Poikkeustilanteisiin ja erikoistilanteisiin ohjeita - KohaSuomi/Koha GitHub Wiki

Mitä kaikkea pitää ottaa huomioon järjestelmän kannalta, kun kirjastoyksikkö suljetaan väliaikaisesti esimerkiksi kesäloma-ajaksi tai remontin vuoksi?

Pohdi, tarviiko eräpäiviä ylittää?

• voiko asiakas uusia lainat tai palauttaa ne toiseen toimipisteeseen?
  • jos kiinniolo on pitkä (useamman kuukauden) ja asiakkailla on mahdollisuus palauttaa niteet muihin toimipisteisiin, ei ylityksiä kannata tehdä, koska silloin eräpäivät ja varausten noutoajat myös venyvät pitkiksi.
• muista tehdä ylitys ajoissa, kuukauden laina-aika pitää ylittää jo yli kuukausi ennen kuin varsinainen sulkuaika on käsillä.
  • jos kuitenkin eräpäivien ylitys unohtui, pystyy ne vielä siirtämään ensisijaisesti Eräpäivien siirto eräajona -työkalulla tai hyvin ison muutosjoukon ollessa kyseessä myös tietokanta-ajona. Uudesta eräpäivästä ei mene asiakkaalle automaattisesti viestiä.

Onko tarvetta muuttaa asiakkaiden noutokirjasto Finnassa toiseksi?

• Tämän voi pyytää tarvittaessa Finna-toimistosta.

Mitä tehdään varauksille ja voiko kirjaston valita noutopisteeksi?

• huomioi, että eräpäiväylitykset vaikuttavat myös varausten noutopäiviin. Sulkupäiville ei tule myöskään viimeisiä noutopäiviä.
• voiko asiakkaat ja virkailijat valita kirjaston noutopisteeksi sulkuaikana?
  • jos kirjasto on pidemmän aikaa suljettuna (esim. vuosi), niin kirjasto kannattaa merkitä ei-noutopisteeksi (onnistuu Ylläpidossa muokkaamalla kirjaston tietoja. Alin vaihtoehto.)
  • jos kirjasto on kiinni vain lyhyen aikaa (viikon-pari), kirjasto kannattaa todennäköisesti säilyttää noutopisteenä ja säilöä kuljetettavat varaukset jonnekin siksi aikaa.

• Ei tehdä mitään, varaukset jäävät kiinni niteiden palautuessa ja menevät kuljetukseen kiinni olevaan noutokirjastoon. Niteet palautetaan noutokirjastossa sulkuajan jälkeen, jolloin asiakkaalle lähtee noutoilmoitus.
  • Hidastaa varausjonon purkautumista
  • Vaatii säilytystilaa kuljetuksessa oleville varauksille
  • Soveltuu lähinnä lyhkästen kiinniolojen ratkaisuksi
• Varaukset palautetaan toisessa kirjastossa kirjautuneena noutokirjastoon. Kirjastolle tehdään oma noutoilmoitus-viestipohja (HOLD), johon kirjoitetaan manuaalisesti poikkeava noutokirjasto. Esim. "Varaus noudettavissa Marjasaaren kirjastosta" sen sijaan, että käyttäisi kirjasto-tagia "Varaus noudettavissa <<branches.branchname>>sta".
• Keskeytetään varaukset toistaiseksi tai tiettyyn päivämäärään (suspend_until). Tässä pitää kuitenkin huomioida, että asiakkaat pystyvät itse jatkamaan varauksensa verkkokirjastossa, jolloin varaukset jäävät kiinni.
  • huomioi tikettiä tehdessä, että määrittele tarkasti, mitkä varaukset keskeytetään (voimassa olevat, kuljetettavana olevat, noutoa odottavat).
• Vaihdetaan varausten noutopaikaksi toinen kirjasto tietokanta-ajona.

Tikettiä tehdessä määrittele seuraavat

• minkä kirjaston varaukset
• minkä tyyppiset varaukset (voimassa olevat, keskeytetyt, kuljetettavana olevat, nouto odottavat) käsitellään
• mitä varauksille tehdään (keskeytetään, keskeytetään tiettyyn päivämäärään saakka, vaihdetaan noutokirjasto, muutetaan noudettavissa olevien noutoaikaa)
• milloin muutos pitää tehdä
• milloin muutos perutaan (poistetaan keskeytys, vaihdetaan noutokirjasto takaisin alkuperäiseen)

Tikettiä tehdessä huomioi seuraavat:

• vain yhden kirjaston muutokset yhteen tikettiin
• usean kirjaston yhteistiketti on lähes mahdoton seurata. Varsinkin, jos muutoksia pitää tehdä eri aikoihin
  • jos useammalle kirjastolle tehdään sama työ samalla aikataululla, voi ne laittaa samaan tikettiin
• kirjoita selkeästi mitä pitää tehdä, mille ja milloin. Rautalanka on hyvin suotavaa. Älä mainitse asioita sivulauseessa.
• käytä tiketin määräpäivä-toimintoa mahdollisuuksien mukaan
• ilmoita vastuuhenkilö, jos se on eri kuin tiketin tekijä.

Pohdi, tarviiko suljettavan kirjaston niteet laittaa ei-varattavaksi (damaged-arvolla) tai ei-lainattavaksi (notforloan-arvolla). Vai riittääkö, että esim. kirjaston nimeen laitetaan tieto sulusta?

Jos päädyt pyytämään niteiden tilan muuttamisen, niin huomioi seuraavat:

• kuljetettavissa olevien varausten niteitä ei saa muuttaa, koska ne eivät jää sen jälkeen varauksiin kiinni kohdekirjastossa
• noudettavissa olevien varaustan niteitä ei saa muuttaa, koska varaukset eivät poistu lainattaessa

Jos käsiteltäviä niteitä on vain joitain satoja, sen voi tehdä myös itse niteiden erämuokkauksella. Jos käsiteltävien niteiden määrä on kymmenissä tuhansissa, tee tukipyyntö.

Keskeytetäänkö laskutus väliaikaisesti?

• laskutusajoja ei tarvitse keskeyttää, riittää kun laskuttaja ei käy laskutustyökalussa muodostamassa laskutusaineistoa.

Esimerkkitikettejä:

Varausten siirto

Pottujoen kirjasto (PJK) on suljettu remontin vuoksi 22.3.2019-30.9.2019. 
Kirjaston varauksille pitää muuttaa noutokirjastoksi Perunamäen kirjasto (PMK) 21.3.2019. 
Varausten noutopaikaksi palautetaan Pottujoen kirjasto (PJK) 1.10.2019.

Kirjasto: PJK muutetaan PMK
Varaukset: voimassa olevat ja kuljetettavana olevat siirretään. Ei saa siirtää noutoa odottavia.
Aikataulu: 
* siirto PJK->PMK 21.3.2019
* siirto PMK->PJK 1.10.2019

Yhteyshenkilö: Teija Testaaja

Varausten keskeytys

Talvikukkulan kirjaston (TKK) varaukset pitää keskeyttää ajalle 1.8.2019-15.8.2019, jolloin kirjasto on kiinni.

Kirjasto: TKK
Varaukset: voimassa olevat varaukset keskeytetään. Ei keskeytetä noutoa odottavia tai kuljetettavana olevia.
Aikataulu: keskeytys tehtävä 1.8.2019 ja laitetaan keskeytys voimaan 15.8.2019 saakka (suspend_until), 
jolloin ne jatkuvat automaattisesti tuon päivän jälkeen.

Yhteyshenkilö: Terhi Tallaaja

Jos kirjasto(t) ovat olleet kiinni pidemmän aikaa niin, ettei viestejä ole voinut lähettää, on tässä yksi melko manuaalinen keino lähettää asiakkaille massasähköposteina noutoilmoituksia. Huomioi, että koneella pitää olla kirjautuneena lähettävän postin tunnuksella.

• varauksista lähetetään vain yksi viesti/asiakas/kirjasto
• kirjeet ja sähköpostit luodaan Wordilla käyttäen Postitukset-toimintoa
  • Yhdistämisen käyttäminen kirjeiden mukauttamiseen
  • Postitus-toiminnon ohjeistusta lisää
  • Yhdistämisen avulla voi lähettää sähköpostiviestejä
• asiakastiedot voi hakea alla olevalla raportilla ja viedä tulokset excel-tiedostoksi
  • raportti pyytää kirjoittamaan, minkä tyyppisiä viestejä haluaa hakea (print (kirje), email vai sms) sekä minkä viimeisen noutopäivän varauksista haluaa hakea tiedot
  • Wordissä valitaan sitten Postitukset -> Valitse vastaanottajat -> Käytä aiemmin luotua listaa
• tässä on massapostimalli-dokumentti: massapostimalli.docx
  • Tekstejä ja asetteluja kannattaa muokata ja testata ennen kuin tulostaa koko massan.
• sähköpostit kannattaa lähettää käyttäen jotain "yleispostia", kuten kirjaston sähköpostia (eli ei siis henkilökohtaisesta osoitteesta).
  • jos viestejä on paljon, voi harkita, porrastaako viestien lähettämistä esim. eri päiville jakamalla tiedoston useampaan osaan

SELECT othernames AS 'Titteli',firstname AS 'Etunimi',surname AS 'Sukunimi',branchname AS 'Yritys',address AS 'Osoiterivi 1', '' AS 'Osoiterivi 2',city AS 'Kaupunki', '' AS 'Lääni/Osavaltio', zipcode AS 'Postinumero', IFNULL(country, '') AS 'Maa tai alue', smsalertnumber AS 'Kotinumero', '' AS 'Työnumero', email AS 'Sähköpostiosoite'
FROM message_queue lq
JOIN borrowers USING (borrowernumber)
JOIN reserves r USING (borrowernumber)
JOIN branches br ON r.branchcode=br.branchcode
WHERE letter_code='HOLD'
AND message_transport_type=<>
AND lq.status='pending'
AND categorycode !='EITILASTO'
AND expirationdate=<>
GROUP by branchname, lq.borrowernumber;

Jos excel ei osaa käsitellä tietoja oikein, niin kokeile tehdä uusi tyhjä tiedosto ja tuoda Kohasta tallennetun taulukon tiedot siihen tietojen tuonti -toiminnolla. Valitse siellä vaihtoehto "tekstistä tai CSV:stä". Valitse merkistökoodaukseksi (tiedoston alkuperä) "Unicode (UTF-8)", jos ääkköset näyttää esikatselussa hassulta.

Mitä kaikkea pitää ottaa huomioon, kun kirjastoyksikkö suljetaan pysyvästi?

• Kirjaston nimeen ennakkotieto sulkemisesta, esim. Kirppulan kirjasto (suljettu x.x. alkaen)
  • Lisättävä Finnassa myös kielikäännöksiin, jos sellaiset on toimipisteille Finnassa tehty
• Sopiminen, mihin saakka varauksia tärppäytetään vielä noudettavaksi
• Kirjaston poistaminen noutokirjastoista (Koha > Kirjastot, kannattaa tehdä viimeistään silloin kun varauksia ei enää tärppäytetä noudettavaksi)
• Ei-tärpänneiden varausten noutopaikan muutos (työpyyntö tai varausten erämuokkaus -työkalu, jos työkalu jo käytössä)
• Kuljetustilaan jääneiden varausten käsittely
• Muiden kuljetustilaan jääneiden niteiden käsittely

• Mahdollisten tarpeettomaksi jäävien automaatti- ja virkailijatunnusten poistaminen
  • Huom. kehittäjää pyydettävä poistamaan automaattitunnukset myös sip-palvelimelta
  • SIP-tunnukset voi myös halutessaan säilyttää jonkin aikaa ja poistaa esim. vuoden päästä, jolloin aktiivisilta lokeiltakaan ei enää löydy siihen liittyviä tietoja.
• Asiakkaiden kotikirjaston muutos (tilalle esim. pääkirjasto)
• Pyydetään Finna-toimistoa muuttamaan verkkokirjastossa asiakkaiden varausten ensisijaiseksi noutopaikaksi joku toinen kirjasto.
• Hyllyssä olevien niteiden käsittely (niteiden erämuokkaus -työkalulla, niteiden haku työkaluun nidehaun tai raportin avulla)
  • Siirretäänkö toiseen kirjastoon, poistetaanko niteet vai asetetaanko ne väliaikaisesti vai johonkin ”Ei käytössä” -tyyppiseen erikoistilaan?
• Kirjaston omistamien niteiden käsittely (muut kuin hyllyssä olevat)
  • Vaihdetaanko uusi kotikirjasto, jonne niteiden halutaan kulkeutuvan palautuessaan?
• Jäljelle jäävien lainojen lainauskirjaston ja havaintokirjaston muutos
  • Havaintokirjaston voi muuttaa erämuokkaus-työkalulla, lainauskirjaston muutos vaatii työpyynnön kehittäjälle
  • Esim. Vaskissa jäljellä olevat lainat on käsitelty 6 kk kirjaston sulkemisen jälkeen, jolloin suurin osa lainoista on ehtinyt jo palautua ja muutettavia ei ole jäljellä paljoa
• Kirjaston poistaminen kirjastoryhmistä, kellutussäännöistä, laina- ja maksusäännöistä, laskutusryhmistä
  • OKM-tilastoryhmästä voi poistaa, kun tarvittavat tilastot on muodostettu
• Kirjaston poisto Kohasta, kun edellä mainitut toimet on tehty eli tilastot on otettu ja kirjastoyksikössä ei ole enää kiinni keskeneräisiä lainoja, varauksia ja kuljetuksia eikä kirjasto ole asiakastietueiden ja niteiden koti-/havaintokirjastona.

• Onko kirjasto valittavissa esim. verkkokirjaston lomakkeilla?
• Onko Finnassa tehty kielikäännöksiä kirjastolle, jotka voi poistaa?
• Aukiolotietojen poistaminen Kirkannasta

Voi olla tilanteita, että kirjaston tai hyllypaikan aineisto pitää saada 'ei-varattavaksi'. Kohassa se tarkoittaa kahta asiaa:

Noutokirjasto-määritys tehdään ylläpidossa kirjaston tiedoissa. Ylläpito -> Kirjastot ja ryhmät -> valitse kirjasto ja muokkaa -> alimmaisena valinta Noutokirjasto, johon valitaan Kyllä/Ei. Valinta vaikuttaa myös Finna-verkkokirjastoon.

Noutokirjasto-valinta ei vaikuta nidetasolla, eli niteet voivat jäädä kiinni varauksiin, vaikka niiden "omistajakirjasto" on määritetty 'ei-noutopisteeksi'. Niteet voi määrittää kahdella tavalla 'ei-varattavaksi'

• Laina- ja maksusääntöihin määritetään "Varauksia sallittu (määrä)", "Varauksia tietuetta kohti (määrä)" ja "Varauksen noutoaika" -kohtiin '0'. Määrityksen voi tehdä esim. kirjasto/nidetyyppi-kohtaisesti.

• Valitaan järjestelmäasetukseen AllowHoldsOnDamagedItems 'Älä salli' ja valitaan halutuille niteille sopiva Vaurioitunut/Damaged-tila. Niitä voi tehdä tarvittaessa lisää. Käyttökelpoisia muotoja ovat esim. "Lainattavissa, ei varattavissa" tai "Lainattavissa oppilaille, ei varattavissa". Teksti näkyy myös Finna-verkkokirjastossa.