2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

2.1 Planteamiento de la Situación Actual

Una empresa de servicios de taxi opera una flota de 2,000 vehículos aproximadamente en el mercado de transporte público urbano. Actualmente, la gestión del mantenimiento preventivo y correctivo de esta flota se realiza mediante procesos manuales desconectados, utilizando libretas de registro físicas y hojas de cálculo Excel que operan de forma aislada sin integración entre áreas.

Este método tradicional, aunque funcional en etapas tempranas de crecimiento, ha generado una crisis de información a medida que la flota escaló. Los datos quedan dispersos entre múltiples archivos, talleres y responsables, impidiendo una visión unificada del estado real de cada vehículo y de la flota en conjunto.

2.2 Principales Problemas Identificados

A. Fragmentación y Falta de Sincronización de Información

Área	Problema	Impacto
Talleres	Cada mecánico o centro de servicio mantiene sus propios registros en papel o archivos Excel independientes	No existe historial unificado por vehículo al cambiar de taller
Conductores	Reportan novedades verbalmente o por mensajes informales (WhatsApp)	Pérdida de trazabilidad de alertas tempranas
Administración	Consolidan datos manualmente para reportes mensuales	Información desactualizada y propensa a errores humanos
Dueños de taxi	No tienen visibilidad del mantenimiento realizado a sus vehículos arrendados	Desconfianza y conflictos contractuales

B. Gastos Incontrolados en Mantenimientos y Repuestos

La ausencia de un sistema de control preventivo ha derivado en un patrón reactivo de gastos:

• Mantenimientos correctivos de emergencia: Reparaciones urgentes que cuestan 3 a 5 veces más que una intervención preventiva programada
• Compras de repuestos sin planificación: Adquisiciones bajo presión sin comparación de proveedores ni negociación de volúmenes
• Duplicidad de servicios: Cambios de aceite o filtros realizados antes de tiempo por desconocimiento del último mantenimiento
• Falta de control de inventario: Repuestos comprados y extraviados, o urgencias por stock inexistente

> Dato crítico: En flotas similares, el mantenimiento reactivo representa el 60-70% del presupuesto total de mantenimiento, cuando debería ser máximo el 30%.

C. Ausencia de Parámetros de Control Preventivo

Actualmente no existen alertas automatizadas basadas en:

• Kilometraje acumulado (ej: cambio de aceite cada 3,000 km)
• Tiempo de operación (ej: revisión de frenos cada 4 meses)
• Condiciones críticas reportadas por conductores (ruidos, vibraciones, luces de tablero)

Los vehículos operan hasta presentar fallas visibles, permitiendo que componentes menores degradados generen daños catastróficos en sistemas mayores (motor, transmisión, sistema de frenos).

D. Riesgo de Pérdida Total de Vehículos

La acumulación de las problemáticas anteriores ha provocado casos donde:

• Vehículos con fugas de aceite no detectadas han sufrido daños totales en motor
• Sistemas de frenos desgastados han generado accidentes con pérdida del vehículo y responsabilidad legal
• Corrosión estructural no atendida ha inutilizado unidades con menos de 5 años de operación

En una flota de 2,000 taxis, cada vehículo fuera de servicio representa pérdida diaria de ingresos y costos de reposición que oscilan entre $200,000 - $350,000 por unidad.

2.3 Consecuencias Operativas y Económicas

Indicador	Situación Actual	Impacto Anual Estimado
Vehículos fuera de servicio por fallas imprevistas	8-12% de la flota mensual	Pérdida promedio 720 millones en ingresos operativos mensuales
Costo promedio por mantenimiento	$11 a $15 millones /vehículo/año	40% más alto que el punto de referencia del sector
Tiempo de resolución de averías	3-10 días promedio	Descontento de conductores y clientes
Tasa de accidentes por fallas mecánicas	De 10,399 aproximadamente 259 son de este item	Riesgo legal y reputacional no cuantificado

2.4 Necesidad de una Solución Tecnológica

La empresa requiere urgentemente una plataforma que:

1. Centralice toda la información de mantenimiento en una única fuente de verdad
2. Automatice alertas preventivas basadas en parámetros técnicos configurables
3. Trace el historial completo de cada vehículo desde su ingreso hasta su baja
4. Controle gastos de mantenimiento y repuestos con aprobaciones jerárquicas
5. Conecte a todos los actores: administración, mecánicos, conductores y dueños
6. Genere reportes analíticos para toma de decisiones basada en datos

La ausencia de esta herramienta representa un tope de crecimiento operativo y un riesgo financiero creciente que compromete la sostenibilidad del negocio a mediano plazo.

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2.5 Resumen del Problema

> La empresa de taxi enfrenta una crisis de gestión de mantenimiento producto de la operación manual y desconectada de una flota de 2,000 vehículos. Esta situación genera costos excesivos, vehículos fuera de servicio imprevistos, riesgo de pérdida total de unidades y falta de control administrativo, haciendo imperativa la implementación de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Automotor (SMPA) que digitalice, integre y optimice todos los procesos de cuidado vehicular.