Introduction

Formoop est une application web de création et partage de formulaires de manières collaborative.

Le but de cette notice est de décrire le fonctionnement de l’application Formoop.

Avant d’utiliser Formoop, dans le cas où vous souhaitez l’héberger de votre côté, veuillez consulter les notices concernant la liaison de l’application à Firebase, et la liaison de l’application au Mailer.

En tant qu’utilisateur de l’application, vous n’avez pas besoin de passer par ces étapes de configuration, néanmoins lire cette notice d’utilisation vous permettra de comprendre comment fonctionne et comment utiliser Formoop.

Connexion

Se connecter à Formoop

Pour créer et partager vos Formoops, vous devez posséder un compte. En arrivant sur l’application, vous vous retrouvez sur la page de connexion. Remplissez les champs correspondants pour vous connecter.

S'inscrire à Formoop

Si vous n’avez pas encore de compte, créez-en un en cliquant sur “M’inscrire”.

Page d’accueil de Formoop

Après vous êtres authentifié, vous arrivez sur la page d'accueil de Formoop. Depuis cette page, il est possible d’accéder :

• A vos Formoops créés.
• Aux Formoops en cours.
• Aux campagnes de Formoop.
• Aux Formoops terminés.

De plus vous pouvez vous déconnecter si vous le souhaitez en cliquant sur le bouton de déconnexion en haut à droite de votre écran.

Création d'un Formoop

Page de création

Depuis la page de création, il est possible :

• De consulter vos Formoops créés
• De créer de nouveaux Formoops

Initialement, vous n’avez aucun Formoop créé sur cette page.

Consulter un Formoop

Lorsque vous avez créé des Formoops, ils apparaîssent sur cette page :

Pour consulter un Formoop en particulier, il suffit de cliquer sur sa carte.

Rechercher un Formoop

Il est possible de rechercher un Formoop en particulier en saisissant son nom dans la barre de recherche

Créer un nouveau Formoop

Pour créer un Formoop, cliquez sur le bouton "+".

Vous arrivez alors sur la page de création de Formoop.

Il existe deux types de Formoops :

• Les Formoops classiques
• Les Formoops génériques

Dans cette notice sont détaillées les étapes de création et d'édition de ces deux types de Formoops.

Quelle est la différence entre un Formoop classique et un Formoop générique

Les Formoops “classiques”, contiennent des questions que vous créez “à la main”, tandis que les Formoops “génériques” permettent de générer un Formoop à partir d’un fichier.

Création d'un Formoop classique

Voici la page de création d’un Formoop :

La page de création est séparée en trois parties :

• La barre de navigation en haut de page, qui permet d’accéder aux différentes étapes de personnalisation du Formoop.
• La partie centrale, depuis laquelle il est possible de réaliser les étapes de configuration.
• La barre de menu inférieure, depuis laquelle il est possible, dans l’ordre, de créer une question classique, créer une question générique, créer une section et d’enregistrer le Formoop.

Renommer un Formoop

Pour renommer un Formoop, il vous suffit d'écrire le titre que vous souhaitez lui donner dans la zone contenant la phrase "Formoop sans titre".

Enregistrer mon Formoop

Il est possible d'enregistrer votre état d'avancement dans la création de votre Formoop à tout moment en cliquant sur le bouton de sauvegarde en bas de l'écran.

Créer et personnaliser une question classique

Créer une question classique

Il est possible de créer une question "classique" de deux façons :

• En cliquant sur le bouton "+" dans la partie centrale de votre écran
• En cliquant sur le bouton "+" à gauche de la barre de menu, en bas de votre écran.

Quels sont les différents éléments d'une question ?

Une question est composée :

• D’un titre
• D’un type de réponse (Choix multiples, Cases à cocher, Liste déroulante, Réponse courte, Paragraphe)
• D’options de réponse ( pour les types Choix multiples, Cases à cocher, Liste déroulante)
• D’une section, permettant de regrouper des questions similaires ou portant sur le même sujet sous une section commune.
• D’un bouton permettant de rendre la question importante
• D’un bouton permettant de supprimer la question

Changer le titre d'une question

Pour changer le titre d'une question, remplacez le titre par défaut "Titre de la question".

Changer le type de réponse

Il existe plusieurs types de réponses pour une question :

• Choix multiples
• Réponse courte
• Paragraphe
• Cases à cocher
• Liste déroulante

Par défaut, le type de réponse d'une question est "Choix multiples". Si vous souhaitez le changer, cliquer sur la liste déroulante, puis sélectionnez le type voulu.

Paramétrer les réponses d'une question

Il est possible de paramétrer les réponses d'une question, à l'exception des types "Réponse courte" et "Paragraphe". En effet il n'est pas pas nécessaire d'ajouter des options pour ces types, mais vous pouvez ajouter, modifier, supprimer des options à votre guise pour les autres types de réponses.

Ajouter des options

Il est possible d’ajouter des options de plusieurs manières :

• En appuyant sur le bouton “+”, ce qui ajoute une option en dernière position.
• En écrivant votre option dans le champ “Ajouter une option”, ce qui ajoute votre option en dernière position.
• En appuyant sur entrée sur n’importe laquelle des options, ce qui crée une nouvelle option en dessous de l’option depuis laquelle vous avez tapé entrée.

Supprimer une option

Pour supprimer une option, cliquez sur la croix a droite de l'option à supprimer.

Changer l'ordre des options

Pour changer l'ordre des options, utilisez les flèches à gauche de l'option dont vous souhaitez changer l'ordre

Sections

Les sections permettent de regrouper des questions similaires ou portant sur le même sujet sous une section commune.

Créer une section

Pour créer une section, tapez le nom de celle-ci dans le menu. Appuyez sur entrée ou le bouton “+”.

La section est alors créé.

Affecter une section

Pour affecter une section à une section, rendez vous sur la question correspondante.

En haut à gauche de la question, vous trouverez une liste déroulante dans laquelle se trouvent toutes les sections que vous avez créé.

Choisissez la section voulue.

Notre question change alors de couleur. En effet, lors de la création, une couleur est affectée à chaque section. Vous pourrez alors identifier visuellement très rapidement la section dans laquelle se trouve une question.

Rendre une question importante

Il est possible de rendre une question importante en appuyant sur l’étoile en haut à droite d’une question. Ceci permet, lors de la fermeture d’un Formoop de donner un garde-fou supplémentaire lorsqu'une ou plusieurs questions importantes n’ont pas obtenues de réponses. Peut-être que lors d’un Formoop, une de vos questions devra absolument obtenir une réponse, pour mettre toutes les chances de votre côté, rendez votre question importante.

Supprimer une question

Pour supprimer une question, il suffit de cliquer sur le bouton "Supprimer la question" en bas de la question correspondante.

Paramétrer un Formoop

Nos questions sont maintenant crées, mais nous souhaitons changer leur ordre puisqu’en fin de compte, l’ordre actuel ne convient pas. Sur la barre en haut de votre écran, sélectionnez l’onglet “Paramétrer”.

Changer l'ordre des sections

Lorsque le Formoop sera généré, les sections apparaîtront initialement dans l’ordre dans lequel elles ont étés créés. Il est néanmoins possible de changer l’ordre d’affichage des sections depuis cette page. Pour changer l’ordre d’une section, sélectionnez-la et faites la glisser jusqu’à la position qui vous convient.

Changer l'ordre des questions

Pour changer l’ordre d’une question, sélectionnez-la et faites la glisser jusqu’à la position qui vous convient.

Valider l'ordre choisi

Une fois que le tri vous convient, cliquez sur trier :

Les couleurs seront ré-affectées, mais vos sections et sections seront triées comme vous l’avez décidé.

Campagnes de Formoops

Il est possible de regrouper des Formoop sous des campagnes. L’onglet campagne permet donc d’affecter une ou plusieurs campagnes à notre Formoop.

Créer une campagne

Pour créer une campagne, entrez le nom de cette dernière dans le champ prévu à cet effet en bas de votre écran. Pour valider, appuyez sur entrée ou sur le bouton "+".

Une fois la campagne crée, elle est attribuée directement aux campagnes dans lesquelles apparaîtront notre Formoop.

Enregistrez vos modifications à l'aide du bouton prévu à cet effet dans la barre de menu inférieure pour que les mises à jour soient prises en compte.

Ajouter le Formoop à une campagne existante

Si des campagnes ont déjà étés crées, elles apparaissent dans la zone de gauche, et vous pouvez y ajouter votre Formoop.

Pour se faire, sélectionner la où les campagnes que vous souhaitez ajouter et appuyez sur la flèche allant vers la droite. Les campagnes seront alors affectées à votre Formoop.

Enregistrez vos modifications à l'aide du bouton prévu à cet effet dans la barre de menu inférieure pour que les mises à jour soient prises en compte.

Retirer le Formoop d'une campagne

Pour retirer le Formoop d'une campagne, sélectionnez la dans la zone de droite, puis appuyez sur la flèche allant vers la gauche. La campagne sélectionnée sera alors retirée.

Enregistrez vos modifications à l'aide du bouton prévu à cet effet dans la barre de menu inférieure pour que les mises à jour soient prises en compte.

Publier un Formoop classique

Votre Formoop est terminé, vous souhaitez maintenant le publier. Rendez-vous dans l’onglet “Publication”.

Personnaliser la phrase d'accueil du Formoop

Lorsque les utilisateurs arriveront sur votre Formoop pour la première fois, un message leur sera affiché. Si vous souhaitez le personnaliser, vous pouvez en créer une nouvelle, sinon une phrase au hasard parmis un lot de phrase pré-configuré lui sera affichée.

Publier le Formoop

Pour publier le Formoop, appuyez sur le bouton correspondant.

Lorsque le Formoop est publié, la vue de cette page change :

Mettre à jour un Formoop

Il est aussi possible de mettre à jour un Formoop. En effet, si vous souhaitez apporter des modifications à votre Formoop après sa publication, vous devrez le mettre à jour en cliquant sur le bouton correspondant.

Attention, dans lorsqu’une question change de manière importante, les réponses qui lui sont associées seront supprimées (Par exemple un changement de type de réponse).

En revanche, lorsque les changements sont mineurs, les réponses associées ne sont pas perdues (changement du titre d’un question, ajout d’options).

Ecraser un Formoop

Il est possible d’écraser un Formoop, ce qui aura pour effet de supprimer toutes les réponses apportées par des participants de celui-ci.

Accéder à un Formoop

Il est possible d'accéder à un Formoop à l'aide d'un lien lorsque celui-ci est publié.

Vous pouvez donc y accéder à l’aide du lien copiable disponible en bas de page :

Avec ce lien, vous ne pourrez cependant pas répondre au Formoop si vous n'êtes pas authentifié.

En effet, pour participer à un Formoop, il faut y accéder à l'aide d'un lien personnel que vous recevez lorsque vous y êtes invité.

Partager un Formoop

La dernière étape consiste à partager le Formoop. Vous pouvez trouver en centre de page le composant de partage du Formoop à un point d’entrée.

Qu'est-ce qu'un point d'entrée

Un point d’entrée est une personne qui va recevoir le Formoop et qui sera chargée de le faire circuler. Dans le cas d’une enquête dans une entreprise par exemple, il s’agira de la personne en contact avec vous, et qui partagera le Formoop à ses collègues.

Il faut aussi savoir qu’un point d’entrée possède un droit supplémentaire, qui est de pouvoir clôturer un Formoop lorsqu’il estime qu’il est terminé. C’est un droit que vous avez aussi en tant que créateur du Formoop, mais peut être préférez vous laisser le Formoop “s’auto gérer”. Choisissez donc bien vos points d’entrée.

Inviter un point d'entrée

Rentrez l’adresse mail de la personne que vous souhaitez inviter.

Changez le sujet du mail, et son contenu si vous le souhaitez.

Ajoutez son adresse mail en cliquant sur “+”, et ajouter autant de point d’entrée que vous le souhaitez.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton envoyer.

Votre Formoop est désormais publié, et les points d’entrée sont invités.

Supprimer un Formoop

Si vous souhaitez supprimer votre Formoop, rendez-vous dans l’onglet “Supprimer”.

Supprimer un Formoop implique sa disparition des Formoops créés, mais aussi des campagnes auxquelles il appartient, ainsi que des Formoops publiés.

En cliquant sur Supprimer, un message de validation apparaîtra :

Cliquer sur “OK” supprimera le Formoop.

Création d'un Formoop générique

Un Formoop générique, contrairement à un Formoop classique, permet de générer des questions à partir d’un fichier. La plupart des fonctionnalités d'un Formoop générique sont les mêmes que celles d'un Formoop classique, en dehors des étapes de création d'une question et de la publication. Sont développées par la suite ces deux étapes, mais si vous souhaitez obtenir d'autres informations veuillez vous référer à la partie de création de Formoop classiques (LIENNNN).

Quel type de fichier pour créer un Formoop générique ?

Pour créer un Formoop générique, le fichier CSV doit respecter une certaine structure.

En effet, les variables doivent êtres écrites en majuscules, différents mots séparés par un underscore (“_”), et si vous souhaitez identifier les points d’entrée directement dans le fichier CSV, ceux-ci doivent être regroupés sous une colonne CONTACT. Pour plus de précisions sur la colonne CONTACT, veuillez vous rendre dans la partie (LIEN).

Pour mieux comprendre le fonctionnement d’une question générique, prenons un exemple. Nous devons réaliser une enquête auprès d’un chenil possédant plusieurs établissement. Nous souhaitons envoyer un Formoop à chaque établissement, et nous possédons un document csv structuré comme ceci :

NOM_ETABLISSEMENT	VILLE	CHIEN	RACE
Etablissement n°1	Bruxelles	Milou	Fox terrier
Etablissement n°1	Bruxelles	Rex	Berger Allemand
Etablissement n°1	Bruxelles	Lassie	Border Collie
Etablissement n°2	Paris	Dolie	Labrador
Etablissement n°2	Paris	Nix	Bulldog
Etablissement n°3	Genève	Ruby	Caniche
Etablissement n°3	Genève	Toby	Beagle

Créer une question générique

Il est possible de créer une question "générique" de deux façons :

• En cliquant sur le bouton "i" dans la partie centrale de votre écran
• En cliquant sur le bouton "question générique" à gauche de la barre de menu, en bas de votre écran.

Vous pouvez trouver, dans une question générique, des éléments similaires aux questions classiques, seulement, deux éléments sont différents :

• Une case à cocher permettant de grouper des questions
• Le champ d'édition du titre de la question est différent de celui des questions classiques

Créer une question groupée

Vous pouvez choisir de créer une question groupée, ce qui aura pour effet de regrouper toutes les questions créées à partir du patron de votre question générique sous une même “Grande question”. En cochant cette option, vous devrez écrire l’intitulé de votre question générale.

Configurer une question générique

Dans le champ contenant la phrase “Une question avec @variable”, vous devrez écrire l’intitulé de votre question. Comme votre question porte sur des éléments différents, présents dans votre fichier csv, il est nécessaire d’utiliser des variables (écrites en bleu et précédées d’un “@”), qui correspondent dans notre fichier csv, à l’intitulé d’une colonne.

Reprenons l'exemple du chenil. On souhaite alors créer une question pour obtenir l'âge de chaque chien présent dans le chenil. Il faudrait alors créer la question générique “Quel est l’âge de @CHIEN le @RACE ?”, Ce qui aura pour effet, par exemple pour le premier chien de générer la question “Quel est l’âge de Milou le Fox terrier ?”.

Vous pouvez maintenant rédiger l’intitulé de votre question en introduisant les variables dont vous avez besoin. Pour insérer une variable, vous devez donc écrire le nom de la colonne correspondante dans votre fichier CSV (précédée du symbole “@”), puis appuyer sur entrée pour identifier les variables, qui seront alors écrites en bleu.

Il ne vous reste qu’à paramétrer votre question et continuer la création de votre Formoop.

Publier un Formoop générique

De la même façon que pour les Formoops classiques, vous pouvez personnaliser la phrase d'accueil du Formoop.

Lorsque vous cliquez sur “Publier le Formoop !”, la fenêtre suivant s’affiche :

Comme vous pouvez le constater, si vous souhaitez re-publier un Formoop, les Formoops générés et publiés précédemment par ce patron de Formoop seront écrasés.

Importer un fichier csv

Vous pouvez trouver sur cette fenêtre un bouton permettant d’importer votre fichier. Pour importer un fichier, cliquez sur "Parcourir", et sélectionnez votre fichier.

Choisir une clé de regroupement

Avant de générer votre Formoop, vous devez choisir une clé de regroupement. Dans notre cas d’exemple de chenil, nous souhaitions générer un Formoop par Établissement. Notre clé de regroupement sera donc “NOM_ETABLISSEMENT”, ce qui aura pour effet de générer 3 Formoops.

Ajouter des contacts depuis le fichier csv

Votre fichier CSV peut aussi contenir les points d’entrée pour chaque clé de regroupement. Pour se faire, il faut ajouter une colonne CONTACT à votre fichier, ce qui donnerait pour l’exemple du chenil :

NOM_ETABLISSEMENT	VILLE	CHIEN	RACE	CONTACT
Etablissement n°1	Bruxelles	Milou	Fox terrier	[email protected]
Etablissement n°1	Bruxelles	Rex	Berger Allemand
Etablissement n°1	Bruxelles	Lassie	Border Collie
Etablissement n°2	Paris	Dolie	Labrador
Etablissement n°2	Paris	Nix	Bulldog	[email protected]
Etablissement n°3	Genève	Ruby	Caniche
Etablissement n°3	Genève	Toby	Beagle	[email protected]

Vous pouvez placer les adresses mails de vos contacts à n’importe quelle ligne de votre clé de regroupement.

Générer les Formoops génériques

Importez votre fichier, choisissez votre clé de regroupement et appuyez sur le bouton de lecture du fichier CSV. Si la génération est possible, le Formoop sera généré.

En revanche, si des erreurs existent, vous devriez les voir s’afficher dans la fenêtre. Si une variable de votre question n’est pas présente dans votre fichier CSV vous devriez voir le message d’erreur suivant :

Ici par exemple, il y a une erreur dans le nom de la colonne contenant la race du chien.

Lorsque vous n’avez plus d’erreur, vous n’avez plus qu’à cliquer sur “Générer”.

Participer à un Formoop

Une fois un Formoop publié, il sera accessible aux personnes ayant étés invitées qui pourront alors y répondre.

Accéder à un Formoop

Il existe plusieurs façons d'accéder à un Formoop :

• Depuis la page des Formoops publiés, lorsque vous possédez un compte

• A l’aide du lien d’accès au Formoop Il faut savoir que pour pouvoir participer à un Formoop, vous devez y être invité. En effet, un utilisateur invité au Formoop doit vous inviter à y participer. Lorsque vous êtes invités à un Formoop, vous recevez un mail contenant votre lien personnel d’accès. Celui-ci vous authentifiera automatiquement en tant qu’utilisateur invité. En cliquant dessus vous serez redirigé vers le Formoop, et serez en mesure de commencer à répondre.

Si vous n’êtes pas invité, vous pourrez voir les questions qui constituent le Formoop, mais ne pourrez pas y participer, ou voir quelles sont les réponses apportées par les utilisateurs.

Je me retrouve sur une page où l'on m'indique que je ne suis pas authentifié

Lorsque vous arrivez sur un Formoop sans être authentifié (vous avez essayé d'accéder au Formoop sans utiliser votre lien personnel, qui permet de vous authentifié), une fenêtre s'ouvre :

Il se peut que vous soyez invité au Formoop, mais que vous ayez voulu y accéder sans utiliser votre lien personnel. Peut être avez vous tout simplement perdu votre lien personnel. Vous ne serez donc pas connecté sans utiliser votre lien. En renseignant votre adresse mail dans le champ correspondant, vous recevrez un mail avec votre lien personnel.

En revanche, si vous n’êtes pas invité au Formoop, renseigner votre adresse mail sera inutile. Vous ne recevrez pas de lien d’accès.

Accéder à un Formoop à l'aide de son lien personnel

En revanche, si vous essayez d'accéder au Formoop à l'aide de votre lien personnel, vous pourrez participer à ce dernier.

La première fois que vous accédez au Formoop, un message de bienvenue sera affiché. Ce message est aléatoire parmis une liste de message pré-configurés, ou choisi par le créateur du Formoop. En voici un exemple :

Cliquez sur “Commencer” pour débuter la complétion du Formoop.

Description de la page de participation à un Formoop

En arrivant sur la page de participation d'un Formoop, vous retrouvez :

• Le nom du Formoop
• Votre nom d’utilisateur
• Les différentes sections du Fomoop
• Les questions du Formoop
• Une barre de menu contenant :
  • Des filtres et des tris, permettant de mieux vous retrouver dans le Formoop.
  • Un bouton permettant de retirer les tris et filtres.
  • Une barre de recherche.
  • Un bouton permettant d’enregistrer vos réponses.
  • Un bouton permettant d’inviter des utilisateurs au Formoop.

Répondre à une question

Pour répondre à une question, sélectionnez tout simplement la ou les réponses que vous souhaitez :

La réponse est alors surlignée en bleu, et un bouton est apparu en haut à droite de la question.

Enregistrer mes réponses

Si votre réponse vous convient vous pouvez l’enregistrer. Il est possible d’enregistrer de deux façons différentes :

• En cliquant sur le bouton enregistrer de la question, ce qui enregistrera la réponse de la question
• En cliquant sur le bouton enregistrer du menu inférieur, ce qui enregistrera toutes vos réponses apportées.

Dans le cas où vous auriez oublié d’enregistrer vos réponses, un message apparaîtra lorsque vous fermez la page :

Si vous ne désirez pas enregistrer vos réponses, vous pouvez quitter la page, sinon cliquer sur “Rester sur la page”.

En enregistrant vos réponses, vous pouvez voir que plusieurs éléments changent :

• La section à laquelle appartient la question à changée de couleur. En effet vous pouvez identifier visuellement le pourcentage de complétion d’une section. Ici notre section ne contient que 2 questions, elle est donc complétée à 50%
• Notre question est devenue verte, ce qui indique que quelqu’un à répondu à cette question (ici, c’est vous).
• Un bouton permettant de supprimer votre réponse est apparu sur votre question.
• Un bouton à gauche de la question est apparu indiquant qu’une personne a répondu à la question.
• Une barre verte est apparue en haut du menu inférieur. Cette barre représente en fait la progression globale du Formoop. Le Formoop ne contenant ici que 2 question, il est donc complété à ⅓.

Modifier une réponse

Si vous souhaitez changer votre réponse, vous n’avez qu’à cliquer sur l’option voulue :

Vous pouvez alors enregistrer vos changements ou supprimer votre réponse.

Consulter les réponses apportées à une question

Vous pouvez, en cliquant sur le bouton en haut à gauche de la question (avec un bonhomme), voir qui a répondu à la question, et quelle est sa réponse.

Ici, c’est vous qui avez répondu, vous observerez donc votre réponse. Mais dans le cas où quelqu’un d’autre aurait répondu, vous auriez aussi sa réponse d’indiquée.

Mécanisme de conflits

Qu'est-ce qu'un conflit ?

Dans un Formoop, nous sommes souvent dans la situation où une seule réponse est “vraie” pour une question, et le but est de l’obtenir à l’aide des participants. Par exemple si l’on cherche à connaître la norme écologique d’un bâtiment, une seule réponse est bonne, réponse qu’en tant que créateur on ne connaît pas d’avance. Or nous avons pu voir que n’importe qui d’invité peut répondre à n’importe quelle question comme il le souhaite. Ainsi, il se peut que plusieurs personnes répondent de manière différente à une même question, et au final, on ne sait pas laquelle réponse est la bonne. C’est pourquoi nous avons introduit le mécanisme de conflit. Un conflit survient lorsque des personnes répondent de manière différente à une même question. Un conflit ne signifie pas qu’il existe une erreur dans la réponse (puisqu’on ne le sait pas), mais qu’il existe un désaccord entre différents participants. Les participants au Formoop seront alors notifié visuellement qu’une question présente un conflit, et devront dialoguer dans le but de le résoudre et d’obtenir la réponse véritable.

Comment faire survenir un conflit ?

Reprenons notre exemple précédent. En tant que jean dupont, je connais la réponse à la “Question 1”, et je suis sûr et certain que la réponse est l’option 1, puisque j’ai des papiers sur mon bureau qui me le prouvent. Il se trouve que quelqu’un à déjà répondu à cette question, mais rien ne m’empêche d’y répondre également pour confirmer sa réponse.

Je décide alors de répondre :

Comme vous pouvez le voir, la question est passée en rouge, et une petite animation est apparue. Un conflit est survenu !

En regardant les réponses de cette question, en appuyant sur le bouton en haut à gauche de la question, je vois que Bob a répondu à la question et que son choix s’est porté sur l’option 2.

Résoudre un conflit

Etant sur de ma réponse, je dois dialoguer avec Bob pour résoudre le conflit.

Pour se faire, je vais lui envoyer un mail.

En me rendant sur le bouton "Inviter" dans le menu inférieur, je me retrouve sur la page suivante :

Je clique sur Bob michelo pour lui envoyer un mail :

Je lui explique alors dans le contenu du mail qu’il me semble qu’il s’est trompé en répondant à la question, et je lui envoie le mail.

Un peu plus tard, je reçois un mail de réponse de Bob, qui me dit que les papiers que j’ai sont en fait trop anciens, et que désormais la bonne réponse est l’option 2. Je dois alors résoudre le conflit.

Il existe plusieurs manières de résoudre un conflit :

• S’aligner avec les autres acteurs du conflits, en répondant la même chose qu’eux.
• Supprimer ma réponse.

Ici, je choisie de répondre comme Bob, c’est à dire l’option 2:

Le conflit est maintenant résolu, le créateur du Formoop sera en mesure d’obtenir la réponse véritable sur cette question !

Trouver une question rapidement

Plusieurs éléments sont à votre disposition pour trouver une question rapidement :

• Les sections
• La fonction de recherche
• Les filtres
• Les tris

Trouver une question à l'aide des sections

Si vous êtes un spécialiste de la "Section 2", et que le créateur du Formoop a regroupé certaines questions sous cette section, vous pouvez cliquer sur la section correspondante en haut du Formoop pour ne voir que les questions liées à cette section.

Trouver une question à l'aide de la fonction de recherche

Il est aussi possible de trouver des questions à l'aide de la barre de recherche du menu inférieur. En effet, en marquant des mots clés que pourraient contenir les questions sur lesquelles vous pourriez apporter des réponses, celles-ci seront affichées.

Trouver une question à l'aide des filtres

Dans le menu inférieur, vous pouvez trouver le bouton filtre. Un menu s'ouvre alors à gauche de l'écran :

Vous pouvez alors choisir d’afficher les question non groupées ou groupées dans le cas d’un Formoop générique, qui aurait des question groupées, ou choisir l’affichage en grille des questions, ce qui permet d’avoir une vue plus générale du Formoop :

La vue est plus concise, mais vous permet d’avoir affiché un plus grand nombre de questions. Pour répondre à une question en particulier, cliquez sur celle-ci, une fenêtre contenant la question s’ouvrira.

Trouver une question à l'aide des tris

Dans le menu inférieur, vous pouvez trouver le bouton tris. Un menu s'ouvre alors à gauche de l'écran :

Vous pourrez alors trier les questions par ordre alphabétique si vous le souhaitez.

Enlever les éléments d'affinement de recherche

Peut-être avez vous cumulé les éléments d'affinement de recherche, mais ne parvenez pas à revenir à l'affichage initial. Pour enlever ces éléments, appuyez sur le bouton "Oeil" dans le menu inférieur.

Inviter d'autres personnes à participer au Formoop

Le but des Formoops est de recueillir un maximum de réponses. Plus de personnes susceptibles de posséder les réponses sont invitées, plus de chance nous avons d’obtenir ces réponses.

Il est donc temps d’inviter d’autres personnes à participer au Formoop.

Pour se faire, dans le menu inférieur, vous trouverez le bouton d’invitation “Inviter”. En cliquant sur celui-ci, une fenêtre s’ouvre :

Vous retrouverez ici les différentes personnes invitées au Formoop à gauche, ainsi qu’un composant permettant d’inviter d’autres personnes à y participer. Pour inviter une personne, renseignez son adresse mail, et appuyez sur le bouton “+”. Vous pouvez inviter plusieurs personnes simultanément. Changez le sujet du mail et son contenu si vous le souhaitez, et cliquez sur le bouton d’envoi. Les personnes ajoutées recevront alors dans leur boîte mail leur lien d’accès personnel pour pouvoir participer au Formoop.

Clôturer un Formoop

Un point d’entrée possède le droit supplémentaire de fermer un Formoop.

Rappel : Un point d’entrée est une personne qui va recevoir le Formoop et qui sera chargée de le faire circuler. Dans le cas d’une enquête dans une entreprise par exemple, il s’agira de la personne en contact avec vous, et qui partagera le Formoop à ses collègues.

Reprenons notre exemple précédent : Le créateur du Formoop avait invité Bob Michelo en tant que point d’entrée sur le “Formoop de notice”. Comme vous pouvez le voir, la vue d’un point d’entrée est légèrement différente de celle un utilisateur normal :

En effet, un point d’entrée possède un bouton en haut à droite du Formoop permettant de clôturer ce dernier.

En cliquant sur ce bouton, le point d’entrée aura le message suivant :

Le but de ce message est d’indiquer au point d’entrée qu’il sera impossible de participer au Formoop après sa clôture, et de lui éviter de le fermer par erreur.

Souvenez-vous, dans la partie création d’un Formoop, nous avions vu qu’il était possible de rendre des questions importantes. En fait le but de rendre des questions importantes prend tout son sens ici. En effet, lorsqu’un point d’entrée souhaitera fermer un Formoop pour lequel des questions importantes ne possèdent pas encore de réponse, le message suivant s’affichera en tant que second “Garde-fou” :

Ce message indique au point d’entrée que certaines questions étaient importantes pour le créateur du Formoop, et qu’il a certainement besoin des réponses. Le point d’entrée saura alors qu’il faut peut être laisser le Formoop ouvert un peu plus longtemps, le temps d’obtenir les réponses à ces questions.

Une fois le Formoop clôturé, plus personne ne peut y participer. En tant que créateur, vous aurez surement besoin de récupérer les réponses données par les utilisateurs, puisque c’était le but de votre enquête. Pour les récupérer c’est très simple, rendez-vous sur la page Formoop terminés. Pour plus de précisions, rendez vous dans la partie “Formoop terminés” qui détaille la procédure à suivre.

Campagnes de Formoops

Page d'accueil

En tant que créateur, vous avez probablement lié votre Formoop à une campagne de Formoop. Dans le menu principal, rendez-vous dans la partie “Campagnes de Formoops” pour les consulter.

Vous arrivez sur la page suivante :

Créer une campagne

Il est possible de créer une campagne en indiquant son nom dans le champ correspondant en haut à droite de l'écran. Une fois le nom saisi, appuyez sur le bouton "+" ou sur entrée.

Rechercher une campagne

Pour rechercher une campagne, indiquez son nom dans le champ correspondant en haut à gauche de l'écran.

Consulter une campagne

Pour consulter une campagne, cliquez sur la carte correspondante.

Superviser le déroulement d'une campagne

Une fois dans votre campagne, vous pouvez voir la page suivante :

Depuis cette page vous pouvez :

• Consulter l'état d'avancement d'un Formoop
• Identifier les détenteurs d'informations
• Consulter l'état d'avancement de la campagne
• Récupérer les données de Formoops

Vous pouvez aussi voir en haut de page deux onglets :

• L'onglet courant, permettant de consulter la campagne
• L'onglet permettant de supprimer la campagne

Consulter l'état d'avancement d'un Formoop

Depuis la page de consultation, vous pouvez observer l'état d'avancement d'un Formoop. Vous avez donc accès à :

• Le pourcentage de complétion du Formoop
• Les points d'entrée du Formoop
• Le nombre de participants au Formoop
• Le nombre de participants actifs, c'est à dire des participants qui ont répondus au Formoop
• L'état du Formoop, à savoir en cours ou terminé.

Récupérer les données d'un Formoop

Vous pouvez depuis cette page récupérer les données d’un ou plusieurs Formoop. Pour se faire, cocher les cases dans le tableau des Formoop dont vous souhaitez obtenir les données, et appuyez sur le bouton ”Récupérer” dans le menu inférieur.

Supprimer une campagne

Vous pouvez supprimer une campagne en vous rendant dans l'onglet Supprimer.

En supprimant une campagne, vous perdrez toute progression liée à celle-ci, donc soyez sûr de ce que vous faites !

En cliquant sur “Supprimer la campagne”, un message de confirmation sera afficher dans le but d’éviter de supprimer la campagne par erreur.

En cliquant sur “OK”, la campagne sera supprimée.

Formoops terminés

Les Formoops terminés peuvent être retrouvés dans cette page. Depuis cette dernière, vous pourrez récupérer les données obtenues par votre enquête.

Voici comment se présente la page :

NOOOONNNn c'est écrit Formulaires...

Pour récupérer les données liées à un Formoop, cliquez simplement sur celui-ci.