Presentación de los usuarios

Los usuarios potenciales de FCTFiller se pueden dividir en varios grupos:

• Profesorado, perteneciente a un centro de estudios. Está compuesto de directores, jefes de estudios y tutores.
• Alumnado, matriculado en el segundo año de Formación Profesional (Ciclos Formativos de Grado Medio y Superior).
• Personal de empresas, pertenecientes a empresas susceptibles de tener a alumnado en prácticas (FCT). Está compuesto de representantes legales, responsables de centro de trabajo y tutores de prácticas.
• Funcionario técnico de educación. Este perfil, aún no implementado, representa a los funcionarios encargados de tramitar los anexos necesarios para formalizar el proceso de la Formación en Centros de Trabajo (FCT).
• Superusuario, o usuario administrador. Este perfil, aún sin implementar, representa al administrador de la aplicación.

Historias de usuario

Para el desarrollo de esta sección se hará uso de las historias de usuario. Bajo cada historia de usuario, se anotarán las funcionalidades asociadas, mostrando en negrita las terminadas y en cursiva las que están aún sin plantear.

Profesorado

Director

En este sistema, el director va a tener poderes de administrador, dado que dirige el centro. Además, gran parte de los anexos requieren de su firma.

• Como director, quiero dar de alta mi centro de estudios en FCTFiller para que el profesorado de mi centro invierta menos tiempo en rellenar papeleo.
  • Registro de centros de estudios y directores
• Como director, quiero importar masivamente los datos de los grados, profesores, alumnos y matriculaciones usando los medios a mi disposición.
  • Importación masiva de datos (.csv)
• Como director, quiero añadir, editar o eliminar información sobre el centro que dirijo y sus integrantes para corregir posibles errores o reflejar cambios en el centro.
  • Perfil de director y del centro de estudios
  • CRUD de profesores
  • CRUD de grupos
  • CRUD de alumnos
• Como director, quiero poder ver, editar, firmar y dar de baja los anexos relativos al centro que dirijo para completar el proceso de las FCT de la forma más eficaz y rápida posible.
  • CRUD de anexos
  • Firma digital
  • Sistema de notificaciones global
• Como director, quiero poder ver y dar de alta los anexos relativos a mi centro que estén dados de baja para consultar su información o darlos de alta de nuevo, si es necesario.
  • Histórico de anexos
• Como director, quiero poder autorizar a los alumnos de mi centro a desplazarse a los centros de trabajo en los que harán sus prácticas para que puedan hacerlas sin problema.
  • Anexo VII
• Como director, quiero obtener feedback de las empresas para estar informado del desempeño de las prácticas y adaptarme a los cambios
  • Encuestas a empresas

Jefe de estudios

El perfil de jefatura tiene los mismos poderes de administrador que el de dirección, con la salvedad del registro del centro. Aunque su firma no es necesaria en ningún anexo, cumplen otro papel vital: hacer llegar la documentación a la Administración Pública.

• Como jefe de estudios, quiero tener acceso a las funcionalidades del director de mi centro para agilizar el trabajo.

  • Nota: el perfil de jefatura tiene prácticamente las mismas funciones que el director, salvo el registro del centro de estudios y la firma de los anexos.

• Como jefe de estudios, quiero enviar los anexos cumplimentados y firmados a la Administración Pública para que cada parte del proceso de FCT se complete de forma correcta.

  • Sistema de mensajería
  • Sistema de notificaciones global
  • Perfil para la Administración Pública

• Como jefe de estudios, quiero gestionar los cuestionarios que serán rellenados por los alumnos y tutores de empresa del módulo de FCT.

  • Creación
  • Edición
  • Borrado
  • Activación y Desactivación

• Como jefe de estudios, quiero obtener datos de los cuestionarios realizados por los alumnos y tutores de empresa del módulo de FCT.

  • Gráficos estadísticos
  • Descarga de cuestionarios

Tutor

El tutor del segundo año de los grados es el encargado de gestionar toda la carga de las FCT con sus alumnos. Podríamos decir que es el principal usuario objetivo, ya que es el que más tiempo y esfuerzo debe invertir rellenando, firmando y enviando documentación.

El tutor debe estar en contacto con todos los actores de este sistema salvo la Administración Pública. El tutor debe enviar los documentos que él mismo rellene a las partes implicadas, y luego enviar las copias firmadas a jefatura, que son quienes lo enviarán al organismo público. Además, deben vigilar que los alumnos de su tutoría están rellenando y entregando firmados sus documentos correctamente, previo envío a jefatura.

Más allá del rol del tutor a nivel documental, es también responsable de asignar a sus alumnos a centros de trabajo adecuados y de que las FCT se están desarrollando con normalidad.

Por tanto, queda clara la necesidad de facilitar su comunicación con todos los actores.

• Como tutor, quiero registrar empresas (previo consentimiento) con las que mi centro pueda hacer convenios para que mis alumnos puedan ir de prácticas.
  • Registro de empresas
• Como tutor, quiero poder ver, editar y eliminar la información de las empresas para comprobar la información y corregir posibles errores.
  • CRUD de empresas
• Como tutor, quiero hacer y renovar convenios o acuerdos con empresas para que mis alumnos puedan hacer las prácticas con ellas.
  • Gestión de convenios - Anexos 0 / 0A
  • Renovación de convenios - Anexo XVI
• Como tutor, quiero asignar a mis alumnos a las empresas interesadas en ellos para que hagan las prácticas.
  • Asignación de alumnos a empresas - Anexo I
• Como tutor, quiero tener acceso a los datos de los alumnos de mi tutoría para comprobarlos, editarlos o borrarlos en caso de error o cambio.
  • CRUD de alumnos
• Como tutor, quiero registrar el programa formativo del grado de mi tutoría para que la empresa lo tenga en cuenta en las prácticas.
  • Anexo II
• Como tutor, quiero ver y editar la información que cumplimenten mis alumnos en sus respectivos anexos para verificarla y corregirla si es necesario.
  • Hojas de seguimiento - Anexo III
  • Gestión de gastos - Anexo VI
  • CRUD de anexos
• Como tutor, quiero tener acceso y verificar las evaluaciones de mis alumnos en las FCT.
  • Anexo IV
• Como tutor, quiero comunicarme con las empresas y mis alumnos para pedirles que modifiquen o firmen documentos pendientes.
  • Sistema de mensajería
• Como tutor, quiero poder ver y firmar los anexos que me correspondan para finalizar el proceso de forma ágil y correcta.
  • CRUD de anexos
  • Firma digital
  • Sistema de notificaciones global
• Como tutor, quiero poder ver los resultados de los cuestionarios del módulo de FCT rellenados por alumnos y tutores de empresa.
  • Gráficos estadísticos
  • Descarga de cuestionarios

Alumnado

El alumnado del centro supone un usuario muy volátil, ya que su uso de la aplicación durará unos meses, que es lo que dura su Formación en Centros de Trabajo.

• Como alumno, quiero editar mi perfil y subir una foto y un Currículum Vitae adecuados para tener más posibilidades de quedarme en la empresa en la que haré prácticas.
  • Perfil de alumno
• Como alumno, quiero llevar un registro de mis tareas jornada a jornada para llevar a cabo el seguimiento por parte de mis tutores (del centro y de la empresa).
  • Hojas de seguimiento - Anexo III
• Como alumno, quiero llevar un registro de los gastos derivados de mis prácticas (manutención y transporte) para que la Administración Pública me ingrese el dinero de vuelta.
  • Relleno y firma del recibí - Anexo V
  • Gestión de gastos - Anexo VI
• Como alumno menor de edad, quiero que mis padres me autoricen a hacer las prácticas para poder continuar con mi formación.
  • Anexo XII
• Como alumno, quiero rellenar y firmar el papeleo lo más fácilmente posible para no perder tiempo en ello.
• Como alumno, quiero rellenar los cuestionarios del módulo de FCT.

Personal de empresas

Para este proyecto, consideramos que los intereses de los trabajadores confluyen con los intereses generales de la empresa. Por tanto, la empresa merece tratarse, al menos brevemente, como una entidad a tener en cuenta.

Como usuaria potencial de la aplicación, la empresa en sí va a buscar dos cosas: agilizar los procesos de papeleo, liberando de esa carga a sus trabajadores; y encontrar talento más adecuado entre el alumnado, gracias a un canal de comunicación más fluido con los centros de estudios.

Parte de estos intereses están repartidos entre los distintos perfiles que hemos definido para la empresa según el papel que juegan en la documentación de las FCT.

Representante legal

El representante legal es el equivalente empresarial al director del centro de estudios: tiene roles de administrador sobre la empresa y sus elementos y ha de firmar algunos de los documentos relativos a las FCT.

• Como representante legal, quiero registrar la empresa a la que represento para poder hacer convenios con centros de estudios y tener alumnos en prácticas.
  • Registro independiente de la empresa
• Como representante legal, quiero llegar a acuerdos (convenios) con centros de estudios para formar talento.
  • CRUD de centros de estudios
  • Perfil de empresa: aplicar gestión de convenios.
• Como representante legal, quiero recibir y gestionar solicitudes de convenios con centros de estudios para agilizar la búsqueda de talento.
  • Gestión de convenios
  • Perfil de empresa: aplicar gestión de convenios.
  • Sistema de notificaciones global
• Como representante legal, quiero ver, firmar y editar los anexos que me incumban para agilizar el papeleo.
  • CRUD de anexos
  • Perfil de empresa
  • Firma digital
• Como representante legal, quiero ver los anexos que se han gestionado en mi empresa para tener un control sobre lo que se hace.
  • CRUD de anexos
  • Perfil de empresa
• Como representante legal, quiero administrar los detalles de mi empresa y sus integrantes para corregir posibles errores y plasmar los cambios en el sistema
  • Perfil de empresa
  • CRUD de trabajadores

Responsable del centro

El responsable del centro de trabajo tiene un rol relativamente discreto y fácilmente confundible con el tutor de prácticas. Ambos pueden adoptar el rol del otro a la hora de revisar y firmar documentos, como las hojas de seguimiento. Aun así, en este apartado se intentará enfocar al responsable del centro como un usuario más enfocado a la empresa.

• Como responsable del centro, quiero encontrar talento especializado para ahorrar en formación a trabajadores contratados.
  • Selección de grados
  • Asignación de alumnos a empresas
  • Perfil del alumno (Currículum Vitae)
  • Perfil de empresa
• Como responsable del centro, quiero mantener comunicación constante con el centro de estudios para informarme del talento que puedo captar, los procedimientos a seguir, las oportunidades a las que puedo acceder...
  • Perfil de empresa
  • Sistema de notificaciones global
  • Sistema de mensajería
  • Perfil del centro de estudios
• Como responsable del centro, quiero ver y firmar todos los documentos en los que yo esté implicado para perder la mínima cantidad de tiempo posible en papeleo.
  • CRUD de anexos
  • Firma digital
  • Perfil de empresa
  • Sistema de notificaciones global

Tutor de prácticas

Como se ha explicado en el apartado anterior, el tutor de prácticas y el responsable del centro de trabajo son roles fácilmente intercambiables. En este apartado, se intentará detallar el estudio de usuario enfocando al tutor como un usuario más preocupado por el correcto cumplimiento de las prácticas a nivel formativo.

• Como tutor de prácticas, quiero ver y firmar rápidamente las hojas de seguimiento de los becarios a mi cargo para hacer un seguimiento adecuado de las prácticas.
  • Hojas de seguimiento
  • Sistema de notificaciones (seguimiento)
  • Perfil de empresa
  • Firma digital
• Como tutor de prácticas, quiero mantener un canal de comunicación con los tutores del centro de estudios de mis becarios para informarles de su progreso y de cualquier incidencia que pueda surgir.
  • Perfil de empresa
  • Sistema de mensajería
• Como tutor de prácticas, quiero estar informado del programa formativo al que debo ajustarme para prepararme y poder evaluarlos adecuadamente, así como firmar los documentos correspondientes.
  • Anexo II
  • Anexo IV
  • Perfil de empresa
  • Firma digital
• Como tutor de prácticas, quiero tener acceso al perfil educativo y profesional de mis futuros becarios para poder adaptar las prácticas lo mejor posible.
  • Perfil del alumno
  • Perfil de empresa
• Como tutor de prácticas, quiero ver y firmar todos los documentos que me incumban de forma rápida y sencilla para perder la mínima cantidad de tiempo con papeleo.
  • CRUD de anexos
  • Sistema de notificaciones global
  • Firma digital
• Como tutor de prácticas, quiero contestar a los cuestionarios de los alumnos asignados a mi cargo.

Funcionario técnico de educación

La Administración Pública es el usuario que recibirá, en última instancia y por parte de la jefatura de cada centro, todo lo que se genere en esta aplicación. Toda la documentación generada en FCTFiller terminará en manos del órgano público competente, que podrá dar el visto bueno o rechazar los documentos que recibe. Por tanto, debe existir un canal de comunicación entre jefatura y los funcionarios públicos; y sería conveniente establecer un canal de comunicación, aunque fuese automático, con el resto del profesorado.

Nos referiremos a este usuario como "funcionario técnico de educación".

• Como funcionario técnico de educación, quiero ver toda la documentación que cumplimenten los centros educativos para verificar su validez
  • CRUD de anexos
  • Perfil para la Junta
• Como funcionario técnico de educación, quiero dar el visto bueno o rechazar la documentación que cumplimenten los centros educativos para no tener que gestionar una gran cantidad de correos electrónicos.
  • Perfil para la Junta
  • Sistema de aprobado / rechazo de anexos
  • Sistema de notificaciones global
• Como funcionario técnico de educación, quiero tener una vía de comunicación abierta con los centros educativos para requerirles de forma más detallada que cumplimenten o modifiquen la documentación.
  • Perfil de la Junta
  • Sistema de mensajería

Superusuario

El superusuario, o administrador, es un usuario que va a tener acceso y control sobre los datos más globales del sistema: los centros educativos, las empresas y cualquier elemento configurable que se desarrolle a posteriori (configuración de parámetros de los anexos, por ejemplo). Vamos a suponer que este usuario trabaja también para la Administración Pública, aunque tenga otro perfil diferente al funcionario técnico de educación.

• Como superusuario, quiero poder dar de alta de forma masiva los datos de los centros educativos y de los usuarios funcionarios para ahorrar tiempo.
  • Subida de datos masiva (especializada)
  • Perfil de superusuario
  • Perfil de la Junta
• Como superusuario, quiero gestionar (ver, editar o dar de alta / baja) a los usuarios funcionarios para darles acceso a la aplicación y corregir o modificar los datos a conveniencia.
  • Perfil de superusuario
  • CRUD de funcionarios
• Como superusuario, quiero gestionar (ver, editar, dar de alta o de baja) centros educativos y empresas para asegurarme de que todos los datos son correctos y todo el mundo tiene acceso.
  • CRUD de empresas
  • Registro de empresas
  • Perfil de superusuario
  • CRUD de centros educativos
• Como superusuario, quiero actualizar los anexos cada vez que sean modificados por la Junta de Comunidades para que los usuarios del sistema puedan usar la aplicación sin problema.
  • Perfil de superusuario
  • CRUD de plantillas
  • Gestor de parametrización de plantillas