Phân tích quản lý quy trình xử lý hồ sơ - VietOpenCPS/doc GitHub Wiki

####Các entity dữ liệu

Entity - serviceprocess quản lý các quy trình giải quyết thủ tục hành chính

processNo: Số hiệu quy trình
processName: Tên quy trình tạo ra
description: Mô tả hướng dẫn áp dụng quy trình
dossierTemplateId: Tham chiếu mẫu hồ sơ xử lý bởi quy trình
paymentConfigId: thông tin cấu hình thanh toán
paymentFee: số tiền yêu cầu thanh toán
isRequestPayment: cờ đánh dấu, yêu cầu phải thanh toán trước khi gửi hồ sơ.

Quan hệ 1-n với serviceconfig trong định nghĩa dịch vụ công cấp 3.

Trong các quy trình, luôn tồn tại một quy trình đặc biệt có processNo = "DEFAULT". Quy trình này áp dụng chung để xử lý tiếp nhận và trả kết qủa tất cả các loại hồ sơ trên cổng DVCTT theo một luồng chuẩn. Trong quy trình này thì việc cấp mã số và xử lý chi tiết được thực hiện bằng phần mềm ứng dụng nghiệp vụ. Quy trình chỉ thể hiện các luồng chuyển các trạng thái chính của hồ sơ như new->receiving->processing->waiting->...

Updated V1.9: Áp dụng cho việc tạo phiếu thanh toán ngay khi tạo mới hồ sơ (trường hợp hay áp dụng tại một cửa), khi chưa gửi hồ sơ vào quy trình nên chưa lấy được thông tin cấu hình thanh toán tại bước xử lý

Entity - processstep định nghĩa các bước xử lý trong quy trình

serviceProcessId: Tham chiếu quy trình chứa bước xử lý
stepName: Tên bước trong quy trình
sequenceNo: Số thứ tự bước trong quy trình
dossierStatus: Tham chiếu trạng thái của hồ sơ theo danh mục DOSSIER_STATUS
daysDuration: Số ngày cần thiết để xử lý bước trong quy trình (-1 nếu không quy định thời hạn xử lý)
referenceDossierPartId: Tham chiếu thành phần hồ sơ riêng được xử lý tại bước (null nếu là bước xử lý chung cho hồ sơ)
externalAppUrl: Đường dẫn truy cập ứng dụng ngoài để tra cứu dữ liệu tại bước xử lý. Đường dẫn được mô tả theo template, cần chi tiết hóa trong thiết kế

Cần phân biệt trạng thái hồ sơ là góc nhìn của công dân và tổ chức; bước xử lý là góc nhìn quy trình của cán bộ xử lý hồ sơ. Có thể có rất nhiều bước xử lý trong quy trình nhưng số trạng thái hồ sơ là hữu hạn đối với người làm thủ tục

Entity ProcessStepDossierPart - định nghĩa quan hệ n-n giữa bước xử lý với các thành phần hồ sơ

processStepId: Tham chiếu bước xử lý
dossierPartId: Tham chiếu thành phần hồ sơ
readOnly: Cờ đánh dấu chỉ cho phép xem mà không được sửa nội dung thành phần hồ sơ này trong quá trình xử lý

Entity - stepallowance định nghĩa các vai trò được xử lý trên hồ sơ

processStepId: Tham chiếu bước xử lý
roleId: Tham chiếu role được phân quyền. Các role này phải tương ứng với các chức vụ trong cơ quan thực hiện.
readOnly: Chỉ được xem không được thực hiện các thao tác

Entity - processworkflow định nghĩa thao tác xử lý tại các bước trong quy trình

serviceProcessId: Tham chiếu quy trình xử lý
preProcessStepId: Trạng thái nguồn = 0 là trạng thái bắt đầu của quy trình (khi hồ sơ chưa có)
postProcessStepId: Trạng thái đích = 0 là trạng thái kết thúc của quy trình xử lý (khi hồ sơ đã đóng, không còn xử lý nữa)
autoEvent: Mã sự kiện kích hoạt tự động chuyển dịch bước sang bước tiếp theo (xử lý ngầm bởi hệ thống). Bằng null nếu thao tác phải được thực hiện thủ công bởi cán bộ xử lý.
- submit: hồ sơ được gửi từ cổng trực tuyến (chỉ áp dụng khi bước trước = 0)
- onegate: hồ sơ được tiếp nhận một cửa và chuyển vào quy trình xử lý (chỉ áp dụng khi bước trước = 0)
- repair: yêu cầu chỉnh sửa kết quả hồ sơ (chỉ áp dụng với bước trước = 0)
- change: hồ sơ đã được bổ sung thêm dữ liệu mới
- minutely: thực hiện theo lịch phút (mỗi phút kiểm tra thực hiện một lần)
- 5-minutely: thực hiện theo lịch 5 phút/lần (mỗi phút kiểm tra thực hiện một lần)
- hourly: thực hiện theo lịch giờ (mỗi giờ kiểm tra thực hiện một lần)
- daily: thực hiện theo lịch ngày (giờ cụ thể được cấu hình trong hệ thống)
- weekly: thực hiện theo lịch tuần (giờ cụ thể được cấu hình trong hệ thống)
preCondition: chuỗi điều kiện kiểm tra để thao tác có thể thực hiện. Có thể đưa ra nhiều điều kiện được phân cách nhau bởi dấu ,. Các nút thao tác manual trên giao diện chỉ hiển thị khi điều kiện là trắng hoặc được thỏa mã.
- payok: các yêu cầu phiếu thanh toán đã được xác nhận nộp đầy đủ bởi kế toán
- tag [label]: kiểm tra hồ sơ được đánh tag với giá trị label
- cancel: có yêu cầu rút hồ sơ đang trong quá trình xử lý
- service [id]: kiểm tra id của thủ tục hành chính
- onegate: hồ sơ được tiếp nhận tại bộ phận một cửa
- online: hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến
- delay [n]: hồ sơ đang bị qúa hạn xử lý n ngày
- waiting [n]: hồ sơ đang chờ bổ sung đã qúa n ngày
- sync: hồ sơ đã được đồng bộ dữ liệu thành công (sync = 2)
actionCode: Mã hành động dùng để tích hợp giữa phần mềm nghiệp vụ và phần mềm lõi
actionName: Tên mô tả hành động xử lý hồ sơ (đươc hiển thị trên nút của form xử lý)
assignUser: Cờ đánh dấu bước này phải có phân công cụ thể người xử lý cho bước tiếp theo.
actionUserId: Người được lựa chọn xử lý ngầm định
requestPayment: Cờ đánh dấy phát sinh yêu cầu thanh toán
paymentFee: Chuỗi pattern tính phí phải trả: có thể được chia thành các phí net, ship, tax. Có thể đặt công thức tính phí ở đây theo các giá trị có trên hồ sơ (kiểu công thức bảng tính excel)
generateReceptionNo: Cờ đánh dấu tạo số tiếp nhận hồ sơ
receptionNoPattern: Chuỗi mẫu tạo mã số tiếp nhận, nếu trắng thì lấy theo một mẫu tạo mã số ngầm định chung
generateDeadline: Cờ đánh dấu tạo ngày hẹn trả hồ sơ
deadlinePattern: Chuỗi mẫu quy định cách tính ngày hẹn trả deadline
isFinishStep: Thao tác có cập nhật thời gian kết thúc hồ sơ để so sánh với ngày hẹn trả
isMultiple: Cờ đánh dấu thao tác có thể thực hiện trên nhiều hồ sơ cùng một lúc

Entity - workflowoutput định nghĩa kết quả xử lý cho các thao tác xử lý

processWorkflowId: tham chiếu bước xử lý hồ sơ
dossierPartId: tham chiếu thành phần kết quả hồ sơ
required: đánh dấu kết quả kiểm tra bắt buộc phải có
esign: đánh dấu kết quả được kí điện tử
postback: đánh dấu kết quả được trả lại cho người dùng qua hệ thống trực tuyến

Entity - processorder quản lý các phiếu xử lý hồ sơ

serviceInfoId: Tham chiếu thủ tục hành chính của hồ sơ
dossierTemplateId: Tham chiếu mẫu hồ sơ thủ tục hành chính
govAgencyCode: Mã cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
govAgencyName: Tên cơ quan thực hiện thủ tục
govAgencyOrganizationId: Mã organizationId trong Liferay của cơ quan thực hiện
serviceProcessId: Tham chiếu quy trình thực hiện thủ tục
dossierId: Tham chiếu hồ sơ được thực hiện xử lý
fileGroupId: Tham chiếu thành phần hồ sơ riêng được xử lý (null nếu là phiếu xử lý cho hồ sơ chính)
processStepId: Tham chiếu bước hiện tại trong quy trình của phiếu xử lý. =0 là đã kết thúc quy trình xử lý, =-1 là phiếu đã được trả kết quả tại bộ phận một cửa.
actionUserId: Người xử lý hồ sơ cuối cùng
actionDatetime: Thời điểm xử lý hồ sơ cuối cùng
actionNote: Ghi chú xử lý hồ sơ kèm theo
assignToUserId: Cán bộ đã được phân công xử lý cho hồ sơ hiện tại
dossierStatus: Trạng thái xử lý hồ sơ hiện tại. Bình thường trạng thái của phiếu phải trùng với trạng thái của bước xử lý (bước đang chờ xử lý). Nếu ở trạng thái system tức là đang chờ hệ thống xử lý ngầm. Trạng thái error là xử lý bị lỗi. Khi đó người dùng không thể tác động xử lý trên hồ sơ.

Entity - actionhistory quản lý lịch sử của các phiếu xử lý hồ sơ (được sinh ra khi có chuyển dịch giữa các bước)

dossierId: Tham chiếu hồ sơ của phiếu xử lý
processOrderId: Tham chiếu phiếu xử lý
processWorkflowId: Tham chiếu luồng xử lý trong quy trình
actionDatetime: Ngày thực hiện xử lý
stepName: Tên bước xử lý
actionName: Tên thao tác xử lý
actionNote: Ghi chú của người xử lý hồ sơ
actionUserId: Người xử lý hồ sơ
roleName: Vai trò thực hiện xử lý
daysDoing: Số ngày đã thực hiện xử lý
daysDelay: Số ngày bị trễ hẹn so với quy định (trường hợp không có hạn xử lý thì daysDelay = 0)

Khi các action được thực hiện trong quy trình thì có thể tạo ra các log chuyển dịch trạng thái của hồ sơ tương ứng. Log này sẽ được đồng bộ với hệ thống frontoffice để công dân và tổ chức biết quá trình xử lý hồ sơ

####Portlet ID 15 - Quản lý quy trình xử lý hồ sơ

Định nghĩa quy trình
Cấu hình các bước xử lý
Cấu hình thao tác chuyển dịch giữa các bước xử lý trong quy trình
Gắn quy trình cho các dịch vụ công đã được thiết lập

Danh sách màn hình:

Màn hình quản lý danh sách các quy trình
Màn hình cập nhật thông tin một quy trình
Màn hình quản lý danh sách các bước xử lý trong một quy trình
Màn hình cập nhật thông tin một bước xử lý
Màn hình quản lý danh sách các thao tác (chuyển dịch) trong một quy trình
Màn hình cập nhật thông tin một thao tác xử lý
Màn hình quản lý danh sách các dịch vụ công được gắn với quy trình

####Portlet ID 16 - Quản lý việc xử lý hồ sơ của cán bộ

Xem các phiếu hồ sơ chờ thực hiện xử lý
Xem nội dung hồ sơ với các thành phần kèm theo
Thực hiện xử lý hồ sơ theo phân công, xử lý các dữ liệu tại bước xử lý
Xem lịch sử xử lý hồ sơ
Xem danh sách hồ sơ vừa mới được cán bộ xử lý

Danh sách màn hình:

Màn hình quản lý danh sách các phiếu quy trình chờ xử lý cho người dùng cán bộ
Màn hình thông tin chung hồ sơ chờ xử lý
Màn hình liệt kê danh sách giấy tờ có trong hồ sơ xử lý
Màn hình xử lý cho hồ sơ
Màn hình khẳng định lại cho các thao tác xử lý hồ sơ
Màn hình theo dõi diễn biến lịch sử xử lý hồ sơ
Màn hình theo dõi các hồ sơ mới được xử lý bởi người dùng cán bộ

####Portlet ID 17 - Menu danh mục các phiếu hồ sơ chờ xử lý

Menu cùng số lượng hồ sơ được phân theo các bước chờ xử lý của cán bộ

Danh sách màn hình:

Màn hình menu các bước của hồ sơ chờ xử lý

####Portlet ID 18 - Tra cứu, tìm kiếm kho lưu trữ hồ sơ, giấy tờ

Tìm kiếm và lọc hồ sơ theo trạng thái, lĩnh vực thủ tục
Xem chi tiết nội dung một hồ sơ
Xem chi tiết toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ
Tra cứu, tìm kiếm các loại giấy tờ trong kho hồ sơ

Danh sách màn hình:

Màn hình quản lý tra cứu hồ sơ lưu trữ (backoffice)
Màn hình xem chi tiết hồ sơ được xử lý (backoffice)
Màn hình quản lý tìm kiếm giấy tờ lưu trữ (backoffice)

####Portlet ID 23 - Quản lý hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa

Quản lý danh sách hồ sơ được tiếp nhận tại bộ phận một cửa
Thêm mới hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa
Quản lý danh sách hồ sơ được tiếp nhận bổ sung tại bộ phận một cửa
Quản lý trả hồ sơ tại bộ phận một cửa

Chú ý:

Việc tiếp nhận trả hồ sơ tại bộ phận một cửa phải được coi như một đầu cuối tiếp nhận, độc lập với quy trình xử lý. Chỉ tiếp nhận đối với thủ tục có quy trình với thao tác "onegate". Mã số hồ sơ, ngày hẹn trả phải được cấu hình trong thao tác "onegate". Chú ý sau khi tiếp nhận, chỉ khi nào xác chuyển hồ sơ thì mới đưa vào quy trình xử lý. Sau khi đã đưa vào quy trình thì không được phép sửa hồ sơ nữa.
Một cửa gửi các tín hiệu sau đến quy trình xử lý: chuyển hồ sơ xử lý, có bổ sung mới hồ sơ.
Thông qua một cử, người dùng có thể đưa ra yêu cầu xin rút hồ sơ.
Một cửa sẽ nhận được các tín hiệu từ quy trình gửi ra đối với hồ sơ như yêu cầu bổ sung, yêu cầu trả kết quả, yêu cầu trả kết quả và đối chiếu hồ sơ, yêu cầu thanh toán.
Khi hồ sơ chưa được chuyển xử lý thì có thể việc rút hồ sơ được làm trực tiếp mà không cần phải thông qua quy trình xử lý.
Việc trả kết quả và trả tiền thanh toán phí có thể kết hợp thực hiện tại bộ phận một cửa trên một form.

Các màn hình

Danh sách hồ sơ đã tiếp nhận, chờ chuyển xử lý
Màn hình lựa chọn thủ tục tiếp nhận hồ sơ
Màn hình tiếp nhận hồ sơ mới
Màn hình thành phần hồ sơ được tiếp nhận
Màn hình xem lịch sử xử lý hồ sơ
Màn hình danh sách kết quả cần trả Các hồ sơ cần trả kết qủa là hồ sơ đang ở trạng thái releasing. Sau khi trả hồ sơ sẽ chuyển trạng thái theo quy trình (thông thường sẽ là kết thúc quy trình xử lý). Thêm hành động in phiếu gửi kết qủa qua bưu điện.
Màn hình thực hiện trả kết quả Khi nhấn vào trả kết qủa thì phải thực hiện quy trình qua engine xử lý hồ sơ.
Màn hình báo thực hiện trả kết quả thành công