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Proceso de presentación de tesis

Fecha de última actualización: 2025-06-17

Introducción

¡Hola!

Estás a punto de finalizar tu tesis y prepararte para la defensa. ¡Enhorabuena!

El proceso previo a ese día conlleva cierta burocracia y suele durar entre 1.5 y 3 meses. El calendario depende de las reuniones de CAPDIB, CAD-TIC y EID, que se reúnen una vez al mes (excepto en verano). Puedes consultar las fechas de las reuniones en la web de la ETSIT.

Los procesos se realizan parcialmente a través de Thesis y parcialmente mediante documentos digitales enviados por correo electrónico. Existen tres pasos principales, que deben completarse en orden:

  1. Evaluación Previa
  2. Solicitud de Depósito
  3. Defensa

Importante: Los documentos proporcionados están adaptados a nuestro Programa de Doctorado. Si encuentras otra información online, podría diferir ligeramente a la aquí presentada.

Conserva las carpetas y los formularios que te proporcionamos durante todo el proceso y envíalas con la estructura de directorios y nombres facilitados para que su gestión sea más ordenada. Elimina los formularios que no sean necesarios en tu caso. La carpeta con los formularios está en: docs_defense.zip. Lee los ficheros README.txt de cada carpeta para más información.

Toda la información debe enviarse con copia a:

¡Atención! Los miembros del tribunal y expertos externos deben usar firma electrónica siempre que sea posible. Es obligatoria para los residentes en España y para aquellos extranjeros que dispongan de ella.

En caso de que un residente en el extranjero no cuente con firma electrónica, se aceptará el sistema de firma electrónica válido en su país siempre que sea un sistema de firma electrónica avanzada reconocido por la Unión Europea. Muchos países tienen sistemas de firma electrónica válidos para documentos oficiales. Alguno de los sistemas de firma electrónica reconocidos en la Unión Europea como, por ejemplo:

El Acta de Defensa debe de firmarse con firma electrónica, especialmente si alguno de los miembros participa por videoconferencia. Solo se admitirá firma manuscrita si todos firman de forma manuscrita el día de la defensa.

Debido al elevado número de expertos extranjeros sin firma electrónica, esta medida se mantendrá hasta que la UPM implemente un sistema alternativo para ellos.

Cronograma orientativo del proceso

Paso Duración estimada Observaciones
Evaluación previa (CAPD) 1–4 semanas Depende de la próxima reunión
Revisión EID + exposición pública 2 semanas + 15 días Exposición no es inmediata
Aprobación tribunal + defensa (CAD-TIC) 1–3 semanas Requiere nueva reunión CAD-TIC

1) Evaluación previa

Este paso es imprescindible para poder continuar con el proceso. Sin la aprobación de la evaluación previa por parte de la CAPD, no se puede iniciar la solicitud de depósito en Thesis.

Evaluación previa

  1. Inicia el proceso en Thesis.
  2. Rellena la hoja de cálculo: indicios_calidad_programa_DIB.xlsx.
  3. Rellena el documento de actividades: solicitud_y_documento_de_actividades_formativas_DIB.docx y adjunta los justificantes correspondientes.
  4. Si solicitas confidencialidad en Thesis, completa y envía: Formulario_03_compromiso de confidencialidad.docx. Si no, borra la carpeta 2_confidencialidad.
  5. Si solicitas la mención de Doctorado Industrial, adjunta un informe final firmado por el candidato, el representante de la empresa y el/los director/es. (No existe plantilla.) Si no, borra la carpeta 3_justificacion_doctorado_industrial.
  6. Adjunta el borrador de tu tesis en la carpeta borrador_de_tesis. Ha de ser la misma versión que enviarás al comité de expertos.

Aunque en la teoría las CAPD seleccionan a los evaluadores externos y el tribunal, en la práctica esto no es real. Tú y tus directores conocéis mejor a los expertos en vuestra área que cualquier miembro de la CAPD, especialmente dada la diversidad de nuestro Programa de Doctorado. Por ello, los doctorandos y sus directores son responsables de identificar y contactar a los expertos y miembros del tribunal.

Para agilizar el proceso y evitar problemas con los plazos, durante la Evaluación Previa se requiere que se aporte, de forma adelantada, la información correspondiente al Paso 2: Solicitud de Depósito.

Nota: Si no se envía esta información, la Evaluación Previa podría completarse con éxito, pero la Solicitud de Depósito podría sufrir retrasos de al menos un mes, comprometiendo las fechas de depósito. La documentación incorrecta tras la Solicitud de Depósito obligará al candidato a esperar a que se celebre la siguiente reunión de la CAPD (aproximadamente mensual). La documentación correcta NO adelanta el proceso -ya que los tiempos los marca la plataforma Thesis y la EID-, pero sí evita retrasos en caso de que esté mal.

Por tanto, durante la Evaluación Previa también se debe completar:

  1. Completa y firma: Formulario_06_propuesta_panel_evaluadores_externos.docx. Se requiere un mínimo de 2 y un máximo de 3 evaluadores externos.
  2. Si optas a mención internacional, en este punto completa y envía Formulario_07_informe_idoneidad_evaluador_internacional.docx. Ha de haber un documento por cada evaluador internacional. Si no, borra la carpeta Formulario_07 de la carpeta 1_formularios_evaluacion_previa.
  3. Completa ¡sin firmar!: Formulario_09_propuesta_tribunal_tesis.docx.

2) Solicitud de depósito

Depósito y exposición pública

Una vez aprobada la Evaluación Previa, el doctorando procede con la solicitud de depósito. Si el comité de expertos y el tribunal están bien seleccionados, estos documentos pueden prepararse en paralelo.

El candidato trabajará de forma iterativa con el comité de expertos en el documento de tesis hasta obtener la versión final.

Recordatorio: Revisa la normativa y utiliza la plantilla proporcionada por la UPM, disponible en:
Sitio web de Estudios de Doctorado UPM

Algunas cosas en las que debes prestar atención:

  • El año que debe aparecer es el año en el que se sube el documento a la plataforma Thesis, no el de la versión que se mandó a los evaluadores.
  • No se debe olvidar incluir la filiación y posición de los directores.
  • No hay que incluir en el nombre del programa de doctorado el código de éste, i.e. no poner 09E7, ni el acrónimo DIB sino Doctorado en Ingeniería Biomédica, o en inglés Doctoral Degree in Biomedical Engineering.

Si hay algún fallo que note la EID en la portada, os hará realizar una Fé de Erratas, de solo la portada, que se subirá a la plataforma Thesis.

  1. Inicia el proceso en Thesis.
  2. Completa, firma y envía: Formulario_05_declaracion_autoria.docx.
  3. Completa y envía: Formulario_07_informe_idoneidad_evaluadores.docx. Ha de haber uno por cada evaluador externo y miembro del tribunal, incluyendo suplentes.
  4. Completa y envía: Formulario_08_informe_valoracion_evaluador_externo.docx. Uno por cada evaluador externo.
  5. Si solicitas una defensa por videoconferencia, completa y firma: Formulario_10_solicitud_defensa_por_videoconferencia.docx. Si no, borra el documento.
  6. Adjunta la versión final de la tesis.
  7. Adjunta el documento de respuesta a los los expertos. Para ello, completa y firma: Formulario_09_respuesta_a_informes_de_evaluadores_externos.docx.
  8. Para una defensa por videoconferencia, cada miembro del tribunal (incluyendo suplentes) debe firmar el formulario de aceptación: Formulario_99_Acceptance_member_thesis_panel_defense_by_videoconference.docx. Si no, y la carpeta Formulario_99_tesis_videoconferencia.
  9. Si hay más de un miembro extranjero en el tribunal, el director debe completar y firmar el compromiso de financiación: Formulario_99_cobertura_de_gastos_de_segundo_extranjero_en_el_tribunal.docx incluso aunque sea por videoconferencia. Si no, borra el documento.

Nota: Ten en cuenta que la CAPD solo valora la documentación en su reunión mensual. La aprobación definitiva se realiza por la EID, que se reúne posteriormente y tiene más tiempo para revisar la documentación, pudiendo solicitar correcciones. Una vez la EID apruebe el depósito, el tiempo límite del doctorando deja de correr.

Importante: Una vez el depósito es validado por la CAPD, la EID revisa toda la documentación. Si todo es correcto:

  • La tesis se pone en exposición pública durante 15 días naturales.
  • El tribunal propuesto se envía a la CAD-TIC para su aprobación formal en su próxima reunión.

3) Defensa

Después de que se acepte el depósito de la tesis, esta se publicará durante 15 días en:
Depósitos de Tesis UPM

Transcurrido este período, se podrá proceder a la defensa. Recomendamos que los estudiantes y sus directores que coordinen una fecha de defensa con el tribunal de antemano para evitar retrasos innecesarios.

Autorización de defensa (CAD-TIC)

  1. El doctorando debe enviar al tribunal:

    • Borrador de la tesis.
    • Documento de respuesta a los expertos.
    • Tesis final.
    • Documento de actividades formativas: solicitud_y_documento_de_actividades_formativas_DIB.docx. Según normativa, no supone un criterio de evaluación, pero complementa la información sobre la formación del doctorando.

  2. Para publicitar la defensa, el candidato y sus directores deben completar y enviar el cartel de defensa a la secretaría administrativa de la ETSIT a: [email protected].
    Si la defensa es online, se proporcionará el enlace público para la videoconferencia. Se adjunta una plantilla para el cartel (1_cartel_lectura_tesis_plantilla_capdib.docx) que contiene la información mínima requerida (aunque no existe plantilla oficial).

  3. Antes de la defensa, y para acelerar los pasos posteriores, el candidato debe completar su perfil en Teseo en la web del Ministerio.
    Consulta Teseo-procedimiento-de-tramitacion.pdf para conocer el procedimiento. Una vez cumplimentado y tras la defensa y la apertura de sobres de Cum Laude, la secretaría administrativa de la CAPD introducirá la calificación final en Teseo. Si no rellenas los datos bien y a tiempo, la expedición de tu título se retrasará.

    ¡Atención! El departamento que hay que poner es: Departamento de Tecnología Fotónica y Bioingeniería.

Importante: Aunque hayan pasado los 15 días de exposición pública, no podrás defender tu tesis hasta que la CAD-TIC haya aprobado el tribunal y autorizado la defensa en reunión formal. Si no hay incidencias (lo normal es que no haya), la defensa podrá programarse tras la siguiente reunión. Recibirás un correo electrónico confirmando la autorización de defensa y el tribunal. Ten cuidado con las fechas, no la pongas muy cerca de la reunión de la CAD-TIC, ya que si hay algún problema con el tribunal, tendrás que esperar a la siguiente reunión para poder defenderla. Recuerda que el calendario de reuniones de la CAD-TIC está disponible en la web de la ETSIT.

Contactos importantes

Importante: Cuanto antes completes correctamente cada paso, más fluido será el proceso de presentación y defensa de tu tesis. Si tienes alguna pregunta, ¡no dudes en consultarnos!

¡Buena suerte con tu defensa! 🎓🎉

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