Caso de Negocio - Davidcuama/via-coinogas GitHub Wiki

1. Descripción del Negocio

Coinogas S.A. E.S.P. es una compañía de ingeniería con amplia trayectoria en el sector de hidrocarburos, especializada en el transporte de gas natural y en servicios de ingeniería para la industria energética. Su operación incluye la administración y mantenimiento de gasoductos estratégicos, instalación y mantenimiento de válvulas e instrumentación, inspección de sistemas de protección catódica, obras geotécnicas, y tratamiento y medición de gas natural conforme a la normativa vigente. La compañía está certificada por el Consejo Colombiano de Seguridad y tiene presencia operativa en distintas sedes y plantas del país.

Como toda empresa de infraestructura crítica, Coinogas requiere adquirir de forma constante repuestos, insumos y servicios para mantener sus operaciones (mantenimiento de válvulas, instrumentación, medición de gas, entre otros). Actualmente, la solicitud de estas compras se radica mediante el formato físico o semiestructurado ADM-F-22, diligenciado manualmente por cada área o proyecto que necesita comprar algo. Este proceso manual genera demoras en la trazabilidad de los requerimientos, dificulta consolidar la información por área, centro de costo o prioridad, y expone la solicitud a errores de diligenciamiento (fechas inválidas, campos incompletos, prioridades mal definidas).

VIA Compras nace como respuesta a esta necesidad: un sistema de radicación digital que reemplaza el formato ADM-F-22 en papel por un formulario web, validado y estructurado, que permite a cualquier solicitante de Coinogas registrar un requerimiento de compra de forma rápida, consistente y trazable, sentando las bases para que el equipo de Compras pueda priorizar y dar seguimiento a las solicitudes desde un solo lugar.

2. Análisis del Mercado

Mercado objetivo: este no es un producto de mercado abierto, sino una solución interna (B2E — business to employee) para Coinogas S.A. E.S.P. Los usuarios finales son los empleados de las distintas áreas, proyectos y sedes de la compañía que necesitan solicitar una compra, así como el equipo de Compras que recibe y prioriza esas solicitudes.

Situación actual (alternativas existentes):

Formato físico/Excel ADM-F-22: el método actual. No ofrece validación de datos, no es consultable en tiempo real, y depende de que el formato viaje físicamente o por correo entre el solicitante y Compras. Correo electrónico: usado informalmente para enviar el formato o hacer seguimiento, sin estructura ni trazabilidad centralizada. Hojas de cálculo compartidas: algunas áreas llevan control paralelo en Excel, lo que genera versiones distintas de la misma información y ningún control de validación (fechas, campos obligatorios, prioridades).

Oportunidad: ninguna de las alternativas actuales ofrece validación de datos en el punto de captura, catálogos cerrados (áreas, centros de costo, prioridades) que garanticen consistencia, ni trazabilidad automática de cuándo se radicó una solicitud. La tendencia general de digitalización de procesos administrativos en compañías de ingeniería e infraestructura en Colombia (impulsada por la necesidad de auditoría, control de gasto por centro de costo, y cumplimiento normativo) hace que este tipo de herramientas internas sean cada vez más estándar en el sector.

Tamaño y alcance: el sistema está pensado para las áreas y proyectos internos de Coinogas y sus centros de costo asociados en las distintas sedes de la compañía. No compite con proveedores de ERP grandes (SAP, Oracle) porque su alcance es acotado: digitalizar y estructurar exclusivamente el proceso de radicación de requerimientos de compra, no reemplazar todo el ciclo de compras o el sistema contable.

3. Producto o Servicio

VIA Compras es una aplicación web desarrollada en Django (Python) con base de datos PostgreSQL, que digitaliza el formato ADM-F-22 de radicación de requerimientos de compra de Coinogas.

Funcionalidades entregadas (Épica 1 — Radicación del requerimiento):

Encabezado del requerimiento: el solicitante registra su nombre, área o proyecto y centro de costo, seleccionados de catálogos cerrados y parametrizados (no se escriben libremente). La fecha de solicitud se registra automáticamente por el sistema, sin intervención del usuario. Justificación del requerimiento: campo de texto extenso con contador de caracteres en tiempo real y validación de que no quede vacío, para que quede documentado por qué la compra es necesaria. Prioridad de la compra: selector cerrado (Alta, Media, Baja) con valor por defecto en "Media", que permite al equipo de Compras identificar y filtrar qué solicitudes atender primero. Fecha requerida de recepción: selector de fecha con validación que impide seleccionar una fecha anterior a la fecha de solicitud, garantizando que la planeación de entrega sea siempre coherente.

Valor diferencial: a diferencia del formato en papel o Excel, cada regla de negocio (campos obligatorios, catálogos cerrados, validación de fechas) queda garantizada por el sistema mismo, no depende de que la persona que diligencia el formato lo haga bien. Esto reduce errores, acelera el tiempo de radicación, y deja una base de datos estructurada lista para que epopeyas futuras del proyecto (bandeja de seguimiento para Compras, reportes por área/centro de costo/prioridad) se construyan sobre información confiable desde el primer día.

Tecnología: Python 3, Django, PostgreSQL, Bootstrap 5. Arquitectura web tradicional cliente-servidor, con pruebas automatizadas que verifican cada criterio de aceptación de las historias de usuario del Sprint 0.