Daniel - ISIS3510-grupo/Proyecto GitHub Wiki
Identifying Problems - Activity Description
Structure of the Interview
Interview Structure – Problem #2
1. Introduction
| Question | Purpose |
|---|---|
| Brief introduction of the interviewer. | Provide information about who is conducting the interview. |
| Explanation of the problem and objective. | Inform the interviewee about the general purpose of the interview. |
| Permission to record the interview. | Obtain permission to record the conversation. |
2. Profile of the Interviewee
| Question | Purpose |
|---|---|
| ¿Cómo te llamas? | Identify the interviewee. |
| ¿Qué carrera estudias? | Understand the interviewee's academic profile. |
| ¿En qué semestre estás? | Understand the interviewee's level of experience. |
3. Guide Questions
| Question | Purpose |
|---|---|
| ¿Qué objeto perdiste y cómo te diste cuenta de que lo habías perdido? | Understand the context in which the item was lost and how the student realized it was missing. |
| ¿Qué fue lo primero que hiciste para intentar encontrarlo? | Understand the first reaction of the student and the alternatives used to search for the item. |
| ¿Cómo supiste que debías acudir al área de objetos perdidos de la universidad? | Understand how the student learned about the Lost and Found service and where it was located. |
| ¿Cómo fue el proceso para averiguar si tu objeto se encontraba en objetos perdidos? | Understand the steps that led the student to check if the lost item had been found. |
| ¿Cuánto tiempo pasó aproximadamente desde que perdiste el objeto hasta que lograste recuperarlo? | Estimate the duration of the current recovery process. |
| Una vez supiste que tu objeto estaba en objetos perdidos, ¿cómo fue el proceso para reclamarlo y cuánto tiempo te tomó? | Understand the process that the student follows once the item is at the Lost and Found office. |
| ¿Qué información o comprobación te pidieron para demostrar que el objeto era tuyo? | How the staff members confirm the identity of the lost item's owner. |
| ¿Recibiste algún tipo de aviso o notificación de que tu objeto había sido encontrado, o tuviste que buscarlo por tu cuenta? | How students currently receive information about their lost items. |
| Durante el proceso, ¿hubo algún momento en el que no supieras dónde estaba tu objeto, a quién preguntar o qué debías hacer para recuperarlo? | Identify moments of uncertainty or lack of information during the process. |
| ¿Cuál fue la parte más difícil, confusa o demorada de todo el proceso? | Identify a crucial problem that affects the recovery process. |
| ¿Hubo algo del proceso que te pareciera fácil o que consideres que funcionó bien? | Identify positive aspects of the current process that should be preserved. |
| Si pudieras cambiar una sola cosa del proceso de Objetos Perdidos de la universidad para facilitarle la experiencia a otros estudiantes, ¿qué cambiarías? | Understand the students' ideas for improvement. |
4. Conclusion
| Action | Purpose |
|---|---|
| Close the interview. | Confirm that the information obtained was understood correctly. |
| Thank the student for their time and participation. | Close the interview. |
Assigned Problem
Problem 2: The students at Los Andes University who lose personal belongings on campus often need to physically visit the Lost and Found office without knowing whether their item has already been recovered. The current process also provides limited ways to report lost items, receive updates, and securely verify the identity of the person claiming an item. This creates unnecessary trips, uncertainty, and inefficient record keeping for both students and university staff.
Transcription of interviews:
Transcription of the interview 1:
Transcripción de entrevista – Proceso de recuperación de objetos perdidos
Daniel: Antes de empezar esta entrevista, ¿me da usted permiso para grabar esta reunión?
Salomé: Sí.
Daniel: Muchísimas gracias. Antes que nada, mi nombre es Daniel Rivera, pertenezco a la carrera de Ingeniería de Sistemas y ahora mismo estoy investigando una problemática que está en la universidad y que se relaciona —bueno, se centra— en los objetos perdidos. ¿Usted cómo se llama?
Salomé: Hola, mi nombre es Mariana Salomé Hernández.
Daniel: Mucho gusto, Salomé. ¿Qué carrera estudia?
Salomé: Soy de Diseño y de Ingeniería de Sistemas.
Daniel: ¿En qué semestre va?
Salomé: Noveno.
Daniel: Noveno, listo. Bueno, voy a comenzar con estas preguntas relacionadas con los objetos perdidos. ¿Usted conoce el lugar de los objetos perdidos de la universidad?
Salomé: Sí, se encuentra, creo, en el quinto piso del ML.
Daniel: Listo. Entonces, la primera pregunta que le voy a hacer es: ¿qué objeto has perdido y cómo te diste cuenta de que lo habías perdido?
Salomé: Bueno, he perdido dos cosas. Una fue un cargador. Fue hace ya un tiempo y me di cuenta porque no lo encontraba en la maleta. Recordando, lo había usado en la cafetería central. Lo busqué en Objetos Perdidos y no estaba. Lo tenían en la cafetería y allí me lo pasaron. Lo otro fue un carné, pero ese sí lo perdí por fuera.
Daniel: ¿Ese carné no llegó a Objetos Perdidos?
Salomé: No.
Daniel: ¿Cómo supiste que debías acudir al área de Objetos Perdidos de la universidad? ¿Cómo te enteraste de que existía esa área?
Salomé: Porque, en mi primer semestre, durante la inducción, me dijeron los… ¿monitores se llaman? No me acuerdo cómo se llaman, pero eran las personas que hacían la guía. También, en redes sociales, en La Cabra Chismosa y en Confesandes, decían mucho sobre el lugar para buscar objetos.
Daniel: Listo. Cuando fuiste esa vez a buscar tu cargador en Objetos Perdidos, ¿cómo fue el proceso para averiguar si tu objeto se encontraba allí?
Salomé: Primero fui… No me acuerdo bien. Me tocó buscar a qué horas abrían y fui. Le pregunté a la persona que estaba encargada. Me preguntó cuál era el cargador y yo le di la descripción, pero no lo encontraba. Me dijo que pasara otro día o que fuera a buscarlo a la cafetería. Fui a la cafetería, pregunté y lo tenían allí.
Daniel: Cuando te dijeron que no lo tenían, ¿te pidieron alguna información para contactarte o no?
Salomé: Que yo recuerde, no.
Daniel: ¿Tú sabes cómo es el proceso de comprobación cuando recuperas un objeto?
Salomé: No.
Daniel: No, listo. Entonces, ¿no recibiste ningún tipo de aviso o notificación sobre los objetos? ¿No te dijeron nada?
Salomé: Que yo recuerde, no. Igual, el mismo día encontré el cargador porque fui a buscarlo a la cafetería central.
Daniel: En el proceso de buscar tu objeto, ¿cuál fue la parte más difícil o confusa?
Salomé: Ninguna. No sé… No, creo que ninguna. De lo que yo recuerdo, solo fue ir a Objetos Perdidos, me dieron unas instrucciones, las seguí y ya.
Daniel: Fue simple, ¿no?
Salomé: Sí.
Daniel: ¿A ti te gustaría recibir notificaciones? Digamos que algún día se te pierde un objeto y, de repente, en algún lugar aparece una notificación con los objetos que se perdieron ese día. ¿Eso te facilitaría encontrarlo?
Salomé: No estoy segura, porque normalmente soy muy organizada con mis objetos y por eso casi no he perdido objetos en la universidad. También, uno de los problemas de publicar los objetos perdidos —por lo que dicen en Confesandes— es que la gente se puede aprovechar de eso. Por eso es que en Confesandes no publican los objetos que se pierden, así manden la confesión.
Daniel: Ah. Entonces, ¿ha habido casos en los que se han robado objetos perdidos?
Salomé: Pues, hace unos años, por ahí dos o tres. Me acuerdo de que, cuando estaba iniciando los primeros semestres, hubo una confesión que contaba que alguien había perdido la billetera y le sacaron la plata. Sí encontraron la billetera en Objetos Perdidos, pero ya no tenía la plata.
Daniel: Ah, listo.
Salomé: Y por eso mismo, según lo que yo recuerdo, las redes sociales evitaban publicar los objetos perdidos, para impedir que la gente se aprovechara.
Daniel: Tú me dijiste que no sabes cómo es el proceso que se utiliza para los objetos perdidos en la universidad, como para buscarlos y todo eso.
Salomé: No, porque casi no he perdido objetos.
Daniel: Si quisieras cambiar algo de ese proceso o añadir algo que te funcionara a ti o que les funcionara a los estudiantes, ¿qué sería?
Salomé: No sé, porque no conozco bien el proceso.
Daniel: Pero tú dijiste que no hacen notificaciones porque la gente puede aprovecharse. ¿Qué podrían hacer diferente para avisarle al estudiante que su objeto está allí o que hay nuevos objetos perdidos?
Salomé: Siento que es complejo porque, de igual manera… ¿cómo decirlo? Esa es la razón por la que las personas que manejaban las redes sociales no publicaban los objetos. También es complejo saber de quién es un objeto. Por ejemplo, un cargador, porque uno no le coloca el nombre. O, por ejemplo, un botilito. Sé que los botilitos, cada treinta días, también creo que los botan porque empiezan a generar bacterias o algo así. O no recolectan botilitos, ya no me acuerdo. Pero es muy complejo saber de quién es un objeto y anunciarlo también es complejo. Depende del objeto, tal vez. Tal vez funcionaría dependiendo del objeto, porque una billetera, un cargador o un celular se los pueden robar, pero un botilito, por ejemplo, no.
Daniel: Entiendo, entiendo. Muchas gracias por tu tiempo, Salomé. Es de mucha ayuda que hayas aceptado esta entrevista.
Salomé: De nada, Daniel. Muchas gracias.
Transcription of the interview 2:
Transcripción de entrevista – Proceso de recuperación de objetos perdidos
Daniel: Entonces, antes de empezar, ¿me permites grabar esta entrevista?
Alex: Sí, claro, claro.
Daniel: Listo. Antes que nada, me presento. Mi nombre es Daniel Rivera, pertenezco a la carrera de Ingeniería de Sistemas y ahora mismo estoy haciendo esta entrevista con el propósito de averiguar sobre una problemática que se centra en el proceso de devolución de objetos perdidos. Entonces, me gustaría hacerte unas preguntas antes de iniciar. ¿Cómo te llamas?
Alex: Hola, Daniel. Mucho gusto. Yo soy Alex Pérez.
Daniel: Ok, mucho gusto, Alex. ¿Tú eres estudiante acá de la universidad?
Alex: Sí, sí. Yo estudio en la universidad. Voy en séptimo semestre, también de Sistemas.
Daniel: ¿También eres de Sistemas?
Alex: Sí, sí. Soy de Sistemas.
Daniel: Y tú, durante tu estancia aquí en los siete semestres, ¿has tenido complicaciones o, bueno, has perdido objetos aquí en la universidad?
Alex: Sí.
Daniel: Aquí vamos a comenzar de una vez con la entrevista. ¿Qué objeto perdiste y cómo te diste cuenta de que lo habías perdido?
Alex: Pues, realmente se me perdió un Apple Pencil. Sí, se me perdió en dos ocasiones diferentes. La primera vez sí me di cuenta de que se me perdió. El tema es que no sé si me dieron el mismo que había perdido o el de otra persona. Y la segunda vez sí se me perdió; o sea, fui allá y no estaba.
Daniel: Para la primera vez que perdiste tu Apple Pencil, ¿qué fue lo primero que hiciste para intentar encontrarlo?
Alex: Lo primero que hice para intentar encontrarlo fue simplemente dirigirme al quinto piso del ML, a la ventanilla, para ver si mi lápiz estaba ahí.
Daniel: ¿No fuiste primero a revisar en el lugar donde lo habías dejado la última vez? ¿Fuiste directamente a objetos perdidos?
Alex: Ah, no. Sí, claro, sí, claro. Fui a revisar porque… fui a revisar, pero no. Efectivamente, no estaba ahí.
Daniel: ¿Cómo fue el proceso para evaluar si tu objeto se encontraba en objetos perdidos?
Alex: Pues, básicamente… lo que te digo. Fui al quinto piso del ML, fui donde la muchacha de la ventanilla de objetos perdidos. Le pregunté si había un Apple Pencil que había dejado en el bloque B, en el segundo piso del bloque B. Y nada, ella me mostró una serie de Apple Pencil que había ahí y yo cogí el que más se parecía al mío. Lógicamente, tuve que dejar mi firma y mi código, y lo cogí porque se parecía al mío y pensé que era mío. Pero no sé si era el mío realmente.
Daniel: ¿Eso fue para la primera o la segunda vez?
Alex: Esa fue para la primera vez.
Daniel: ¿Y la segunda? ¿No fuiste o no lo encontraste?
Alex: Para la segunda vez, me acuerdo de que yo no me di cuenta de que lo había perdido hasta que llegué a la casa. Entonces, al siguiente día fui a objetos perdidos. Pero de la primera vez había aprendido que tenía que marcar el lápiz, entonces esa vez lo marqué. Sí, ya lo tenía marcado. Entonces, cuando fui a objetos perdidos, fui a buscar el Apple Pencil con la marca que le había puesto. Hice el mismo proceso, pero cuando estaba allá me di cuenta de que el Apple Pencil no estaba. Y, pues, en efecto sí se había perdido y no lo recuperé después.
Daniel: Ok. ¿Qué información o comprobación te pidieron para demostrar que el objeto era tuyo cuando fuiste a buscarlo?
Alex: No, realmente eso fue casi hace dos años. No me acuerdo muy bien del proceso, pero recuerdo que la muchacha me preguntó si estaba marcado o una cosa así, en ambas oportunidades. En la primera, lógicamente, le dije que no estaba marcado. Sí le dije cómo era el Apple Pencil, de qué generación era. Obviamente, pues, le dije que era un Apple Pencil, le mostré el iPad y nada. Básicamente yo le dije: “No, este es”. Ella me hizo firmar, dar el código y me lo entregó.
Daniel: Durante ese proceso, cuando lo perdiste, ¿hubo algún momento en el que no supieras dónde estaba el lugar de objetos perdidos o tuviste que preguntarle a alguien para averiguar dónde buscar?
Alex: En ese momento ya sabía, pero sabía porque antes había acompañado a un compañero a reclamar, creo, un botilito que se le había perdido. Entonces ya sabía dónde quedaba.
Daniel: En ese proceso de recuperación, a ver si te puedes acordar de hace dos años, ¿hubo alguna parte difícil, confusa o demorada?
Alex: Pues, realmente no es que haya sido confuso. De pronto, lo difícil es que, no sé, al ir yo al siguiente día, de pronto la persona que lo cogió o la persona que lo fue a llevar a objetos perdidos no lo haya llevado en ese momento. Es lo que me podría parecer difícil, pero realmente no hallo una complicación en ir y mirar si el objeto está ahí. Acordándome un poquito, me pasó también que tenía que estar pendiente del horario de atención de ellos porque, si no estoy mal, tienen dos horarios, como de 8 a 12 o de 2 a 5, más o menos. Y yo, hace dos años, en la mañana no iba a la universidad y en la tarde tenía clase. Entonces me acuerdo de que me tocó salirme de una clase para ir a buscar mi lapicera.
Daniel: Ok, listo. Si pudieras cambiar una sola cosa en ese proceso de recuperación de objetos perdidos de la universidad, para facilitarte la experiencia a ti y a otros estudiantes, ¿qué cambiarías?
Alex: Si pudiera cambiar alguna cosa… ¿qué podría hacer? No, la verdad, es difícil decirte, pero sí sería chévere buscar una… no sé, puede ser…
Daniel: Te puedo interrumpir un momento. Algo que me comentaste es que tú, cuando fuiste a buscar tu Apple Pencil alguna vez, la persona que quizá lo había encontrado no había ido a entregarlo aún, ¿cierto?
Alex: Pues eso supongo yo. No sé.
Daniel: Eso supones tú, pero en otros casos puede haber sido así. Entonces, quizás algo que te notificara que han encontrado tu objeto o algo, como una aplicación.
Alex: No, realmente no. Pero eso que dices sí, eso sí se podría hacer. No sé, como un método donde digan qué objeto se perdió o, no sé, un objeto que uno pueda afuera de los edificios escribir como: “No, se me perdió tal objeto. Si alguien lo encontró, por favor…”.
Daniel: ¿Unas notificaciones de qué objetos se perdieron?
Alex: Sí, también. Sí, podría ser también. O yo también poder decir como… escribir afuera, en mi caso del bloque B, que me acuerdo de que ahí perdí mi Apple Pencil. Escribir como al otro día que no lo encontré: “Objeto perdido. Ayer se me quedó un Apple Pencil”. Y que la gente pase por ahí, lo revise y, si alguien lo encontró, pues que lo deje en objetos perdidos. No sé, algo así.
Daniel: Ah, listo. Ok, ok. Ayudar a los estudiantes para recuperarlo también.
Alex: Sí, podría ser, sí.
Daniel: Pues esas serían todas las preguntas que tendría para ti. Muchas gracias por tu tiempo, Alex.
Alex: Ok, Daniel. Espero te haya servido la información.
Daniel: Me ayudó bastante, gracias.
Summary of the interview:
Interview #1:
I interviewed Mariana Salomé Hernández, a ninth-semester Design and Systems Engineering student. Salomé told us that she had lost two items: a charger inside the university and her student ID card, although she lost the ID card outside the university, so it never reached the Lost and Found office.
The charger was lost a long time ago. Salomé realized that it was not in her backpack and remembered that she had used it in the central cafeteria. She first decided to go to the Lost and Found office to check if someone had taken it there. Before going, she had to check the office hours. When she arrived, she described the charger and explained where she had lost it, but the item was not there. The person in charge suggested that she come back another day or check directly at the cafeteria. Salomé went to the cafeteria and finally found her charger there.
In general, Salomé remembers the process as simple. The student asks about the object, gives a description and some information about where it was lost, and the person in charge checks if they have something that matches. If the object is not there, they can give some instructions about what to do or where to look. In her case, she does not remember being asked for any contact information in case the charger appeared later.
During the interview, we also talked about the possibility of notifying students when lost items are found. Salomé said that she was not completely sure that publicly posting found items would be a good idea. From what she remembers about platforms like Confesandes, they avoided sharing too much information about lost objects because someone could take advantage of it and try to claim an item that was not actually theirs. She even remembered a case where a wallet was found at the Lost and Found office, but the money inside was already gone.
Salomé also explained that identifying the real owner can be difficult, especially with common objects that usually do not have the owner’s name, such as chargers or bottles. Because of this, she thinks that notifying people about found items can also be complicated and may depend on the type of object. Some items may require more care when sharing information, because giving too many details could make it easier for someone else to claim them.
Overall, her experience shows that asking about a lost item can be a simple process, but the object does not always reach the Lost and Found office immediately. It also shows another difficulty: how to let students know that an item was found without sharing so much information that someone else could pretend to be the owner.
Interview #2:
I interviewed Alex Pérez, a seventh-semester Systems Engineering student. I asked him if he had lost any objects during his time at the university, and he told me that he had two experiences related to losing Apple Pencils.
The first time he lost one, he went back to the last place where he remembered leaving it. Since he could not find it, he went to the fifth floor of the ML building, where the Lost and Found office is located, to check if his Apple Pencil had arrived there. He asked about his Pencil and gave information about where and when he had lost it. After that, the person in charge showed him several Apple Pencils that they had stored. Alex chose the one that looked most similar to his, although he was not completely sure that it was actually his Pencil.
The second time, he did not realize that he had lost his Apple Pencil until he got home. The next day, he went back to the Lost and Found office. This time, after his previous experience, he had marked his Pencil so he could identify it and avoid confusion. He followed a similar process, explaining where and when he had lost it. However, when they checked the Apple Pencils they had available, Alex’s Pencil was not there. In the end, he was not able to recover it.
In general, Alex considers that the process of recovering a lost item is not complicated. The student goes to the office, asks about the object, and provides some details to help identify it. However, some difficulties appeared during his experience. One of them is that when there are several identical or very similar objects, it can be difficult to confirm which one really belongs to each person. Also, if the object has not arrived at the office yet, the student does not have a clear way to know if it has already been found or if they need to come back another day.
Alex also mentioned that the office schedule can sometimes be inconvenient. On one occasion, he had to leave a class in order to go look for his item. Finally, during the conversation, the idea of having some kind of mechanism to report lost or found items came up, which could help students know if their object may have been found and where to look for it.
What-How-Why
Interview #1:
Interview - Mariana Salomé Hernández
| Situation | Fragment | What? | How? | Why? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | “Me preguntó cuál era el cargador y yo le di la descripción, pero no lo encontraba. Me dijo que pasara otro día o que fuera a buscarlo a la cafetería. Fui a la cafetería, pregunté y lo tenían allí.” | Salomé goes to the Lost and Found office looking for her charger, which she had lost earlier that day. | She gives a brief description of the charger, but they cannot find it. They then suggest that she come back another day or look for it in the cafeteria. | Since the charger was lost that same day, it may still have been in the cafeteria. There can be a delay between the moment someone finds an object and the moment it reaches the Lost and Found office. |
| 2 | “También, uno de los problemas de publicar los objetos perdidos —por lo que dicen en Confesandes— es que la gente se puede aprovechar de eso.” | Salomé considers that publishing information about lost objects on social media can be risky. | Some people may use that information to their advantage and try to claim a lost item even if it does not belong to them. | Salomé explains that situations like this have happened before through other media, especially with valuable objects such as wallets. |
| 3 | “También es complejo saber de quién es un objeto. Por ejemplo, un cargador, porque uno no le coloca el nombre... Depende del objeto, tal vez. Tal vez funcionaría dependiendo del objeto, porque una billetera, un cargador o un celular se los pueden robar, pero un botilito, por ejemplo, no.” | Salomé comments that it can be difficult to know who the real owner of a lost object is. | There are many similar objects, such as chargers or bottles. If they do not have a name, mark, or any clear identification, it can be difficult to tell who they belong to. | Because common objects may look very similar and usually do not have enough information to identify their owner. Also, some types of objects can be more risky to announce publicly because another person could try to claim them. |
| 4 | “Me tocó buscar a qué horas abrían y fui.” | Salomé wants to go to the Lost and Found office to look for her charger. | Before going, she has to search for the office hours to know when she can visit. | Because the Lost and Found office has specific opening hours, students need to check the schedule before going in person. |
Interview #2:
Interview - Alex Pérez
| Situation | Fragment | What? | How? | Why? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | “Sí, ya lo tenía marcado. Entonces, cuando fui a objetos perdidos, fui a buscar el Apple Pencil con la marca que le había puesto. Hice el mismo proceso, pero cuando estaba allá me di cuenta de que el Apple Pencil no estaba.” | Alex goes to the Lost and Found office looking for his Apple Pencil, which in this case had a mark to identify it. | He looks for the one with his mark, but he cannot find it because the object is not there. He does not know if it has not been delivered yet or if it will never reach the Lost and Found office. | Alex does not have information about the current status of the object. |
| 2 | “De pronto, lo difícil es que, no sé, al ir yo al siguiente día, de pronto la persona que lo cogió o la persona que lo fue a llevar a objetos perdidos no lo haya llevado en ese momento.” | Alex considers that the object may have been found, but the person who has it may not have taken it to the Lost and Found office yet. | Without information, Alex does not know if he should come back another day, look somewhere else, or assume that the object may never reach the Lost and Found office. | There may be a delay between the moment someone finds an object and the moment it is delivered to the Lost and Found office. |
| 3 | “Y yo, hace dos años, en la mañana no iba a la universidad y en la tarde tenía clase. Entonces me acuerdo de que me tocó salirme de una clase para ir a buscar mi lapicera.” | Alex needs to go personally to the Lost and Found office to check if his lost object is there. | He has to adjust his schedule to go to the office and, in one case, he even had to leave a class to check for his item. | The Lost and Found office has specific opening hours that can conflict with the student’s class schedule. |
| 4 | “Y nada, ella me mostró una serie de Apple Pencil que había ahí y yo cogí el que más se parecía al mío. Lógicamente, tuve que dejar mi firma y mi código, y lo cogí porque se parecía al mío y pensé que era mío. Pero no sé si era el mío realmente.” | Alex tries to recover his Apple Pencil from the Lost and Found office. | He is shown several similar Apple Pencils and has to choose the one that looks most like his, without being completely sure that it actually belongs to him. | When several objects are identical or very similar and do not have a clear identification, it can be difficult to verify who the real owner is. |
Empathy Map
Mariana Salome
Prospect User
How My Business Question Was Answered Through the Analytics Pipeline
Business Question Type 3: What is the average response time of the app when searching for possible matches between lost and found item reports?
Data Sources
The analysis uses data generated by the Smart Lost–Found Matching process in the Kotlin app. Lost-item reports, available found items, and the matching configuration are used to perform the search. The response time of each successful search is then recorded in "performanceMetrics".
Ingestion & Integration
The Kotlin app connects to Firebase through the Firebase SDK. When a student opens a lost-item report, the app starts measuring the search time, loads the matching configuration, retrieves available found items from Firestore, and runs the matching process.
Storage
The measured search times are stored in the "performanceMetrics" collection in Firestore. Each record includes the user, the metric type "match_search", the platform kotlin, the duration in milliseconds, and the time when the measurement was recorded.
Computation
This BQ is processed in the Performance Processing stage of the pipeline. The app retrieves the "match_search" measurements from "performanceMetrics", filters the Kotlin records, and calculates the average search time.
Match Search Times
- Filter match_search
- Filter kotlin
- Calculate average
Presentation
The result is shown to the staff in "AdminMatchSearchTimeScreen". The screen displays the Average match-search time KPI in seconds, together with the number of searches used to calculate the average.
Features
Biometric identity verification
Sensor feature. The application verifies the student’s identity using the device’s biometric authentication to access the claim process for a possible lost-item match. "BiometricVerificationViewModel" controls the state of the process, and "BiometricAuthService" uses "BiometricPrompt" to perform verification through fingerprint or facial recognition. During testing, the Android emulator’s fingerprint functionality was used. Biometric data is managed by the operating system and is not stored in Firebase.
Smart Lost–Found Matching
Smart feature. The system compares a lost-item report with the found items registered in the database. "SmartMatchingViewModel" starts the search, and MatchingService uses "BasicMatchingStrategy" to calculate similarity based on category, location, date, and description. The system uses a configured matching threshold, and results whose score exceeds that value are shown as possible matches.
Report Bottleneck analytics visualization
Analytics feature. The Kotlin application identifies reports that have remained for more than seven days in states such as reported, found, ready_for_pickup, or claimed. "ReportBottleneckRepository" retrieves the data from Firestore, and "ReportBottleneckCalculator" calculates how many reports are stuck at each stage. The result is shown to administrative staff in the AdminReportBottleneckScreen view.
Drop-off Instructions screen (S12)
Student flow feature. After registering a found item, the application displays the Lost & Found office information and the instructions required to deliver the item. "DropOffInstructionsViewModel" retrieves this information from Firestore through "OfficeLocationRepository".
Directions to the Lost & Found location through Google Maps (External Service)
External service feature. Focusing on the "DropOffInstructionsScreen" view, where the delivery instructions are displayed, the student can open the location of the Lost & Found office in Google Maps. "GoogleMapsAdapter" uses the coordinates stored in Firestore and generates the request required to open the route through an Android Intent.
- Pattern Adapter: "MapService" defines the interface used by CampusFind, and "GoogleMapsAdapter" adapts this interface to the Google Maps service.
Average Match-Search Time analytics visualization (Individual BQ)
Analytics feature corresponding to the individual Business Question. "SmartMatchingViewModel" measures the duration of each successful search for possible matches using "SystemClock.elapsedRealtime()". The measured times are stored in "performanceMetrics" through "MatchSearchTimeRepository", which later retrieves the records and calculates their average. The result is presented to administrative staff as the Average match-search time KPI.
Design Pattern - Adapter
The Adapter Pattern was implemented in the Google Maps functionality of the Kotlin application. Its purpose is to separate the Firebase CampusFind from the specific way Android opens an external map service.
"MapService" defines the "openDirections(latitude, longitude)" operation. GoogleMapsAdapter implements this interface and converts the Lost & Found office coordinates into a Google Maps URI, which is opened through an Android "Intent".
Participating Classes
- DropOffInstructionsScreen: Starts the request to open the route.
- MapService: Defines the openDirections() operation.
- GoogleMapsAdapter: Adapts the coordinates to the format required by Google Maps.
- Android Intent: Opens the generated URI.
- Google Maps: Displays the route to the user.
Rationale
The Adapter Pattern was selected to keep CampusFind independent from the specific way Google Maps is opened. "MapService" defines the functionality required by the application, while "GoogleMapsAdapter" translates the office coordinates into the URI and Android "Intent" used to open the external map service.
This reduces the dependency on Google Maps and makes it easier to maintain or replace the map service in the future without changing the main screen logic.