Autopréstamo de libros

Sistema de automatización de préstamo y devolución de Libros de las Bibliote dentro del campus de la Universidad Nacional de Colombia, incorporando la conexión entre puntos de prestamo y facilitando el proceso que a la fecha se implementa. El sistema tiene como objetivo principal reducir construir un sistema que pueda ser escalable y replicable de forma más economica.

Integrantes:

• Maria Alejandra Salgado Herrera
• Emmanuel David Correa Morales
• Ferdy Eduardo Larrotta Ruiz
• Danny Esteban Portela Robayo
• Diego Alejandro Figueroa Del Castillo

Con el objetivo de construir un campus inteligente dentro de la Universidad Nacional de Colombia-Sede Bogotá se busca suplir algunos de los servicios que son ofrecidos a la comunidad universitaria, dentro de los que se encuentra el autopréstamo de libros por parte de la Red de Bibliotecas dentro del campus universitario.

El proceso de autopréstamo de libros en las bibliotecas contempla un antes, durante y después de la experiencia del usuario, como se muestra a continuación:

Antes de realizar el préstamo, el usuario se acerca a la Biblioteca en busca de un libro y el respectivo punto de autopréstamo del piso, pero se encuentra con el problema de que no hay suficientes maquinas de autopréstamo dentro de la biblioteca; después se dispone a realizar el préstamo del libro por medio de las maquinas de autopréstamo existentes, donde se le permite identificarse y al mismo tiempo registrar el libro , encontrando que debe realizar diferentes procesos de autenticación como lo son su documento de identificación, usuario y clave institucional; como ultimo paso se retira el libro de la biblioteca para posteriormente devolverlo a la Biblioteca, donde se puede encontrar con problemas como una mala desmagnetización del libro o la no disponibilidad de puntos de devolución.

Partiendo del anterior análisis del viaje que debe hacer el usuario para poder realizar el autopréstamo de un libro, se define la problemática y un primer acercamiento a la solución:

Antecedentes

Para poder llegar a posibles soluciones, se evalúa como se realiza el proceso de autopréstamo actualmente, identificando las limitaciones y posibilidades de mejora del sistema. Actualmente se hace uso de la base de datos ALEPH, la cual se encuentra monitoreada por la Dirección Nacional de Bibliotecas. Así que la maquina debe tener la capacidad de establecer comunicación con la base de datos ALEPH.

Se utilizaban 2 formas de hacer la autenticación del libro:

• Código de barras
• Etiquetas RFID Dado esto, la maquina debe tener la capacidad de realizar la autenticación del libro, al hacer lectura de la información del libro que se encuentra en proceso de préstamo.

Actualmente se utiliza 3 formas para hacer la autenticación de usuario:

• Huella digital

• Lector de carné

Dentro de las especificaciones técnicas de las tarjetas se tiene que: son tarjetas Mifare Plus X, Mifare Desfire, Mifare Classic, de serial único, las llaves de inscripción y algoritmos de cifrado y robustos deben robustos de mínimo 1024 bits, compatible con el estándar ISO/IEC 14443-3 UIDS, mínimo de memoria de 4Kb, velocidad de comunicación de hasta 848 kbit/s, utilizando inscripción AES(Advanced Encryption Standard ) para permitir autenticidad, confidencialidad e integridad. De igual modo el carné almacenara información del usuario como el documento de identidad, Nombres y apellidos del usuario, tipo de vinculación, huella digital.

• Contraseña correo institucional

Según lo anterior, la maquina deberá tener la capacidad de realizar la autenticación de usuario, con el objetivo de disminuir la cantidad de tareas por parte del usuario, además de que se deben tener en cuenta las normas de Habeas Data, por el manejo de la información de los usuarios que consignan en la interfaz de la maquina.

Para permitir tener la seguridad sobre el préstamo de los libros, se debe hacer la desensibilización de las cintas electromagnéticas, que tiene cada uno de los libros actualmente se hace uso de una maquina desensibilizadora de la empresa 3M:

Limitaciones de la problemática

• Limitaciones de los Carnés:

Una de las principales problemáticas con la que cuenta la universidad, es la obsolescencia de la tecnología de los carnés que actualmente se utilizan, este carné ha entrado en desuso por diferentes razones, la principal de ellas es la seguridad; ya que el carnet myfare se puede clonar. El segundo punto débil de esta tecnología es que el proveedor de los carnés. La empresa "bytes", no brinda las llaves de encriptación con los cuales se ha programado los carnés, y tampoco brinda más soporte pues a nivel del mercado en general este tipo de tecnología es obsoleta y no brinda más soporte.

• Limitaciones de la autenticación con huella

Actualmente la ley sobre la recolección de los datos personales como la huella dactilar e imágenes, "los cuales son tratados por mecanismos técnicos que permiten reconocer a la persona por sus rasgos únicos e intransferibles. De este modo, estos datos son considerados de carácter sensible[1], dado que el uso indebido de esta información puede generar discriminación, entre otros.

En este sentido, las entidades que manejan mecanismos técnicos para la identificación de las personas, o que realizan grabaciones de video en sus instalaciones, debe tener en cuenta que se encuentran obligadas, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, a solicitar autorización por parte del titular de los mismos, informando a los titulares de datos personales que están siendo monitoreados por cámaras de video, e informando donde pueden acceder para conocer las políticas de privacidad, por medio de la publicación de los avisos.

Siendo así, todas las empresas que manejan o tratan los datos biométricos de las personas, están en la obligación de solicitar la autorización para su recolección." [1]

• Autenticación por correo y contraseña:

todos los servicios asociados a la universidad, se encuentran enlazados con el correo y la contraseña del SIA, es la forma más fácil y de seguridad interna que se puede emplear, sin embargo, podemos pensar en en alguna ocasión puede considerarse como no inseguro, al incrementar el contacto de las personas con el teclado, y sin una constante limpieza por parte del equipo, podría convertirse en un foco de contagio no solamente del COVID-19, sino, de otros gérmenes.

Alternativas contempladas para el sistema:

considerando las anteriores limitaciones presentadas en el punto anterior, tuvimos en consideración las siguientes opciones.

• Cambios de carné: existen tecnologías para usar, como por ejemplo Ntag216, con Chip DUI/DYI, tecnología RFID, permitirían no solamente crear una tarjeta de autenticación biométrica sino que permitirá tener una tecnología de tarjeta monedero segura.

• Carné inteligentes: una opción que otras compañías han adoptado para su uso, como bancos, aplicaciones plataformas móviles, puede ser una fuente de ahorro en tarjetas, pero una inversión en manejo de bases de datos.

• Reconocimiento facial: esta tecnología permite almacenar información biométrica por parte de la universidad, por lo uqe su uso estaría limitado por la ley de tratamiento Datos Biométricos acorde a la Ley 1581 De 2012.

Soluciones iniciales

Casilleros

Como una de las primeras opciones de solución planteadas para la problemática, se pensó en un dispositivo electrónico implementado por casilleros que permitiera una mejor organización de los libros tanto para la recepción como entrega de prestamos. Con un sistema de casilleros el usuario estaría en capacidad de solicitar un préstamo de manera remota, siendo que únicamente necesario el que lo recogiese en el casillero destinado para el donde se encontraría previamente colocado el artículo que hubiera solicitado. Así mismo, al momento de devolver un libro en préstamo se tendían los correspondientes casilleros por piso de biblioteca, en donde el usuario únicamente debería colocar su devolución en el casillero asignado que se desbloquearía dependiendo del piso al que pertenece, posterior al haber realizado la devolución en una máquina de préstamo de la biblioteca. Un bosquejo de la implementación se encuentra en la imagen a continuación

Las ventajas de esta implementación son las siguientes :

• Mayor facilidad al momento de recoger un libro, ya que se puede hacer de forma remota la solicitud y únicamente se toma de un casillero.
• Ayuda en la organización de los libros o material devuelto por piso, para facilitar su recolocación en la biblioteca.

Las desventajas que trae consigo la implementación son:

• Necesidad de los operarios de la biblioteca de colocar los libros en los casilleros correspondientes para su préstamo, teniendo entonces que asignárseles más labores a ellos fuera de las que normalmente poseen.
• Se crearían problemas de logística en cuando a por ejemplo material no recogido que se mantenga en los casilleros.
• Posible existencia de problemas de seguridad respecto al bloqueo de los casilleros en casos de que falte la alimentación eléctrica en el edificio. Dado que los libros se mantendrían desmagnetizados dentro de los casilleros, una falla en el mecanismo de seguridad del casillero permitiría que los libros fueran extraídos y sin posibilidad de ser detectados al salir de la biblioteca.
• Es una solución que sobre complejiza la problemática como tal.

Estos inconvenientes provocaron que la solución no fuera finalmente tomada en consideración como la definitiva para el proyecto.

Máquina exclusiva de devolución

Como alternativa de solución se plante adicionalmente la creación de un maquina de autodevolución situada en el exterior de la biblioteca, de manera que cualquier persona pudiera tener acceso a ella sin necesidad de hacer ingreso a la biblioteca como tal agilizando los procesos de devolución.

Como ventajas de esta implementación se consideraron las siguientes variables:

• Se considera que se agiliza el proceso de devolución al no tener que acceder a la biblioteca y no depender de la asistencia de los bibliotecarios
• Se disminuye el aforo dentro de las bibliotecas, esto con el fin de tomar en cuenta las recomendaciones realizadas por el ministerio de salud en el marco de la pandemia.
• Este sería un servicio que estaría activo las 24 horas al ser independiente de los horarios de funcionamiento de las bibliotecas.

Sin embargo, es necesario mirar también los inconvenientes de esta alternativa:

• Al ser un servicio expuesto a las afueras de la biblioteca podría tener inconvenientes de seguridad ya que cualquier persona puede tener acceso físico al sistema
• No se considera realmente necesario que este sea un servicio que deba estar habilitado las 24 horas del día, por lo cual podría ser un desperdicio de energía en especial porque la universidad no se encuentra abierta de manera ininterrumpida.
• Se podría estar poniendo trabajo extra a los bibliotecarios, ya que es necesario recoger los libros desde el punto de devolución e ingresarlos a la biblioteca. Esto dificultaría la labor de los trabajadores y no sería entonces un sistema muy efectivo.

Finalmente al realizar un balance entre lo positivo y lo negativo de esta alternativa se decide descartar la opción de una máquina de devolución exclusiva

Máquina de auto préstamo y auto devolución

Finalmente se considera como una solución viable la creación de una máquina de que permita a los usuarios realizar el autoprestamo y la autodevolución de los libros, de forma sencilla y sin la necesidad del apoyo del personal de las bibliotecas.

Como se ha mencionado antes, los requisitos primordiales son que el dispositivo pueda identificar el libro, autenticar a los estudiantes, y sensibilizar o desensibilizar la banda de seguridad de los libros según sea el caso.

Otro aspecto importante de esta solución es hacerla tan sencilla como sea posible, pero sin perder sus funcionalidades esenciales, de tal forma que sea fácil y económicamente replicable. Esto con el fin de permitir una fácil escalabilidad del prototipo para poder cumplir con las necesidades de las bibliotecas de la universidad.

Evaluación de las soluciones

Para la evaluación de las soluciones se proponen 3 criterios, en primer lugar que tan bien resuelve el problema, en segundo que tanto alivia el trabajo del personal de la biblioteca, y por último que tanto se encuentra la solución dentro de nuestro alcance.

En ese sentido se llega a la matriz vista anteriormente, en donde se ve que la solución de los casilleros y de la máquina de auto préstamo y auto devolución cumplen perfectamente con la solución, mientras que la máquina exclusiva de devolución no lo hace, pues no implementa ningún servicio para facilitar el préstamo de libros.

Por otro lado la solución que más alivia el trabajo del personal es la última, sin embargo no tiene un puntaje perfecto, pues los trabajadores aun deben organizar los libros luego de ser devueltos; las otras dos soluciones tienen un peor desempeño, pues en la primera se requiere de alguien que llene los casilleros de préstamo y organice los libros, y en la segunda los empleados deben ocuparse del préstamo de libros.

Finalmente la solución que se adapta mejor al alcance del proyecto es la última, pues la más sencilla y la que tendrá un costo menor, mientras que la segunda solución se torna muy compleja en tanto que requiere una obra civil, y la primera requiere un trabajo muy grande para la fabricación y operación de los casilleros.

En resumen se nota como la opción de la máquina de auto préstamo y auto devolución es la solución más viable y de mejores prestaciones, por lo que se decide proceder con el diseño de dicha solución.

[1] AZC Abogados. 2022. Tratamiento Datos Biometricos acorde a la Ley 1581 De 2012.. [online] Available at: https://www.azc.com.co/tratamiento-datos-biometricos-acorde-a-la-ley-1581-de-2012/ [Accessed 3 May 2022].