Handreichung Dateneingabe Transformationsverträge - OpenAPC/openapc-de GitHub Wiki

Wichtige Vorbemerkung

Bei der Erfassung von Kosten- und Publikationsdaten zu Transformationsverträgen interagiert OpenAPC bevorzugt direkt mit Konsortialpartnern oder Aggregatoren, um die entsprechenden Daten in einheitlicher Form für alle am Vertrag beteiligten Einrichtungen gesammelt zu verarbeiten. Als Einrichtung sollten Sie daher eine Direktmeldung an OpenAPC im Sinne diese Handreichung nur dann in Erwägung ziehen, wenn eine dieser Bedingungen zutrifft:

  • Der Vertrag wurde direkt mit einem Anbieter ohne Beteiligung eines Konsortiums geschlossen.
  • Das Konsortium lehnt eine aggregierte Übermittlung an OpenAPC ab und besteht auf Individualmeldungen durch Einrichtungen (z.B. bei DEAL)
  • Ihre Einrichtung nimmt an einem speziellen Berichts- oder Aggregationsprozess nicht teil, der die betreffenden Daten an OpenAPC übermitteln würde (z.B. OAPK-Reporting an das Forschungszentrum Jülich)

Einleitung

Der TA-Datensatz erfasst Artikel, die im Rahmen von Transformationsverträgen und Verlagsvereinbarungen veröffentlicht werden, und ermöglicht damit die systematische Verknüpfung von Publikationen mit den entsprechenden Vertragsinformationen. Historisch wurden für hybride DEAL-Verträge sogenannte Equivalent APCs (EAPCs) manuell durch die Einrichtungen berechnet, während für Artikel aus anderen Verträgen aufgrund der unterschiedlichen Zahlungsmodalitäten keine EAPCs ermittelt wurden.

Mit OpenAPC v5 (02/2026) wird die Erfassung und Verarbeitung dieser Daten deutlich flexibler: Bislang war die OpenAPC-Datensammlung vollständig artikelbasiert, d. h. Verträge konnten nur indirekt über die unter ihnen veröffentlichten Artikel dargestellt werden. Der neu eingeführte Vertragsdatensatz erlaubt die zentrale Erfassung von Vertragsmetadaten und Kosteninformationen auf Vertragsebene. OpenAPC orientiert sich dabei am openCost-Schema für Verträge. Artikel aus den jeweiligen Verträgen werden über eine group_id, eine eindeutige Kennung, die Artikel mit einem Vertrag verbindet, automatisch mit den entsprechenden Vertragseinträgen verknüpft.

Darüber hinaus werden Gold-OA-Artikel, die Bestandteil eines Vertrags sind (z. B. DEAL), künftig nicht mehr im APC-, sondern direkt im TA-Datensatz geführt. Der APC-Datensatz enthält künftig ausschließlich Artikel, die eigenständig mit APCs bezahlt wurden und keiner vertraglichen Vereinbarung zugeordnet werden können. Diese Neuerungen reduzieren den manuellen Aufwand für die Einrichtungen erheblich, verbessern die Konsistenz der Daten und ermöglichen eine flexiblere Darstellung von Kosten und Vertragsinformationen – insbesondere bei Verträgen mit gemischten Zahlungsmodellen oder unterschiedlichen Publikationsarten.

Allgemeine Regeln zur Datenreichung

Seit dem Wechsel zu OpenAPC v5 können Einrichtungen Artikel aus Transformationsverträgen und Verlagsvereinbarungen in einheitlicher Form melden und dabei Kostendaten sowohl auf Artikel- als auch auf Vertragsebene angeben. Dabei gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie bei der herkömmlichen Meldung von APC-Daten:

  • Die Bereitstellung erfolgt in maschinenlesbarer Form, bevorzugt als CSV-Datei per E-Mail oder über GitHub (als Pull Request).
  • Die Daten müssen unter einer Open-Data-Commons-Lizenz öffentlich verfügbar und nachnutzbar sein (durch Übermittlung stimmt die Einrichtung dieser Bedingung konkludent zu).
  • Eine Kontaktperson pro Einrichtung wird empfohlen, entfällt jedoch, wenn die Einrichtung bereits regulär an OpenAPC teilnimmt.

Spezielle Regeln zur Einreichung von TA-Daten

  • Die Daten müssen dem aktualisierten TA-Schema entsprechen und alle relevanten Pflichtfelder enthalten (siehe TA-Datenschema). Das TA-Schema entspricht weitestgehend dem bekannten Schema für APC-Kostendaten, hat aber einige Besonderheiten, die im Folgenden erläutert werden:

  • Feld opt-out: Bei einigen Verträgen ist ein Opt-Out-Mechanismus vorgesehen, durch den Autor:innen Artikel aus dem Vertrag ausnehmen können (üblicherweise mit der Konsequenz, dass die Publikation dann im Closed Access verbleibt). Solche Artikel können ebenfalls gemeldet werden und sollten dann in dieser Spalte mit dem Wert TRUE gekennzeichnet werden, alle anderen Artikel erhalten den Wert FALSE. Die Spalte ist formal als obligatorisch gekennzeichnet, kann aber der Einfachheit halber weggelassen werden, falls Ihre Datenlieferung keine Opt-Out-Artikel enthält oder der entsprechende Vertrag einen solchen Mechanismus nicht vorsieht. OpenAPC wird in diesem Fall für alle Artikel den Standardwert FALSE ansetzen.

  • Feld agreement: Hier muss eine eindeutige Bezeichnung für den Vertrag eingetragen werden, aus dem der Artikel stammt, wobei zwei Varianten möglich sind:

    • Der bevorzugte Wert ist ein persistenter Identifikator im Form einer ESAC-ID. Sie sollten daher, sofern noch nicht bekannt, in der ESAC-Registry nachschlagen, ob der Vertrag dort bereits verzeichnet ist. Falls das der Fall, sollte unbedingt die dort vergebenen ID verwendet werden (In der Registry selbst als Agreement ID bezeichnet)
    • Ist der Vertrag nicht in der ESAC-Registry eingetragen, müssen Sie selbst eine Benennung vornehmen, wobei diese möglichst eindeutig sein sollte. OpenAPC empfiehlt zu diesem Zweck folgendes Namensschema: "Verlagsname (Konsortium bzw. Einrichtung) Startjahr-Endjahr". Existierende Beispiele aus dem Datensatz wären etwa "Hogrefe (SUB Göttingen) 2021-2023" oder "Sage (BSB) 2021-2023". Bei Folgemeldungen von Daten für denselben Vertrag sollte diese Ansetzung unbedingt beibehalten werden.

Kostendaten

Bei der Verzeichnung der Kostendaten sind zwei Fälle zu unterscheiden:

  1. Die Kosten können direkt einer Publikationen zugeordnet werden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn es sich um reguläre APCs handelt (Beispiel: Gold-OA-Artikel unter DEAL) oder im allgemeineren Sinne eine direkte Kostenzuordnung zu einer Artikel-DOI vorliegt, die auf einer Rechnung explizit ausgewiesen wurde (Beispiel: Cell Press/Lancet-Artikel im Elsevier-DEAL). In diesen Fällen sollten die Kosten wie gehabt direkt beim betreffenden Artikel im Feld euro vermerkt werden. Es gelten die üblichen Regeln zum Umgang mit Rabatten/Mehrwertsteuer etc.

  2. Die Kosten wurden pauschal für einen Vertragszeitraum in Rechnung gestellt, ohne dass sie explizit bestimmten Publikationen zugewiesen wurden. In diesen Fällen sollte der euro-Wert bei den betreffenden Artikeln auf NA gesetzt werden. Die Kostendaten auf Vertragsebene können in diesem Fall zusammen mit den Artikeln übermittelt werden (z.B. formlos im Mailtext oder in einer separaten Tabelle, hier kann als Vorlage das Format des Vertragsdatensatzes verwendet werden). OpenAPC übernimmt das Einpflegen der benötigten Einträge im Vertragsdatensatz und ggf. die Eintragung der übermittelten Vertragskosten.

Folgende Punkte sind in diesem Zusammenhang relevant:

  • Es ist möglich, die beiden oben genannten Prinzipien innerhalb einer Datenmeldung zu mischen, es kann also gleichzeitig Kosten auf Artikelebene und Kosten auf Vertragsebene geben. Bei der Erstellung der Meldung ist in solchen Fällen natürlich darauf zu achten, dass nicht fälschlicherweise Kosten doppelt zugewiesen werden.
  • Es können Kosten für einen Vertrag gemeldet werden, ohne dass gleichzeitig ein zugehöriger Artikel-Datensatz eingereicht wird. In diesem Fall ist lediglich darauf zu achten, dass die als erforderlich gekennzeichneten Felder im Vertragsdatensatz übermittelt werden (siehe oben).
  • Ebenso ist es umgekehrt möglich, Publikationen zu einem Vertrag zu melden, ohne gleichzeitig Kostendaten zu übermitteln (weder auf Publikations- noch auf Vertragsebene).
  • Zu allen Vertragspublikationen (egal ob mit oder ohne euro-Wert) können optional Zusatzkosten wie etwa Page Charges oder Submission Fees übermittelt werden. Die Eintragung geschieht wie im verlinkten Text beschrieben analog durch das Hinzufügen weiterer Tabellenspalten in der Artikeltabelle.

Gemeldete Kosten auf Vertragsebene werden bei der Visualisierung in den OpenAPC-Treemaps gleichmäßig auf alle untergeordneten Publikationen verteilt, die selbst keine Kosten tragen (euro=NA). Dies realisiert das in der Einleitung beschriebene EAPC-Prinzip und dient der besseren Vergleichbarkeit zwischen pauschal abgerechneten Publikationen und solchen, die mit klassischen APCs bezahlt wurden. In der Treemap ist eine Unterscheidung zwischen den beiden Typen über die Filterung des Cost Type möglich (APC vs. Equivalent APC).