Conhecendo a automação

A automação, segundo a Oxford Languages, é um sistema em que os processos operacionais são controlados e executados por meio de dispositivos mecânicos ou eletrônicos, substituindo o trabalho humano.

Tópicos abordados:

1. Conheça bem o processo ou ferramenta
2. Faça um levantamento de requisitos
3. Desenhe o processo atual - PDD
4. Desenhe o processo automatizado - SDD
5. Realize testes em homologação

Conheça bem o processo ou ferramenta

Antes de qualquer ação ou planejamento, é necessário ter conhecimento do que se quer automatizar. Não basta saber que um sistema precisa extrair relatórios todos os dias, sem antes saber como esse sistema trabalha e quais tipos de informações ou dados ele comporta.

Visite o setor que realiza o processo, ou utiliza a ferramenta:

• Anote tudo o que achar necessário.
• Faça perguntas e elucide suas dúvidas.
• Grave vídeos do processo para rever posteriormente, buscando por detalhes que não observou anteriormente.

Faça um levantamento de requisitos

Após obter o conhecimento necessário para iniciar a automação, levante os seguintes pontos:

• O processo realizado é maduro e bem definido? (Processos novos podem conter muitos erros desconhecidos, afetando o desempenho da automação).
• A ferramenta de automação (seja ela algum tipo de programação ou RPA) consegue operar no sistema desejado?
• Quais as limitações?
• Quanto tempo é gasto semanalmente ou mensalmente por um ser humano? Quanto tempo a automação irá poupar?

Desenhe o processo atual - PDD

Para que um processo seja automatizado, é necessário conhecer como ele é realizado atualmente, e para isso deve-se desenhá-lo, a fim de entender melhor os caminhos que devem ser seguidos ou acrescentados no momento da automação. O Documento de Definição de Processo (PDD) mostra o fluxo/diagrama de alto nível do processo manual, de forma macro, sem muitos detalhamentos.

Exemplo de PDD:

Desenhe o processo automatizado - SDD

Com o PDD definido, já é possível planejar como a automação deve ocorrer e então desenhar todos os caminhos e decisões que a automação deve realizar. Este novo diagrama é chamado Documento de Design de Solução (SDD) e é destinado aos desenvolvedores, testadores e facilita em sua manutenção futura.

Exemplo de SDD:

Realize testes em homologação

Quando o PDD e o SDD forem aprovados pela área e o desenvolvimento estiver pronto, faça testes e envios em um ambiente de homologação, para que não haja perigo de envios ou mudanças permanentes em base de dados ou movimentações financeiras, que podem acarretar em multas ou outras dores de cabeça em sua empresa.

Tabela de termos utilizados na automação

Termos	Descrição
RPA	Processo Robótico Automatizado: ferramenta utilizada para automatizar demandas repetitivas. Pode ser conectada a APIs, ler e escrever em bases de dados, realizar cálculos, e muito mais.
Workflow	Fluxo de trabalho. Integra todas as operações e ações que podem ser executadas por meio dos processos automatizados.
Credenciais	Informações fixas, como endereço de acesso (URL), usuário e senha. Estas informações podem ser chamadas por diversas vezes nos Workflows, sem a necessidade de guardá-las em variáveis locais.