Procés d'onboarding: Eines - coopdevs/handbook GitHub Wiki

:warning: ATENCIÓ
Aquest handbook està descontinuat. La nova adreça és: https://handbook.coopdevs.org/ca/home

A continuació es descriuen els passos per incorporar a un nou treballador a la dinàmica de treball. El que en anglès s'anomena com Onboarding. Sí, la nostra professió comporta un clar biax anglosaxó.

Índex

Compte d'email Usuari i empleat a Odoo Xat de treball Accés al gestor de contrasenyes Permisos per repositoris Github Gitlab Calendari Drive/Nextcloud PENDENT

Demanar dades per publicar a la Web (potser crear pàgina "Procés d'onboarding: comunicació"

Compte d'email

És important fer aquest pas el primer. D'aquesta manera totes les invitacions a serveis i aplicacions es podran fer usant aquest compte de correu separant així les qüestions laborals del compte de correu personal.

Accedeix des del panell de CDmon a la gestió de l'allotjament de mail clicant al hosting mail corresponent a coopdevs.org. Des d'aquí clica a Gestión de cuentas i Crear cuenta. Recorda seguir la convenció de [email protected] i genera una contrasenya aleatòria inicial.

Un cop ho hagis fet, comunica-li a la persona i indica-li que és preferible que se l'enllaci al seu client de correu habitual. A més, ha de tenir present que rebrà invitacions al seguit de serveis que s'expliquen a continuació. Per tant, serà necessari que comprovi que pot accedir al nou compte de correu.

Configuració amb altres clients d'email

CDmon té instruccions detallades de com configurar el compte a Gmail. Tot i així, CDmon ofereix un client web a mail.coopdevs.org.

Les dades específiques del servidor de correu són les següents

Servidor IMAP imap.coopdevs.org port: 143 / port SSL/TLS: 993
Servidor POP3 pop3.coopdevs.org port: 110 / port SSL/TLS: 995
Servidor SMTP smtp.coopdevs.org port i port SSL/TLS: 25, 578 o 587

Usuari i empleat a Odoo

Crear usuari a Odoo

Anem a Configuració > Users & Companies > Usuaris i creem un nou usuari. Omplim el nom, mail i Companyies permeses (poden ser varies)

Permisos d'accès

Depenent de les aplicacions que tinguem instal·lades ens apareixeran un seguit d'opcions de permissos. Si seleccionem la opció buida l'usuari no tindrà accés a aquesta aplicació, les següents opcions per ordre ascendent aniran atorgant més i més permisos dins de cada aplicació.

Preferències de l'usuari

A la pestanya Preferències podrem seleccionar aspectes com l'idioma del usuari, zona horària o si volem que rebi les comunicacions d'Odoo per email o bé a través del mateix Odoo.

Crear Empleat a Odoo

Feu clic al submenú "empleats" de l'esquerra (hi ha els empleats existents) i després en el botó "Crea". Es mostra un formulari. Completa tota la informació que necessitis en les diferents pestanyes.

A la pestanya "Configuració RH", vinculem l'empleat al usuari en qüestió.

Afegir compte bancari de la treballadora a Odoo

A Contactes, cerquem el contacte de la treballadora, pestanya Facturació -> Editar

Afegim una línia a Comptes bancaris i afegim el compte bancari de la treballadora

Afegir dies disponibles de vacances a Odoo

A Absències, assignar dies de vacances restants del any en curs

Xat de treball

Fem servir Telegram i Zulip per a les comunicacions de la cooperativa. Telegram més aviat per una comunicació informal amb tota la cooperativa i Zulip per coordinar feina.

Telegram

Per a afegir a la nova persona, des del client web, cal que la tinguis als contactes del telèfon prèviament. Un cop fet, entra al grup, accedeix a la seva informació clicant a la capçalera i a continuació a Add member. En aquest punt et permetrà cercar i seleccionar el contacte del teu telèfon. Un cop n'estiguis segur clica Next i ja estarà fet.

Zulip https://coopdevs.zulipchat.com > "Invite more users" afegim a les persones, normalment com a members i els donem acces als Streams que ja sabem que hi participaran

Accés al gestor de contrasenyes

Fem servir BitWarden. Això és necessari per disposar de les credencials d'accés als serveis externs que usem a Coopdevs.

Primer de tot, navega a l'administració de l'organització Coopdevs clicant al nom al menú lateral anomenat Organitzacions de la pàgina inicial del teu compte de Bitwarden. Seguidament desplaçat a la pestanya Administra. Des d'aquí pots convidar a la persona clicant a Convida usuari.

Al modal que t'apereixerà, introdueix el correu electrònic de la persona, selecciona el tipus d'usuari Usuari i marca Aquest usuari pot accedir i modificar tots els elements. com a control d'accés. Per ara, confiem plenament en els companys que contractem, cosa que simplifica la gestió.

Per acabar, clica a Guardar.

Confirmar usuari

Per poder finalitzar el procés, un cop la persona hagi acceptat la invitació caldrà que des del compte de Coopdevs de Bitwarden la confirmem.

Des de la mateixa secció d'administració del compte esmentada al punt anterior, clica a la pestanya Acceptat i a l'engranatge que apareix sobre el nou usuari. Si selecciones confirma, això obrirà un diàleg per confirmar definitivament l'acceptació de l'usuari. Fins que no facis aquest pas no hi podrà accedir.

Donar accés a les col·leccions

Les contrasenyes les agrupem per col·leccions. Perquè la nova usuària pugui accedir a les dades cal donar permisos a les col·leccions que es vulguin exposar. Per fer-ho anem a la secció de configuració de la nostra organització i accedim a l'espai d'Administra i seguidament a Col·leccions. Ací veiem un llistat de totes les col·leccions i accedint a la configuració de la col·lecció amb el botó d'engranatge de la dreta, seleccionem Usuari. Aquí podrem marcar els usuaris que tinguin accés i quin tipus d'accés a la col·lecció.

Permisos per repositoris

A diferència de la resta de punts és millor evitar crear un compte nou associat al nou correu electrònic. Normalment, al tractar-se de programadors, és molt probable que la persona ja tingui compte com a mínim a Github. A banda, és millor tenir-hi una única identitat. En cas que no en tingui, cal que el creï previament.

Per això aquí només es tracta de donar els permisos necessaris per tenir accés als repositoris que tenim allotjats a Github i Gitlab.

Github

Cal afegir l'usuari a l'equip de Contributors de l'organització de Coopdevs a Github. Això sembla ser que només ho poden fer els usuaris que tenin rol de Maintainer de l'organització: a data d'avui l'Enrico i en Naoise.

Gitlab

Idealment el millor seria poder replicar els dos equips que tenim configurats a Github però sembla que els permisos de Gitlab a nivell d'organització només funcionen amb rols. Així doncs, tant en Dani com l'Enrico i en Pau són Owners de de coopdevs. La resta han de ser Maintainers. Això els atorga permisos suficients per no haver de dependre de la resta.

Navega a Members des del menú lateral de la pàgina d'organització. Des de la nova pàgina senzillament afegeix el nom d'usuari o mail de la persona, assignali el rol Mantainer i clica a Add to group.

Calendari

Per compartir el calendari de Coopdevs, actualment de Google, navega a Configuració i compartir clicant sobre el calendari. Un cop a la configuració, clica al botó Afegeix persones, afegeix el seu mail i selecciona l'opció Veure tota la informació de l'esdeveniment o fer Fer canvis a esdeveniments segons convingui.

Configuració amb un gestor de calendari

Per aquells que vulguin configurar-se el calendari al seu gestor local, des de la mateixa pàgina de configuració, desplaça't a la secció Integra el calendari i comparteix les adreces en format iCal amb la persona interessada. Amb això hauria de ser suficient.

Documents

Donar accés al Drive i al NextCloud de Coopdevs Treball SCCL

Drive

Cal proporcionar accés a la carpeta "Coopdevs Treball SCCL" que tenim a Drive

Nextcloud

Cal accedir al Nextcloud amb un usuari del grup «admin» i accedir a la secció "Usuaris" afegir un nou usuari.