4. ALCANCE Y LIMITACIONES

4.1 Alcance del Proyecto

El presente proyecto comprende el desarrollo, implementación y puesta en marcha del Sistema de Mantenimiento Preventivo Automotor (SMPA) para la empresa de servicios de taxi, operadora de una flota de 2,000 vehículos. El alcance incluye específicamente los siguientes componentes:

4.1.1 Módulos de Software a Desarrollar

Módulo	Descripción del Alcance	Usuarios Beneficiados
Gestión de Flota (Vehículos)	Registro completo de 2,000 vehículos con ficha técnica digital, documentos legales (SOAT, RTM, tarjeta de operación), historial médico de mantenimientos, asignación de conductores y trazabilidad de cambios	Supervisores, administradores, dueños de empresa
Alertas y Programación Preventiva	Motor de reglas configurable con alertas por kilometraje, tiempo, condiciones críticas y vencimientos legales; calendario de mantenimiento con vista Gantt; notificaciones push, email y SMS	Todos los perfiles de usuario
Gestión de Taller y Órdenes de Trabajo	Creación, asignación y seguimiento de órdenes de trabajo digitales; registro de mano de obra y repuestos utilizados; adjunto de fotos y documentos; firmas digitales de recepción y entrega	Mecánicos, supervisores de taller
Aplicación Móvil para Conductores	Desarrollo nativo Android/iOS para reporte de novedades con geolocalización y fotos, consulta de mantenimientos pendientes, validación de kilometraje con foto de tacómetro, y checklist de inspección pre-operación obligatoria	Conductores de la flota (2,000 usuarios aprox.)
Control de Inventario y Repuestos	Catálogo maestro de repuestos con códigos OEM; gestión de múltiples bodegas/talleres; control de stock mínimo/máximo; órdenes de compra automáticas; trazabilidad de repuestos por vehículo	Supervisores, área de compras, mecánicos
Portal para Dueños de Taxi	Acceso web de solo lectura para consulta de estado, historial y costos de mantenimiento de vehículos arrendados; descarga de comprobantes en PDF	Dueños de taxi (arrendadores)
Reportes e Inteligencia de Negocios	Dashboards ejecutivos con KPIs configurables; reportes comparativos por vehículo, taller, período; exportación a Excel y PDF; API para integraciones futuras	Directivos, supervisores, analistas
Administración del Sistema	Gestión de usuarios, roles y permisos granulares; configuración de parámetros de negocio (umbrales de alerta, horarios, etc.); auditoría completa de acciones	Administradores de sistema (TI)

4.1.2 Funcionalidades Incluidas

• Gestión de usuarios y autenticación: Sistema de login con usuario/contraseña, recuperación de credenciales, autenticación multifactor (MFA) para perfiles administrativos.
• Notificaciones multicanal: Push (app móvil), email (SMTP) y SMS (integración con gateway de mensajería).
• Almacenamiento de documentos: Repositorio digital para SOAT, RTM, tarjetas de operación, fotos de mantenimientos y evidencias de accidentes.
• Historial completo por vehículo: Trazabilidad desde el ingreso del vehículo a la flota hasta su baja definitiva.
• Gestión de conductores: Asignación de vehículos, historial de novedades reportadas, cumplimiento de checklists.
• Control de proveedores: Registro de talleres externos y proveedores de repuestos con evaluación de desempeño.

4.1.3 Infraestructura Tecnológica Incluida

Componente	Especificación	Alcance
Servidor de aplicaciones	Cloud (AWS, Azure o Google cloud) o servidor dedicado propio	Configuración, despliegue y monitoreo del backend
Base de datos	PostgreSQL o MySQL en instancia dedicada	Diseño de esquema, índices, respaldos automáticos diarios
Almacenamiento de archivos	Servicio cloud (AWS S3, Azure Blob o similar)	Configuración de buckets, políticas de retención (5 años), encriptación
App móvil	Publicación en Google Play Store y Apple App Store	Desarrollo, pruebas, subida a tiendas y actualizaciones menores (1 año)
Seguridad	Certificado SSL, firewall, WAF (Web Application Firewall)	Configuración de seguridad perimetral y en tránsito

4.1.4 Servicios Incluidos

• Análisis y diseño: Levantamiento de requerimientos, diseño de arquitectura, modelado de base de datos, prototipos de interfaz.
• Desarrollo: Codificación de los 8 módulos, integración entre módulos, desarrollo de APIs.
• Pruebas: Unitarias, integración, carga/estrés (simulación con 2,000 usuarios concurrentes), seguridad (pentesting básico), y pruebas de usuario (UAT).
• Capacitación: Programa de formación para 5 perfiles de usuario (administradores, supervisores, mecánicos, conductores, dueños de taxi), incluyendo manuales impresos, video tutoriales y sesiones presenciales/virtual.
• Migración de datos: Carga inicial de los 2,000 vehículos y datos históricos disponibles en Excel/libretas (hasta 1 año de historial).
• Soporte post-implementación: 3 meses de soporte técnico gratuito desde la puesta en marcha (corrección de bugs, ajustes menores).

4.1.5 Integraciones que se podran incluir en futuras mejoras

• Gateway de SMS: Para alertas por mensaje de texto ( Twilio, Mensajeros Urbanos o similar).
• Servicio de email: Protocolo Simple de Transferencia de Correo corporativo o servicio cloud (SendGrid, AWS SES).
• Servicios de mapas: Google Maps o OpenStreetMap para geolocalización de reportes de conductores.
• API de exportación: Endpoints para extracción de datos hacia sistemas externos (contabilidad, ERP) en formato JSON/CSV.

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4.2 Limitaciones del Proyecto

Para garantizar la viabilidad del proyecto y controlar su complejidad, se establecen las siguientes limitaciones explícitas:

4.2.1 Funcionalidades Excluidas del Alcance

Funcionalidad	Motivo de Exclusión	Alternativa Propuesta
Sistema de GPS/telemetría en tiempo real	Requiere hardware específico en vehículos (antenas, dispositivos IoT) y contratos con operadoras de telecomunicaciones. Incrementa costos y complejidad.	Integración futura con API de proveedor de GPS; por ahora, el kilometraje se ingresa manualmente o por foto del tacómetro
Módulo de contabilidad y facturación financiera	El SMPA es un sistema de gestión operativa de mantenimiento, no un ERP financiero completo.	Exportación de datos de costos vía API/Excel para importación en sistema contable existente (SAP, Tally, etc.)
Integración con sistemas bancarios para pagos	Requiere certificaciones de seguridad PCI-DSS y contratos con pasarelas de pago.	Los pagos a talleres y proveedores se registran manualmente en el SMPA; el pago real se hace por fuera del sistema
Inteligencia Artificial avanzada / Machine Learning predictivo	Requiere grandes volúmenes de datos históricos (mínimo 2-3 años) y expertise en ciencia de datos.	Se incluye análisis estadístico básico y correlaciones simples; ML se considera para fase 2 con datos acumulados
App móvil para mecánicos con funciones offline completas	Sincronización compleja de bases de datos locales con central; riesgo de conflictos de datos.	Checklists básicos offline y sincronización cuando hay conexión; órdenes de trabajo requieren conexión mínima
Portal de clientes finales (pasajeros)	El SMPA es interno para gestión de flota, no una app de servicio al cliente.	No aplica; el sistema no interactúa con pasajeros
Gestión de nómina de conductores	Es una función de recursos humanos, no de mantenimiento vehicular.	Integración futura posible vía API con sistema de nómina existente
Control de combustible y rendimiento por litro	Requiere sensores de nivel de combustible o integración con tarjetas de gasolinera.	Se incluye registro manual de consumo para análisis básico; automatización en fase 2

4.2.2 Restricciones Técnicas

Restricción	Descripción	Impacto
Disponibilidad de internet	El SMPA requiere conexión a internet para sincronización de datos. Las áreas sin cobertura tendrán funcionalidad limitada o retrasada.	Conductores en zonas rurales deben esperar señal para reportar novedades críticas
Dispositivos móviles de conductores	La empresa no provee celulares; se asume que conductores tienen smartphone Android 8.0+ o iOS 14+.	Usuarios con equipos antiguos no podrán instalar la app
Navegadores soportados	Soporte oficial solo para Chrome, Firefox, Safari y Edge últimas 2 versiones. Internet Explorer no soportado.	Estaciones de trabajo con Windows 7/IE no podrán usar el sistema web
Volumen de datos históricos	Solo se migran datos de hasta 1 año previo. Información anterior se archiva en PDF sin carga al sistema.	Histórico completo de vehículos antiguos no estará consultable en línea

4.2.3 Restricciones de Implementación

Aspecto	Limitación	Justificación
Capacitación de usuarios	Máximo 3 sesiones presenciales por grupo de usuarios. Refuerzos adicionales tienen costo extra.	Control de cronograma y presupuesto del proyecto
Personalización de reportes	Solo 5 reportes personalizados incluidos. Reportes adicionales se cotizan por separado.	Evitar scope creep en fase de entrega
Horario de soporte inicial	Soporte técnico disponible en horario laboral (8am - 6pm, L-V). Fines de semana con acuerdo previo.	Recursos limitados de equipo de soporte
Acceso a instalaciones	El equipo de implementación requiere acceso a talleres y oficinas en horarios acordados previamente.	Logística de trabajo en campo

4.2.4 Supuestos del Proyecto

Para el éxito del proyecto, se asume que:

1. La empresa asignará un coordinador de proyecto con disponibilidad mínima de 50% de su tiempo para validaciones y toma de decisiones.
2. Los datos de los 2,000 vehículos estarán disponibles en formato Excel o digitalizable al inicio del proyecto (placas, modelos, fechas de documentos).
3. Los conductores aceptarán instalar la app móvil en sus dispositivos personales y permitirán el uso de cámara y GPS.
4. La empresa contará con infraestructura de red (WiFi) en oficinas administrativas y talleres principales.
5. No habrá cambios significativos en la normativa de transporte público que altere los requisitos de mantenimiento durante el desarrollo.
6. Los dueños de taxi firmarán autorizaciones para que sus vehículos y datos sean incluidos en el sistema.

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4.3 Matriz de Decisiones de Alcance (Change Control)

Cualquier solicitud de cambio que modifique lo establecido en este alcance deberá pasar por el siguiente proceso:

Tipo de Cambio	Nivel de Aprobación	Impacto en Cronograma/Costo
Menor: Ajustes de interfaz, colores, textos	Coordinador de proyecto	Sin impacto
Moderado: Nuevos campos en formularios, reportes adicionales (hasta 3)	Comité de proyecto	Evaluación caso a caso
Mayor: Nuevos módulos, integraciones con sistemas externos, cambio de tecnología	Dirección de la empresa + Proveedor	Revisión de contrato y adenda

> Nota: El alcance definido en esta sección será la línea base para la aceptación final del proyecto. Cualquier funcionalidad no listada explícitamente en la sección 4.1 se considerará fuera de alcance y requerirá cotización adicional.