Was gehört rein?

• Was soll das Projekt erreichen?
• Gewünschter Endzustand
• Ziele sind in den Dimensionen Zeit (Termin), Kosten(Aufwand)und Leistung(Ergebnis) definiert
• Ziele sind SMART (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert)

Magisches Dreieck

Leistungsziel ▪ Das neu zu kaufende Auto sollte einen Verbrauch von maximal 4 Litern auf 100 km haben und mit einer 5-Sterne-Bewertung in den Sicherheitstests ausgezeichnet sein.Nutzenziele (warum) Terminziel ▪ Bis zum 31. Dezember muss das neue Auto gekauft und zugelassen sein, damit es ab dem 1. Januar für den Arbeitsweg genutzt werden kann. Kosten ▪ Das Budget für das neue Auto beträgt maximal €25,000, einschließlich aller Nebenkosten wie Überführung, Zulassung und erster Inspektion.

Nicht Ziele helfen der Projektklärung

Beispiele für Nicht-Ziele

1. Modifikationen oder Anpassungen am Auto: Das Projekt konzentriert sich ausschließlich auf den Kauf eines neuen Autos. Eventuelle Modifikationen oder Anpassungen, wie das Hinzufügen eines Spoilers, das Tönen der Fenster oder das Nachrüsten eines Soundsystems, sind nicht Teil dieses Projekts.
2. Verkauf des alten Fahrzeugs: Während das Hauptziel darin besteht, ein neues Auto zu erwerben, beinhaltet das Projekt nicht den Verkauf oder die Entsorgung des alten Fahrzeugs. Das wäre ein separates Projekt oder eine separate Aktivität.
3. Langzeit-Wartungsplan: Das Projekt befasst sich mit dem Kauf des Autos, nicht mit dessen Wartung oder Pflege. Ein detaillierter Wartungs- oder Serviceplan für die nächsten Jahre ist nicht Bestandteil dieses Projekts.

Ziele müssen SMART definiert werden

• Spezifisch
• Messbar
• Akzeptiert/ Attraktiv
• Realistisch
• Terminiert

Spezifisch

• Müssen positiv, eindeutig und so spezifisch wie möglich sein
• Alle Beteiligten sollten die gleiche Vorstellung von dem haben, was am Ende des Projekts erreicht werden soll

Beispiel: Das Auto muss mindestens die Euro 6-Abgasnorm erfüllen.

Messbar

• Beim Projektende muss die exakte Erreichung oder auch nur Teilerreichung (z.B. als Prozentwertangabe) der Ziele festgestellt werden können

Warum ist das notwendig?

• Ohne messbare Ziele wird nie Einigkeit darüber herrschen, ob ein Projekt beendet ist oder nicht.
• Meistens ist der finanzielle Projektabschluss an den inhaltlichen Abschluss gekoppelt. Der Auftraggeber kann seine Zahlung zurückhalten, wenn er meint, das Projekt wäre nicht abgeschlossen.

Beispiel: Das Fahrzeug muß innerhalb von maximal 10 Tagen nach Vertragsunterzeichnung ausgeliefert werden.

Akzeptiert

• Ziele müssen von allen Beteiligten (Auftraggeber und Auftragnehmer) akzeptiert sein

Warum müssen Ziele akzeptiert / attraktiv sein?

• Projektteams können ehrgeizige Projektziele nur dann erreichen, wenn diese für sie attraktiv, zumindest aber von ihnen akzeptiert sind.
• Projektteams können nicht zu der Erreichung von Zielen gezwungen werden, mit denen sie sich nicht identifizieren.
• Ziele, mit denen man sich nicht identifiziert, werden „lieblos“ erreicht. Meisten erfolgt dies nur unter hohem Aufwand und mit Abstrichen bei der Qualität.

Realistisch

• Realistisch bedeutet, dass die Projektziele mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen in der vorgegebenen Zeit und in der notwendigen Qualität erreicht werden

Warum sind realistische Ziele notwendig?

• Bei nicht realistischen Zielen entsteht beim Projektteam eine permanente Überforderung, die das Projekt am Ende zum Scheitern führt. Aber auch keine Unterforderung

Das magische Dreieck aus Ressourcen, Zeit und Qualität ist dabei zu beachten:

• Das Ziel ist immer, alle drei Dimensionen gleichermaßen zu erreichen.
• Durch realistische Ziele und eine belastbare Planung, die den Weg zur Erreichung der Ziele aufweist, kann dieser – manchmal auch nur subjektiven - Wahrnehmung vorgebeugt werden.

Terminiert

• Zu jedem Ziel gehört eine präzise Terminvorgabe, bis wann es erreicht sein muss

Warum sind Terminvorgaben für Ziele wichtig?

• Es muss allen Beteiligten bekannt sein, wann die Zielerreichung gemessen wird.
• Nur dann ist Einigkeit bezüglich der Zielerreichung zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer möglich.

Häufige Fehler

• Unklare oder vage Ziele: Wenn Ziele nicht klar und eindeutig formuliert sind, kann dies zu Missverständnissen und unterschiedlichen Interpretationen unter den Projektbeteiligten führen. Ein Ziel wie "Verbesserung der Kundenzufriedenheit" ist beispielsweise zu allgemein und lässt Spielraum für unterschiedliche Interpretationen.
• Nicht messbare Ziele: Ziele sollten in der Regel quantifizierbar oder zumindest in irgendeiner Weise messbar sein. Wenn sie es nicht sind, wird es schwierig zu bestimmen, ob sie erreicht wurden oder nicht. Zum Beispiel sollte "Erhöhung des Verkaufsvolumens" mit einem konkreten Prozentsatz oder einem absoluten Wert ergänzt werden.
• Zu viele Ziele: Während Ambition wichtig ist, kann das Setzen zu vieler Ziele das Projektteam überfordern und die Ressourcen zu dünn verteilen. Dies kann dazu führen, dass keines der Ziele optimal erreicht wird.
• Nicht realistische oder nicht erreichbare Ziele: Übermäßig ehrgeizige Ziele können demotivierend wirken, wenn das Team erkennt, dass sie unerreichbar sind. Ziele sollten herausfordernd, aber mit den gegebenen Ressourcen und im gegebenen Zeitrahmen realisierbar sein.
• Nicht ausgerichtete Ziele: Ziele sollten mit den übergeordneten Unternehmens- oder Organisationszielen sowie anderen relevanten Projekten oder Initiativen im Einklang stehen. Wenn sie nicht ausgerichtet sind, können Konflikte oder widersprüchliche Prioritäten entstehen.