Le parcours d'un signalement

1. Dépôt

L'usager complète le formulaire sur le Front-Office. Une fois le formulaire complété et validé, le signalement est enregistré et visible dans le BO par les responsables de territoire. Le signalement est au statut nouveau.

2. Validation

Le responsable de territoire consulte le signalement et le valide. Une fois validé, il passe en statut en cours. Il peut désormais être affecté à des partenaires, être édité, recevoir des suivis et des documents.

2. b. Refuser un signalement

Le responsable de territoire peut aussi refusé le signalement. Dans ce cas, il renseigne un motif de refus qui est envoyé par email à l'usager. Le signalement passe en statut fermé.

2. c. Editer un signalement

Un signalement peut être édité dans les cas suivants :

• son statut doit être en cours ou en attente d'affectation
• les super admin et les responsables de territoires peuvent éditer
• les autres utilisateurs doivent avoir accepté l'affectation (voir ci-dessous) pour pouvoir éditer

3. Affectation

Le responsable de territoire choisit les partenaires à qui affecter le signalement dans la liste. Les affectations sont faites et ont le statut en attente Les agents des partenaires affectés reçoivent une notification

3. a. Accepter une affectation

L'agent accède au signalement et accepte l'affectation. L'affectation est acceptée pour tout le partenaire. Le statut change en accepté Les agents du partenaire peuvent désormais modifier le signalement, y ajouter des documents et des suivis. Ils reçoivent une notification dès qu'un nouveau suivi est saisi sur le signalement.

3. b. Refuser une affectation

L'agent accède au signalement et refuse l'affectation. L'agent renseigne une raison de son refus. Un suivi automatique est créé dans le signalement avec la raison du refus. L'affectation est refusée pour tout le partenaire. Le statut change en refusé NB : l'agent peut annuler son refus. Dans ce cas, le statut de l'affectation change en accepté

4. Suivi

L'agent accède au signalement et saisi un suivi. Une fois le suivi validé, il apparaît dans la liste des suivis Une notification est envoyée aux autres partenaires affectés au signalement (statut en attente ou accepté)

Envoyer un suivi à l'usager

Il est possible de transmettre un suivi à l'usager. L'agent clique sur Enregistrer et envoyer à l'usager Un email est envoyé à l'usager avec un lien pour consulter son suivi. Le lien renvoie vers une page de suivi.

Ajouter un document au suivi

Pour ajouter un document à un suivi, il faut que le document soit préalablement ajouté au signalement. Lorsqu'il renseigne son suivi, l'agent clique sur Partager un document puis choisit le document à ajouter dans la liste des documents disponibles. Le document est ajouté au suivi sous forme de bouton. Il est consultable en cliquant sur le bouton. NB : Les documents ne peuvent pas excéder 8Mo.

5. Clôture

1. L'agent accède au suivi et clique sur clôturer
2. L'agent sélectionne un motif de clôture dans la liste suivante puis renseigne un suivi de clôture.
   1. Problème résolu
   2. Non décence
   3. Infraction RSD
   4. Insalubrité
   5. Logement décent
   6. Locataire parti
   7. Logement vendu
   8. Autre
3. Le signalement est clôturé pour le partenaire.
4. L'affectation passe à en attente pour ce partenaire.
5. Il est possible de rouvrir le signalement.
6. Quand tous les partenaires affectés ont clôturé un signalement, le statut du signalement change en fermé

Rouvrir un signalement

L'agent accède au signalement clôturé et clique sur Rouvrir le signalement L'agent doit à nouveau accepter ou refuser l'affectation.

Clôturer pour tous

Le responsable de territoire accède au signalement et clique sur clôturer pour tous Le signalement est clôturé pour tous les partenaires Une notification est envoyée aux partenaires affectés au signalement Le statut du signalement change en fermé Le responsable de territoire peut rouvrir le signalement pour tous les partenaires