Informatiemodel - GemeenteUtrecht/VoorzieningZGWnieuw GitHub Wiki

Bron: 20191125 Metadata - Het model binnen Common Ground v0.5.docx

Beschrijving van het metadatamodel

Het huidige beleid van de Gemeente Utrecht schrijft TMLO versie 1.1 voor als metadatamodel voor alle informatieobjecten. Omdat RGBZ 2.0 zo is doorontwikkeld dat de metadata volgens het TMLO model eruit afgeleid kunnen worden, mag binnen de Gemeente Utrecht RGBZ 2.0 worden gebruikt voor de beschrijving van zaken, besluiten en documenten.

De Utrechtse metagegevensstandaard voor archiefbescheiden betreft de volledige toepassing van de verplichte en optionele metagegevens zoals die zijn vastgelegd in het "Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)" als directe afgeleide van NEN-ISO 23081 en de RMO. Utrecht volgt de actuele versie van het TMLO (de laatst vastgesteld versie betreft versie 1.1, april 2014).

De Utrechtse toepassing van het profiel ligt volledig in lijn met de doorontwikkeling van de KING/Gemma-informatiearchitectuur en specifiek de harmonisatie tussen het metagegevensmodel i.v.m. zaakgericht werken, RGBZ 2.0 en het TMLO, versie 1.1. Utrecht beschouwt het TMLO daarom tevens als een van de cruciale componenten in de totale keten van aanvraag voor producten en diensten en de afhandeling van zaken in het kader van zaakgericht werken. Bron: Kwaliteitssysteem Documentaire informatie 2.0 – besluitversie, 20 september 2017

Het programma ‘Klantgericht samenwerken in Ketens’ in de Gemeente Utrecht hanteert het metadatamodel voor zaakgericht werken zoals nu opgeleverd vanuit Common Ground. Dit metadatamodel bevat nu een groot deel van de bestaande modellen RGBZ 2.0 en ImZTC 2.2. Aan die modellen wordt – onafhankelijk van Common Ground – doorontwikkeld. Uiteindelijk zal dit leiden tot één metadatamodel.

Dit hoofdstuk beschrijft hoe het metadatamodel voor zaakgericht werken zoals nu opgeleverd vanuit Common Ground in elkaar zit. In de volgende paragrafen wordt het metadatamodel uitgelegd. We hanteren daarbij de conventie om hoofdletters te gebruiken als het een entiteit uit het model betreft.

3.1. Zaak en zaaktype

Centraal in het model staat het begrip ZAAK. Voor een ZAAK wordt een bedrijfsproces uitgevoerd waarmee de klantvraag wordt beantwoord. Een ZAAK heeft specifieke kenmerken: voor een zaak worden gegevens vastgelegd, een zaak doorloopt een aantal statussen, een zaak leidt tot een bepaald resultaat en kan leiden tot een bepaald besluit, meestal vastgelegd in een document en een zaak kan nog andere documenten bevatten. ZAAKen van eenzelfde soort hebben dezelfde karakteristieke eigenschappen. Daarom is elke ZAAK van een vooraf gedefinieerd ZAAKTYPE. In het ZAAKTYPE worden alle karakteristieke eigenschappen vastgelegd van ZAAKen van eenzelfde soort. Door deze relatie met het ZAAKTYPE kan bewaakt worden dat de ZAAK zich ‘aan de vooraf gedefinieerde regels houdt’. Omdat het belangrijk is de werking van ZAAKTYPE en het gevolg daarvan voor ZAAKen goed te begrijpen, worden in de volgende paragraaf eerst de details van ZAAKTYPE beschreven.  

3.2. Zaaktype

Een ZAAKTYPE is het geheel van karakteristieke eigenschappen van ZAAKen van eenzelfde soort. In een ZAAKTYPE wordt vastgelegd: • Welke specifieke EIGENSCHAPpen een ZAAK van dat ZAAKTYPE heeft. Bij het creëren van een ZAAK van van een bepaald ZAAKTYPE wordt een ZAAKEIGENSCHAP gemaakt voor elke EIGENSCHAP die voor het ZAAKTYPE is opgegeven. Voor elke EIGENSCHAP wordt de specificatie vastgelegd. Die specificatie bevat de regels die toegepast worden op de ZAAKEIGENSCHAP (is het veld verplicht? Wat is de lengte van het veld? Etc.). Elke EIGENSCHAP hoort bij precies 1 ZAAKTYPE. • Welke STATUSTYPEn beschikbaar zijn voor een ZAAK van dat ZAAKTYPE. Voor elk STATUSTYPE wordt een volgnummer vastgelegd (om de volgorde van STATUSTYPEn voor een ZAAKTYPE te bepalen), of het een eindstatus is en of de initiator moet worden geïnformeerd van de statusovergang naar een STATUS van dit STATUSTYPE. Elk STATUSTYPE hoort bij precies 1 ZAAKTYPE. • Welke ROLTYPEn beschikbaar zijn voor een ZAAK van dat ZAAKTYPE. Elk ROLTYPE hoort bij precies 1 ZAAKTYPE. • Welke RESULTAATTYPEn beschikbaar zijn voor een ZAAK van dat ZAAKTYPE. Voor elk RESULTAATTYPE wordt de selectielijstklasse vastgelegd, de archiefnominatie (blijvend bewaren of vernietigen) en de archiefactietermijn (termijn na het vervallen van het bedrijfsvoeringsbelang). Elk RESULTAATTYPE hoort bij precies 1 ZAAKTYPE. • Welke BESLUITTYPEn beschikbaar zijn voor een ZAAK van dat ZAAKTYPE. Een BESLUITTYPE kan bij meerdere ZAAKTYPEn horen, d.w.z. bij ZAAKen van verschillende ZAAKTYPEn beschikbaar zijn. Voor een BESLUITTYPE wordt vastgelegd binnen welke termijn bezwaar moet worden ingediend, of, hoe en hoe lang BESLUITen van dit BESLUITTYPE gepubliceerd moeten worden en de geldigheidsduur. Voor een BESLUITTYPE wordt ook vastgelegd in welke INFORMATIEOBJECTTYPEN (documenttypen) BESLUITen van dit BESLUITTYPE kunnen worden vastgelegd. • Welke INFORMATIEOBJECTTYPEn (documenttypen) relevant zijn voor een ZAAK van dat ZAAKTYPE. Een INFORMATIEOBJECTTYPE kan bij meerdere ZAAKTYPEn horen, d.w.z. bij ZAAKen van verschillende ZAAKTYPEn beschikbaar zijn. De betekenis van een ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECT (document) kan verschillend zijn in ZAAKen van verschillend ZAAKTYPE. Die betekenis van een document van een bepaald documenttype binnen een zaak van een bepaald zaaktype is vooraf duidelijk. Daarom wordt voor elke combinatie van ZAAKTYPE en INFORMATIEOBJECTTYPE vastgelegd welke richting ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECTen (documenten) van dit INFORMATIEOBJECTTYPE hebben (inkomend, intern of uitgaand) en bij welk STATUSTYPE ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECTen (documenten) van dit INFORMATIEOBJECTTYPE verplicht aanwezig moeten zijn. • BESLUITTYPEn en INFORMATIEOBJECTTYPEn kunnen bij meerdere ZAAKTYPEn horen. Ze dienen allemaal wel tot dezelfde CATALOGUS te behoren.

3.3. Zaak

Elke ZAAK is dus van een vooraf gedefinieerd ZAAKTYPE, waarin alle karakteristieke eigenschappen zijn vastgelegd van ZAAKen van dat type.

EEN ZAAK heeft algemene en specifieke kenmerken. De verzameling specifieke kenmerken wordt gedefinieerd door de EIGENSCHAPpen die aan ZAAKTYPE gekoppeld zijn. Bij het creëren van een ZAAK van dat ZAAKTYPE wordt een ZAAKEIGENSCHAP gemaakt voor elke EIGENSCHAP die voor een ZAAKTYPE is opgegeven. Tijdens de behandeling van de ZAAK worden de ZAAKEIGENSCHAPpen ingevuld volgens de bij de EIGENSCHAP opgegeven specificatie (zie paragraaf 3.2).

Een ZAAK heeft meestal ‘ergens betrekking op’. Een ZAAK heeft een relatie met ZAAKOBJECT. Een ZAAKOBJECT is van één van de 31 beschikbare typen (waaronder natuurlijke en niet-natuurlijke persoon, buurt, wijk, kunstwerkdeel, terreindeel, besluit, maatschappelijke activiteit). Een ZAAK verwijst naar 0, 1 of meerdere ZAAKOBJECTen (zie opmerking in paragraaf 3.6).

Een ZAAK doorloopt een aantal STATUSsen. Een STATUS geeft aan in welke toestand een ZAAK zich bevindt. De STATUS maakt het mogelijk de voortgang van de zaak op hoofdlijnen te volgen. Een ZAAK heeft in de loop van de tijd meerdere statussen. Bij elke STATUS wordt vastgelegd wanneer deze is gezet. De STATUS is ook belangrijk voor het genereren van management informatie. Elke STATUS is van een vooraf gedefinieerd STATUSTYPE (zie paragraaf 3.2).

Een ZAAK heeft een aantal betrokkenen. Dat kunnen externe betrokkenen zijn, NATUURLIJK PERSOON, NIET NATUURLIJK PERSOON of VESTIGING, of interne betrokkenen, ORGANISATORISCHE EENHEID of MEDEWERKER. Elke betrokkene speelt een bepaalde ROL in de ZAAK, zoals initiator, behandelaar of belanghebbende. Elke ROL is van een vooraf gedefinieerd ROLTYPE (zie paragraaf 3.2).

Voor een ZAAK wordt het RESULTAAT vastgelegd. Resultaten zijn bijvoorbeeld dat de aanvraag is toegekend, dat de zaak is ingetrokken door de aanvrager of dat de zaak niet ontvankelijk is verklaard. Een RESULTAAT is van een vooraf gedefinieerd RESULTAATTYPE, waarbij is vastgelegd wat de bewaar- of vernietigingstermijn is bij het bereiken van dat RESULTAATTYPE in een ZAAK van dat ZAAKTYPE (zie paragraaf 3.2).

Een ZAAK leidt in veel gevallen tot één of meerdere BESLUITen. Elk BESLUIT is van een BESLUITTYPE (zie paragraaf 3.2). Een BESLUIT kan vastgelegd zijn in één of meerdere ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECTen (documenten). En een ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECT (document) kan meerdere BESLUITen bevatten. Er kunnen meerdere ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECTen (documenten) relevant zijn voor de behandeling van een ZAAK. Een ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECT kan ook relevant zijn voor meerdere ZAAKen. Op de relatie tussen ZAAK en ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECT wordt vastgelegd of het een zaakdocument of een besluit betreft. Voor een ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECT (document) worden de GEBRUIKSRECHTen vastgelegd. Elk ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECT (document) is van een INFORMATIEOBJECTTYPE, waarin de vertrouwelijkheid wordt aangeduid en de geldigheidsduur (zie paragraaf 3.2).

Gedurende de uitvoering van een ZAAK kan er sprake zijn van contacten met de initiator en/of andere betrokkenen over die zaak. Relevante informatie over dergelijke contacten worden vastgelegd in een KLANTCONTACT, gekoppeld aan de ZAAK.

3.4. Relaties tussen zaken

Als een klantvraag alleen beantwoord kan worden door de (parallelle) uitvoering van meerdere bedrijfsprocessen, dan is er sprake van deelzaken. Met elke deelzaak wordt één bedrijfsproces uitgevoerd. Elke deelzaak is op zich weer een ZAAK. De deelzaken en hoofdzaak zijn via een specifieke relatie aan elkaar verbonden.

Soms heeft de ene ZAAK betrekking op een andere ZAAK, wat gemodelleerd is met de relatie ‘ZAAK heeft relevante andere ZAAKen’. Voorbeelden daarvan zijn een bezwaar dat naar aanleiding van een beschikking wordt ingediend dat als een separate zaak wordt afgehandeld en toezicht dat als vervolg op een vergunning in een separate zaak wordt vastgelegd. Bij elke relatie tussen 2 ZAAKen wordt vastgelegd wat de aard van de relatie is: onderwerp (bijvoorbeeld bij bezwaar), vervolg (bijvoorbeeld bij toezicht) of bijdrage (bij bijvoorbeeld BIBOB toets). Met deze relatie kunnen ook ZAAKen in verschillende organisaties aan elkaar gekoppeld worden.

Het programma “Klantgericht samenwerken in ketens” gaat iets anders om met relaties tussen ZAAKen (zie hoofdstuk 4).

Relaties tussen ZAAKen zijn niet geheel vrijblijvend. Voor een ZAAKTYPE wordt vastgelegd ZAAKen van welke ZAAKTYPEn relevant kunnen zijn.

3.5. Resterende vragen en opmerkingen

Uit de behandeling van het model volgen nog een aantal opmerkingen en vragen: • De specificatie van een EIGENSCHAP heeft datatype ‘object’; uitzoeken in proeftuin hoe dat werkt en welke vereisten je vast kunt leggen (datatype, verplicht J/N, lengte, toegelaten karakters, …). • In de proeftuin uitzoeken hoe de volgorde van STATUSTYPEn werkt. Is volgnummer 1 de initiële status? Kun je alleen statusovergangen naar een hoger volgnummer hebben? Of is volgnummer slechts een hulpmiddel? • Een ZAAK heeft op 0,1 of meerdere ZAAKOBJECTen. Er zijn 31 (RC2) beschikbare typen ZAAKOBJECT vastgesteld (waaronder natuurlijke en niet-natuurlijke persoon, buurt, wijk, kunstwerkdeel, terreindeel, besluit, maatschappelijke activiteit). In het metadatamodel is niet vastgelegd welk type ZAAKOBJECT kan voorkomen bij ZAAKen van een bepaald ZAAKTYPE. Dit wordt helemaal vrij gelaten. • De relatie tussen ZAAK EN BESLUIT loopt via ZAAKBESLUIT. Waarom is dat? Komt het voor dat een BESLUIT de uitkomst van meerdere ZAAKen is? • Elk ZAAKTYPE heeft een referentie naar een PROCESTYPE in de referentielijsten API. In de beschrijving van de velden staat het veld ‘selectielijstProcestype’, wat een referentie is naar een PROCESTYPE in de Selectielijst API. Wordt hiermee hetzelfde bedoeld? Daarnaast bestaat op een ZAAKTYPE het veld ‘referentieproces’. • Een RESULTAATTYPE kent 1 of meerdere RESTULTAATen in de Referentielijsten API. Hoe werkt dat? Waarom meer dan 1? • Er lijken een paar fouten in het model te zitten. Deze hebben allemaal te maken met de cardinaliteit bij een mxn-relatie: o Relatie tussen ZAAK en BESLUIT o Relatie tussen ZAAK en ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECT (via ZAAKINFORMATIEOBJECT en OBJECTINFORMATIEOBJECT  klopt dit wel?) o Relatie tussen BESLUIT en ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECT

4. Toepassing metadatamodel bij gemeente Utrecht

De entiteit ZAAK heeft een relatie met zichzelf ‘is deelzaak van’. Dit gebruiken we niet.

De entiteit ZAAK heeft een relatie met zichzelf ‘heeft relevante andere’. Op de relatie wordt vastgelegd wat de aard van de relatie is: bijdrage, onderwerp of vervolg. De aard ‘onderwerp’ wordt bij Gemeente Utrecht‘voorafgaande zaak’ genoemd.