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Manual de Organización Farmacia pastillero Cuautepec

“Si verdad quieres ahorrar En el pastillero debes comprar “

Índice

indice 2

Código de ética y de valores 4

Introducción (Contenido de manual ) 4

Antecedentes 4

Marco Juridico 4

Atribuciones 5

Mision y Vision 5

Estructura Organica 5

Organigrama ¡Error! Marcador no definido.

Descripcion de Funciones 6

Problemática …………………………………………………………………………………………………………………………………8

Objetivo General 9

Objetivo especificos 9

Aseguramiento de calidad……………………………………………………………………………………………………………9

Aseguramiento de servicios……………………………………………………………………………………………………………9

Glosario 10

firmas de revisión………………………………………………………………………………………………………………………11

Alcance………………………………………………………………………………………………………………………………………12

Asignación Y Uso De Recursos………………………………………………………………………………………………12

Seguridad De Información……………………………………………………………………………………………………12

Sobre el mantenimiento y buen uso de la infraestructura……………………………………………………12

Código de ética y de valores Valores dentro del establecimiento Respeto: Aceptar la diversidad de personas e ideas, dentro de un marco de normas dentro del establecimientos sin hacer distinción social de raza, etnia, religión. Honestidad: Ser sincero y pensar en los demás Tolerancia: Pero si nos excedemos en la duración al atender, corresponder al cliente con la debida atención en el momento de atenderla sin tener cerca el uso de distractores. Compromiso: El farmacéutico siempre deberá mostrar pasión por su trabajo. responsabilidad: Saber que medicamentos se le venderá al paciente, teniendo siempre presente la relación de componentes, así como la cantidad para la vía de administración.

Introducción: En el presente manual de la farmacia pastillero Cuautepec, se encuentra la organización documentada de dicha farmacia, cuenta con una visión y misión las cuales ayudan a dar iniciativas positivas a este establecimiento. En este manual se encuentran resumidos los antecedentes, los cuales son el inicio de este local además ayudara a la obtención de información sobre la organización de Farmacia El Pastillero Antecedentes Este pequeño negocio fue creado en el año 2002 por el C. Ernesto Roldan, el señor Roldan fue el dueño y creador de dicho negocio, pero en el transcurso del año 2006 enfermo, así que se vio obligado a vender su negocio, puesto que este había bajado su venta debido a que ya no invertía capital en la farmacia. Tiempo después fue vendido al Contador Humberto Islas Velázquez el cual actualmente es el dueño, donde gracia a la buena inversión y manejo del negocio pudo salir adelante y hasta la fecha sigue operando, sobre la calle Juárez en la Colonia centro en el municipio de Cuautepec de Hinojosa, con el número 103. Marco Jurídico REGLAMENTO paro el Funcionamiento de Establecimientos Farmacéuticos y la relación con autoridades médicas públicas. Públicos en el Estado de México. DOF: 31/07/1989 ACUERDO mediante el cual se establece facilidades administrativas y se otorgan subsidios fiscales para la regularización del funcionamiento de establecimientos farmacéuticos, así como de uso de suelo y construcciones relacionadas con los mismos. Atribuciones (Reglamento de la empresa) Reglas para la relación Farmacéutico - Cliente

  1. Responsabilidad del farmacéutico es procurar el bienestar del paciente mediante la adecuación y seguimiento de su farmacoterapia, con objeto de mejorar o preservar su salud y calidad de vida.

  2. El paciente tiene derecho a la intervención del farmacéutico, como experto en la farmacoterapia, en cualquiera de los procesos en que intervenga el medicamento.

  3. El farmacéutico promoverá el derecho del paciente al acceso a tratamientos eficaces y seguros.

  4. El farmacéutico respetará la dignidad del paciente y promoverá el principio bioético de autonomía de las personas, de forma que pueda tomar parte en las decisiones que atañen a su salud.

  5. El farmacéutico establecerá con el paciente una comunicación personalizada que humanice y facilite su actuación profesional, y fomentará la relación de confianza aun cuando sus creencias y valores sean diferentes.

  6. El farmacéutico proporcionará una información terapéutica veraz y adecuada a cada paciente.

  7. El farmacéutico respetará las diferencias culturales y personales de los pacientes, siempre que no atenten contra la dignidad y derecho de los demás.

  8. El farmacéutico protegerá la privacidad y la confidencialidad de los datos de los pacientes, guardando el secreto profesional, salvo en los casos previstos por la ley.

  9. El farmacéutico antepondrá el beneficio del paciente a sus intereses personales, profesionales, económicos o comerciales.

Misión Somos un establecimiento que se dedica a la venta de fármacos para ofrecer a nuestros clientes la más amplia variedad y calidad de nuestros productos siempre manteniendo nuestros estándares de control para poder ofrecerle un mejor servicio Visión Para el 2025 ser una empresa competente y reconocida a nivel nacional e internacional, por sus estándares de calidad y servicios que solo puede ofrecer la compañía de distribución farmacia “pastillero” Estructura Orgánica: • Jefe de fármacos Nacionales: Principales Funciones:

 -Elaborar indicadores del comportamiento de la venta  -Desarrollar modelos de proyección de ventas de los diferentes clientes  -Elaborar análisis de rentabilidad  -Analizar información de mercado y costos de operación  -Desarrollar modelos de información de venta

• Gerente de fármacos Principales Funciones:  Generar alianzas estratégicas con los proveedores  Establecer dar seguimiento a indicadores del área  Elaboración de reportes y análisis de los resultados obtenidos por el área.  Realizar negociaciones de alto impacto positivo para ambas partes. • Químico Farmacéutico Principales Funciones:  Diligenciar y controlar los productos.  Facturación e información en establecimientos de farmacia.  Dispensar medicamentos y productos de parafarmacia.  Informar a los clientes sobre su utilización.  Determinar parámetros anatómico-fisiológicos sencillos y fomentar hábitos saludables en los clientes.  Elaborar preparados medicamentosos, dietéticos y cosméticos, bajo protocolos establecidos y supervisión del facultativo. • Distribuidores Principales Funciones:  Depósitos centrales de suministros médicos  Mayoristas estatales  Distribución regional  Servicios de suministro de medicamentos esenciales de ONG y misiones • Jefe de la farmacia Principales Funciones:  Dirección de farmacia  Propietario • Encargado Turno Matutino y Vespertino Principales Funciones:  Responsable de inicio y fin de venta • Empleada Principales Funciones:  Persona encargada de atender a los clientes • Cliente mayorista Principales Funciones:  Cliente de compras en gran cantidad para su reventa • Cliente de Menudeo Principales Funciones:  Cliente de compras en minoría o por unidad, Solo su consumo. Organigrama:

Descripción de Funciones: Compras: Esta son realizadas por el Jefe de la farmacia. Los proveedores son solicitados cada que necesitan surtir los productos, uno de ellos es (Nadro) una empresa de distribución de productos farmacéuticos, de higiene y belleza personal, distribuye fármacos patentes y este suele surtir los productos diariamente o cada tercer día, otro proveedor es Fármacos Nacionales solo distribuye cada mes, mientras hay algunos productos que el dueño en persona los compra de manera personal, si lo desea puede solicitar crédito el cual tiene un plazo de 30 a 60 días para liquidar o puede pagar al contado, se usa un formulario que registra la cantidad de fármacos que faltan, cual es la prioridad a surtir dentro del negocio, el documento organiza la compra de fármacos faltantes de acuerdo al tipo, patente, cantidad, presentación (Nombre, Formula, cantidad en Mg) y proveedor, para los otros productos se basan en el inventario para saber qué productos va a solicitar para comprar. Almacén: Esta área la controla el encargado matutino y vespertino. Los productos almacenados se encuentran en anaqueles ordenados de acuerdo al orden alfabético, solo se almacenan los fármacos, cada tres o cinco días se revisa la cantidad de cada uno de los productos, así, basados en el registro se revisa que cantidad se surtirá, de acuerdo al formato se lleva un documento donde se registran las ventas y el inventario al mismo tiempo, los datos manejados en el registro son, la fecha de entrada y salida de cierto producto, la denominación distintiva y genérica, fecha de caducidad, presentación, cantidad que se adquiere y que se vende, la cantidad que queda, se lleva a cabo el inventario y al mismo tiempo las ventas, es un formulario de llenado de datos de primeras entradas, primeras salidas, cabe mencionar que en esta área solo se incluyen los fármacos y de acuerdo al registro de ventas e inventario, se lleva un conteo de productos, El área de ventas. Esta área la manejan los empleados al atender a los clientes y llevar la venta del día. Aquí tienen una caja de cobro donde se almacena la venta del día, cualquier empleado puede tanto vender como cobrar, tienen algunos productos a la vista para poder ser solicitados, también se encuentran dos refrigeradores uno de helados y otro de bebidas, como lo son, refresco, agua y suero. Hay anaqueles donde están los fármacos, productos genéricos, productos de belleza, desodorantes, shampoo y acondicionadores, cremas, pastas, en cuanto al formato que se ocupa para las ventas, se usa el mismo formato que en el almacén, donde llevan a cabo el registro de productos que quedan y al mismo tiempo el registro de lo que se vende, se manejan los datos de, fecha de entrada y salida, la denominación distintiva y genérica, fecha de caducidad, presentación, cantidad que se adquiere y que se .vende, la cantidad que queda. Aquí se encuentran los productos externos a los fármacos y algunos se exhiben en anaqueles para que el público los pueda ver y el empleado pueda acceder a ellos de manera más fácil, ya que se ponen los fármacos más solicitados por clientes para su fácil acceso. Las entradas de ganancias son en efectivo, cuenta con sistema de facturación ya que muchos de sus clientes lo solicitan, otro control que tiene que llevar es la venta de antibióticos bajo los estándares de venta y dispersión de medicamentos para que así se pueda evitar la auto medicación por parte de los clientes , un estándar de venta es que la receta no tenga una vigencia mayor a 6 meses de haber sido expedida, en caso de que exceda ese tiempo, se justifique el periodo de la administración y que el medicamento que sea suministrado al cliente vaya acorde a la cantidad marcada en la receta , no puede exceder la compra del producto marcada en la receta, el cliente está obligado a dejar una copia de la receta para registrarla en COFEPRIS (Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios) en caso de que en otras ocasiones vuelva a pedir el medicamento. Problemática: • La farmacia tiene problemas con el inventario. • Saber cuál es la relación que existe entre un producto patente y un genérico. • Los componentes que contienen en los productos, ocasionan que se distorsione el poder conocer el nombre que les proporcionan los laboratorios. • El personal con el que cuenta no conoce del todo la relación de los fármacos. • Al llevar el mismo formato para compras y ventas los empleados se confunden para saber con exactitud qué cantidades de productos • Perdida de papeles donde se llevan los créditos. • Confusión del registro de ventas por Mayoreo y Menudeo por parte de los empleados.

Objetivo General: • Hacer un sistema que controle el inventario de los productos, llevar de manera exacta él control de la venta de los productos por mayoreo y menudeo, proporcionar facturas, control de créditos y compras. Objetivo Específico: • El sistema implementara el uso de facturas • Se llevará el control de las compras y créditos solicitados por el dueño a los distintos proveedores. • Almacenar él inventario de productos.
• Implementar el sistema para que calcule él control de ventas. • Controlar las ventas por Mayoreo y Menudeo. • Brindar una mejor atención a los clientes. • Mejorar el servicio que proporcionan los empleados. Aseguramiento de la calidad

  1. Calidad del producto: llámese medicamentos, efectos médicos, u otros materiales.

  2. Calidad del entorno: la higiene, la organización y estética de los espacios físicos donde se brinda un producto o un servicio influyen notablemente en la percepción de la calidad de los mismos por parte de quienes lo reciben.

  3. Calidad de la Atención: es determinante en la percepción de la calidad. El grado de preparación, la profesionalidad, ética de los que prestan el servicio son elementos esenciales en este aspecto.

Aseguramiento de Servicios:

• Esté designada una persona responsable de la gestión y aseguramiento de la calidad. La misma ha de tener un alto grado de preparación y competencia preferiblemente técnico o profesional farmacéutico.

• Estén definidas las funciones y responsabilidades de cada trabajador, sean de su conocimiento y aceptación explícita.

• Estén diseñados y documentados los diferentes procedimientos a realizar.

• Todos los procesos y componentes del sistema estén documentados y / o registrados debidamente organizados y actualizados.

• Se implemente un sistema de control y evaluación sistemático de cada uno de los procesos, procedimientos y componentes, tanto de carácter interno (por la farmacia) como de carácter externo (Empresa de Farmacia, Dirección Municipal de Salud, Departamento Provincial de Farmacia, etc.)

• Se recojan sistemáticamente el criterio, opiniones, quejas y sugerencias de los factores relacionados con los servicios y productos que brinda la Farmacia (consumidores, pacientes, prescriptores, distribuidores, trabajadores propios).

• Se garantice que todos los productos y servicios que se prestan cumplan los requisitos técnicos y de calidad establecidos para su uso y / o consumo.

• Se cumplan los procedimientos y condiciones establecidos para los diferentes procesos (almacenamiento, elaboración, dispensación, etc.).

Glosario: El método PEPS (Primeras entradas, primeras salidas) consiste en tener identificados los productos que ingresaron primero para darle salida inmediata del almacén ya sea por venta o traspaso. COFEPRIS (Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios) en caso de que en otras ocasiones vuelva a pedir el medicamento.

Firmas de Revisión y Autorización: Firmas de revisión

(Nombre de la directora) (Nombre del director)

(Auxiliar 3) ( Auxiliar2) ( Auxiliar 1)

Firmas de autorización

(María del Carmen Islas López)

Plan de políticas informáticas Alcance Se conseguirá implementar un sistema que controle tanto las ventas como las compras que realiza la farmacia, administrar el sistema de facturación para los clientes y el dueño, este sistema será el que lleve el control de todos los procesos que realiza el establecimiento, controlara el inventario de productos y fármacos. Asignación Y Uso De Recursos

  1. Los gerentes no cuentan con un equipo de cómputo específico que les permite ver el avance de las ventas diario.
  2. De los recursos asignados en la farmacia cada usuario es responsable de identificar y reportar si hace falta medicamento, evitando también un sobre pedido.
  3. No todos los usuarios tienen los mismos privilegios sobre el sistema ya que el sistema se dividirá en 3 secciones dependiendo el cargo del individuo. Seguridad De Información El siguiente proyecto tiene como fin el uso de datos de un sistema de base de datos el cual se implementará dentro del establecimiento para poder llevar el control de las ventas diarias de los productos farmacéuticos. Se encargará de llevar el control de la venta de fármacos obteniendo con este sistema los datos como son: tipo de medicamento (ya sea patente o genérico) presentación (nombre + formula +cantidad (distribución de medicamentos en mg). Dando, así como resultado cualquier tipo de robo hormiga de algunos de los integrantes de la farmacia (proveedores, empleados y clientes). Así como también ayudando a prevenir que haiga un rezago de medicamento dentro del almacén así pudiendo contribuir al método T.P.E.P.S (primeras entrada, primeras salida) pudiendo así tener identificados los productos que se integraron primero a esta farmacia. Se deberá generar una copia de seguridad diariamente para evitar la pérdida de datos. Los usuarios deberán mantener la discreción de uso de sesión asignada.
    Evitar robo de información para que fuera proporcionada para algún fin de lucro. Sobre el mantenimiento y buen uso de la infraestructura
  4. La farmacia deberá contar con un regulador de corriente, como medida de prevención de algún tipo de sobrecarga que pudiese ocurrir para proteger los equipos de cómputo.
  5. Una vez al año se hacer una revisión en la red para detectar falla.
  6. Todas las actividades que se realicen por el equipo de sistemas deberán ser debidamente documentadas para poder tener procesos de auditorías internas en la farmacia para llevar de manera más exacta las ganancias del establecimiento.