conserva temporalmente en sessionStorage;
• sólo se añade si el usuario realmente abrió una comparativa;
• admite hasta 6 productos;
• no se genera una comparación de forma automática si el usuario no la solicitó.

El motor PDF es el mismo Dompdf que utilizan los demás documentos.

Snapshots y persistencia

Factura y Proforma definitiva

Se guardan en la tabla documental con:

• pedido WooCommerce;
• tipo;
• serie;
• número;
• estado;
• fecha;
• estado del pedido;
• método de pago;
• snapshot;
• HTML renderizado;
• ruta PDF;
• hash del fichero;
• errores;
• fecha de envío por email.

El snapshot congela la información utilizada al emitir el documento. Cambiar configuración posteriormente no reescribe el documento ya emitido.

Presupuesto y Proforma borrador

Se generan en el momento desde el carrito y son efímeros. No aparecen en el registro de Documentos.

Documentos

La pestaña Documentos muestra los documentos persistentes asociados a pedidos:

• Documento;
• Pedido Woo;
• Tipo;
• Fecha;
• Estado;
• Email manual;
• Acciones.

Desde aquí pueden aparecer acciones como:

• descargar PDF;
• reintentar PDF;
• reenviar.

Actualmente el registro persistente contiene Facturas y Proformas definitivas. Los Presupuestos de carrito y Proformas borrador no se almacenan.

Motor PDF

Los documentos se generan con Dompdf incluido en el módulo de facturación.

La pestaña de Presupuestos muestra el estado del motor PDF. Si Dompdf no está disponible, la descarga no puede generarse.

Compatibilidad de carrito

El bloque documental puede aparecer en:

• carrito clásico de WooCommerce;
• WooCommerce Cart Block;
• plantilla DHT mediante su hook específico;
• shortcode de respaldo: [seo_facturas_presupuesto].

La plantilla DHT usa un control de renderizado independiente para evitar que el procesamiento previo del Cart Block o de WooCommerce impida mostrar los botones reales del carrito.

Resumen operativo

Flujo recomendado:

1. Configurar Datos empresa.
2. Revisar Fiscalidad y confirmar que WooCommerce calcula correctamente IVA y transporte.
3. Activar Sistema documental.
4. Configurar y activar individualmente Facturas, Proformas y/o Presupuestos.
5. Mantener las series FAC, PRO y PRE separadas.
6. Probar Presupuesto desde carrito con y sin transporte calculado.
7. Probar Proforma borrador desde carrito.
8. Crear un pedido de prueba pendiente para validar Proforma definitiva.
9. Marcar/pagar un pedido de prueba para validar Factura.
10. Verificar adjuntos de email y pestaña Documentos.
11. Confirmar que los PDFs muestran referencia interna y no SKU de proveedor.
12. Revisar el PDF final antes de pasar cambios de configuración a producción.