dp2系统图书订购验收流程（含多库分库模式） - DigitalPlatform/dp2 GitHub Wiki
图书订购方案
目前dp2系统针对图书订购有两种方案，单库模式订购和分库模式订购，分库模式下的订购验收步骤繁琐，尤其是如果涉及到中央库和采购库数据调整时，非常容易出错，所以一般推荐使用单库模式。
一、 单库模式 定义：dp2系统中，用户在同一书目库下进行图书订购、验收、流通的模式叫做单库模式
- 系统中准备好书目库：外源库、中央库（名称可自定义但是功能要统一）
- 配置中央库的查重 dp2系统中共有两处配置查重的地方，为了安全起见建议两处查重都配置上 1） dp2library.xml中配置： 参考文档：如何配置查重空间参数 · DigitalPlatform/dp2 Wiki (github.com) 2）查重方案属性页配置查重方案：中央库查重阈值-80，权值---isbn：50，提名：20，责任者：10 参考文档：如何配置查重方案 · DigitalPlatform/dp2 Wiki (github.com)
- 开始图书订购 3.1 准备需订购的图书清单---该书目清单来源可以有多种。 1）自主简编—可直接在中央库中新增 2）书商提供—需要先导入外源库，然后再进入中央库 3）Z39.50服务器套录数据—可直接复制到中央库 4）荐购库读者推荐—可在管理员进行修改后直接复制进中央库 5）dp2系统正式库已存在的书目记录订购副本时---直接采用本记录 3.2 针对外源库书目信息进入中央库操作 1）将需订购的书目记录保存到中央库的方法，是在“种册窗”中装载一条书目记录；点击上方“复制”按钮，将图书记录复制到MRAC。 dp2系统批导入书目方法有两种：通过ISO2709统计窗导入或者通过从MARC文件的批处理导入。 需要强调一下：需通过人工确认这条书目记录是需要订购的图书，然后再一笔一笔的导入到里面，因为批导入书目的方式仅使用查重方案不太可靠，需要人工判断这条书目信息是否是需要订购的。 批导入查重原理及缺陷：批导入查重时，系统会采用上面第二种查重模式，而查重的原理也仅会检查关键的字段。 例如： 原书目-书名：金庸随想录；ISBN：978-7-5596-0051-6；责任者：贺兰；出版社：北京 新书目-书名：金庸随想录；ISBN：978-7-5596-0051-6；责任者：贺兰；出版社：天津 以上图书虽出版社不同但是书名相同，内容类似，实质上属于同一类很相近的书，可能图书馆不需要再订购这种图书了。但是系统会认为这是两笔书目记录，会导入成功，这样就会造成订购了一些不需要的图书，造成采购经费的浪费。 2）如果存在重复记录，可观察这本书是否已经购买，或者需要购买副本，这时候书目记录采用已存在的。 3.3 图书订购 单库模式的订购是直接在中央书目库进行订购的。可在种册窗一笔一笔的装载书目记录进行订购，也可以在书目检索窗进行批订购。 批订购方法：书目查询窗，可按照批次号检索中央库的书目，选中该批次所有图书，右击/订购分配到表excel。在跳出的“导出到excel”属性页中勾选【输出是及创建新的订购记录】，点击确定，即可批量订购图书
- 图书到货后，开始订购验收，同时做编目工作 dp2系统没有批验收功能，因为验收工作需要结合实际到货图书一笔一笔的确认后再验收，如果验收变为软件自动执行，将可能出现书目信息不完整的情况，所以验收的过程中，管理员需根据实际到货的图书将书目数据完善，同时确认图书是否是所订购的图书。 单库模式在验收时，同时需要创建实体册，同时进行贴册条码等图书加工工作。
- 完成图书加工，上架工作后就可以流通了。 单库模式优点：系统中永远保持书目记录的唯一性，不可能出现重复的书目记录（外源库除外），这样在检索书目时就不会出现多条相同的书目信息。 二、 分库模式 定义：dp2系统中，用户进行图书订购、验收在两个数据库操作模式叫做分库模式 参考文档：分库模式下的订购验收 · Issue #718 · DigitalPlatform/dp2 (github.com)
- 系统中准备好外源库、采购库、中央库三个书目库。（名称可自定义但是功能要统一）
- 配置查重空间-可根据实际需求配置“编目查重”、“订购查重”等
- 开始准备图书订购清单（书目源数据获取途径与上述相同） 1）自主简编—可直接在中央库中新增 2）书商提供—需要先导入外源库，然后再进入中央库 3）Z39.50服务器套录数据—可直接复制到中央库 4）荐购库读者推荐—可在管理员进行修改后直接复制进中央库 5）dp2系统正式库已存在的书目记录订购副本时---直接采用本记录 下面以书目记录为第三方提供的情况为例。
- 将第三方提供的书目记录导入到外源库。（原因同分库模式介绍）
- 将需订购图书从外源库一笔一笔复制或移动到中央库。（导入的过程起到查重的作用）
- 创建采购库---配置查重空间时，注意不能和中央库在同一查重空间（如果前面已创建好，请检查一下查重配置）
- 将中央库中需订购的图书复制粘贴到采购库中 注：分库模式下为什么不能直接将需订购书目导入到采购库中，而需要通过中央库中转一下呢？ 这样做可以让中央库的书目记录成为采购库的记录的“目标”，以便订购验收完成后，采购库的实体记录能够被准确地移动到中央库对应的书目记录下面，不会造成张冠李戴。
- 在采购库中订购图书（可选择批量订购）
- 验收图书，这里注意，分库模式是在采购库中验收。（与上述验收操作类似）
- 验收完成之后会创建实体册，将已验收的图书实体转移到中央库。（注意：这里指的是转移而不是复制，最终达到采购库中无实体才是理想状态）
- 进行书目MARC编目工作，完善书目信息。 分库模式订购验收的缺点：系统中如果采用分库模式的话，那么采购库与中央库之间不能再配置查重空间了，同一个书目可能存在于中央库同时也存在于采购库，这样的话在检索的时候会有多条相同的书目记录，比较混乱 三、 订购验收说明
- 直接将书商书目信息文件批导入中央库所带来的问题： 目前dp2系统不能做到批导入的时候进行书目查重，所以批量导入中央库很有可能会产生多条重复的书目记录，这种做法是不可取的，只能通过一笔一笔的检索然后移动或者复制到中央库，这样的话dp2的查重功能才能起到作用。
- 单库模式与分库模式优缺点： dp2系统里面的书目库是可以具备下属实体库，订购库等，所以一般情况下，用户订购验收，流通都在同一个书目库中进行就可以了，这样的处理非常简单明了。 但是有些用户由于单位职能部门管理的需要，习惯了使用分库模式操作，调整为单库模式比较困难。dp2系统也是可以兼顾这部分用户需求，采用分库订购验收的方式。但是分库模式下的订购验收步骤繁琐，尤其是如果涉及到中央库和采购库数据调整时，非常容易出错，所以非必要不推介使用分库模式。
- 图书验收与图书加工区分界限： 图书验收与图书加工没有明显的界限的，因为在验收时就可以输入册条码号，而有的是将设置册条码设置为加工范围。 当然对于在验收时是否设置册条码这里是有两种选择的： 1） 设置册条码：当在验收时设置了图书册条码，那么需要提前准备册条码标签，保持验收一项贴一本图书。不能批验收后批贴标签，这样就会导致数据混乱 2） 不设置册条码：在验收时如果不设置图书册条码，那么这时候就将册条码工作量放在了图书加工领域。 四、 电子书订购验收注意事项 电子书与纸质类图书不同，电子书无实物，且一般订购量较大，因为电子读物有时并不是根据所需的电子书订购，而是直接购买整个电子书库的电子资源。所以需要导入到dp2系统的书目信息可能会有数十万条。电子资源订购验收主要分两种方式，一种是通过dp2系统形成订购清单，进行订购验收。另外一种是电子资源的订购验收并不在dp2系统进行，只是等电子资源验收完成后，将最终的书目信息导入到dp2系统，利用MARC中856字段，让读者可以通过OPAC和微信公众号查看、下载电子资源。下面分别介绍一下。 4.1通过dp2系统进行订购验收 通过dp2系统进行电子资源的订购验收，又有两种方式，一种是验收时创建一个只记录批次的册记录，方便以后查询和按批次导出书目信息，这种方式也叫全流程订购验收。另外一种是验收后不创建册记录，电子资源是可以不创建册记录，因为没有实物，这种方式工作量小一点，但是没有创建册（批次号），后续管理电子资源就不太方便了。具体操作步骤如下：
- 电子资源书目信息来源一般情况下是由书商等第三方提供。（其他情况同实体图书介绍，这里不再赘述。）
- 将第三方提供的书目信息导入到外源库。
- 将导入到外源库的电子资源检索后，一笔一笔装载到“种册窗”，人工确认这条书目信息是否是需要订购的，然后复制或者移动到中央库，如果中央库已经有这条信息，会自动查重。这时需要人工确认需要使用那一条书目信息，还是合并条书目信息。（这一步很重要）
- 对中央库需订购的图书进行批订购。
- 对电子资源进行验收，验收时需一笔一笔的验收，不可以批量验收。 电子资源为什么不可以批量验收？ 在dp2系统中主要是利用856字段来检索到电子资源。所以验收时需要逐条验收确认856字段是否正确，电子资源美容是否是订购的信息。
- 如果是全流程验收方式，那在验收时，需要创建册记录，册记录中只需要输入两个字段即可，“类型：电子读物；批次号：xxx”。后续可根据册类型、批次号等检索和导出这些电子资源书目信息。 4.2 不在dp2系统中做订购验收的情形 有部分用户电子资源是通过其他系统或者手动用excel等方式确认了订购清单，同时做了验收工作。这种情况下，这批电子资源导入dp2系统的流程如下：
- 将已经确认的书目信息导入到外源库中。
- 将导入到外源库的电子资源检索后，一笔一笔装载到“种册窗”，人工确认这条书目信息是否是需要订购的，然后复制或者移动到中央库，如果中央库已经有这条信息，会自动查重。这时需要人工确认需要使用那一条书目信息，还是合并条书目信息。（这一步很重要） 不建议直接将外来的书目信息导入到中央库，批量导入系统没办法查重，会导致中央库中存在重复的书目记录。另外，外来书目信息是否符合标准，符合馆方要求，这个需要人工确认。
- 在电子资源书目信息复制或移动到中央库的同时需要对书目信息进行完善。
注：不建议采用人工订购验收的方法，数字资源一般数量比较大，脱离系统靠人工容易出现订购和系统重复的资源。建议在dp2系统中做订购验收，借助系统查重，这样可以减轻工作量。