Gestion de Projet - ESEO Teaching Cloud

1. Introduction

Le projet ESEO Teaching Cloud (ETC) est géré selon une approche structurée et itérative, basée sur la méthodologie PDCA (Plan, Do, Check, Act). Cette approche permet d'assurer une gestion efficace du projet, de favoriser l'amélioration continue et d'atteindre les objectifs fixés dans le respect des contraintes de temps, de budget et de qualité.

2. Méthodologie PDCA

La méthodologie PDCA est un cycle en quatre étapes, axé sur l'amélioration continue :

• Plan (Planifier) : Définir les objectifs, la portée du projet, les ressources nécessaires, les responsabilités et les indicateurs de performance.
• Do (Dérouler) : Mettre en œuvre les solutions techniques, déployer les services, configurer l'infrastructure et développer les outils.
• Check (Contrôler) : Surveiller les performances, évaluer l'atteinte des objectifs, identifier les écarts et analyser les résultats.
• Act (Agir) : Mettre en place des actions correctives et préventives, ajuster les processus, améliorer continuellement l'infrastructure et les services.

Ce cycle est répété de manière itérative tout au long du projet, permettant d'identifier et de corriger les problèmes, d'optimiser les processus et d'améliorer continuellement les résultats.

3. Phase de Planification (Plan)

La phase de planification est cruciale pour le succès du projet. Elle permet de définir clairement les objectifs, la portée, les ressources, les responsabilités et les indicateurs de performance.

3.1 Définition de la portée du projet

La portée du projet ETC est clairement définie pour éviter les dérives et concentrer les efforts sur les objectifs essentiels. Elle inclut :

• La conception et la mise en place d'une infrastructure de datacenter local virtualisée.
• Le déploiement et la configuration des services nécessaires aux activités pédagogiques (Gitea, LAMP, PVWA, etc.).
• L'automatisation du déploiement et de l'administration des services.
• La mise en place de mécanismes de sécurité, de supervision et de sauvegarde.
• La documentation du projet et la formation des utilisateurs.

3.2 Objectifs du projet

Les objectifs du projet ETC sont SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) :

• Fournir une plateforme cloud privée et sécurisée pour les étudiants et les enseignants avant la fin du semestre d'automne 2024.
• Automatiser 80% des tâches de déploiement et d'administration des services d'ici la fin de l'incrément 2.
• Assurer une disponibilité des services de 99,9% à partir du début de l'année 2025.
• Obtenir un taux de satisfaction des utilisateurs supérieur à 90%.

3.3 Identification des ressources

Les ressources nécessaires au projet sont identifiées et allouées de manière appropriée :

• Ressources humaines :
  • Un chef de projet,
  • Des responsables de pôle (Automatisation, Réseaux, Sauvegarde, Supervision, Sécurité),
  • Des professeurs contributeurs.
• Ressources matérielles :
  • 6 PC serveurs,
  • Un switch Cisco Catalyst 3560,
  • Un routeur Cisco 2800,
  • Un pare-feu OPNsense.
• Ressources logicielles :
  • Système d'exploitation Lunux Ubuntu,
  • Hyperviseur VirtualBox,
  • Outils d'automatisation Vagrant et Ansible,
  • Logiciel de supervision Zabbix,
  • Logiciel de gestion de versions Gitea.

3.4 Définition des responsabilités

Une matrice des responsabilités (RACI) est utilisée pour clarifier les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe projet :

Tâche	Responsable	Autorité	Consulté	Informé
Gestion globale du projet	Chef de projet	Chef de projet	Tous les membres	Professeurs de l'ESEO
Automatisation du déploiement	Responsable Automatisation	Chef de projet	Responsables Réseaux et Sécurité	Tous les membres
Configuration de l'infrastructure réseau	Responsable Réseaux	Chef de projet	Responsables Automatisation et Sécurité	Tous les membres
Mise en place de la stratégie de sauvegarde	Responsable Sauvegarde	Chef de projet	Responsable Supervision	Tous les membres
Surveillance de l'infrastructure	Responsable Supervision	Chef de projet	Responsables Réseaux, Sauvegarde et automatisme	Tous les membres
Mise en place des mesures de sécurité	Responsable Sécurité	Chef de projet	Responsables Réseaux et Automatisation	Tous les membres
Documentation du projet	Chef de projet	Chef de projet	Tous les membres	Professeurs de l'ESEO

3.5 Indicateurs de performance

Les indicateurs de performance clés (KPI) sont définis pour mesurer l'avancement du projet et évaluer l'atteinte des objectifs :

• Taux de disponibilité des services : Pourcentage du temps pendant lequel les services sont accessibles aux utilisateurs.
• Temps de déploiement d'une nouvelle VM : Délai nécessaire pour déployer et configurer une nouvelle machine virtuelle.
• Nombre d'incidents de sécurité : Nombre d'incidents de sécurité détectés et résolus.
• Taux de satisfaction des utilisateurs : Pourcentage d'utilisateurs satisfaits de la plateforme ETC, mesuré par des enquêtes régulières.
• Respect du budget : Écart entre le budget alloué et les dépenses réelles.
• Respect du calendrier : Écart entre le calendrier prévu et l'avancement réel du projet.

4. Phase de Déroulement (Do)

La phase de déroulement consiste à mettre en œuvre les actions planifiées. Cela comprend :

• L'installation et la configuration de l'infrastructure matérielle et logicielle.
• Le déploiement des services (Gitea, LAMP, etc.).
• L'automatisation des tâches de déploiement et d'administration.
• La mise en place des mesures de sécurité, de supervision et de sauvegarde.
• La documentation du projet et la formation des utilisateurs.

Cette phase est réalisée en suivant les plans et les procédures définis lors de la phase de planification.

5. Phase de Contrôle (Check)

La phase de contrôle permet de vérifier si les actions mises en œuvre sont efficaces et si les objectifs sont atteints. Cela comprend :

• La surveillance des performances de l'infrastructure et des services à l'aide de l'outil Zabbix.
• L'évaluation de l'atteinte des objectifs à l'aide des indicateurs de performance définis.
• L'identification des écarts entre les résultats attendus et les résultats obtenus.
• L'analyse des causes des écarts et l'identification des pistes d'amélioration.
• La réalisation d'audits réguliers pour vérifier la conformité aux normes et aux bonnes pratiques.

6. Phase d'Action (Act)

La phase d'action consiste à mettre en place des actions correctives et préventives pour améliorer continuellement les processus et les résultats du projet. Cela comprend :

• La mise en place d'actions correctives pour résoudre les problèmes identifiés lors de la phase de contrôle.
• La mise en place d'actions préventives pour éviter que les problèmes ne se reproduisent.
• L'ajustement des processus et des procédures pour améliorer l'efficacité et la qualité du travail.
• La mise à jour de la documentation du projet pour refléter les changements apportés.
• La communication des changements aux parties prenantes concernées.

7. Communication et Suivi

Une communication efficace est essentielle pour assurer le bon déroulement du projet et la satisfaction des parties prenantes. Un plan de communication est établi, précisant les informations à communiquer, les destinataires, les canaux de communication et la fréquence des communications.

Le suivi du projet est réalisé de manière régulière à l'aide d'outils de gestion de projet (Gitea) et de tableaux de bord. L'avancement du projet est comparé au calendrier et au budget prévus, et les écarts sont analysés et corrigés. Des réunions de suivi sont organisées régulièrement pour informer les parties prenantes de l'avancement du projet, des problèmes rencontrés et des actions mises en place.

8. Gestion des Risques

La gestion des risques est un processus continu qui vise à identifier, analyser, évaluer et traiter les risques susceptibles d'affecter le projet. Un plan de gestion des risques est établi, décrivant les procédures à suivre pour gérer les risques tout au long du projet. Les risques sont identifiés et évalués en termes de probabilité et d'impact, et des stratégies de réponse sont définies pour chaque risque (éviter, transférer, atténuer, accepter). Les risques sont suivis et mis à jour régulièrement, et de nouveaux risques sont identifiés et évalués au fur et à mesure de l'avancement du projet.