期刊订购 - DigitalPlatform/dp2 GitHub Wiki
当我们准备好期刊的书目数据之后,就可以开始订购了。 dp2系统的期刊订购分三个环节:设置订购缺省值-创建订购记录-打印订单。
1.设置订购缺省值。
点击【常用窗口】-【种册】窗,进入【种册】窗界面。
点击工具条上倒数第二个齿轮形状的按钮,当我们把鼠标放上去的时候会浮现出“选项”两个字。点击选项图标,系统弹出【选项】对话框。在这个对话框里,有多个标签属性页。点击右上角的右箭头切换到“一般订购缺省值”属性页,在这里设置订购缺省值的。
通常情况下,同一批订购的渠道,经费来源,批次号都是固定的,可以对这些固定的选项进行设置。
渠道是指购买和订购期刊的渠道或者书商名称,一般是邮局或者某个书店、某个图书进出口公司之类。名称要规范和统一。
经费来源指购买和订购期刊的经费类型和来源,名称也要规范统一。比如,图书馆除了为本馆订购期刊,还为下级单位代订期刊,后者采用专门的经费,单独结算。这个例子中,至少有两种经费来源。
常用的渠道和经费来源可以请图书馆系统管理员根据本馆实际情况预先配置,以便可以下拉选择。
批次号一定要设置,因为如果订购记录里面没有批次号,后期打印订单时会无法顺利的调出相关订购记录。批次号一般建议设置为“订购名称+日期”的形式。设置完后点击【确定】,回到【种册】窗。
2.创建订购记录
订购缺省值设定好后,开始创建订购记录。订购一般每年做一次,各种期刊一起集中订购。
首先利用检索面板检索出需要的期刊记录,系统检索到需要的记录后,装入该记录的书目。确认好这就是需要订购的书目之后,在【种册】窗的下半部分,点击【采购】标签,进入【采购】属性页。
在采购属性页的空白处单击鼠标右键,在右键菜单里,选择【订购】命令。系统弹出【订购】对话框。我们可以把这个对话框最大化以便能够看得清楚。可以看到刚才设置的订购缺省值渠道,经费来源自动出现在订购对话框里。
接下来设置其他订购事项。
第一栏书目号,指书商提供的书目编号,比如邮局的邮发代号。这个编号是用于将来和书商交涉的,以后如果发现问题,和书商交涉的时候就是提供这个编号,以便对方查找批次。
渠道,经费来源已经设置好了,如果需要改动,也可以在这里修改。
第四栏时间范围。指本次订购的起止时间范围。一般设置为半年或一年。可以点击输入框右边向下的箭头打开日历进行设置。也可以在“从”字上面单击鼠标右键,快速设置为半年或一年。
第五栏期数,指所选择时间范围以内的期数。这里要注意和时间范围吻合。比如时间范围选了一年,对月刊来说就是12期,对半月刊就是24期。我们选择12期
第六栏复本数,指需要订购的份数。复本至少为1。设置好复本数后,可以看到后面的“去向”一栏的根据系统的馆藏地配置自动进行了初始化。
接下来设置单价:指每一册期刊的实际购买单价。这里需要输入带有货币符号的价格字符串,比如购买价格人民币10元,设置为CNY10.
去向一栏,从后面的下拉列表里选择合适的馆藏地点对每一份的去向进行设置。如果需要设置为下拉列表以外的去向,则需要重新配置馆藏地。这一部分工作一般由图书馆系统管理员来配置。
类别:指所定期刊所属的类别,一般是“社会科学”,“自然科学”之类的粗略类别,是为订购业务所做的分类,和编目所说的类目不同。用户从下拉列表里面选择“社会科学”。这个下拉列表一般也是由图书馆系统管理员根据本馆情况预先配置好的。
点击【确定】按钮,回到【种册】窗界面。这时种册窗的【采购】属性页列表中增加了刚才创建的订购记录,并且显示为黄色,表明这条记录还没有保存到系统当中。点击右下角的【全部保存】按钮,这时,记录保存成功,正常显示为无底色。
订购记录创建好后会一直保存在系统当中。以前的订购记录很重要,一般不要删除。
如果下一次订购时基本信息没有发生变化,可以右击上一次订购记录的最左边的格子,从右键菜单里面选择复制新增(后)选项,新增订购并且把上一次的内容复制过来,用户也可以根据实际情况修改某些字段内容。
3.打印订单
打印期刊订单与打印图书订单操作雷同,只是【装载】属性页里,需要先设置【出版物类型】要设置为“连续出版物”。具体步骤参见打印图书订单文档