图书验收 - DigitalPlatform/dp2 GitHub Wiki

验收是图书订购业务的最后一个环节。书商一般会一次性送来很多图书，并附上送货清单。图书馆收货人员收货时须要与送货人员当面点清册数。在系统中完成验收之后要打印出验收清单，并与书商提供的送货清单核对，以确定收货的实际数量和价格。

一般情况下验收是批处理.dp2系统的验收窗为这种批处理操作提供了一个高效、便利的环境。

验收操作前提：具有order权限的账号进入dp2内务。

验收的三个环节

dp2系统的验收窗把验收操作划分为三个环节：准备，验收，结尾。

“准备”环节，要求操作者设置一些参数，包括出版物类型、验收批次号、渠道，验收时是否立即输入册条码号等。

“验收”环节，一般是系统根据ISBN检索新图书，进入对应的种册窗进行具体的验收操作。

“结尾”环节，系统提供了打开“打印验收单窗”的功能，以便打印出本次验收操作的验收清单。

以下是各环节具体的讲解。

进入验收窗

在dp2内务里，点击【批处理】-【验收】，打开【验收窗】，【验收窗】显示在右铡的固定面板的【验收】属性页。

第一环节：准备

在【验收】属性内，点下方的【准备】标签，进入验收的【准备】属性页。用户需要在此页面对此批验收相关的各事项进行设置。

【验收批次号】，即此批验收将要生成的册记录的批次号。

用户可以在文本框里直接输入。一般建议设置为批次说明+日期的形式，以便打印验收单或者其他时候进行查找或选择。

【验收批次号】一栏的默认值与系统【快速册登记缺省值】中所设置的批次号相对应。如果用户在【快速册登记缺省值】中修改了批次号，打开验收窗时，【验收批次号】会自动设置为【快速册登记缺省值】中的批次号。

在【验收批次号】输入框右侧的下拉列表里也可以看到本账号权限下所能看到的系统中已设置的批次号。如果此次验收需要归到某个已建立的验收批次号下面，用户也可以直接选择设置。

【出版物类型】，指此批验收的出版物类型，验收图书时，选择【图书】。
【书商（渠道）】，指本批验收图书的书商渠道。用户可以从文本框右侧下拉列表中直接选择。
接下来的三个选项【验收时立即输入册条码号】、【为新验收的册设置“加工中”状态】、【为新验收的册创建索取号】，用户可以根据本馆实际情况进行勾选或清除。

用户勾选 【验收时立即输入册条码号】 后，验收过程中系统会弹出对话框要求输入当前所验收图书的册条码号。用户需要在验收前将此批用到的册条码号准备好，以便验收时一边扫入系统，一边贴到对应的图书上，不会混淆。

【为新验收的册设置加工中状态】 一项勾选的意义在于，考虑到一般验收时图书并没有实际上架，无法外借。为了避免刚记入系统的记录被读者查询到，要求阅览或者借阅又找不到实物的情况。新书验收时系统默认标记为“加工中”的状态，这样就明确地告诉读者这一册还没有上架，读者无法使用。

如果书目记录还没有著录690字段（表明编目工作还没完成），建议就不要勾选 【为新验收的册创建索取号】 一项。因为验收时很匆忙，没法安静分类。

不勾选【为新验收的册创建索取号】的情况下，验收后图书册记录中的索取号为空白。可以后面再由编目流程进行分类，创建 690字段内容，最后再给册记录自动创建索取号，打印书脊标签。

验收一般是赶紧验收完，给书店结账付款，编目可以放在后面进行。

【册价格首选】，即所验收图书的验收价格根据哪项价格生成，其下拉列表有“书目价”、“订购价”、“验收价”、“空白”可选，一般选择“验收价”。此处设置直接影响后面打印验收单的实体价格显示。
【册记录默认值】，用户点击【册记录默认值】按钮，系统弹出【快速册登记缺省值】对话框。

用户只需要在【快速册登记缺省值】对话框设定册类型字段。因为验收时所登记册记录的其他字段，如馆藏地点，渠道，经费来源，系统会根据订购记录来设定；索取号会根据前面的勾选情况以及排架体系来设定。

册类型的设置，直接从右侧下拉列表中选择就可以了。这个下拉列表里的值是系统管理员在流通权限里设置的图书类型。

如果需要设置为下拉列表以外的其他类型，需要图书馆系统管理员先在流通权限里设置好。

设置好册类型默认值后，验收时，系统会自动把所验收册的册类型设置为默认值。

如果验收时某册的册类型需要设置为其他值，需要用户在该册的册记录中修改册类型字段的内容。缺省值这里依然可以设置为一个使用频率较高的类型值

【参与检索的书目库】，指所验收图书所在的书目库，用户勾选对应的书目库名。

以上准备环节中，【为新验收的册设置加工中状态】和【为新验收的册创建索取号】两个选项的勾选，是对【册记录默认值】中对应字段的补充设定，补充的几个动作在时间上发生在用册记录默认值创建册记录以后，类似人手动用键盘去修改一条册记录一样。如果默认值里面本身设定了【状态】字段为“加工中”或【索取号】的默认值，系统会自动勾选这两个选项，用户不能直接在选项上调整，验收所产生的册记录也会根据默认值赋值。如果【册记录默认值】里面本身设定的【状态】或【索取号】的默认值为空，用户可以根据需要勾选或不勾选【为新验收的册设置加工中状态】或【为新验收的册创建索取号】选项，产生的册记录相关字段会根据勾选来设置；如果【册记录默认值】中【状态】预设为非“加工”的其他内容（如“注销”），【为新验收的册设置加工中状态】选项仍然可用，如果勾选的话，产生的册记录中【状态】字段内容会兼顾两处的设置（如“注销，加工中”）。。

第二环节：验收

在【准备】属性页内，点击【下一环节】按钮，进入【验收】属性页。
在【验收】属性页里，需要先检索出需要验收的书目。一般以ISBN为检索途径, 然后用扫码枪在文本框里扫入图书上的ISBN条码号（注意扫入前确认输入法为英文模式）。扫入之后，系统会检索出相应的书目并显示到下方的显示区。

显示书目时会出现“源书目”，“目标书目”的标志，这是因为图书馆在创建书目库时对书目库的布局模式规划不同所致。

简单的说，书目库模式包含“分置”和“合并”两种。

在分置模式下，位于具有订购功能的书目库中的书目记录，具有“源”的角色；位于具有典藏流通功能的书目库中的书目记录，具有“目标”的角色；在合并模式下，位于书目库中的记录，同时具有“源”和“目标”的角色。

验收过程中，需要将“源”书目记录检索出来，并找到和它相关联的“目标”书目记录，以便从“源”记录中得到订购信息，最终将所验收的实体记录保存到“目标”记录名下。

在合并书目库模式下，“源”书目与“目标”书目为同一笔记录。

通常我们建议采用“合并”方式设置书目库，这里只介绍合并模式下的验收操作。分置书目库模式下的验收另外讲解。

在“合并”方式设置书目库的情况下，扫入ISBN后，系统发起检索，所命中的书目记录会显示在书目记录浏览框中。并且这条记录同时标定了“源”和“目标”的符号。

用户用鼠标双击书目记录，系统在界面左侧打开一个种册窗，装入这条记录。
下面开始正式的验收。

在左侧【种册窗】-【采购】属性页上，选中对应的订购记录（对于图书而言，只有订购记录的状态为【已订购】时才能验收，没有经过打印订单环节的订购记录无法验收），单击书标右键，选择【验收】命令。

系统弹出“验收” 对话框。在验收对话框中左上角，可以看到源和目标书目为同一笔记录。

用户先观察订购信息，检查和当前收到的图书是否吻合。如果有多行订购信息，需要根据渠道和经费来源等信息，确定到底是哪些行和当前收到的图书相关。

如果发现订购记录发灰，处于禁用状态，可以把鼠标移动到这条记录最左边的竖格上。一旦鼠标移动到这个区域上空并略作停留，软件就会自动飞出一个小小的文字窗口，显示出该记录处于禁用状态的原因。

系统设定了只能对准备阶段所设置的渠道进行验收，如果订购记录的渠道栏与所设置的验收渠道不符，则订购记录会发灰不能验收。

以前曾验收过的行，其【去向】列中会有部分或者全部馆藏地点显示为灰色状态。

如果发现书商送来的图书的册数和订购要求不符，需要按照图书馆的业务操作惯例进行处理（比如退回给书商，或者按照已到的实际册数进行验收，等等）。

验收过程中，对【复本数】、【单价】、【去向】三栏需要特别注意。

【复本数】栏，用户可以输入本次验收的复本数量。如果本次所有复本全部到齐，也可以直接按上方【全部验收】按钮；

注：一套多册验收时，复本数量要按照套数*每套册数的形式来设置，比如2*2,表示2套，每套2册。

如果验收复本数与订购数量相同时，【复本数】一栏只显示订购数量；当两者不同时，用户输入验收复本数后，【复本数】栏会同时显示验收数量和订购数量，验收数量显示在上方；

【单价】栏，如果到书的实际价格（书商的供货单上的价格）和订购价格不符，这里需要输入到书的实际价格。验收人员如果对价格有疑问，需要及时向书商确认。

如果验收价格与订购价格相同时，【单价】栏只显示订购价格；当两者不同时，用户输入验收价格后，【单价】栏会同时显示验收价格和订购价格，验收价格显示在上方；如果验收时存在码洋和折扣发生了变化，只需要重新输入码【码洋】栏和【折扣】栏，系统会根据输入自动计算【单价】。

【去向】栏，虽然在订购阶段就已经预分配了去向，但在验收时仍可根据实际需要修改去向列内的馆藏地点值。

如果验收的是丛书或则一套多册的图书，并且订购的时候同一套书采用了一条订购记录（在一条书目下订购的），还要注意验收时，要在【卷期】字段注明验收的分册或则卷期信息，以便与实物对应，

设置完后，点击【确定】按钮。【验收】对话框关闭。

如果用户在【准备】阶段勾选了【立即输入册条码号】选项，软件会弹出一个【登记册条码号】对话框。用户扫入事先贴到图书上面的册条码号。

扫入条码后，点击【设置】按钮，这条记录会加粗显示。如果一次验收多个复本，在【始终把焦点保持再文本框上】选项勾选的情况下，鼠标焦点会自动移到下一个验收的册事项。

待验收的册都扫入册条码号后，册条码号输入框显示为禁用状态。

点击【确定】按钮，【登记册条码号】对话框关闭，系统回到【种册窗】的【采购】属性页。

系统以绿色对勾和背景显示了刚才验收的记录。

用户点击【册】标签，进入【册】属性页，可以看到系统新增了对应的册记录。

一套多册验收时，系统增加的册记录数量与所验收的图书的总的册数量相同。例如：验收复本数设置为2*2时，增加的册记录将为4条。

增加的册记录前面以【+】显示，黄色背景表示记录还没有正式保存到系统当中。

点击【全部保存】按钮，新增的册记录保存入系统，显示为正常的白色背景。

至此一本书的验收工作完成。

用户需要继续下一个验收，可以点击固定面板的【验收】标签，回到【验收】属性页，继续扫入下一本书的ISBN，重复上面2-4的步骤。

5.如果书商送来了实际没有订购的书，验收人员临时决定购买。验收过程中可以对这本书创建订购记录-打印订单并进行验收（此操作要求验收人员具有订购权限。如果系统中没有该书的书目记录，还须要临时创建书目记录）。

具体操作流程为：验收窗扫入ISBN，检索发现该书没有订购—双击验收窗检索结果，进入该书对应的种册窗—点击种册窗工具条上“选项”按钮进入选项对话框“在一般订购缺省值属性页”设置订购批次号—回到种册窗采购属性页，创建订购记录—打印订单.

需要注意的是：打印订单之后回到验收界面时，需要重新检索该笔记录，进入刷新后的种册窗，在里面进行验收。

6.系统中验收完之后，操作人员要把已经验收的册单独堆放好，方便与书商交涉时可以清点。也方便书商来检查确认，避免后续纠纷。

第三环节：打印验收清单

验收完毕之后，可以打印验收清单。这一环节为可选。

1.在【验收】属性页内，点击【下一环节】按钮进入到【结尾】属性页。

2.点击【扫印验收清单】按钮

3.系统界面左侧进入打印验收单界面的【装载】环节，并且弹出小窗要求输入验收批次号。用户选择要打印清单的验收批次号。点击【检索】按钮。

系统检索指定验收批次号的册记录，结果显示在左下方的【原始数据】属性页。用户点击【下一步】，进入【保存修改】环节，继续点【下一步】按钮，

进入【打印】环节。

点击【打印验收单】按钮。系统弹出【打印验收单】对话框，里面显示了具体的打印信息。

验收单里面所显示的栏位信息用户可以点击【验收单选项】自行设置。

打印验收单时，系统会分渠道来打印了验收单。同一批验收中相同渠道的验收记录会汇总在一张验收单上。

一份验收单包含汇总和清单两部分。汇总里面包含渠道，种数，套数，册数，总验收价，总码洋，总册价的信息。后面的具体清单对每笔验收记录进行了具体罗列。

实际工作中，一般一批验收都是针对同一种渠道来源，不太会用到分渠道打印验收清单。但软件的这种分渠道打印功能，一旦涉及混渠道验收，图书馆对各渠道的验收会更加清晰。

具体清单中的“实体单价”一栏表示所验收的册价格。但对于一套多册的验收，“实体单价”的表示的是每套价格，而不是单册的价格。

实体价格与验收准备阶段所设置的“册价格首选”相关，设置为哪项，系统就会根据哪项对册价格进行设置，打印的验收清单上“实体价格”也就对应为设置的选项。如果用户修改验收的册记录中价格字段，打印出的验收单上“实体价格”、“实体总价”和“总册价”都会随之发生变化。

用户设置需要打印的页码范围，点击【打印】按钮。在设置好打印机的情况下就可以打印出需要的内容。

验收清单一般是一式二份，图书馆留存一份，给书商提供一份。

验收清单打印出来之后，验收人员需要将清单与书商提供的送货清单进行比对，让书商确认无误(特别是如果中间有比预定册数短缺的情况，错漏的情况)。如果双方没有异议，则验收生效。图书馆采购人员可以拿着验收清单和书商出具的发票，去找财务报销付款给书商了。