I RUOLI DI PROGETTO

Una matrice RACI è il mezzo più semplice ed efficace per definire e documentare ruoli e responsabilità del progetto ( conoscere esattamente chi è responsabile, chi deve essere consultato e chi deve essere informato in ogni fase migliorerà significativamente le possibilità di successo del progetto).

I 4 ruoli da identificare per ogni attività sono:

• [R]espnsible = le persone che eseguono il progetto. [Almeno uno per ogni attività ES: SW designer].
• [A]ccountable = la persona responsabile per il buon risultato della singola attività. [A differenza degli altri 3 ruoli, per ciascuna attività deve essere univocamente assegnato, ed è colui che firma per l'operato del responsabile. ES: PM, Technical Manager].
• [C]onsulted = è la persona che aiuta e collabora con il Responsible per l'esecuzione dell'attività. [ES: Collega].
• [I]nformed = le persone da mantenere aggiornate sull'andamento del progetto ma che non hanno nessun potere decisionale. [ES: Membri del team ma che non rientrano nelle altre 3 categorie].

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Figure dettagliate.

• Lo sponsor è un senior manager, cioè un manager con esperienza che occupa un ruolo di responsabilità all’interno dell’azienda, che si occupa del progetto concentrandosi sugli obiettivi da un punto di vista aziendale. Lo sponsor ha la responsabilità degli output di progetto senza occuparsi degli aspetti legati alla Gestione del progetto, in particolare si occupa di: mantenere i rapporti con i fornitori e con i clienti; garantire che siano soddisfatti i bisogni e le aspettative degli utenti; assicurarsi che il rischio sia controllato; mantenere il progetto in linea con le politiche e le strategie aziendali; controllare il rapporto tra spese e benefici del progetto; valutare possibili variazioni sul progetto dovute a fattori esterni; verificare l’aderenza della qualità dei prodotti agli standard aziendali. La presenza dello sponsor permette di non dover coinvolgere l’intero management dell’organizzazione in ogni decisione relativa alla supervisione. A livello concettuale rappresenta un soggetto intermediario a cui l’azienda garantisce i fondi e le risorse necessarie e che si accorda con il team per la realizzazione del progetto. Dal punto di vista organizzativo il project manager si rapporta con lo sponsor di progetto il quale a sua volta si rapporta con l’azienda.
• Il comitato di programma o programme board è il management che rappresenta l’azienda e che ha il potere finale sulla realizzazione del progetto e sul suo finanziamento. Il programme board h_a il compito di valutare e approvare le proposte di progetto, disporle per ordine di priorità, allocare le risorse e autorizzarne l’utilizzo_. Il comitato ha anche il compito di monitorare i rischi di progetto e in situazioni di rischio bloccare il progetto oppure promuovere e autorizzare eventuali interventi correttivi.
• Il project manager ha il compito di pianificare, organizzare, gestire, monitorare e revisionare tutte le attività di progetto e nel caso di progetti minori si occupa direttamente anche di alcune attività. Il project manager dipende direttamente dallo sponsor con cui concorda la gestione del progetto secondo le modalità definite nel PID (Project Initial Document) e approvate dal management aziendale. Il project manager in genere ha l’autorità di utilizzare e gestire il budget, le risorse umane e i materiali entro i limiti stabiliti dal PID e pertanto solitamente è una figura interna all’azienda. La buona riuscita di un progetto dipende soprattutto dalle capacità e dall’operato del project manager.
• L’ufficio di supporto ai progetti o PMO, apposito ufficio preposto al coordinamento e supporto di tali iniziative. In caso di progetti singoli il PMO viene costituito con membri del team o aziendali che svolgono già altre attività per il progetto e che operano a supporto del project manager. Tale ufficio svolge compiti e funzioni di interfaccia e supporto nei confronti di tutti coloro che operano per il progetto svolgendo attività di segreteria e di amministrazione, attività tecniche o di altro tipo a seconda delle esigenze di progetto.
• Il responsabile della qualità di un progetto opera per conto dello sponsor, in parallelo con il project manager senza dipendere da quest’ultimo, intervenendo in tutte le attività e per tutta la durata del progetto. I compiti del responsabile della qualità sono: partecipare alla gestione delle revisioni di progetto e all'individuazione di eventuali rischi; aiutare il team di progetto a individuare gli scostamenti tra i valori attesi e risultati ottenuti; insegnare a testare i prodotti o servizi sulla base delle specifiche definite; insegnare a utilizzare le checklist di controllo definite nella progettazione per una corretta tracciabilità dei progetti; insegnare a redigere i report di monitoraggio e controllo del progetto; insegnare a effettuare analisi approfondite della documentazione mirate a individuare difetti e non conformità degli output; illustrare il valore della registrazione delle informazioni finalizzato alla costruzione di un archivio di base, utile per utilizzi futuri; analizzare i risultati con gli strumenti della qualità per individuare eventuali aree di miglioramento.
• Il responsabile dell’amministrazione di progetto si preoccupa di garantire la corretta amministrazione e gestione contabile del progetto. Opera sotto il diretto controllo del project manager di cui è uno dei principali collaboratori. Il responsabile amministrativo opera a stretto contatto con l’amministrazione aziendale.
• I consulenti specializzati sono degli esperti esterni all’azienda, e di conseguenza anche al gruppo di lavoro stabile di progetto, che possono essere impiegati per incrementare e completare la forza lavoro o per apportare specifiche competenze non presenti in azienda.
• I fornitori esterni necessari per la realizzazione di tutti o parte dei prodotti fondamentali. Il fornitore può realizzare tutto o parte di un progetto (un sotto progetto), ma il project manager rimane sempre il responsabile della consegna finale nei confronti della propria azienda e deve trattare il fornitore con la stessa cura e attenzione delle risorse interne.
• Gli stakeholder sono tutti i soggetti, individui od organizzazioni, attivamente coinvolti in un progetto il cui interesse è, a vario titolo, legato al risultato dell’esecuzione. Il rappresentante degli stakeholder è responsabile del suo operato verso i portatori di interessi che rappresenta ancor prima che verso il progetto. Gli stakeholder, a seconda del tipo di progetto, possono essere interni o esterni all’azienda, e possono comprendere le seguenti tipologie di figure: utenti destinatari degli output finali; personale appartenente ad altri settori dell’organizzazione il cui lavoro quotidiano verrà influenzato dal progetto; manager e membri del team di altri progetti che dipendono dal progetto in questione da cui attendono output o con cui condividono risorse in competizione; persone o associazioni, estranee all’organizzazione, che sono interessate agli obiettivi o alle conseguenze del progetto Il ruolo di questi gruppi in un progetto deve essere affrontato caso per caso.
• Gli utenti finali, cioè quelle persone attraverso le quali l’azienda otterrà i benefici derivanti dal progetto. Il loro rapporto formale con il progetto consiste solitamente nello specificare le proprie necessità all’inizio del progetto e nell’accettare i relativi output alla fine. Durante il ciclo di vita del progetto gli utenti finali sono coinvolti periodicamente per verificare che gli output in fase di realizzazione rispondano alle loro esigenze.