Project Management tools - SilverSky9/DevToolNo1 GitHub Wiki

GitHub project

ทำไมถึงเลือกใช้ Github Project

• มีระบบ Issues ของ Github อยู่ในตัว
• สามารถเชื่อมกับระบบ Pull request ได้
• มีระบบ Milestone ที่สามารถดูความคืบหน้าของ Milestone นั้นได้
• เหมาะกับโปรเจคทุกประเภท
• ใช้งานง่าย
• เหมาะกับการใช้งานร่วมกับ Github

Asana

เป็นเครื่องมือที่ไว้ใช้จัดการการทำงาน วางแผน ติดตามงาน โดยการที่ทำเรื่องเล็กขยายภาพให้ใหญ่ขึ้นเพื่อให้คนในทีมรู้ว่าตัวเองต้องทำอะไรบ้างและตอนไหน โดยหลักๆการจัดการการทำงานแบ่งได้เป็น ดังนี้

List

เป็นการจัดการข้อมูลโดยแบ่งเป็น list โดยจะมี Task name, Assignee, Due date, Status และก็สามารถเพิ่ม columns และ Task ได้อีก

Board

เป็นการจัดการข้อมูลโดยแบ่งเป็น Board โดยจะเหมือนกับในส่วนของ Trello

Timeline

เป็นการจัดการข้อมูลโดยแบ่งเป็น Timeline โดยจะทำให้เรารู้ว่าเวลาที่ชัดเจนขึ้น เราต้องส่งงานในเวลาไหนโดยสามารถลากได้เลย

Calendar

เป็นารจัดการข้อมูลโดยแบ่งเป็น Calendar โดยจะทำให้เรารู้ว่าในแต่ละวันมีงานอะไรต้องทำบ้าง

• ข้อดี
  • สามารถดู Task ในรูปแบบ List, Board, Timeline และ Calendar
  • สามารถจัดลำดับความสำคัญของแต่ละ Task ได้
  • สามารถติดตาม Status ของ Task น้ันๆได้
  • การใช้งานง่าย เข้าใจได้ไม่ยาก
• ข้อเสีย
  • หากมีจำนวนสมาชิกในทีมงานไม่เกิน 15 คน บางฟังค์ชันจะถูกจำกัดไว้

Trello

Trello เป็นเครื่องมือการจัดการงาน(Project Management Tool) ที่มีลักษณะคล้ายกับบอร์ดสำหรับแปะ Post-it ซึ่งสร้างขึ้นเพื่อส่งเสริมให้ทีมมีการระดมความคิด, การวางแผน, การจัดการ และการทำงานร่วมกันได้ในรูปแบบการทำงานร่วมกัน ที่มีประสิทธิภาพ และมีระเบียบ

Trello มีส่วนประกอบสำคัญ 4 ส่วน ได้แก่

A - บอร์ด Trello : เป็นที่ ที่ผู้ใช้สามารถจัดการงานต่าง ๆ รายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ทั้งหมด และทำงานร่วมกับผู้ใช้ที่ร่วมงานกันได้

B – รายการ : ช่วยจัดการการ์ด หรืองาน รวมถึงข้อมูลให้เป็นระเบียบในกลุ่มขั้นตอนต่าง ๆ โดยสามารถใช้รายการเพื่อสร้างขั้นตอนการทำงานที่จะมีการย้ายการ์ดไปในแต่ละขั้นตอนในกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบได้ หรือทำหน้าที่เป็นตำแหน่งเพื่อติดตามความคิดและข้อมูลได้เช่นกัน ซึ่งสามารถเพิ่มรายการลงในบอร์ดได้อย่างอิสระ และยังสามารถจัดเรียงและตั้งชื่อรายการตามที่ผู้ใช้ต้องการได้

C – การ์ด : ถูกนำมาใช้เพื่อแสดงงานและโพสต์ต่างๆ เพียงคลิกเพิ่มการ์ดที่ด้านล่างของรายการเพื่อสร้างการ์ดใหม่และตั้งชื่อ ผู้ใช้จะสามารถปรับแต่ง แก้ไขการ์ดได้เพื่อเก็บข้อมูลต่างๆ ลากและวางการ์ดระหว่างรายการเพื่อแสดงความคืบหน้า

D - เมนู : เป็นที่สำหรับควบคุม จัดการการอนุญาตสมาชิก ตั้งค่า ค้นหาการ์ด เปิดใช้ Power-Ups สร้าง Automations และปรับแต่งบอร์ด นอกจากนี้ผู้ใช้ยังสามารถดูกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นบนบอร์ดในรายการกิจกรรมของเมนู

ข้อดี

• ใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้นาน
• สามารถใช้งานแบบออฟไลน์ได้
• สามารถใช้ได้บน PC และมีแอปพลิเคชั่นทั้งในระบบ iOS และ Android
• มีเวอร์ชั่นฟรี ซึ่งไม่เสียค่าใช้จ่าย
• สามารถเพิ่ม comment และแนบไฟล์บนการ์ดได้ (ไม่เกิน 10MB)
• สามารถดู Activity ย้อนหลังได้
• สามารถกำหนดวันเวลาเริ่ม และ Deadlineของการ์ดแต่ละอันได้
• เพิ่มหรือแก้ไขผู้ใช้ในบอร์ด และการ์ดได้อย่างอิสระ
• ปรับแต่งสีสัน หรือรูปภาพ ของการ์ดและพื้นหลังได้อย่างอิสระ
• มีระบบ Labels ซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกสีและกำหนดหัวข้อของ Labelsได้

ข้อเสีย

• เวอร์ชั่นฟรี สามารถสร้างบอร์ดได้จำกัด 10 บอร์ด และสามารถใช้ฟีเจอร์ Power-Ups ได้เพียงโปรแกรมเดียว
• ภายในการ์ดแต่ละการ์ดไม่สารถสร้าง subtask ได้ มีเพียงแค่ Checklist เท่านั้น
• การติดตามงานรายบุคคลค่อนข้างยุ่งยาก
• ไม่เหมาะกับโปรเจคขนาดใหญ่
• เมื่อใช้งานบนโทรศัพท์ตัวอักษรจะมีขนาดค่อนข้างเล็ก

Jira

Jira เปิดตัวให้ใช้งานครั้งแรกมาตั้งแต่ปี 2002 เป็นซอฟต์แวร์หมวดหมู่ Productivity จาก Atlassian (บริษัทเจ้าของเดียวกับ Trello) ซึ่งถูกนำมาใช้งานอย่างแพร่หลาย ไม่ว่าจะเป็น Twitter, Visa, Pfizer และ Cisco ปัจจุบัน Jira มีลูกค้ามากมายทั่วโลกกว่า 122 ประเทศ Jira จัดเป็น Scrum Software Tools ที่เหมาะกับทีมขนาดใหญ่ หรือองค์กรระดับ Enterprise และเป็นประโยชน์อย่างยิ่งกับทีม Software Developer ที่ต้องอาศัยการทำงานแบบ Agile

การแบ่งงานแบบ Epic และ Story

Jira มีการแบ่งงานออกเป็น Epic และ Story โดยในหนึ่ง Project จะประกอบด้วยหลาย ๆ Epic แต่ละ Epic คือผลลัพท์และเป็นเหมือนธีมของ Story ซึ่งในหนึ่ง Epic จะประกอบด้วยหลาย ๆ Story แต่ละ Story จะนำไปสู่การสร้าง Task และ Subtask เพื่อดำเนินงานต่อไปเป็นส่วน ๆ ตามความเหมาะสม รวมถึง Plan, Track, Release และทำ Report ได้​

การยก Backlog ไป Sprint ถัดไปอัตโนมัติ

ในการใช้งานแบบ Scrum ที่ทีมสามารถใช้ฟังก์ชั่น Sprint ได้นั้น มีจุดที่น่าสนใจก็คือ เมื่อผู้ใช้งานเลือก Backlog มาใส่ Sprint และกำหนดเวลาแล้ว เมื่อหมดเวลาที่กำหนดไว้ Backlog ที่ยังทำไม่เสร็จใน Sprint นั้น จะถูกยกมา Sprint ถัดไปโดยอัตโนมัติทันที

หน้า Dashboard กับ Report ที่หลากหลาย

สามารถแสดง Report ได้หลากหลาย Dashboard มีถึง 33 Gadgets ให้นำมาใส่ได้ ไม่ว่าจะเป็น Burndown chart, Sprint report, Velocity chart หรือ Flow diagram เป็นต้น ซึ่งในส่วนนี้จะช่วยให้บุคลากรระดับสูงสามารถติดตาม Performance ของทีมได้แบบเรียลไทม์

รูปแบบที่เหมาะกับ Issue Management

อีกจุดหนึ่งที่โดนเด่นของ Jira ก็คือในด้าน Bug Tracking และ Issue Management ที่ Atlassian ตั้งใจพัฒนา Jira มาเพื่อให้คอยช่วยเหล่าผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ในเรื่อง Bug tracking ของโปรเจกต์ ซึ่ง Bug และปัญหาที่พบทั้งหมดจะสามารถดูได้ใน Backlog ซึ่งจะช่วยให้ทีมสามารถเรียงลำดับว่าจะจัดการ Bug ใดก่อน

ข้อดี

• เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่และถูกพัฒนามาเพื่อเสริมสร้างการทำงานแบบ Agile โดยเฉพาะ ด้วย Scrum board, Kanban board, Scrum analytics, Backlog
• เน้นการจัดการโปรเจกต์แบบ Scrum
• มีการทำงานแบบ Sprint และ การติดตาม Issues รวมถึงจัดการ Bug ต่าง ๆ
• มีแพ็กเกจฟรีซึ่งสามารถใช้ร่วมกันได้ 10 คนแต่จะมีข้อจำกัดในการใช้งานฟีเจอร์บางอย่าง

ข้อเสีย

• สำหรับบริษัทที่มีทีมและโปรเจกต์ขนาดใหญ่ การแบ่งการทำงานออกเป็น Project, Task, และ Subtask อาจไม่เพียงพอ เพราะในโปรเจกต์หนึ่งอาจประกอบด้วยหลายทีม หลายเซอร์วิส ทำให้ไม่สามารถทำงานให้เสร็จภายในระยะเวลาอันสั้น
• Jira มีหน้าตาการใช้งานที่ค่อนข้างยากและซับซ้อน เหมาะกับผู้ใช้งานที่มีทักษะหรือผ่านการใช้งาน Jira หรือ Scrum Software Tools ตัวอื่น ๆ ที่ใช้งานได้ง่ายมาก่อน
• ไม่มีฟีเจอร์สำหรับการสื่อสารภายในตัวแอป, Multiple Assignees หรือ Teams สำหรับมอบหมายงานหลาย ๆ คนในหนึ่ง Task ที่จะช่วยเสริมการทำงานในด้าน Team Collaboration อีกด้วย

Redmine

ข้อดี

• สามารถทำงานร่วมกับ คนในทีมได้ แบบ Real time ติดตามงานต่างๆได้อย่างใกล้ชิด
• มี Wiki และ Forum ให้คนในทีมพูดคุยกันได้ด้วยแบบ Online
• สนับสนุน Multiple project
• สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานได้ โดยใช้ role based โดยจะสามารถจัดการสิทธิ์ได้โดยการกำหนดสิทธิการใช้งาน (permission) ให้กับสมาชิกในโปรเจคว่าสามารถทำอะไรได้บ้าง ซึ่งสมาชิกแต่ละคนในโปรเจคสามารถมีได้มากกว่า 1 role(s) และผู้ใช้งานแต่ละคนอาจมี role ได้ต่างกันในคนละโปรเจคด้วย
• มีระบบสมัครสมาชิกใหม่
• สามารถสร้างกลุ่มของผู้ใช้งานได้ เพื่อจับรวมกลุ่มผู้ใช้งานที่มี Role เดียวกันเข้าด้วยกัน เช่น กลุ่มของทีมพัฒนา หรือกลุ่มของนักทดสอบระบบ และนำกลุ่มนี้ไปเพิ่มเป็นสมาชิกโปรเจคในทีเดียว แทนที่จะต้องเพิ่มสมาชิกทีละคน
• สามารถสร้าง role เองได้
• มี Gantt chart และ Calendar
• มี News, Documents และ Files Management
• มีระบบ Feed และแจ้งเตือนทาง email
• มีฟังก์ชั่นติดตามเวลาการพัฒนางาน
• สามารถสร้าง custom field สำหรับ issues, projects และข้อมูล users เองได้
• มี SCM Integration (SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar และ Darcs)
• สร้าง issue ผ่าน email ได้ (ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม)
• เข้าใช้งานผ่าน LDAP ได้
• สนับสนุนหลายภาษา
• รองรับระบบฐานข้อมูลหลากหลาย เช่น MySQL, PostgreSQL ,SQLite
• สามารถจัดการสถานะโปรเจคได้ เช่น สามารถจัดเก็บโปรเจคได้ สามารถคัดลอกโปรเจคได้ สามารถลบโปรเจคได้ สามารถสร้างโปรเจคใหม่ได้
• มีระบบติดตาม issue โดยมี Trackers เป็นการแบ่งประเภทของ issue Issue statues: คือ กำหนดสถานะของ issue ว่าเป็นอย่างไร เช่น เป็นรายการใหม่ หรือรายการนี้กำลังดำเนินการแก้ไขอยู่ หรือแก้ไขเสร็จแล้ว Workflow คือ การกำหนด workflow การทำงาน โดยเป็นการตั้งค่าตาม role ซึ่งแต่ละ role สามารถมี workflow ในแต่ละ tracker แตกต่างกันได้

ข้อเสีย

• การติดตั้งค่อนข้างยาก ไม่มีขั้นตอนการติดตั้งเป็นภาษาไทย
• การติดตั้งต้องใช้ชุดคำสั่ง Ruby on Rails ไม่ว่าจะเป็น gem, rake, mongrel ฯลฯ หากผู้ใช้ไม่มีความรู้พื้นฐานจะยากต่อการติดตั้ง

Notion

Notion คือซอฟแวร์ช่วยในการบริหารจัดการชีวิตส่วนตัวหรือการทำงาน โดย Notion ถูกพัฒนาจาก Web base กล่าวคือเป็นซอฟแวร์ที่มีการออกแบบและพัฒนาในรูปแบบจากรูปแบบของเว็บไซต์ โดย Feature หลักของ Notion ได้แก่

Note & Document

ทำหน้าที่คล้ายกับ Note หรือ Google Docs สามารถทำเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ Project และสามารถทำ Todo List หรือ Memo ช่วยเตือนความจำ ได้อีกด้วย สามารถแทรกเอกสารอื่นๆ เช่น PDF, Video, Code Block, Google drive, Inline equation และอื่นๆ โดย Notion สามารถ Tag เพื่อนร่วมงานได้ ทำให้สามารถ comment หรือ Tag เพื่อให้เป็นเครื่องหมายในเอกสารได้ และยังสามารถแชร์หรือส่งออกเป็นไฟล์เอกสารตามรูปแบบ HTML หรือ PDF ได้

Knowledge Base

ทำหน้าที่คล้าย GitHub wiki โดย Notion สามารถสร้าง Page ขึ้นมาได้ โดย Page ก็คือ 1 Document หรือ 1 เอกสาร สามารถนำมาจัดเรียงให้เป็นสารบัญ เพื่อให้ง่ายในการอ้างอิงหรือการสืบค้น ทั้งนี้ยังสามารถลิงค์ไปยัง Page ที่เราต้องการได้เลยจากการสร้างลิงค์เชื่อมโยงเอาไว้

Task & Project

ทำหน้าที่คล้ายกับ Trello , Asana, Jira เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการ Project ได้ง่าย โดยผู้ใช้สามารถสลับรูปแบบการแสดงผลได้ตามที่ต้องการ เพื่อช่วยจัดการ Project ได้ดีขึ้น สามารถเลือกรูปแบบในการแสดงผลของ Task ได้ 6 รูปแบบได้แก่

• Table
• Board
• Timeline
• Calendar
• List
• Gallery

Database

ทำหน้าที่คล้าย Google sheet หรือ Airtable เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบตาราง โดยสามารถสร้างตารางเอาไว้ใน Page เดียวกันหรือสร้างแยกเป็นอีก 1 Page โดยสามารถ Soft, Group, Filter ตารางได้ตามเงื่อนไขที่เราเขียน สามารถใส่ข้อมูลไม่ว่างเป็น Text, Number, Selection, Checkbox, Date, Person, Email

ข้อดี

• แอพเดียว All in one รวมทุกอย่างทั้ง Note, Calendar, Task Management, Wiki เอาไว้ด้วยกัน
• มีความหยืดหยุนที่สูง สามารถทำทุกอย่างใน Page เดียวกัน ช่วยให้จัดการงานใน Project ได้ง่าย
• มี Template ให้สามารถเลือกนำมาใช้งานได้ฟรีๆ สามรถเลือก Download มาใช้งานได้ทันทีตามความต้องการ

ข้อเสีย

• ความหยืดหยุ่นที่มากเกินไปทำให้การวางแผนที่ไม่ดี อาจจะทำให้เกิดความสับสนในการใช้งานได้
• Database ยังดีไม่มากพอ ไม่สามารถใช้งานได้เต็มที่ หากต้องการการคำนวณที่ซับซ้อน
• Version Free มีข้อจำกัดในการใช้งาน Block ต่อหนึ่ง Page ทำให้เมื่อใช้งานครบตามจำนวนแล้วจะไม่สามารถเพิ่มข้อมูลได้

เปรียบเทียบ 3 Tools

โดยเปรียบเทียบจาก Features ที่กลุ่มเราต้องการใช้งาน

Tool ที่เลือกใช้

Tool ที่กลุ่มเราเลือกใช้ก็คือ GitHub Project เพราะมี Features การทำงานที่ค่อนข้างหลากหลาย สามารถใช้งานได้ง่าย ตรงกับความต้องการของกลุ่มเรามากที่สุด