Interconnexion d'un référentiel de typologies documentaires avec les outils métier

À ma connaissance, c'est le SAEM qui est à l'origine de cette notion de référentiel de typologies documentaires http://www.saem.e-bordeaux.org/

Commentaire de Patrick Percot mai 2018

Aujourd'hui, la publication par Libriciel SCOP d'une solution de référentiel correspondant à nos attentes est annoncée comme imminente. Les éléments décrits ci-dessous pourront dorénavant être mis en œuvre.

Commentaire du SAEM décembre 2016:

Nous avons uniquement imaginé un outil permettant de consommer des vocabulaires contrôlés (dont ceux publiés par le SIAF) ou d'en gérer d'autres et de lier ces vocabulaires aux acteurs de l'archivage et aux profils de versement.

Rôle d'un référentiel

Le référentiel stocke toutes les informations relatives aux typologies documentaires (celles du futur SEDA 2.1).

Commentaire du SAEM décembre 2016:

Le référentiel stocke les profils de versement, les descriptions des acteurs de l'archivage et les vocabulaires contrôlés nécessaires à la réalisation des profils et à l'indexation des futurs bordereaux de versement.

Le référentiel peut être un référentiel commun ou spécifique à l’entité qui met en œuvre un système d'archivage électronique. Ces informations sont mises à jour en fonction de l’évolution de la législation ou d’autres règles.

Ce schéma illustre de façon succincte les interconnexions (seules les applications liées aux profils d'archivage sont illustrées).

Note mai 2018 : dans le schéma ci-dessous, SHERPA peut être remplacé par n'importe que éditeur de profils. Dans le cas d'Agape, le choix de la typologie documentaire est à la charge de l'archiviste qui rédige le profil d'archivage. Dans le cas de SHERPA, les développements n'ont pas encore été réalisés mais pourraient être envisagés.

Interconnexion avec les outils métier

Il sera nécessaire de définir un protocole de communication (web services) avec le référentiel pour que les applications concernées puissent l'interroger.

Commentaire du SAEM décembre 2016:

Ce protocole existe. On peut récupérer les données du référentiel via

• le protocole de communication OAI-PHM lien
• des requêtes REST renvoyant des données sérialisées en JSON

Pour l'oai l'url de base est htt://urldurererentiel/oai Pour connaître les types de format de données disponibles https://demo.logilab.fr/saem-demo/oai?verb=ListMetadataFormats Pour connaître la liste des vocabulaires disponibles https://demo.logilab.fr/saem-demo/oai?verb=ListRecords&metadataPrefix=rdf&set=conceptscheme Pour connaître la liste des profils publiés https://demo.logilab.fr/saem-demo/oai?verb=ListRecords&metadataPrefix=seda2rng&set=profile Pour connaître la liste des collections de résultats https://demo.logilab.fr/saem-demo/oai?verb=ListSets

Le protocole OAI permet ensuite de faire des "moissons" différentielles en spécifiant une date dans la requête en vue de ne récupérer que les éléments modifiés ou ajoutés depuis la dernière "moisson"

Étapes dans l'utilisation du référentiel par les applications métier

Commentaire du SAEM décembre 2016:

Les applications métiers peuvent utiliser le référentiel dans au moins 4 cas d'usages :

• une ged ou un intranet qui voudrait donner la possibilité aux utilisateurs de décrire leurs documents par des mots-clés gérés sous forme de liste définie
• un système d'information archivistique qui voudrait décrire les producteurs de documents avec des notices EAC normalisées
• des applications métiers qui voudraient implémenter des vocabulaires externes
• une ged qui voudrait proposer des modèles de dossiers voir de plan de rangement basés sur l'arborescence définie dans les profils de versement

Par ailleurs le référentiel propose un service d'attribution d'identifiants unique qui peut être utilisé en combinaison avec un identifiant ark délivré par une autorité externe d'attribution de nom. Ces identifiants sont obtenus via une requête REST signée.

Édition de profils d'archivage

Lors de la constitution du profil d’archivage, au moment de la sélection par l'archiviste d'une typologie documentaire, l’éditeur de profils active les informations liées à la typologie dans les unités documentaires. Ces informations sont laissées vides, mais requises dans le profil.

Génération des bordereaux de transfert

Lors de la lecture du profil d’archivage, le générateur ProBANT récupère les informations liées à la typologie documentaire et les insère dans le bordereau de transfert.

Vie des documents dans les applications métier avant l'archivage

Le logiciel de GED (par exemple, mais d'autres applications métier pourraient évoluer dans ce sens) applique dynamiquement les règles définies par le référentiel aux documents qui sont créés.

Note mai 2018 : cela ne concerne pas que l'archivage, mais aussi l'élimination des documents (à la fin de la DUC, le logiciel métier peut éliminer les documents qui ont déjà été transférés vers le SAE).

Vie des archives

Durant la période de conservation des archives, le SAE repère les typologies documentaires qui ont été modifiées dans le référentiel et met à jour les données de gestion des archives en s’appuyant sur le bordereau de transfert.

Métadonnées gérées

Dans le schéma, seules quelques informations ont été représentées. Les données complètes seront à récupérer dans le SEDA 2.1 ou ses versions ultérieures.

Complexité des règles de gestion du cycle de vie

Il reste bien évidemment de nombreuses questions à se poser :

• Que faire en cas d’ajout de règles initialement inexistantes dans le référentiel ?

Commentaire du SAEM décembre 2016:

Les profils de versement ont un cycle de vie à l'intérieur du référentiel. Si une règle asocié évolue le profil peut être dupliqué pour en créer un nouveau

Quand cela concerne le profil, celui-ci devrait sans doute être modifié pour qu’elles soient prises en compte ;

Quand cela concerne le bordereau, elles pourraient être ajoutées automatiquement par le SAE.

• Il faut aussi gérer le cycle de vie des typologies documentaires elles-mêmes.

Commentaire du SAEM décembre 2016:

C'est fait dans le référentiel par une tracabilité de toutes les modifications effectuées. Ces métadonnées sont ensuite exportables en PROV-O

Elles peuvent ne plus être utilisées en amont du bordereau, mais toutefois être encore utiles dans les bordereaux conservés définitivement.

Les modifications peuvent ne plus être appliquées dans les archives au-delà d’un certain délai.

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