Περίληψη - OBI-GRIPO/obi-prototype GitHub Wiki
Η προτεινόμενη για τον Ο.Β.Ι. μέθοδος οργάνωσης, διαχείρισης διαδικασιών και υλοποίησης εφαρμογών εκπονήθηκε για να εξοπλίσει τον Οργανισμό ώστε να είναι σε θέση να αντιμετωπίσει τις διαρκώς αυξανόμενες ανάγκες του σε ένα τοπίο συνεχούς ανάπτυξης της τεχνολογίας.
Ο Ο.Β.Ι. αντιμετωπίζει δύο ιδιαίτερα σοβαρά ζητήματα :
- τη συμμόρφωση με διαρκώς ανανεούμενες διαδικασίες που απορρέουν είτε από την ελληνική νομοθεσία είτε από ευρωπαϊκούς ή διεθνείς οργανισμούς είτε από το ίδιο το επιχειρησιακό γίγνεσθαι.
- το καθήκον διαφύλαξης των αρχείων που σχετίζονται με τις υπηρεσίες που παρέχει. Οφείλει λοιπόν να πορευτεί με μεθοδολογίες και τεχνολογίες ανθεκτικές στο χρόνο.
Ως πληρούσα αυτά τα κριτήρια προκρίθηκε μετά από μελέτη η μεθοδολογία που περιγράφεται περιληπτικά ως εξής :
Κεντρική ιδέα είναι ότι οι διαδικασίες και οι φόρμες σχεδιάζονται από τους υπεύθυνους των διαδικασιών ανεξαρτήτως ειδικότητας και όχι από ειδικούς τεχνικούς. Αυτό καθίσταται εφικτό με τη χρήση εργαλείων ανοιχτού λογισμικού και της απαραίτητης εκπαίδευσης.
Για να επιτευχθεί ο στόχος αυτό απαιτείται ένα αδιάρρηκτο σύνολο τριών παραγόντων
- μεθοδολογίας,
- εργαλείων και
- εκπαίδευσης των στελεχών.
Πρόκειται λοιπόν για
- μια μεθοδολογία καταγραφής, ανάλυσης και μηχανογραφικής υλοποίησης που περιορίζει στο ελάχιστο την απώλεια χρόνου και εξασφαλίζει την καθαρότητα των απόψεων και προτάσεων. Το αξιοσημείωτο είναι ότι η προτεινόμενη μέθοδος επιτρέπει σε όλα τα στελέχη του Οργανισμού να διατυπώσουν τη διαδικασία που επιθυμούν να τροποποιήσουν ή σχεδιάσουν εξαρχής χωρίς να είναι στελέχη πληροφορικής.
- ένα σύνολο εργαλείων λογισμικού που μετά από ενδελεχή μελέτη για το ζήτημα φαίνεται να αντιμετωπίζουν ή μάλλον να επιλύουν τα περισσότερα από τα εγγενή ζητήματα του Οργανισμού όπως θα φανεί και στην πιο αναλυτική παρουσίαση και, τέλος
- μιας μορφής εκπαίδευση που θα εγγυηθεί ότι τα άλλα δύο συστατικά μεθοδολογία και εργαλεία θα ευδοκιμήσουν στο επιχειρησιακό γίγνεσθαι του Οργανισμού και θα δώσουν καρπούς.
Τα εργαλεία που η μελέτη προέκρινε ως προτιμητέα αλλά όχι μοναδικά είναι τα εξής:
- Για τη δημιουργία φορμών προτείνεται να υιοθετηθεί το ανοιχτό εργαλείο form.io Πρόκειται για εργαλείο απλό στη χρήση που δεν απαιτεί εξειδίκευση ούτε γνώσεις προγραμματισμού. Ο σχεδιασμός γίνεται σε γραφικό περιβάλλον και διαθέτει ενσωματωμένο “διαισθητικό” form builder έτσι ώστε να κατευθύνει το χρήστη.
- Για τη διαχείριση περιεχομένου επελέγη το Alfresco. Πρόκειται για μια σύγχρονη, πλατφόρμα υβριδικής διαχείρισης περιεχομένου επιχειρήσεων ECM(Enterprise Content Management) που μπορεί να καλύψει πολύπλοκες απαιτήσεις. Είναι αρθρωτό και επεκτάσιμο εργαλείο και μέσω του api του διασυνδέεται με άλλες πλατφόρμες.
- Ως σύστημα BPM(Business Process Model) επελέγη το Bonita, ένα αρκετά ώριμο προϊόν ανοιχτού λογισμικού που διαχειρίζεται επιχειρηματικές διαδικασίες και ροές εργασιών. Δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας διαχειριστικών φορμών και διεπαφών με όλες σχεδόν τις υπηρεσίες που μπορεί ένα σύστημα να χρειαστεί (βάσεις δεδομένων, web services τρίτων, mail servers, συστήματα αποθήκευσής αρχείων, συστήματα οργάνωσης κ.λ.π.).
Εννοείται ότι υπάρχει η ανάγκη ενός προγράμματος εκπαίδευσης, όχι ιδιαίτερα χρονοβόρου αλλά προσεκτικά σχεδιασμένου και κυρίως, στοχευμένου προς όλα τα εμπλεκόμενα στελέχη ανάλογα με το προσφερόμενο από τον καθένα έργο.
Όλα τα παραπάνω στοχεύουν στην αντιμετώπιση βασικών ζητημάτων όπως :
- την υιοθέτηση από τον ΟΒΙ καινοτόμου μεθοδολογίας ανάλυσης και υλοποίησης εφαρμογών
- την απλούστευση της καταγραφής και διαχείρισης των διαδικασιών
- την υιοθέτηση συγκεκριμένων προτύπων και εργαλείων για την διαχρονική ασφαλή αρχειοθέτηση των εγγράφων του.